مراجعة و تقييم العقد

بدءًا من 95 دولارًا شهريًا للأشخاص الذين يتطلعون إلى التعامل مع 50 عقدًا فقط ، يمثل Contract Hound إدخالًا حديثًا وسهل الاستخدام في سوق إدارة العقود. يجمع هذا النظام الأساسي بين واجهة ويب سهلة الاستخدام مع التركيز على تخزين العقود وتنظيمها ، على الرغم من أنه يوفر أيضًا أمانًا وإشعارات شاملة ، وسير عمل الموافقة على السحب والإفلات ، ودرجة متواضعة من التخصيص. على الرغم من أنه أمر جيد بالنسبة للشركات الصغيرة ، فمن المحتمل أن تحتاج الشركات التي تبحث عن إدارة دورة حياة كاملة للعقود إلى مواصلة البحث ، وهو ما يجعلها وراء الفائزين في اختيار المحررين لدينا في هذا المجال ، Agiloft و Updraft.

التسعير

يتم تصنيف عقد كلب الصيد ببساطة من خلال عدد العقود التي ستحتاج إليها. تأتي جميع الخطط مع إصدار تجريبي لمدة 14 يومًا ومستخدمين غير محددين ومجلدات. أنت تدفع فقط مقابل العقود التي تحمّلها إلى النظام. جميع الميزات متوفرة بغض النظر عن السعر. التسعير للمبتدئين هو 95 دولارًا شهريًا لـ 50 عقدًا (يتم تسعيرها من شهر إلى آخر ، ولا يتم حجزها سنويًا) التسعير لزيادة القدرة التعاقدية على النحو التالي:

100 عقد: 190 دولار في الشهر

150 عقدًا: 285 دولارًا شهريًا

200 عقد: 380 دولار شهريًا

250 عقدًا: 475 دولارًا شهريًا

300 عقد: 570 دولار شهريًا

350 عقدًا: 665 دولارًا شهريًا

400 عقد: 760 دولار في الشهر

450 عقدًا: 855 دولارًا شهريًا

500 عقد: 950 دولار شهريًا

500+ العقود: بأسعار حسب الاقتباس المخصص

إدارة دورة حياة العقد

يعتبر عقد العقد من بين الأسهل استخدامًا للمنصات التي اختبرناها. عند تسجيل الدخول ، تمنحك واجهة المستخدم الموضوعة بطريقة نظيفة (UI) بعض الخيارات الأساسية. لا تقوم عقود العقد بإنشاء العقود أو تحريرها مباشرة. في الواقع ، لا يوجد حتى عارض عقود لمراجعة ملف PDF والبحث في عقد مع التعرف البصري على الأحرف (OCR) كما ستجد في ContractSafe. لذلك ، سيتعين عليك تحميل مستندات العقد المكتوبة وإجراء التعديلات والمراجعات والتحديثات خارج النظام. يتعقب Contract Hound جميع التغييرات والإصدارات المختلفة ولكن فقط بعد تحميل إصدارات جديدة من مستند عقد محدد. النظام الأساسي هو كل شيء عن التتبع والإدارة.

تعتبر Dashboard بسيطة كما هي: يوجد زران لأعلى لإضافة عقد جديد أو إنشاء مجلد (والذي يطلق عليه Contract Hound أيضًا "المجالس"). على الجانب الأيسر ، توجد قائمة تنقل مختصرة تعرض العقود والمجلدات في نظامك. في أعلى الجانب الأيمن يوجد رمز Bell لسحب قائمة بالتسلسل الزمني للإشعارات. البريد الوارد الرئيسي في وسط الشاشة محجوز للتذكيرات. تنبهك هذه التذكيرات إلى موافقة قادمة في سير عمل أو موعد نهائي للعقد يحتاج إلى انتباهك. تتوافق هذه أيضًا مع إشعارات البريد الإلكتروني التي ظهرت في صندوق الوارد الخاص بي بمجرد ظهور دوري في سير عمل الموافقة. بشكل عام ، تكون إمكانيات التذكير والتنبيه بسيطة ولكنها فعالة مقارنةً بقدرات التنبيه دورة حياة العقد الأكثر تعقيدًا في Concord.

عند إضافة تذكير جديد في صفحة تفاصيل العقد ، يمكنك ببساطة تعيين المستخدمين والتاريخ وإضافة وصف. لسوء الحظ ، لا توجد ميزة لضبط التنبيهات أو الإشعارات المتكررة على فترات مخصصة كما يمكنك القيام به مع المنتجات الأخرى التي اختبرناها بما في ذلك Agiloft و Blueridge Software Contract Assistant و Great Minds Software Contract Advantage.

التنبيه جانبا ، كل شيء يبدأ مع تحميل عقد جديد. عند النقر فوق "عقد جديد" ، تمنحك شاشة التحميل خيار تحميل ما يصل إلى خمسة عقود في كل مرة. يمكنك القيام بذلك إما عن طريق تصفح ملفات جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو عن طريق سحب الملفات وإفلاتها في النافذة. بمجرد تحميل مستند ، يمكنك اختيار المجلد أو اللوحة التي ينتقل إليها. لقد قمت بإنشاء مجلدات للإدارات المختلفة بما في ذلك الموارد البشرية (المالية) والمالية والقانونية. يمكنك بعد ذلك اختيار المستخدمين الذين سيكون لديهم القدرة على عرض العقد أو تعديله أو الموافقة عليه أو توقيعه. ثم تقوم بإعداد سير عمل موافقة.

يمكنك أيضًا تنفيذ أي من هذه الإجراءات على صفحة العقد نفسها إذا كنت لا ترغب في القيام بذلك على الفور. بمجرد الانتهاء من عملية التحميل ، سيتم نقلك مباشرةً إلى تلك الصفحة. تمكنت من تعديل تفاصيل العقد الأساسية هنا. تضمنت هذه التفاصيل الشركة المرتبطة وتاريخ البدء وتاريخ الإنهاء ونوع العقد (البائع أو العميل أو نوع العقد المخصص). هذا هو المكان الذي تدير فيه أذونات المستخدم أيضًا.

لا يتم تقسيم إدارة المستخدم إلى مجموعات أمان محببة أو مستويات أذونات فرعية كما هي في Agiloft و Updraft. بدلاً من ذلك ، يتم منح المستخدمين أذونات على أساس كل عقد على حدة. Som لعقد اختبار PCMag الخاص بي ، تمكنت من إضافة مستخدمين إما إلى محرر أو حق الوصول للعرض فقط. يمكنك أيضًا إدارة الأذونات على أساس كل مستخدم على حدة في علامة التبويب "إدارة المستخدم" في قائمة "الإعدادات". هذا هو المكان الذي يمكنك فيه تعيين المستخدمين كمالكين لعقود محددة أو إبطال امتيازات العقد المحددة.

التالي يأتي واحدًا من أفضل ميزات عقد العقد: خيار سير عمل الموافقة على السحب والإفلات. لا يمكنك الحصول على المشغلات والإجراءات المعقدة كما تفعل في أدوات التشغيل الآلي لسير العمل في Agiloft و Coupa Contract Lifecycle Management. ولكن في Contract Hound ، من السهل والسهل استخدام جميع المستخدمين من خلال الوصول إلى العقد وسحبهم إلى سير عمل موافقة لتعيين مسار ذلك العقد للتنفيذ. بالنسبة لعقد الاختبار الخاص بي ، أضفت ثلاثة مستخدمين إلى سير العمل ثم أنا مرة أخرى في النهاية بصفتي المستخدم الوحيد الذي يحتاج إلى توقيع. يمكنك تعيين أكبر عدد ممكن من الموقعين كما تريد. للتوقيع نفسه ، ستحتاج إلى حساب DocuSign لأنه لا توجد وحدة توقيع إلكتروني مدمجة. يمكنك تمكين تكامل DocuSign في قائمة الإعدادات.

أثناء إرسال عقد اختبار PCMag من خلال الموافقات ، أظهر سجل التدقيق على الجانب الأيسر من صفحة تفاصيل العقد كافة الخطوات المكتملة في سير العمل. يسجل سجل التدقيق أي تغييرات أو إصدارات محدثة إذا قام المستخدمون بتحرير وتحميل إصدارات العقود الجديدة. يمكنك أيضًا إضافة تعليقات إلى سجل التدقيق كعنصر تعاون أساسي. هذا يتضاءل مقارنة بميزات التعاون والتفاوض الأصلي الموجودة في Agiloft و Concord ، ولكنها طريقة لطيفة للتواصل داخل الفريق العامل بموجب عقد.

إذا قمت بالنقر فوق "عرض" في صفحة "تفاصيل العقد" ، فستقوم بتنزيل الإصدار الحالي من العقد. تتيح لك قائمة "الإجراءات" في الجانب العلوي الأيسر (بجانب الزر "عرض") تحميل إصدار جديد من العقد. كما يتيح لك نقل العقد إلى مجلد مختلف ، والتحقق من تاريخ الإصدار ، أو الرجوع إلى إصدار سابق من العقد ، أو حذف العقد.

جوانب الإدارة الأخيرة للنظام الأساسي هي المجلدات والحقول المخصصة. لا توجد بنية معقدة للعلامات وتصنيف القوالب كما ستجدها في ContractWorks. كل ما عليك فعله هو النقر فوق رمز علامة الجمع (+) الموجودة بجوار المجلدات في شريط التنقل الأيمن وتسمية المجلد الخاص بك. ثم تقوم بإضافة العديد من العقود إلى هذا المجلد كما تريد. يتناوب العقد "Hound" بين استدعاء ميزة الإدارة هذه "المجلدات" و "اللوحات" داخل واجهة المستخدم ، لكنها نفس الميزة.

أخيرًا ، في قائمة "الإعدادات" ، تعرض لك علامة التبويب "الحقول المخصصة" الحقول الافتراضية لجميع إدخالات العقد. يتيح لك إضافة المعلمات المخصصة الخاصة بك. لإنشاء حقل مخصص ، ما عليك سوى إضافة تسمية أو وصف أو نوع الحقل (نص أو متعدد الأسطر) ، وما إذا كان الحقل مطلوبًا أم لا. يوفر Contract Hound قاعدة معارف (KB) مع موارد التعليمات حول العقود والتذكيرات واللوحات والعناصر الأخرى في واجهة المستخدم. لكن عقد كلب الصيد هو أمر سهل الاستخدام.

إدارة العقود بدون مشاكل

ليس عقد Contract Hound أقوى أنظمة إدارة العقود المتاحة. لا يوجد أي تأليف أو عرض أصلي ولا توجد تقارير وتحليلات. تعتبر ميزات التصنيف وإدارة المستخدم أساسية حسب التصميم. بالنسبة للشركات التي تغمرها التعقيدات التي لا نهاية لها وخيارات التخصيص للمنصات مثل Agiloft ، و Coupa Contract Lifecycle Management ، و Great Minds Software Contract Advantage ، تعد Contract Hound بديلاً مصممًا وبسيطًا وسهل الاستخدام. إنه ذو أسعار معقولة ويأتي مع مجموعة أساسية من الإدارة والتعاون والتدقيق والتحكم في الإصدار وميزات سير عمل الموافقة. هذه الميزات تجعل إدارة العقود اليومية في Contract Hound سهلة للغاية.