Contractsafe مراجعة وتقييم

يعد ContractSafe حلاً قويًا لإدارة العقود مع مجموعة جيدة من الميزات وعددًا كبيرًا من خيارات التسعير. مثل العديد من اللاعبين الآخرين في هذه الجولة ، على الرغم من ذلك ، يتجنب ContractSafe التأليف ويركز بدلاً من ذلك على تخزين العقود ومشاركتها والبحث والإبلاغ والأمان والتنبيهات. تهدف هذه الأدوات بشكل أكبر إلى الاستخدام المستهدف للإدارة بدلاً من الإدارة الكاملة لدورة الحياة ، وهذا هو السبب وراء تخليها عن التأليف وكذلك التخصيص الشامل. لهذا السبب ، يبقى قليلاً وراء الفائزين في اختيار المحررين ، Agiloft و Updraft.

التسعير والخطط

يبدأ ContractSafe بمبلغ 99 دولارًا شهريًا لخطة Entrepreneur ، التي تمنحك 100 عقدًا والوصول إلى البحث عن العقود باستخدام التعرف التلقائي على الأحرف (OCR). تأتي خطة Entrepreneur أيضًا مع الأمان الافتراضي ودور المستخدم وإدارة الأذونات والقدرة على إرسال مستندات البريد الإلكتروني مباشرةً إلى النظام الأساسي. تأتي جميع الخطط أيضًا مع نسخة تجريبية مجانية ، ومستخدمين غير محددين ، وتذكيرات للتاريخ. لدى الشركة أربع خطط أخرى توفر سعة تعاقدية أكبر ووظائف إضافية متميزة:

الخطة الأساسية: 299 دولار شهريًا مقابل 500 عقد. تتضمن هذه الخطة مجموعة الميزات الأساسية بالإضافة إلى أنواع المستندات المخصصة وتتبع التعديل والقدرة على تخزين مستندات ذات صلة غير محدودة.

الخطة القياسية: 499 دولار لكل 1000 عقد. تتضمن الميزات الإضافية تكامل DocuSign أحادي الاتجاه ومسارات التدقيق والحقول المخصصة والقوالب.

الخطة المهنية: 699 دولار لـ 2500 عقد. تأتي هذه الخطة أيضًا مع الوصول إلى غرفة البيانات الافتراضية وتسجيل الدخول الأحادي (SSO) وتكامل Active Directory (AD) وتكامل DocuSign ثنائي الاتجاه. تعد DocuSign حاليًا المزود الوحيد للتوقيع الإلكتروني المدعوم ، لكن الشركة قالت إنها تعمل على عمليات تكامل إضافية.

خطة المؤسسة: 899 دولار لـ 5000 عقد. تتضمن خطة Enterprise أيضًا تكاملًا مع Salesforce. تقدم الشركة أسعارًا مخصصة للشركات التي تحتاج إلى أكثر من 5000 عقد.

• خطة Enterprise +: إضافة حديثة مماثلة لخطة Enterprise ولكنها تتخطى 25000 عقدًا مقابل 1،299 دولارًا شهريًا.

إدارة دورة حياة العقد

ContractSafe تبقي الأمور بسيطة. لا تتضمن المنصة إنشاء العقد أو إمكانيات التأليف والتحرير الغنية لأدوات مثل Concord و Updraft ، كما أن واجهة المستخدم (UI) غير قابلة للتخصيص بشكل غير محدود مثل Agiloft. لا يوجد تعاون متقدم وإدارة المهام أو أتمتة سير العمل بالموافقة. ما تحصل عليه هو تجربة مستخدم مباشرة (UX) وهي نسيم للتنقل والبحث فيه ، باستخدام فلاتر وعلامات مخصصة. يمكنك أيضًا الحصول على جميع البيانات والمستندات والمواعيد النهائية والتنبيهات ذات الصلة التي تحتاجها لكل عقد في النظام.

عند تسجيل الدخول إلى لوحة معلومات ContractSafe ، تنقلك مباشرةً إلى مستودع العقد الرئيسي. بدلاً من مجموعة مربكة من علامات التبويب والقوائم التي تحصل عليها مع Coupa Contract Lifecycle Management ، كل ما تراه في ContractSafe هو قائمة العقود القابلة للفرز وشريط البحث الشامل. جميع العلامات والقوالب والعلامات الموجودة في النظام قابلة للتخصيص ، لذلك ، بالنسبة لكل إدخال للعقد ، سترى نوع العقد والاسم وأي قيمة نقدية وأطراف مقابلة وتواريخ مرتبطة بالعقد.

تم تصميم واجهة المستخدم بشكل مشابه لـ Concord و ContractWorks ولكنها أكثر تركيزًا. لا توجد علامات تبويب أو خيارات لنقلك إلى مناطق أخرى في النظام الأساسي. كل ما تحصل عليه هو أزرار لإضافة العقود أو عقود الطباعة أو التصدير ، والتبديل إلى طريقة عرض التقويم التي تعرض تواريخ العقد القادمة. لا يوجد الكثير في طريق إعداد التقارير أو التحليلات المضمّنة ، لذلك ستحتاج إلى تصدير بيانات العقد كملف CSV أو Microsoft Excel إلى تطبيق تابع لجهة خارجية إذا كنت ترغب في تشغيل أي تقارير مفصلة عليه.

أكثر المناطق تقدماً في لوحة القيادة الرئيسية هي شريط البحث وخيارات التصفية. إذا نقرت على أيقونة الفلتر في الجانب الأيسر العلوي ، فيمكنك إجراء بحث أكثر تقدمًا. يمكنك البحث حسب قيمة العقد وتاريخ التوقيع وتواريخ انتهاء الصلاحية والشركات والأطراف والعلامات والأنواع والحقول المخصصة والمزيد.

يتم تكوين جميع العلامات والأنواع والحقول المخصصة في علامة التبويب "الإعدادات" أعلى الجانب الأيمن. تمنحك خيارات "الحقول والقوالب المخصصة" و "أنواع العقود" مربعًا منبثقًا بسيطًا لإضافة أكبر عدد ممكن من المعلمات والفئات المخصصة لإدارة العقود ووضع العلامات عليها كما تريد. تشبه بنية البحث ووضع العلامات الخاصة بـ ContractSafe الأكثر تشابهًا لذلك في ContractWorks و Contract Hound في تخصيصها البسيط. إنه من بين أسهل تصنيف للعقود وميزات الإدارة التي اختبرناها.

تتيح قائمة الإعدادات أيضًا لكل مستخدم تخصيص لوحة المعلومات الخاصة به وتكوين الحقول التي يرغبون في عرضها في المستودع الخاص بهم. هذا هو المكان الذي ستجد فيه عنوان بريدك الإلكتروني المخصص لإرسال العقود عبر البريد الإلكتروني مباشرةً إلى ContractSafe ، وخيارات ترقية خطتك ، وحيث يمكنك تكوين مصادقة ثنائية عامل (2FA) و SSO و DocuSign إذا كنت قد اشتركت في حساب مع هذه الميزات. الأهم من ذلك بالنسبة لمسؤولي تكنولوجيا المعلومات أو مديري الإدارات القانونية الذين يشرفون على عملية إدارة العقود ، حيث يمكنك دعوة المستخدمين إلى النظام الأساسي وإدارة الأدوار والأذونات. يمكن منح المستخدمين حق الوصول الكامل أو الوصول للقراءة فقط أو الأذونات المخصصة استنادًا إلى أنواع العقود والعلامات المحددة للمساعدة في تحديد ما يمكن للإدارات المختلفة رؤيته.

لاختبار النظام الأساسي ، أضفت بعض أنواع العقود والعلامات الأساسية لفرز العقود في مختلف الإدارات والاستخدامات ثم قمت بتحميل بعض نماذج العقود في النظام. يمكنك تحميل العقود عن طريق اختيار الملفات أو بسحب المستندات وإفلاتها في النظام بالإضافة إلى إرسال العقود بالبريد الإلكتروني.

عند إضافة عقد اختبار PCMag ، أعطاني ContractSafe مجموعة متنوعة من خيارات التصنيف ومجالات المعلومات ذات الصلة. أولاً ، أقوم بتعيين نوع العقد (من قائمة الخيارات المتاحة ، أو يمكنك إنشاء نوع جديد مباشرةً من صفحة العقد). يمكنني ربط العقد بحساب محدد إذا أردت ذلك. كنت أيضًا قادرًا على تحديد قيمة العقد. يمكنك أيضًا تحديد خانات لمعرفة ما إذا كان العقد نشطًا أم لا ، وما إذا كانت قد أجريت تعديلات على العقد. يمكنك إضافة علامات قابلة للبحث كذلك. يتيح لك ContractSafe أيضًا ربط المستندات ذات الصلة بعقد ، إما عن طريق تحميل مستند آخر أو عن طريق ربط العقد بملف آخر في النظام.

بالتمرير لأسفل ، هناك عدد من علامات تبويب التفاصيل الأخرى التي يمكنك تعيينها لكل عقد. قسم التواريخ / التذكيرات هو المكان الذي أضفت فيه تاريخ وتاريخ السريان الفعلي لعقدي. يمكنك أيضًا إضافة أي تواريخ أساسية أخرى تريد تتبعها ، إلى جانب التذكيرات. يمكنك تعيين رسائل تذكير تلقائية للبريد الإلكتروني ، وتتبع عقود التجديد التلقائي مع تنبيهات التذكير ، وتعيين تواريخ متكررة للمدفوعات ومعلمات العقد الأخرى التي يمكن عرضها في تقويم التاريخ القادم على لوحة المعلومات.

أدناه بعض الأقسام تفاصيل العقد. تتيح لك علامة تبويب "الأطراف" إضافة تفاصيل الشركة والأطراف المقابلة مع معلومات الاتصال المرتبطة. علامة تبويب الحقول المخصصة هي مجال آخر لتكوين الحقول والقوالب المخصصة التي يمكنك ربطها بأي عقد. القسم الأكثر تفرداً هو علامة التبويب القانونية ، والتي توفر عددًا من الحقول المتعمقة لفريقك القانوني. تشمل الحقول أرقام النماذج والقوانين الناظمة والقوانين وأحكام التحكيم والسرية وغيرها من المعالم التي يمكنك ربطها بالعقد.

أخيرًا ، يوجد قسم ملاحظات حيث يمكنك إضافة أي معلومات إضافية. يوجد أيضًا قسم "عرض المستند" لإلقاء نظرة على العقد. يقوم شريط البحث في عارض العقود بتشغيل OCR تلقائيًا للكلمات الرئيسية وعبارات البحث ليس في قاعدة البيانات فقط ولكن في مستندات العقد نفسها. لا يوفر ContractSafe أي قدرات تأليف أو تحرير للعقود ، لذلك كل ما يمكنك القيام به مع العقود في النظام هو عرضها والبحث عنها. وبشكل عام ، فإن تجربة تخزين العقود وإدارتها هي الأكثر شيوعًا مع ContractWorks ، على الرغم من أن ContractSafe يبسط التجربة أكثر. هناك وظيفة تتبع المراجعة وتعديل لكن ليس بدرجة تحكم أعمق في الإصدار وقدرات تعاون العقد التي تحصل عليها في Agiloft أو Concord أو Coupa.

تخزين مباشر وآمن للعقد

لا يحاول ContractSafe إدارة دورة حياة إنشاء ومراجعة وإدارة دورة حياة كاملة بأكملها. تركز المنصة على جعل تخزين العقود وتتبعها بسيطًا وآمنًا ، مع بحث رائع وتصنيف قابل للتخصيص ، وهذا ما يفعله. ميزات الأمان المتوفرة على جميع مستويات الخطة شاملة ، بما في ذلك مراكز البيانات المعتمدة من ISO 27001 و PCI DSS ، وتشفير AES 256 بت ، والفشل التلقائي ، والنسخ الاحتياطي خارج الموقع ، بالإضافة إلى التسلل ، والبرمجيات الخبيثة ، واختبار الثغرات والاختراق والاختراق.

بالنسبة للشركات التي تبحث عن منصة إدارة دورة حياة كاملة من نهاية إلى نهاية ، تمنحك أدوات مثل Concord و Contract Advantage و Editors 'Choice Agiloft إمكانات ديناميكية في إنشاء العقود وتحريرها ، وتعاون متعدد الأطراف الأصلي ومراجعات مع التحكم في الإصدار ، وكذلك أتمتة سير العمل المتقدمة والتقارير والتحليلات المدمجة المضمنة. ومع ذلك ، إذا كانت احتياجاتك أكثر استهدافًا وكانت هذه الأجراس وصفارات غير ضرورية مقارنة بمنصة إدارة مستندات بسيطة وآمنة وقابلة للتكوين بسهولة لجميع أنواع العقود ، فقد يكون ContractSafe هو الأنسب لمؤسستك.