احصل على المنظمة: اختر الماسحة الضوئية المناسبة للورق

إذا كنت تعمل على تنظيم حياتك الرقمية وتنظيفها ، فمن المؤكد أنك عملت على استراتيجية للتخلص من الأوراق. ربما اكتشفت أيضًا أنه ليس سهلاً كما يبدو. هناك أنواع معينة من الورق ، مثل المستندات والإيصالات الفردية ، تكون سهلة بما يكفي لرقمنة باستخدام أي ماسح ضوئي قديم. لكن قم بتقديم مجموعة من 63 بطاقة عمل من آخر مؤتمر لك ، أو علبة من الوصفات القديمة التي تريد مسحها والتي مزقتها المجلات أو لا تزال مقيدة بالكتب ، وأنت تتعامل مع مشكلة مختلفة تمامًا ، مشكلة يمكنك سوف تحل مع نفس الماسح الضوئي القديم.

ليس وظيفة ل MFP الخاص بك

في المنزل ، على سبيل المثال ، لدي طابعة متعددة الوظائف عمرها 6 سنوات وماسحة ضوئية مسطحة. أتصور أن العديد من الأشخاص الآخرين يمتلكون شيئًا ما على هذا المنوال أيضًا. بالنسبة للمهام الفريدة ، مثل رقمنة الإيصال الأخير من أخصائي البصريات لتقديم مطالبات الرعاية الصحية ، فإنه يعمل بشكل جيد.

لكنها ليست سريعة. ولم تعمل وظيفة التغذية بشكل صحيح تمامًا ، لذا لا يمكنني مسح مجموعات الورق. بالإضافة إلى ذلك ، إنه وحش ذو لون معجون يستهلك بصمة ضخمة على ملابسي (لم أجد مكانًا أفضل لذلك).

عندما تكون الأجهزة عالية الكعب وقبيحة وغير موثوقة ، فإننا لا نستخدم قدر المستطاع تقريبًا. إن الفعل الهائل المتمثل في توفير الطاقة لهم يبدو وكأنه مشكلة. إذا كنت ترغب في مسح طريقك إلى حياة خالية من الورق ، فأنت بحاجة حقًا إلى ماسح ضوئي تحبه وآخر مصمم خصيصًا لمساعدتك في حياة خالية من الورق.

ماسحات ضوئية متخصصة

لحسن الحظ ، هناك فئة كاملة من الماسحات الضوئية (وتطبيقات للذهاب معهم) بالضبط لهذا الغرض. إنها مدمجة وفعالة ، ويمكنها التعامل مع مجموعة متنوعة من وظائف المسح التي كثيراً ما يواجهها المستخدمون المنزليون والشركات الصغيرة جدًا.

على الرغم من أنني لا أحب جهاز MFP عالي الكعب الخاص بي ، فإنني معجب تمامًا ببعض الماسحات الضوئية الموجودة في السوق اليوم. إنها عالم أفضل في المسح الضوئي من جهاز MFP الذي يبلغ من العمر ست سنوات ، كما أنه سريع. أيضًا ، تقوم بعض الماسحات الضوئية بتصدير عمليات الفحص الخاصة بك بسهولة إلى الأماكن التي ترغب في الاحتفاظ بها بالفعل ، مثل Dropbox و Evernote وغيرها من خدمات التخزين السحابية - بدلاً من مجلد افتراضي على كمبيوتر يعمل بنظام Windows أو Mac.

لقد جربت مع اثنين من الماسحات الضوئية في الآونة الأخيرة التي لفتت انتباهي حقا. كلاهما مثالي للاستخدام المنزلي ، وقد يكون أي منهما مناسبًا أيضًا لبعض الشركات الصغيرة أيضًا. وهما الماسح الضوئي NeatDesk و Fujitsu ScanSnap iX500. (يحتوي Neat بالفعل على طراز أحدث يسمى NeatConnect وله واجهة تعمل باللمس ، لكنني شخصياً أكثر دراية بالطراز الآخر.)

فوجيتسو ScanSnap

ما يعجبني في Fujitsu ScanSnap هو الطريقة التي تسمح لك بتصدير كل شيء تقوم بمسحه ضوئيًا إلى Evernote و Dropbox و Google Drive والبريد الإلكتروني (كمرفق) و SugarSync وغيرها من الأماكن التي من المحتمل أن تسحب المخرجات النهائية على أي حال.

لقد قمت بمسح كومة من بطاقات العمل (أكره حقًا بطاقات العمل) وأرسلتها جميعًا إلى Evernote ، حيث كنت سألتصق بها بسرعة في دفتر ملاحظات يسمى "جهات الاتصال" وقم بوضع علامة عليها بشكل مناسب والتعليق عليها وإدارتها بطريقة أخرى. كانت بعض بطاقات العمل ذات سمك ورق مختلف وعرض مختلف ، لكن الماسحة الضوئية لم تعطلها حتى. هذه هي قوة استخدام الماسح الضوئي الذي يهدف إلى مساعدتك في عدم استخدام الورق.

لقد وجدت مع ScanSnap أنه عندما أحضرت عمليات المسح لبطاقات العمل في Evernote ، كان علي أن أقوم بتدويرها وتسميتها بشكل مناسب. (ومع ذلك ، يمكن لـ Evernote إجراء التعرف الضوئي على الحروف (OCR) على كل شيء تقوم بمسحه ضوئيًا ، مما يجعل النص قابلاً للبحث على الرغم من كونه صورة.)

ومع ذلك ، فإن وجهتي المفضلة في ScanSnap هي أنها تطوي لتقليل مقدار المساحة التي تشغلها. إنه لطيف.

NeatDesk

وفي الوقت نفسه ، يعد حل NeatDesk حلاً مقنعًا إذا كنت ترغب في الشراء تمامًا في بيئة Neat. عندما تستخدم حل التخزين السحابي و NeatCloud وتطبيق Neat للهاتف المحمول ، بالإضافة إلى واحدة من الماسحات الضوئية للشركة ، فإنك تحصل على نتائج مدمجة بإحكام. تعمل بيئة Neat كثيرًا لتصنيف النماذج التي تقوم بمسحها ضوئيًا - وخاصة المستندات الضريبية. يجب عليك دفع رسم شهري للقطعة NeatCloud ، وتبدأ الأسعار من 5.99 دولار شهريًا.

يحتوي NeatConnect ، الذي استخدمته عدة مرات فقط ، على شاشة تعمل باللمس تتيح لك ، مثل ScanSnap ، إرسال المستندات مباشرة إلى حاويات التخزين السحابية ، مثل Box و Dropbox و OneDrive و Google Drive و Evernote.

الراحة هي المفتاح

كانت NeatDesk واحدة من أوائل الماسحات الضوئية التي استخدمتها على الإطلاق والتي ركزت بشدة على مساعدة الأسر والشركات الصغيرة على عدم استخدام الورق ، وأنا معجب بمدى السرعة التي تمتص بها وتبصق الأوراق. يمكنك تحميل مجموعة متنوعة من الأوراق في الخلاصة ، حيث توجد فتحات للمستندات والإيصالات وبطاقات العمل ، ويقوم الجهاز ببساطة بمعالجتها بالكامل.

ScanSnap هو snappy ومثيرة للإعجاب. أحب أن أكون قادرًا على تفريغ المستندات واثق من أن الآلية المصممة جيدًا ستغذيها عبر الماسح الضوئي بسهولة.

تعمل ميزة Neat على أتمتة بعض الأشياء أكثر من برنامج ScanSnap ، مثل تدوير الصور. لكن برنامج ScanSnap يأتي مع برنامج يمكنك استخدامه للحصول على نفس النتائج ، وفي بعض الحالات ، يكون أكثر من ذلك بكثير. تضمّن مجموعتي ABBYY Fine Reader ، أحد أقوى برامج التعرف الضوئي على الحروف. لقد جاء أيضًا مع Adobe Acrobat ، للقيام بكل أنواع الأشياء مع ملفات PDF التي تحتاج دائمًا إلى القيام بها ولكن لا يمكنك ذلك باستخدام Adobe Reader المجاني.

كلاهما قادر جدا ، بشكل عام. إذا كنت تعرف الكثير عن الماسحات الضوئية ، فربما تريد أن تعرف أن برنامج ScanSnap يعمل بشكل مختلف قليلاً عن معظم الماسحات الضوئية الأخرى لأنه لا يستخدم برامج تشغيل قياسية. يمكنك أن تقرأ قليلاً عن ذلك في مراجعة PCMag التفصيلية لإصدار ScanSnap Evernote Edition ، والذي يشبه إلى حد ما iX500. ولكن إذا كنت أقل ميلًا من الناحية الفنية ، فكل ما تحتاج إلى معرفته هو أنه يعمل بسرعة ، ويبدو رائعًا على الشاشة ، ويرسل مستنداتك الممسوحة ضوئيًا إلى حيث تريد أن تذهب.

الهدف من القيادة إلى المنزل هو: إذا كنت ترغب في عدم استخدام الورق ، وجعل الورق بلا جزء من نمط حياتك ، فأنت بحاجة إلى جهاز لا تكرهه. يجب أن تبدو جيدة. يجب أن تعمل بسرعة ، ضع ورقتك السابقة في مكان يمكنك العثور عليه بسهولة ، وإجراء عمليات البحث على النص المتضمن. على الرغم من أنها تكلف بضع مئات من الدولارات ، إلا أن الماسحات الضوئية المتخصصة تستحق الشراء إذا كنت ملتزمًا بالورق. الجهاز متعدد الوظائف الخاص بك فقط لن يقطعها.