الحصول على المنظمة: تنظيف اتصالات جوجل

"أين هو دفتر العناوين؟"

هذا أحد أكثر الأسئلة شيوعًا التي يطرحها مستخدمو Gmail الجدد. إذا لم يتمكن الكثير من الأشخاص من العثور على جهات اتصال Gmail / Google الخاصة بهم ، فمن الأفضل أن تعتقد أن النظام ليس بديهيًا أو سهل إدارته. (من خلال هذا المقال ، أستخدم جهات اتصال Google وجهات اتصال Gmail بالتبادل ، لأنها في الواقع نفس الشيء.)

حتى إذا كنت تعرف أن هناك منطقة جهات اتصال في Gmail الخاص بك ، فهناك فرصة جيدة لأن تكون منطقة كوارث لعناوين بريد إلكتروني غير محددة الهوية وربما حتى أرقام هواتف ، تم تجميعها بشكل غامض كجهات اتصال أخرى.

يحتوي حساب Gmail لنشاطي التجاري على أكثر من ألف إدخال في مجموعة جهات الاتصال الأخرى. قررت أن هذا غير مقبول ، لذلك بدأت في تنظيف جهات اتصال Gmail الخاصة بي. سوف أشارك هنا ما فعلت ، وما تعلمته ، وبعض الحلول البديلة التي أوصي باستخدامها إذا كنت لا ترغب في العبث مع جهات اتصال Gmail الفوضوية.

هذا الخيار الأخير ، باستخدام شيء آخر بالكامل ، هو في الواقع ما أوصي به. يتطلب تنظيف جهات اتصال Google الكثير من العمل اليدوي ، خاصةً إذا كان لديك الآلاف من جهات الاتصال "الأخرى". هناك العديد من التطبيقات والخدمات الرائعة لإدارة جهات الاتصال التي تعمل بشكل جيد حقًا وتوصيلها مباشرة إلى حساب Gmail الخاص بك إذا كنت تفضل السير في هذا الطريق.

5 حقائق عن Gmail / اتصالات جوجل

تعمل جهات اتصال Gmail بشكل مختلف عن الكثير من مديري جهات الاتصال الآخرين ، لذلك فإن معرفة بعض المبادئ الأساسية يمكن أن يساعد بشكل كبير. فيما يلي خمس حقائق قد تلقي ببعض التبصر:

• كيف يمكنك الوصول إلى دفتر عناوين Gmail الخاص بك؟ إنه مخفي أسفل البريد الكبير في الجزء العلوي الأيسر من الواجهة. انقر فوق "بريد" وسترى خيارًا منسدلًا لجهات الاتصال. بدلاً من ذلك ، سجّل الدخول إلى Google وانتقل إلى google.com/contacts.
• عند الرد (بما في ذلك "الرد على الكل") أو إعادة توجيه بريد إلكتروني ، تضيف Google تلقائيًا أي شخص وكل شخص في سلسلة الرسائل إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بك ، ما لم تقم بإيقاف تشغيل هذه الميزة. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تستخدم جهاز Android ، فقد تتضمن جهات اتصال Google الخاصة بك أيضًا قوائم بأرقام الهواتف التي اتصلت بها ، اعتمادًا على كيفية تكوين حسابك على الجهاز.
• تحتوي جهات اتصال Google على أداة دمج ، ولكنها لا تعمل دائمًا أو تبدو كما تتوقع (مزيد من المعلومات لاحقًا).
• تقوم جهات اتصال Google بسحب معلومات التصنيف من كل من Gmail و Google+ (المجموعات والدوائر ، على التوالي) ، لكنها لا تتم مزامنتها ، على الرغم من أن الأمر يبدو في بعض الأحيان ربما ينبغي.

الآن ، دعونا ندخل بعض النصائح والإرشادات لتنظيف جهات اتصال Google.

تنظيف جوجل اتصالات

فهم مجموعات الاتصال مقابل الدوائر

بمجرد دخولك إلى جهات اتصال Google (مرة أخرى ، انقر فوق شعار البريد في الجزء العلوي الأيسر وحدد جهات الاتصال) ، أول مكان لجذب انتباهك هو في القوائم التي تظهر في الشريط الأيسر.

كما ترى في حسابي ، لدي عدة أقسام رئيسية: جهات الاتصال الخاصة بي ، والدوائر ، ومعظم جهات الاتصال ، وجهات الاتصال الأخرى. جهات الاتصال والدوائر لديها مجموعات فرعية. يشير الرقم الموجود بين قوسين بعد اسم المجموعة إلى عدد الأشخاص الموجودين في هذه المجموعة.

جهات الاتصال الخاصة بي هي أشخاص من Gmail قمت بإضافتهم كجهات اتصال. الدوائر هي معلومات عن الأشخاص الذين تعرفهم وتتابعهم على Google+ وليس لها أي علاقة بالبريد الإلكتروني. عندما تنظر إلى قائمة بالأشخاص من جهات اتصال Gmail الخاصة بك (استخدم شريط البحث ، على سبيل المثال ، للعثور على كل شخص اسمه سميث) ، يمكنك أيضًا معرفة ما إذا كان هؤلاء الأشخاص موجودون في أي من دوائر + Google ، حيث تظهر هذه المعلومات إلى أقصى الحدود حق أسمائهم. لذلك هناك بعض التداخل بين مجموعات جهات الاتصال والدوائر ، ولكن ليس كثيرًا ، على الرغم من أن الأشخاص في دوائرك يظهرون بالكامل في جهات اتصالك على Google.

حائرة بعد؟

معظم الأشخاص الذين يتم الاتصال بهم هم أفضل 20 شخصًا تبادلت معهم معظم رسائل البريد الإلكتروني ، حتى لو كنت صامتًا في سلسلة رسائل. بمعنى آخر ، ليس بالضرورة الأشخاص الذين تراسلهم عبر البريد الإلكتروني بالضرورة ، كما أنه ليس حديثًا ، نظرًا لسجل البريد الإلكتروني بأكمله. السابقين الخاص بك من ثلاث سنوات مضت لا يزال من الجيد جعله أفضل 20 الخاصة بك.

آخر مجموعة أخرى هي أي شخص آخر من Gmail (وربما جهاز Android ، كما ذكرت سابقًا) التي اتصلت بها من قبل.

البحث والدمج

أفضل طريقة للعمل ، في رأيي ، هي البدء في البحث عن جهات اتصال مكررة في مجموعة جهات اتصال أخرى (أو عبر جميع جهات اتصال Google إذا لم يكن لديك أي مجموعات فرعية حتى الآن) ودمجها.

انقر فوق جهات اتصال أخرى ، ثم حدد المزيد في الجزء العلوي من الصفحة ، وفي القائمة المنسدلة ، اختر بحث ودمج التكرارات. سيظهر ملخص يتيح لك مراجعة تفاصيل عمليات الدمج المحتملة قبل قبول الإجراء. تأكد من مراجعة هذه القائمة بحثًا عن الأسماء الشائعة التي قد تكون في الحقيقة شخصين مختلفين.

الآن ، إذا كانت هذه القائمة طويلة بشكل مدهش ، بأغلبية ساحقة ، تحتاج إلى إلغاء وإعادة العثور على وظيفة العثور على / دمج في مجموعة فرعية أصغر من جهات الاتصال الخاصة بك. يمكنك فقط اختيار مجموعة فرعية مختلفة من تلك السكة اليسرى ، أو يمكنك البحث ، مثل البحث حسب المجال (على سبيل المثال ، البحث عن جميع عناوين البريد الإلكتروني مع pcmag.com). في كلتا الحالتين ، سوف يوفر لك شريحة أكثر قابلية للإدارة من التكرارات المحتملة للمراجعة. كرر حسب الضرورة.

ألق نظرة على إرشادات Google الرسمية للعثور على جهات الاتصال ودمجها لمزيد من التفاصيل.

تعيين الناس إلى مجموعات ، إضافة التفاصيل

أسفل هذا الإدخال لجهات اتصال أخرى ، يمكنك رؤية مجموعة جديدة. إذا كنت ترغب في تصنيف جهات الاتصال الخاصة بك إلى مجموعات مختلفة ، فهذه هي المنطقة التالية من جهات اتصال Google التي يجب أن تجذب انتباهك.

للحصول على شخص ما في أي مجموعة ، يجب عليك أيضًا إدراجهم في "جهات الاتصال الخاصة بي". هذا ما عليه الحال.

لإضافة أشخاص إلى مجموعات ، استخدم الزر مع أيقونة ثلاثة رؤوس عليه. إنه واضح تمامًا من هناك ، لكن انظر تعليمات تحرير جهات اتصال Google للحصول على مزيد من التفاصيل.

أنا لا أبيع على مجموعات ذات قيمة حقيقية بعد ، حيث أنني لم أستخدمها إلا بدرجة محدودة ، لكن يمكنني توقع بعض السيناريوهات التي قد تكون مفيدة فيها. مجموعة واحدة قمت بها ، على سبيل المثال ، هي Tech Company Executives. إذا كنت على موعد نهائي ويائسًا للحصول على عرض أسعار ، فمن المؤكد أنه سيساعد في معرفة من الذي قمت بالاتصال به مباشرة في الصناعة التكنولوجية (على العكس من الاتصال عبر شركة علاقات عامة).

إذا كان لدي وقت غير محدود (من يفعل؟) سأقوم بتعزيز قسم "الملاحظات" من الأفراد على محمل الجد. انقر فوق أي فرد في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك ، ويمكنك إضافة معلومات دفتر العناوين النموذجية ، بالإضافة إلى صورة وملاحظات.

في حساب Gmail الشخصي الخاص بي ، سيكون من المفيد إضافة تفاصيل للعاملين في العلاقات العامة ، حيث إن عناوين بريدهم الإلكتروني وحتى الاتصالات السابقة لا تساعد دائمًا في معرفة ما إذا كانوا يمثلون شركة أو منتجًا أحتاج إلى التحقيق فيه.

قم بإيقاف تشغيل وظيفة الإضافة التلقائية

إذا أدركت ، بعد الاطلاع على قائمة جهات الاتصال الأخرى الخاصة بك ، أنها في الغالب عناوين غير مهمة (عامة ") وكذا ، أوصي بإيقاف تشغيل وظيفة الإضافة التلقائية.

انتقل إلى أيقونة الترس في الجزء العلوي الأيمن واختر الإعدادات. ابق في علامة التبويب عام ، وانتقل لأسفل للعثور على "إنشاء جهات اتصال للإكمال التلقائي" (يوجد اثنان أسفل صورة ملفك الشخصي).

هل تهتم بالتطبيقات والخدمات الأخرى؟

دعنا نقول بعد قراءة هذه المعلومات ، عليك فقط عدم استخدام جهات اتصال Google. لا أستطيع أن ألومك. إليك بعض الأماكن الأخرى للحفاظ على دفتر العناوين الخاص بك الذي يتيح لك انتزاع المعلومات وإضافتها تلقائيًا من جهات اتصالك في Google.

ينكدين وينكدين اتصالات. تكمن المشكلة الحقيقية التي أراها في إدارة دفتر العناوين الخاص بك في صعوبة تحديث المعلومات. لا ينبغي أن أكون مسؤولاً عن تحديث عنوان الوظيفة وعنوان البريد الإلكتروني الخاص بك عند تغيير أصحاب العمل. هذا عليك يا صديقي. وهذا هو السبب في أنني أحب LinkedIn على أنه دفتر عناوين. من الأسهل بكثير الحصول على معلومات محدثة إذا كانت جميع جهات الاتصال الخاصة بك مسؤولة عن الصيانة.

تعمل خدمة LinkedIn بشكل جيد لمساعدتك في العثور على جهات الاتصال والمعلومات الأساسية الخاصة بها ، ولكن هناك تطبيقًا خاصًا يسمى جهات اتصال LinkedIn يتجاوز هذه الخطوط.

إذا قمت بتوصيل حسابك على LinkedIn بـ Gmail ، فإن موقع التواصل المهني عبر الإنترنت سوف يوصي بـ "أشخاص قد تعرفهم" استنادًا إلى المعلومات التي يعثر عليها في Google. بعض الناس يكرهون ذلك حقًا ، ولكن قد يكون ذلك مفيدًا ، وهذا يتوقف على كيفية تحسين حسابك على LinkedIn.

على الجانب الآخر ، لديك أيضًا خيار تصدير جهات اتصال LinkedIn الخاصة بك ثم استيرادها إلى Gmail.

اتصالات دائرة الرقابة الداخلية. إذا كنت من مستخدمي iPhone أو iPad ، فقد ترغب في مزامنة جهات اتصال Google الخاصة بك مع جهاز iOS الخاص بك بحيث يمكنك فقط استخدام تطبيق جهات اتصال Apple كدفتر عناوين أساسي. تختلف الإرشادات قليلاً عن مستخدمي تطبيقات Google.

EasilyDo و iOS. هناك طريقة أخرى لإدارة جهات اتصال iOS الخاصة بك من خلال تطبيق EasilyDo وميزته الجديدة (المدفوعة) المسماة Catch All Contacts. عندما تقوم بتشغيل Catch All Contacts ، تقوم EasilyDo بالتنقل في العامين الأخيرين من بريدك الإلكتروني للحصول على معلومات الاتصال من مجموعة الرسائل ، وحفظها في تطبيق جهات اتصال iOS. على الرغم من أن تطبيق EasilyDo مجاني ، فإن هذه الميزة تكلف 39.99 دولارًا (مرة واحدة) لكل حساب بريد إلكتروني. لسوء الحظ ، لا تتوفر الميزة لمستخدمي Android. حول Easily for iPhone و EasilyDo لنظام Android في مراجعات كل منهما.

Cloze. تطبيق الويب وتطبيقات الهاتف المحمول Cloze يوحد جميع صناديق البريد الوارد ، وكذلك خلاصات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك ، ويسحب بعض المعلومات المثيرة للاهتمام حول جهات الاتصال الخاصة بك أيضًا. ليس بالضبط مدير اتصال ، لكنه يدعم Gmail القديم الجيد. يمكن لـ Cloze تحديد الأشخاص المهمين لك (حتى تتمكن من تعزيز الأنا عن طريق الإعجاب بمشاركاتهم على Facebook) ، وكذلك الأشخاص الذين تفقد الاتصال بهم. كما قلت ، ليس بالضبط تطبيق لإدارة جهات الاتصال ، لكنه أنيق للغاية لمنحك نظرة ثاقبة على جهات الاتصال الخاصة بك عبر Gmail و Yahoo Mail و Twitter و Facebook وغيرها من الحسابات عبر الإنترنت.

لمزيد من النصائح حول إدارة جهات الاتصال ، راجع الحصول على المنظمة: 7 طرق لتنظيم جهات الاتصال تلقائيًا. وعندما تكون مستعدًا لتلقي البريد الوارد في Gmail ، تحقق من 30 نصيحة من Gmail ستساعدك على التغلب على البريد الإلكتروني.