عظيم العقول استعراض البرمجيات العقد ميزة والتصنيف

لا تتأخر عن طريق الموقع الإلكتروني إذا قررت البحث عن ميزة عقد برامج Great Minds. نعم ، يكون التنقل بطيئًا وصعبًا على حد سواء ، ولكن إذا بحثت عن ذلك فستجد معلومات عن نظام أساسي لإدارة العقود جيد التخصيص وقابل للتخصيص بدرجة عالية. لسوء الحظ ، يعكس موقع الويب التطبيق إلى حد ما في Great Greats التي وضعت حاجزًا كبيرًا لمنحنى التعلم بينك وبين الاستخدام الكامل لـ Contract Advantage. ومع ذلك ، تواصل الشركة تحسين المنتج كما يتضح من حقيقة أنه منذ مراجعتنا الأولية ، أضافت Contract Advantage تحسينات لواجهة المستخدم (UI) ، وتكاملات جديدة ، وأتمتة سير العمل ، وأكثر من ذلك ؛ وهذا يعني أن عبور حاجز التعلم هذا ربما يستحق كل هذا العناء.

يبدأ نظام إدارة العقود المخضرم هذا من 75 دولارًا فقط لكل مستخدم معين شهريًا ، ولا يركز على أي جانب من جوانب عملية إدارة العقود. بدلاً من ذلك ، يوفر مجموعة من الوظائف عبر تخزين العقود وتصنيفها ، وإنشاء العقد وتحريره ، وسير العمل والتوقيع الإلكتروني ، بالإضافة إلى إعداد التقارير والتنبيهات. كانت أكبر المشكلات التي واجهناها مع هذا المنتج تتعلق بقابلية الاستخدام والتوافق لبدء التشغيل في البداية. توفر الشركة ثروة من الأدلة الشاملة الشاملة ، ووثائق المساعدة ، والموارد لمساعدتك في التنقل وتخصيص النظام. ولكن قد يكون حجم التخصيص الهائل مخيفًا ، وحتى مع التحسينات منذ المراجعة الأولية ومواد المساعدة ، تكون واجهة المستخدم سهلة الاستخدام فقط بعد حصولك على تعليق المنتج. تقول الشركة أن موارد المساعدة ليست بديلاً للتدريب الرسمي. توفر الشركة عروضًا ودورات تدريبية ، بما في ذلك 3-5 أيام من التدريب والإعداد في الموقع اعتمادًا على الخطة التي تختارها.

يوفر خيار اختيار المحررين للمحررين تأليف أفضل للعقود ، كما أن اختيار المحررين أجيلوفت أسهل في الاستخدام مع قدر التخصيص. يوجد أيضًا عدد من المنتجات السهلة القائمة على السحابة والتي تمت مراجعتها في هذه الجولة ، والتي يسهل استخدامها كثيرًا ولكن دون توفر الكثير من الوظائف على مستوى المؤسسة. ومع ذلك ، بالنسبة للشركات متوسطة الحجم والمؤسسات الكبيرة التي يمكنها تكريس الوقت لإعداد النظام وتخصيص واجهة المستخدم وقوالب العقود وخيارات الإدارة وأتمتة سير العمل ، تعد Contract Advantage من بين الأدوات الأكثر قوة في السوق.

الطبعات والتسعير

تتوفر ميزة العقد في ثلاثة إصدارات مختلفة: WebEssentials و WebPro و WebElite. يختلف السعر اعتمادًا على ما إذا كنت ترغب في توفر المنتج المستضاف عبر بوابة ويب أو الإصدار المثبت من "عقد المزايا" الذي سيعيش على خادم خلف جدار الحماية الخاص بك. يعد Blueridge Software Contract Assistant هو المنتج الآخر الوحيد الذي تم اختباره في هذه الجولة التي توفر خيارًا محليًا.

تبدأ خطة WebEssentials بـ 75 دولارًا لكل مستخدم معين شهريًا و 90 دولارًا لكل مقعد متزامن شهريًا. بالنسبة للإصدار المثبت ، يكون السعر عبارة عن رسم ترخيص لمرة واحدة قدره 500 دولار لكل مستخدم مسمى و 875 دولارًا لكل مستخدم متزامن. الخطة التالية هي WebPro ، والتي تبدأ من 83 دولارًا لكل مستخدم مسمى و 99 دولارًا لكل مستخدم متزامن شهريًا. يكلف الإصدار المثبت 550 دولارًا لكل مستخدم مسمى و 963 دولارًا لكل مستخدم متزامن للترخيص لمرة واحدة.

أخيرًا ، هناك إصدار WebElite ، والذي يبدأ بـ 95 دولارًا لكل مستخدم مسمى و 114 دولارًا لكل مستخدم متزامن شهريًا. يكلف الإصدار المثبت من WebElite 633 دولارًا لكل مستخدم معين و 1108 دولارات لكل مستخدم متزامن للترخيص لمرة واحدة. تقدم Great Minds Software أيضًا مقاعد للعرض فقط لـ Contract Advantage ، تتراوح من 15 دولارًا إلى 20 دولارًا شهريًا للأنظمة المستضافة ورسوم ترخيص من 150 إلى 175 دولارًا للأنظمة المثبتة. كما ذكرنا ، تقدم الشركة أيضًا تدريبًا في الموقع مع كل خطة للمساعدة في منحنى التعلم الهام. التدريب المتضمن هو ثلاثة أيام لـ WebEssentials ، وأربعة أيام لـ WebPro ، وخمسة أيام لـ WebElite.

على الرغم من أن هذه الإصدارات تحتوي جميعها على "الويب" بأسمائها ، فلا يعني هذا أنها تعمل فقط كخدمات سحابية مستضافة. بدلاً من ذلك ، فهذا يعني أن المستخدمين يتفاعلون معهم من خلال متصفح ويب موجه إلى البرامج التي يتم تشغيلها إما على الخوادم التي تستضيفها برامج Great Minds أو على الخوادم التي يتم تشغيلها في مراكز بيانات العملاء. والخيار متروك لكم. تحتوي ميزة العقد على خيارات نشر وتسعير متعددة ، لذا تأكد من فهم الصورة الكاملة قبل الشراء. وتذكر أن تشغيل البرنامج محليًا يعني الاستثمار في Microsoft SQL Server (2008 أو 2012 أو 2014 أو 2016) أو Windows Server (2008 R2 أو 2012 R2 أو 2016 R2).

تعني البنية الأساسية الإضافية المضافة تكلفة إضافية تتجاوز سعر الترخيص الأساسي للعقد Advantage: تراخيص وصول الخادم والعميل لكلا منصات Microsoft وكذلك تكلفة جهاز خادم مخصص ، فعليًا أو افتراضيًا. وهذا يعني أيضًا ، على الأرجح ، بعض التعقيدات الإضافية للعمليات الصغيرة بدون خبرة موظفي تكنولوجيا المعلومات الداخلية لإدارة الخوادم وقواعد البيانات. هذا يمكن أن يترجم إلى مزيد من تكاليف استشارات تكنولوجيا المعلومات من طرف ثالث. كل هذا يمكن أن يكون معقدًا جدًا لبعض الشركات ، خاصة العمليات الصغيرة جدًا مثل المالكين الوحيدين. لعمليات متوسطة الحجم مع خادم فعلي أو افتراضي لتجنيب بعض دورات تكنولوجيا المعلومات للإدارة ، تقدم Contract Advantage ترخيصًا مرنًا ، وجميع المكونات الأساسية ، وكمية هائلة من التخصيص.

ومع ذلك ، يجب على العملاء التحقق من قدرات كل إصدار بعناية ، لأن هناك اختلافات ملحوظة. على سبيل المثال ، هناك عدد من الميزات غير المتوفرة في WebEssentials أو WebPro edition. تقدم إصدارات WebElite و WebPro مكتبة جملة وملكية فكرية (IP) وقدرات مالية وتتبع خاصة. أيضًا ، يوفر إصدار WebElite إعداد التقارير المعرفة من قبل المستخدم ، وسير العمل مع الإخطار التلقائي ، وقوالب المستندات المعرفة مسبقًا والمعبأة مسبقًا ، وتتبع الفاتورة. يزيد عدد التقارير المتاحة أيضًا حسب الإصدار. يمكنك الحصول على 60 تقريرًا باستخدام WebEssentials ، و 70 مع WebPro ، والوصول إلى أكثر من 115 تقريرًا باستخدام WebElite. كما هو الحال مع العديد من أنظمة إدارة العقود ، هناك مجموعة واسعة من الميزات ومستوى عالٍ من التفرد. تركز هذه المراجعة بشكل أساسي على الوظيفة الخارجية - الميزات الأساسية لإدارة العقود - والميزات العديدة الأخرى بدرجة أقل.

ابدء

مثل العديد من أنظمة إدارة العقود القابلة للتخصيص بدرجة كبيرة والتي استعرضناها ، بما في ذلك Agiloft و Coupa Contract Lifecycle Management ، من الصعب في البداية Advantage. تعني الوظيفة الواسعة المضمنة في Contract Advantage أنك تواجه واجهة مستخدم مزدحمة من الأزرار وعلامات التبويب وحقول البيانات والقوائم لتخصيص تجربتك.

بالمقارنة مع واجهة المستخدم المبسطة التي تشبه Gmail أو لوحات التحكم البسيطة المستندة إلى مجموعة النظراء والتي توجد في أدوات SaaS الأقل قوة مثل ContractSafe و Contract Hound ، فإن Contract Advantage ليست أداة يمكنك ببساطة تسجيل الدخول إليها والبدء في استخدامها. بالإضافة إلى العرض التوضيحي بدلاً من جلسات التدريب الرسمية ، قدمت Great Minds Software عددًا من أدلة المستخدم اللازمة للتداول. مسلح بدليل Getting Started User ، ودليل Workflow ، ودليل Mini Changing Displays و Renaming Fields ، ودليل مصغّر لإعدادات مستعرض الويب ، بدأت عملية الإعداد بحساب الاختبار الخاص بي المرتبط بقاعدة بيانات نموذجية.

تقول Great Minds Software إن النظام يعمل مع Google Chrome و Microsoft Edge و Safari وكذلك Internet Explorer (IE) للعديد من البوابات المقدمة. لكن النظام الأساسي يعمل حاليًا فقط على IE ويتطلب درجة مزعجة من إعدادات التغيير والتبديل لجعله يعمل. من أجل اختبار المراجعة الذي أجريناه ، استخدمت جهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows 10 مع تثبيت Microsoft Edge و Google Chrome. ولكن من أجل تشغيل بوابة الويب الخاصة بـ Contract Advantage ، اضطررت إلى فتح IE وتصفح دليل المتصفح لتشغيل إعدادات التوافق الصحيحة. تم تحسين ميزة العقد لـ IE 6 و 7 و 8 و 9 ، وكلها قديمة. تحتاج أجهزة الكمبيوتر الأحدث التي تعمل على IE11 إلى تكوين عدد من الإنترنت وخيارات الأمان المتقدمة في المستعرض لجعله يعمل. بالنسبة لمنتج يستند إلى الويب في عام 2017 ، تعد درجة الإعداد الإضافية هذه لتمكين التوافق مع الإصدارات السابقة بمثابة ضربة قوية ضد المنتج لأي مؤسسة لا تزال تستخدم البرامج القديمة. قالت الشركة إنها تتوقع أن يكون النظام الأساسي بأكمله متعدد المتصفح في خلال الربع الأول من عام 2018.

دورة حياة إدارة مخصصة

تقريبا كل جانب من جوانب ميزة العقد هو للتخصيص للغاية. يمكن تعيين "عقد ميزة" لفتح إما لوحة معلومات المستخدم أو فقط إلى القائمة الرئيسية (التي توجد أيضًا في لوحة المعلومات). تتكون لوحة المعلومات من نوافذ أو مربعات مختلفة تسمى "عناصر واجهة المستخدم". يمكن تكوين هذه الأدوات المصغّرة لعرض أي نوع من المعلومات تقريبًا ، بما في ذلك الإجراءات السابقة المستحقة والإجراءات القادمة والمهام النشطة للمستخدم وانتهاء صلاحية العقود. يمكن سحب جميع عناصر واجهة تعامل Dashboard وإفلاتها في موضع جديد ويمكن إضافة المزيد من عناصر واجهة المستخدم. حتى نظام الألوان يمكن تغييره بحيث يمكن للمستخدمين تعيين ، على سبيل المثال ، ألوان مختلفة للعقود العادية ، العقود من الباطن ، أو العقود الرئيسية لتسهيل التعرف البصري. يمكن أيضًا تكوين Dashboard لإظهار إعلانات الشركة أو رسم بياني يعرض تقارير مثل مقارنات رقم العقد على مدار العام. يمكن لكل مستخدم تخصيص لوحة المعلومات الخاصة به من خلال أنظمة الألوان والحاجيات في قائمة الإعدادات ، ولكن يمكن الوصول إلى القائمة الرئيسية دائمًا من الجانب الأيسر السفلي.

يمنحك "عقد المزايا" أيضًا مستودعًا مركزيًا للمستندات يحتوي على عدد من الوحدات الإضافية التي يمكنك إضافتها وفقًا لاحتياجات عملك (على سبيل المثال ، تمويل أو وحدة عقارية). في هذا الصدد ، يشبه نظام إدارة العقود تقريبًا نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) في تكوينه. هناك أيضًا مدخل لطلب العقد للمستخدمين الذين لا يحتاجون إلى قدرات المسؤول. هذا يمنح مستخدمي الأعمال والمشرفين واجهة مستخدم يمكن من خلالها تقديم العقود للموافقة عليها أو الموافقة عليها أو رفضها ، وإدارة سير العمل. جميع النماذج والحقول قابلة للتخصيص من قِبل المسؤول ، لذلك هذا النوع من البوابة مفيد للمؤسسة التي تحتاج فيها الإدارات المختلفة إلى تقديم وإدارة أنواع مختلفة من العقود.

على الرغم من أن Contract Advantage ليس لديها نفس إمكانات الرسم البياني على Dashboard كما هو الحال مع Agiloft ، فإن مستخدمي Contract Advantage لديهم القدرة الفريدة نوعًا ما على اختيار أنظمة الألوان الخاصة بهم على عدد قليل من الصفحات - خاصة صفحات Dashboard و Contracts. من المدهش إلى حد ما أن هذه الميزة ليست متاحة بسهولة أكبر في الأنظمة الأخرى. تعتبر ميزة العقد إحدى الميزات القليلة التي رأيناها مع هذه القدرات. مع توفر منصة نقالة كاملة ، يمكن للمستخدمين ارتداء ميزة العقد حسب رغبتهم.

يمكن تخصيص العنوان الرئيسي (أعلى الصفحة) بشعار وألوان الشركة. هناك طريقتان أساسيتان للمستخدمين للتنقل من خلال ميزة العقود: عن طريق شريط القوائم وعبر القائمة الرئيسية. القائمة الرئيسية هي قائمة تشبه عنصر واجهة المستخدم للعديد من الجوانب للوظيفة الأساسية لـ "مزايا العقود" بما في ذلك العقود والأطراف وجهات الاتصال ومستودع المستندات. شريط القوائم يعبر أعلى كل صفحة ؛ يوفر وصولاً سريعًا إلى العديد من المناطق في صفحات القائمة الرئيسية بالإضافة إلى الوحدات النمطية والتقارير.

أحد الجوانب المهمة في واجهة المستخدم هو أن العديد من شاشات اختيار العقود لديها شعور بجدول بيانات Microsoft Excel ، حتى أكثر من العديد من المنتجات الأخرى التي قمت بمراجعتها. من المحتمل أن يوفر هذا مستوى معينًا من الراحة للمستخدمين الذين لديهم معرفة جيدة ببرامج Microsoft Excel أو برامج جداول البيانات. ومع ذلك ، قد لا يجذب هذا المستخدمين الذين يفضلون أسلوب خزانة ملفات افتراضي لإدارة العقود ، والذي يمكن العثور عليه في أنظمة مثل ContractWorks و ContractSafe.

إضافة عقد إلى النظام غير مؤلم إلى حد ما. إن الأمر يتعلق فقط بالنقر فوق "عقد جديد" وإدخال المعلومات ذات الصلة لبدء عملية إدخال البيانات. بمجرد إدخال المعلومات الأساسية حول العقد لإعداد ملف التعريف ، يمكن إضافة بقية المعلومات ذات الصلة. في إصدار WebElite ، يمكنك أيضًا تحميل العقد من قالب. تتيح لك الصفحة أيضًا إضافة مزيد من معلومات العقد والتفاوض المتقدمة ، بما في ذلك "الشخص المسؤول" عن كل شركة تشارك في اتفاقية. يمكنك أيضًا إضافة أسماء جميع الأطراف الموجودة على كل جانب من جوانب القضية ، وكذلك المستخدمين الذين تم تعيينهم كموقعين.

تحتوي ملفات تعريف العقود على فهرس تنقل للصفحات على الجانب الأيسر للتنقل بين الملخص والإجراءات والتعديلات والبنود. يمكن إضافة صفحات العقد المخصصة في إصدار WebElite. تحتوي صفحة الملخص على رأس يعرض معظم المعلومات الأساسية (مثل النوع والمدة وانتهاء الصلاحية والحالة). يمكن إدخال المعلومات المتعلقة بالأطراف وجهات الاتصال والتفاصيل والحالة. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان لدى المستخدم إذن ، فيمكن تخصيص كل شيء تقريبًا على الصفحة أو تغييره على مستوى النظام بالكامل ، إذا كنت ترغب في ذلك.

يمكن إضافة الأطراف وجهات الاتصال من قائمة أصحاب المصلحة الحاليين أو إضافتها إذا كانوا شركة جديدة. تتيح هذه الوظيفة إدخال البيانات بسرعة وإعداد تقارير أكثر كفاءة. عند عدم وجود قائمة مركزية للأطراف ، يمكن للمستخدمين تغيير الصياغة الدقيقة للشركة (على سبيل المثال ، بين XYZ Incorporated و XYZ Inc. و XYZ) ، مما قد يؤدي إلى البحث والإبلاغ المملوءين بالأخطاء. تحتوي ميزة العقد "Advantage" على ميزة إضافية مفيدة لم أرها من قبل في علامة التبويب "FKA History". تعني FKA كلمة "المعروفة سابقًا باسم" وهذه الميزة المفيدة تسمح بتوثيق الأسماء السابقة للشركة في ملف التعريف للمساعدة في تتبع تغيير أسماء الشركات.

القادم هو تفاصيل العقد والتواريخ الرئيسية. في هذه المناطق سيتم إدخال الجزء الأكبر من بيانات العقد. يمكن للمسؤول تكوين قسم "تفاصيل العقد" لتقديم حقول بيانات معينة بناءً على نوع العقد الذي حدده المستخدم في البداية أو عبر جميع أنواع العقود. يمكن إنشاء أي نوع من الحقول: خانات الاختيار ومربعات النص والقوائم المنسدلة وقوائم الإدخال المتعددة وحقول العملات والتواريخ. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن إعداد عدد من التواريخ الرئيسية بما في ذلك الاتفاقية والفعالية والإنهاء وانتهاء الصلاحية وتاريخ التجديد.

من التواريخ الرئيسية ، يمكن إنشاء إجراءات بسرعة لتذكير المسؤولين عن الأحداث المستقبلية المهمة. يمكن إعداد تحذيرات مبكرة ، مع إرسال رسائل البريد الإلكتروني الآلية إلى الأشخاص المناسبين لأي عدد من الأيام قبل الحدث. إذا كان الحدث متورطًا في المعلومات المالية ، فيمكن إضافة هذه المعلومات. يمكن إرسال الإشعارات بشكل مستمر حتى يتم تغيير حالة الإجراء. يمكن إرسال الإشعارات إلى الطرف المقابل.

إذا كانت لديك وحدة توقيع المستندات ، والتي لا تتوفر إلا مع إصدار WebElite ، فيمكنك أيضًا دمج العملية مع DocuSign للتوقيعات الإلكترونية. عند التمكين ، إذا قمت بالنقر فوق اسم جهة اتصال في صفحة العقد ، فيمكنها حفظ بيانات الاعتماد الخاصة بها مباشرةً في DocuSign. بمجرد إنشاء المستند مع كل التواريخ ذات الصلة ، يمكنك تعيين موقع اختياري. إذا كنت تستخدم قالبًا ، فستتوفر بالفعل لغة تعاقد محددة ويمكنك ببساطة ملء الحقول ذات الصلة. يمكنك إنشاء ملف Microsoft Word أو PDF مع إسقاط كتل التوقيع في المناطق المحددة من العقد. يحتوي كل عقد على مستودع المستندات الخاص به والذي يمكنك من خلاله تخصيص بنية المجلد. سيقوم النظام تلقائيًا بحفظ العقد في سير عمل الموافقة. لذلك ، إذا كانت اتفاقية شراء ، فلن ترى مجلدات مالية أو تأمين ، وما إلى ذلك. لا يوجد توقيع إلكتروني أصلي ، لذلك يمكنك إما تمكين تكامل DocuSign إذا كان لديك حساب أو سيكون عليك طباعة المستندات ، والتوقيع يدويًا ، وتحميل النسخة الموقعة مرة أخرى في سير عمل الموافقة.

سير العمل المتقدم والبحث والإبلاغ

بالنسبة للمستخدمين الأكثر تقدماً في إصدار WebElite ، يمكن أيضًا إضافة معلومات سير العمل حول العقد في قسم حالة عملية التعاقد. يمكن إنشاء قائمة من الخطوات القابلة للتكوين للمديرين لتتبع تقدم العقد. نعم / لا ، يمكن إعداد أزرار خيارات بجانب الحالات المختلفة (مثل ، إرسال إلى قانوني ، تم تنفيذه ، وإرساله إلى المحاسبة ، وإرساله إلى الطرف المتعاقد ، وطلب مقبول) مع مربعات التاريخ لتوثيق الجدول الزمني.

تم تحسين إمكانات سير العمل تلقائيًا منذ المراجعة الأولية ، مع مزيد من قوالب سير العمل بالإضافة إلى مهام ما بعد سير العمل. بعد الانتهاء من العقد ، يمكنك تعيين إجراءات المتابعة مثل إرسال مستند موقَّع بالبريد الإلكتروني ، وإنشاء تقرير ، وما إلى ذلك. يتم تشغيل جميع إجراءات المتابعة هذه تلقائيًا. يمكن تعديل قوالب سير العمل للإشارة إلى المهمة ، وهي مسؤولة عن ذلك ، ومدته ، والإشعارات لخطوة جديدة في سير العمل. يمكن ضبط تنبيهات الملخص أيضًا على فترات زمنية مخصصة.

تحتوي ميزة العقد على ميزات متقدمة للتفاوض على العقود وتتبعها. هذه تتيح لك تتبع التعديلات على العقد المرفق بإدخال التعديل في مستودع وثائق العقد. يحتوي النظام أيضًا على ميزة مقارنة الإصدارات ويتضمن التحكم في العودة وسجلات التدقيق الكاملة لجميع التغييرات والتحديثات. يؤدي تحرير العقود إلى تشغيل Microsoft Word مباشرةً ويتيح لك إجراء تغييرات مباشرة على المستند. ولكن سيقوم النظام بمسح النسخة المحدثة ومعالجتها بالتعرف الضوئي على الأحرف (OCR) لتسجيل التغييرات.

مثل العديد من أنظمة إدارة العقود ، هناك ميزة ملاحظة. في Contract Advantage ، تسمى هذه الميزة "مذكرات العقد:" وهي تتيح للمستخدمين إرفاق تعليقات بملف تعريف العقد عن طريق إنشاء إدخالات يوميات يتم ختمها حسب التاريخ والوقت. مثل العديد من الأنظمة ، يمكن نسخ ملفات تعريف العقد ولكن ميزة العقد تضيف القدرة على التحكم في المعلومات الفردية التي يتم نسخها في ملف التعريف.

تتبنى ميزة العقد مقاربة مختلفة بعض الشيء تجاه المستند أو جانب ملف المؤسسة. يأتي كل ملف تعريف للعقد مرفقًا لمستودع المستندات ، والذي يدرك أن بعض العقود قد تحتوي على عدد كبير من المستندات أو الاتفاقيات الفرعية. يحتوي كل مستودع على مجموعات المستندات التي تمنح المستخدمين خيار وضع الملفات تحت فئات مختلفة. تتيح العديد من الأنظمة في السوق للمستخدمين إرفاق ملفات أو مستندات متعددة في ملف تعريف عقد واحد. ومع ذلك ، فإن معظمهم لا يوفرون نفس مستوى التنظيم الذي تقدمه "ميزة العقود". يمكن إنشاء المجلدات ويمكن تعديل الهيكل. يمكن أيضًا تأمين المستندات لمنع مشكلات التحكم في الإصدار. أيضًا ، يتم تسجيل رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من خلال ميزة العقد في المستودع.

للمسؤولين المعنيين بالأمان ، يمكن تعيين المستخدمين إلى مجموعات للتحكم بسهولة في الوصول والتحرير. يمكن الاحتفاظ بالمستخدمين من مناطق النظام بالكامل أو منعهم من تحرير حقول معينة ، مما يوفر طريقة دقيقة للأمان.

مثل جميع الجوانب الأخرى للعقد المميز ، فإن ميزة البحث قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة. يمكن البحث في أي حقل بيانات ، مما يوفر إمكانيات بحث لا حدود لها تقريبًا. يتم تنظيم معلمات البحث في علامات تبويب. هذا يحافظ على المعلومات الأساسية في المقدمة والوسط مع الاستمرار في البحث عن أي مجال. يمكن حفظ عمليات البحث لاستخدامها لاحقًا أيضًا.

كما ذكرنا سابقًا ، تأتي Contract Advantage مع OCR للمستندات التي تم تحميلها. تتيح هذه الميزة البحث عن نص في المستندات والملفات داخل النظام. تعد ميزة البحث عن النص في Contract Advantage أكثر فائدة من معظمها لأنها تعرض عدد مرات الدخول لكل وثيقة. قدرات البحث المتطورة تترجم إلى تقارير قوية. يمكن تصدير أي بحث أو قائمة عقود إلى Microsoft Excel ويمكن تخصيص أعمدة المعلومات بالكامل. بالإضافة إلى تصدير أي بحث ، يأتي Contract Advantage مع عدد من التقارير المعدة مسبقًا والتي يمكن تخصيصها للمستخدم الفردي. توفر هذه التقارير منتجًا جماليًا بدرجة أكبر ويمكن تصديرها إلى Microsoft Excel أو عرضها داخل النظام.

بالإضافة إلى العديد من الميزات المثيرة للاهتمام التي تمت مناقشتها بالفعل ، هناك القليل من الميزات الأخرى التي تستحق الذكر. على سبيل المثال ، تعد Contract Advantage واحدة من الأنظمة القليلة التي تتيح التحديث الشامل للنظام. يتيح ذلك لمدير تحديث المعلومات عبر مختلف جهات الاتصال أو الشركات أو حقول البيانات في وقت واحد. يمكن أن توفر هذه الميزة قدراً كبيراً من الوقت والطاقة عند تنفيذ حقول جديدة أو تحديث وتعديل الحقول القديمة.

للمساعدة في التنظيم ، يمكن أرشفة العقود. يحتوي Contract Advantage على عدد من الميزات الأخرى مثل استيراد جهات اتصال Microsoft Outlook وإنشاء القالب ومكتبات الجمل. يوجد أيضًا تكامل Active Directory (AD) ودعم تسجيل الدخول الأحادي (SSO) لخطة WebElite.

منصة إدارة العقود الثقيلة

يمكن تخصيص ميزة العقد لتلبية احتياجات أي عميل تقريبًا. لكن متطلبات النظام والإعداد قد تكون باهظة بالنسبة للأفراد والشركات الأصغر. يوفر Contract Advantage عددًا من الميزات المفيدة مثل التعرف الضوئي على الحروف والتحديثات العالمية ، بالإضافة إلى نهج فريد لتخزين المستندات. بالنسبة لأولئك المستخدمين الذين يفضلون أن يكونوا على الفور ويعملون مع تجربة إدارة عقود أكثر طبيعية ، قد يكون الفائزون بجائزة اختيار المحررين Agiloft و Updraft أكثر ملاءمة. ولخيار بسيط قائم على السحابة مع تعاون سهل ، قد يكون كونكورد مناسبًا بشكل أفضل.

ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بالتخصيص اللانهائي حقًا وميزات إدارة سير العمل المتقدمة والمطلوبة لإدارة العقود على مستوى المؤسسة ، فإن Contract Advantage هي من بين الأدوات الأكثر قدرة على حزم الميزات في السوق. بمجرد الانتهاء من التثبيت والدورات التدريبية لتشعر بالراحة مع هذا المنتج المعقد ، فهو يعد نظامًا شاملاً ومصممًا وفقًا لما ستجده شركتك.