مراجعة وتقييم مشاريع زوهو

Zoho إعداد المشاريع والواجهة

يتمتع موقع Zoho Projects بمظهر نظيف ومحدث. يعد الموقع بديهيًا بدرجة كافية بحيث أنه إذا كنت تستطيع استخدام معظم التطبيقات الأساسية عبر الإنترنت ، مثل بريد الويب ، فستتمكن من معرفة مشاريع Zoho في غضون بضع دقائق. تعتبر سهولة الاستخدام والبساطة ضرورية للشركات الصغيرة التي ليس لديها مدير مشروع مخصص على الموظفين.

سيقدر أصحاب الأعمال والقادة في الفريق أن Zoho Projects تطالب الأشخاص بتمكين المصادقة ثنائية العوامل للمساعدة في الحفاظ على الحسابات أكثر أمانًا وأمانًا. تساعد المصادقة ثنائية العوامل في الحفاظ على أمان جميع معلومات الشركة التي تضعها في حساب Zoho الخاص بك.

يضع تخطيط Zoho Projects الخيارات ذات الصلة في متناول يدك في الوقت المناسب. يستغرق إنشاء حساب وإنشاء مشروعك الأول وإضافة المعالم والمهام ودعوة المزيد من الأشخاص للانضمام إليك دقائق. عندما ينضم أشخاص جدد ، يعطيهم الموقع تلميحات تفاعلية حول كيفية البدء وماذا يفعل بعد ذلك.

تتيح لك لوحة القيادة القابلة للتخصيص معرفة أي المخططات أو التحديثات الأكثر صلة بك ، بحيث عند تسجيل الدخول إلى حساب Zoho Projects الخاص بك ، يمكنك الحصول على لقطة سريعة للمشاريع أو الحالة التي تهمك. على سبيل المثال ، يمكنك إضافة عنصر واجهة تعامل مهمة الحالة يعرض كل من المخطط الدائري وعدد أولي لعدد المهام المفتوحة مقابل مغلقة. سواء كنت مهتمًا بجداول الوقت أو أعباء العمل الفردية ، يمكنك تعديل لوحة المعلومات وفقًا لذلك.

التواصل والتعاون

تتعلق بعض ميزات Zoho لمشاريعنا المفضلة بالتواصل والتعاون. يمنحك التطبيق أدوات وافرة ، يمكنك اختيار تضمينها أو استبعادها أثناء الإعداد الأولي. أحد أسباب استبعادك لبعض هذه الأدوات هو ما إذا كان فريقك يستخدم بعض التطبيقات الأخرى للمراسلة أو التعاون الجماعي الأكثر شفافية ، ولا تريد أن يحدث التواصل في مكان آخر.

إحدى الأدوات التي نحبها هي مربع الدردشة الذي تم تصميمه مباشرة في مساحة العمل. يعني وجود مربع دردشة أنه يمكنك طرح أسئلة على الزملاء حول المشاريع أو المهام التي تعمل عليها دون الاضطرار إلى الانتقال إلى تطبيق آخر.

تحتوي Zoho Projects أيضًا على منتديات ، حيث يمكنك الدردشة مع زملائك بشكل غير متزامن ، ومربع تحديث الحالة لإعلام زملائك بما تفعله ، وخلاصة للأنشطة حيث يمكنك رؤية جميع الأنشطة عبر مشروع بترتيب زمني عكسي.

أداة اتصال أخرى نحبها هي تكامل سلس مع Zoho Meeting. في صفحات معينة ، تشاهد زرًا يقول "قابل الآن" في الأعلى. اضغط عليه ، ويتيح لك إنشاء فيديو أو اجتماع صوتي عبر الإنترنت في علامة تبويب جديدة. قبل بدء الاجتماع ، تظهر رسالة دعوة بحيث يمكنك إضافة أشخاص إلى اجتماعك. يتلقى زملاؤك إشعارًا يحتوي على دعوة وارتباط بالاجتماع في الوقت الفعلي. يمكنهم الانضمام دون الحاجة إلى فتح أي تطبيقات إضافية أو كتابة معرف اجتماع.

بشكل عام ، يتم تنفيذ إخطارات Zoho Projects بشكل جيد لأن بعضها تفاعلي. على سبيل المثال ، يمكنك الرد على المسائل المهمة أو التعليق عليها من مربع الإشعارات ، بدلاً من الارتباط بالصفحة التي تظهر بها المعلومات الأصلية. هذا جيد للإنتاجية.

ميزات إدارة المشاريع الرئيسية

تتيح لك أقسام المهام والمراحل الرئيسية إدخال وتحديث التفاصيل الدقيقة عن أعمال مشروعك. يمكن أن يكون لكل مهمة تاريخ بداية ونهاية ، بدلاً من تحديد موعد نهائي. يمكنك تقدير مدى قربك من إنجاز مهمة ما عن طريق إدخال نسبة مئوية.

عندما تغوص في تفاصيل المهمة ، يكون هناك جهاز توقيت مضمن لتتبع الوقت الذي تقضيه في المهمة ، على الرغم من أنه يقتصر على الأشخاص على حساب Express والخطط الأعلى (أي ، ليس في الخطط المجانية أو القياسية). إذا كانت فواتير نشاطك التجاري بالساعة ، فستفضل خيار تسجيل الوقت في المهمة على أنه قابل للفوترة أو غير قابل للفوترة.

يتيح لك خيار آخر تعيين مشروع على أنه جدول زمني "صارم" ، مما يعني أنه لا يمكنك تعيين تواريخ الاستحقاق للمعالم الرئيسية التي تقع خارج النطاق الزمني للمشروع.

تعتمد Zoho Projects على تبعيات ، على الرغم من أن معرفة كيفية إعدادها ليست بديهية تمامًا مثل استخدام باقي التطبيق. في بعض تطبيقات إدارة المشاريع الأخرى ، مثل LiquidPlanner ، يمكنك إنشاء تبعيات بين المهام من خلال رسم خط من واحد إلى الآخر في طريقة عرض مخطط جانت. في Zoho Projects ، يجب عليك فتح مهمة ثم اختيار إضافة تبعية. يتم فتح نافذة صغيرة حيث تكتب اسم المهمة التي تريد ربطها بالواحدة الحالية ، ويجب أن تكون المهمة الجديدة في نفس قائمة المهام مثل الأخرى.

أضاف البرنامج طريقة عرض kanban تتيح لك رؤية المهام كبطاقات في الأعمدة. إنه ليس مفيدًا كتطبيق لوحة kanban الحقيقي لأنه لا يمكنك تخصيص الأعمدة في Zoho Projects. بدلاً من ذلك ، يمكنك الاختيار من بين بعض خيارات premade ، مثل Open and Closed (وليس طريقة العرض الأكثر فائدة) أو Priority أو Percent Complete. هناك بعض تطبيقات إدارة المشاريع وإدارة المهام التي تشمل طرق عرض kanban ، Asana هو التطبيق الذي يتبادر إلى الذهن ، ولكن عليك اختيار استخدام kanban قبل إنشاء المشروع. بمجرد أن تقرر استخدام هذه الطريقة ، لن يكون هناك عودة إلى الوراء. لا يعد Kanban حقًا "عرضًا" بقدر ما هو منهجية تحتاج إلى الالتزام بها بمجرد اختيارك لاستخدامها.

ميزة أخرى لإدارة المشاريع في Zoho Projects هي تقرير إدارة الموارد. يساعدك ذلك على معرفة أي من أعضاء فريقك مكلفون بالكثير من العمل ، وليس بما يكفي من العمل ، أو بالكمية المناسبة فقط خلال فترات زمنية مختلفة. يتم تقديمه بشكل مرئي في مخطط كبير ، مع وجود توازن بسيط (مثل ترنح teter) يشير إلى مقدار أو القليل من العمل الذي كلفه كل شخص بهم في غضون أسبوع. بالنسبة للفرق الصغيرة ، فإن مثل هذا العرض التقديمي غير المعتاد للبيانات قد يكون على ما يرام. بالنسبة للفرق الكبيرة التي تضم 50 موظفًا أو أكثر في أي إدارة معينة ، سيكون الأمر بمثابة كابوس للتمرير والبحث عن توازن متأرجح. يجب على الفرق الكبيرة التي تحتاج إلى أدوات قوية لإدارة الموارد إلقاء نظرة على LiquidPlanner. إنها واحدة من نقاط قوة التطبيق.

لقد ذكرنا مخططات Gantt لفترة وجيزة ، لكنه يساعد في معرفة مكان العثور عليها: ضمن زر "التقارير" في أقصى الجانب الأيسر من التطبيق (إذا كان مخفيًا ، فانقر فوق النقاط الثلاثة للكشف عنه). إنها نفس المنطقة التي تجد فيها استخدام الموارد والتقارير المخططة مقابل الفعلية وتقارير المهام. في مخططات Gantt ، يمكنك سحب وإسقاط حافة شريط مفتاح ربط المهام لتغيير طوله ، وهناك تبديل يعرض المسار الحرج. إذا كنت تسأل نفسك ، "ما هو المسار الحرج؟" قد يساعد هذا التعريف من 2020ProjectManagement.com: "أطول سلسلة من الأنشطة في خطة المشروع والتي يجب إكمالها في الوقت المحدد للمشروع لإكماله في الموعد المحدد."

تتبع الوقت وظيفة

تقدم Zoho Projects تتبع الوقت الأساسي كجزء من حزمة شاملة تركز على إدارة المشاريع مثل Mavenlink. عندما تغوص في تفاصيل المهمة ، يوجد مؤقت مدمج في الركن الأيمن العلوي لتتبع الوقت الذي تقضيه في المهمة ، وسوف يستمر في وضع علامة إذا تركت الصفحة. يقتصر الموقت على المستخدمين على حساب Express والخطط الأعلى (أي أنه غير متوفر في الخطط المجانية أو القياسية). إذا كانت فواتير نشاطك التجاري بالساعة ، فستحب خيار تسجيل الوقت في المهمة على أنه قابل للفوترة أو غير قابل للفوترة.

أضفنا مهمة تسمى "لوحة المكاتب الحكومية" في المشاريع حتى نتمكن من تتبع الوقت. لتسجيل الوقت ، يمكنك النقر فوق الوقت في الزاوية اليمنى العليا أو إدخال الوقت في ورقة الوقت بأثر رجعي. وجدنا أن خيار تسجيل الدخول الأسبوعي هو طريقة سهلة لتتبع الوقت. يمكنك العثور على "نوع السجل الأسبوعي" بالانتقال إلى "الجدول الزمني" ، ثم في الزاوية اليمنى العليا ، تغيير القائمة المنسدلة من "إضافة وقت السجل" إلى "وقت السجل الأسبوعي". يمكنك تسجيل الدخول في الحقول وإدخال عدد الساعات لكل مشروع. أيضًا ، يعد النقر فوق مهمة داخل التقويم طريقة جيدة لعرض محفوظات المشروع. يمكنك إقران مهمة فرعية وتسجيل ساعات وإرفاق مستندات وتتبع المشكلات.

ميزة أخرى أحببناها في Zoho Projects هي القدرة على تصنيف وظيفة على أنها مهمة حرجة. هذا بمثابة تذكير جيد لتسجيل الدخول وإنجاز المهمة. ميزة Plus مع Zoho Projects هي القدرة على متابعة مهام متعددة في وقت واحد. لن تجد هذه الميزة في تطبيقات تتبع الوقت الأخرى ، مثل Hubstaff أو VeriClock ، أو حتى TSheets ، خيار المحررين الآخرين. تقدم Zoho Projects إدارة أكثر قوة وميزات لتتبع الوقت ، ولكن وجدنا منتجات مثل أوراق TS أسهل في الاستخدام. أيضًا ، لن تتمكن من تتبع الوقت المستقبلي كما يمكنك في البرامج الأخرى ، مثل Wrike.

تحتوي Zoho Projects على ميزات تتبع وقت المشرف القوية. يمكنك تتبع الموافقات من خلال البحث عن أيقونة صغيرة بجانب وحدة الجدول الزمني. إذا قمت بالنقر فوق الرمز ، فستشاهد جميع المهام وطلبات الموافقة. تتيح لك Zoho Projects أيضًا تحديد كل الأعمال القابلة للفوترة أو غير القابلة للفوترة ، مما يساعد في مسك الدفاتر.

بخلاف TSheets ، لا تتيح لك Zoho Projects حسابات منفصلة لتتبع الوقت لمسؤول أو موظف. يمكنك فقط تعيين الأذونات على من يمكنه رؤية ما. توفر Zoho Projects خيارات تكوين رائعة مثل VeriClock. في Zoho Projects ، يمكنك منع الموظفين من إضافة ورقة زمنية أو يمكنك تعيين أذونات حتى يتمكنوا من رؤية خاصة بهم فقط.

قمنا بتسجيل الدخول إلى تطبيق Zoho Projects للهاتف المحمول ، ووجدنا أن صفحات الخلاصات والصفحة الرئيسية منظمة بشكل جيد. في صفحة الخلاصة ، يمكنك رؤية قائمة بالإجراءات المتخذة ، مثل تعيين المهام. لتغيير الوقت في تطبيق الجوال ، حدد الجدول الزمني وحدد مهمة لتحريرها. انقر فوق "تحرير" ثم يمكنك الوقت. بعد ذلك ، انقر فوق علامة الاختيار في الزاوية اليمنى العليا. نود أن نرى ساعة توقيت يمكن الوصول إليها بسهولة في تطبيق الهاتف المحمول. ومع ذلك ، تقول Zoho Projects إن المستخدمين الموجودين في الحقل قد يسجلون وقتهم بعد انتهاء نوباتهم لأن العملاء قد يكرهون العمال الذين ينظرون إلى هواتفهم أثناء عملهم مثل إعادة عرض المنازل. ما زلنا نرغب في رؤية هذه الميزة.

بشكل عام ، وجدنا أن وظيفة تتبع الوقت في Zoho Projects هي أكثر صعوبة في التنقل من Hubstaff و TSheets ، حيث يركز كلاهما على تتبع الوقت. لهذا السبب حصلت Zoho Projects على تصنيف اختيار المحررين من فئة الخمس نجوم في تقريرنا حول إدارة المشاريع ، ولكنها تتخلف قليلاً عن TSheets لاختيار المحررين في تقريرنا عن تعقب برامج الوقت. بالنظر إلى الوظائف الكاملة التي تقدمها Zoho Projects ، يجب أن يكون لأداة تتبع الوقت أهمية أكبر. ومع ذلك ، لا تزال Zoho Projects توفر مجموعة ميزات عميقة ومثيرة للإعجاب.

تتبع الأخطاء ، تتبع المشكلة

إذا كنت فريق تطوير برامج في حاجة إلى تتبع الأخطاء بشكل صارم كجزء من تطبيق إدارة المشروع الخاص بك ، فلديك بعض الخيارات. لأحدهما ، يمكنك استيراد الأخطاء في Zoho Projects من ملفات CSV و XLS و XLSX وكذلك من JIRA. الخيار الثاني هو استخدام IssueTracker المضمنة الذي يأتي مع Zoho Projects. تساعدك هذه الأداة على إرسال المشكلات التي تظهر في مشروع تطوير البرامج وتتبعها وتنظيمها وحلها. لا يجوز لأي شخص في حسابك الوصول إلى التفاصيل المحفوظة في IssueTracker. يُسمح للمسؤولين والمديرين فقط بتكوين حالة وسير العمل للمشكلات.

تبيع Zoho أيضًا IssueTracker كتطبيق مستقل يسمى Zoho BugTracker. هناك نسخة مجانية لفرق صغيرة للغاية ، ولكن يمكنك توقع دفع 480 دولارًا سنويًا لما يصل إلى 15 شخصًا ، بالإضافة إلى 36 دولارًا إضافيًا سنويًا لكل شخص إضافي.

تكامل وتطبيقات لمشاريع Zoho

Zoho يجعل مجموعة كاملة من تطبيقات الأعمال. ويترتب على ذلك أن العديد من برامجها تتكامل بإحكام مع Zoho Projects أو على الأقل يمكن أن تكون كذلك.

لقد ذكرنا بالفعل كيف أن أداة مؤتمرات الفيديو الخاصة بها ، وهي Zoho Meeting ، تنفتح في أي وقت تحتاج فيه للقاء زملائك. يمكنك أيضًا دمج Zoho Projects مع Zoho Books و Zoho Invoice لإدارة المحاسبة الخاصة بك.

تعمل Zoho Projects أيضًا مع تطبيقات Google. عندما يتم دمج الاثنين ، يمكنك تحميل الملفات مباشرة من Google Drive إلى Zoho Projects وتصدير أحداث التقويم من واحدة إلى أخرى. يمكنك حتى استخدام Gmail لإنشاء المهام وتسجيل ساعات العمل.

تشمل خيارات التكامل الأخرى المدعومة Dropbox و Box و Evernote و GitHub و Microsoft OneDrive و Bitbucket و Zapier. إنها ليست قائمة طويلة خاصة ، لكنها تغطي العديد من الأساسيات.

لدى Zoho تطبيقات للهاتف المحمول للعديد من أدواتها ، بما في ذلك Zoho Projects و Bug Tracker. التطبيقات موجودة على كل من Android و iOS. لا تعد تطبيقات إدارة المشروعات المتنقلة بديلاً لتطبيق الويب الكامل ، ولكنها على الأقل تسمح للناس بمواكبة المناقشات المهمة ومعرفة التقدم الذي يحرزه الجميع في المشروع بغض النظر عن مكانهم.

تطبيق إدارة مشاريع متوازن

Zoho Projects هو تطبيق لإدارة المشاريع متوازن. يوفر جميع الأدوات اللازمة لإدارة مشروع معقد ، مثل مخططات جانت وعناصر تتبع الوقت ، مع سعر عادل وواجهة سهلة الاستخدام. إنها جذابة بشكل خاص للشركات الصغيرة التي تدير بعض المشاريع والأشخاص ، ولكن ليس المئات. يستغرق بعض الوقت لتعلم النقاط الدقيقة لمشاريع Zoho ، ولكن ليس كثيرًا. بشكل عام ، تعتبر Zoho Projects أداة ممتازة لإدارة المشاريع ولا تزال خيارًا لمحرر PCMag.