10 أشياء حول الصوت عبر بروتوكول الإنترنت لم تكن تعرف أنك بحاجة إلى معرفتها

أصبحت خدمات هاتف Voice-over-IP (VoIP) ، خاصة تلك التي يتم توصيلها عبر السحابة ، هي المعيار هذه الأيام ، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMB). الخيارات هائلة ، والادخار المحتمل كبير ، وبالنسبة للعديد من الشركات ، اتضح أنه يمكنهم القيام بأشياء باستخدام بروتوكول الصوت عبر الإنترنت (VoIP) ، فهم ببساطة لا يستطيعون القيام بأي طريقة أخرى ، لا سيما حول دمجها مع أنظمة خلفية أخرى ثقيلة للمكالمات ، مثل مكتب المساعدة ، على سبيل المثال. لكن الصوت عبر بروتوكول الإنترنت معقدة أيضا. على هذا النحو ، يمكن أن يكون أمرًا صعبًا ، وقد لا ينقذك كثيرًا كما تعتقد. قد يكلفك ذلك أكثر من مجرد خدمة هاتفية قديمة (POTS) بعد كل ما يقال ويفعل.

خلال سلسلة الاختبارات التي أكملتها للتو في تقرير مراجعة PCMag القادم لمقدمي خدمات الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) في فئة الأعمال التجارية وخدمات الهاتف ، وجدت 10 مطبات محتملة للأشخاص الذين لم يطبقوا نظام هاتف جديد أبدًا. يجب أن تكون بعض هذه المزالق واضحة ، لكنها قد لا تكون للجميع - وبعضها قد لا يكون واضحًا على الإطلاق. لكن كل هذه الأشياء مهمة ، ويمكن أن يحترسها عليك بعض الصداع الخطير على الطريق.

قبل أن تفعل أي شيء آخر ، حدد بالضبط سبب انتقالك إلى نظام هاتف VoIP. هناك العديد من الأسباب التي قد تكون فكرة جيدة ، ولكن ، ما لم تكن على دراية بهذه الأسباب وكيف قد تؤثر على عملك ، فأنت لست مستعدًا لإجراء عملية الشراء أو الترحيل الفعلية. فكرة غامضة أنه قد يوفر المال ليست واحدة من تلك الأسباب. تشمل الأمثلة على الأسباب الجيدة إنشاء مركز اتصال ، وتوفير وسيلة للتعاون بين مواقع المكاتب المختلفة ، والاحتفاظ ببيانات الاتصال من النظام الأساسي لإدارة علاقات العملاء (CRM) لاستخدامها في التسويق أو خدمة العملاء ، فضلاً عن التحضير لموقع جديد أو النمو المتوقع.

حدد من سيكون المسؤول عن المراحل المهمة في انتقالك إلى VoIP. تشمل هذه المراحل تحليل الاحتياجات الأولية وتصميمها ، وعملية الشراء ، والتنفيذ ، وأخيرا التشغيل المستمر للنظام. لاحظ أن هذا عادة لا يمكن أن يكون الشخص نفسه. قد يكون أحد موظفي تكنولوجيا المعلومات هو الخيار الأفضل للتنفيذ والتشغيل ، لكنهم عادةً ليسوا هم الذين يصممون نظام IVR الذي سيستخدمه عملاؤك أو يقررون فقط ما هي بيانات الاتصال الأكثر فائدة لقسم التسويق. لذلك تحتاج إلى تعيين من سيكون جميع أصحاب المصلحة لديك ؛ ونعم ، قد يكون بعضهم بائعًا أو مستشارًا إذا لم تكن لديك الخبرة الداخلية.

ستحتاج إلى العثور على موظف أو تعيينه لتمثيل مصالح الشركة أثناء عمليات الشراء والتنفيذ. بينما سيكون هناك الكثير من البائعين الذين سيعرضون القيام بالأمر برمته ، فإنهم ليس لديهم بالضرورة نفس الاهتمامات. عادةً ما يتعلق الأمر ببيعك قدر الإمكان ، وتثبيته وتسجيل الخروج عليه بسرعة ، ثم فرض رسوم إضافية على أي "نطاق زحف" لاحق. لن يقلق سوى شخص من جانبك من المسارات حول الموثوقية التشغيلية طويلة الأجل والأشياء المساعدة مثل الحفاظ على بيانات المكالمات بأمان حتى تتمكن شركتك من الالتزام بأية أنظمة أمان لبيانات الصناعة ، على سبيل المثال. لاحظ أنه بالنسبة لشركة صغيرة حقًا ، قد يكون هذا واجبًا إضافيًا ، لكن يجب أن يكون الشخص هو الشخص المهم. يحتاج هذا الشخص إلى أن يكون لديه ما يكفي من المعرفة بتقنية VoIP لاتخاذ القرارات ومعرفة كيف ستؤثر هذه القرارات على بقية الشركة. ليس هذا هو الشخص نفسه المذكور في النقطة السابقة.

تأكد من أن البنية الأساسية الحالية لشبكتك يمكنها دعم VoIP ولديها القدرة على التعامل مع الزيادة في حركة مرور الشبكة. تحتاج أيضًا إلى معرفة ما إذا كانت البنية الأساسية الخاصة بك يمكنها التعامل مع المتطلبات المحددة لحركة الصوت والفيديو ، بما في ذلك دعم أي متطلبات لجودة الخدمة (QoS) أو شبكة محلية ظاهرية (VLAN). قد يعني هذا بعض ترقيات البنية الأساسية إذا كانت أجهزة التوجيه أو المحولات الحالية لديك لا تدعم هذه القدرات. قد تحتاج أيضًا إلى ترقية موفر خدمة الإنترنت (ISP) إذا كان مزودك الحالي لا يمكنه دعم متطلبات النطاق الترددي للعديد من حركة مرور الهاتف. إن تقدير مقدار زيادة مكالماتك إلى زيادة عرض النطاق الترددي الخاص بك هو شيء ينبغي لموردي خدمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت الخاص بك التعامل معه ، ولكن يمكنك استئجار متخصص خارجي للقيام بهذه الحسابات أيضًا.

لا نقلل من تكلفة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت. بالتأكيد ، هذه المعدلات الشهرية تبدو جيدة ولكن حفر أعمق. إذا كان كل ما تحصل عليه هو الهواتف المحمولة التي تعمل على الهواتف المحمولة ، ستحتاج أيضًا إلى شراء هاتف محمول للجميع ، مع وجود الكثير من دقائق البيانات أو على الأرجح خطة غير محدودة. إذا كانت تلك الهواتف اللينة تعمل على أجهزة تعمل بنظام Windows أو Mac ، فسيتعين على الجميع امتلاك جهاز كمبيوتر مزود بالأجهزة لدعم الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) ، والوصول إلى الإنترنت ، وشيء داخليًا للتعامل مع الصوت وسماعات الرأس. إذا كان خيار VoIP يستخدم (أو يدعم على الأقل) هواتف مكتبية ، فتذكر أن هذه التكلفة تكلف ما يتراوح بين 75 و 150 دولارًا لكل منهما بالإضافة إلى تكلفة اتصال الشبكة السلكية بكل هاتف. يدعم عدد قليل من هواتف مكتب VoIP شبكة Wi-Fi ، ولكن تلك التي تتطلب منك ترقية نقاط الوصول الخاصة بك إذا أعطيت الجميع هاتف Wi-Fi. أوه ، وتذكر تكاليف الموظفين: شخص ما يجب أن يدير كل هذا ويجب أن يقدم شخص ما الدعم. ثم هناك الصيانة المستمرة والترخيص ؛ كل ذلك يزيد ، لذا تأكد من متابعة التطبيق بالكامل بالتفصيل حتى لا تتفاجأ بالمصاريف الجديدة عند ظهورها.



معرفة جدول زمني واقعي للتغيير إلى الصوت عبر بروتوكول الإنترنت. على الرغم مما قد يقوله بعض البائعين ، لن يكون ذلك فوريًا. حتى لو كنت تقوم بالتغيير من نظام VoIP إلى آخر ، فهذه ليست عملية ليوم واحد. الجلوس وحساب الوقت للتخطيط ، والاستحواذ ، والتنفيذ ، والتدريب ، والتبديل ، ثم مضاعفة ذلك. ربما حتى ثلاثة أضعاف ذلك. هذا تغيير كبير في قدرة شركتك على التواصل مع نفسها والعالم الخارجي. التسرع هو مجرد حماقة. اعمل في الوقت المناسب لبدء التشغيل التجريبي والاختبار والتحسين ، ثم بدء التشغيل النهائي على مراحل بحيث لا تكون العملية بأكملها في حالة من الفوضى إذا حدث خطأ ما.

حدد ما ستفعله باستخدام نظام هاتفك القديم. إذا كان لديك مجموعة من الهواتف التناظرية في حالة جيدة ، فقد تتمكن من استخدامها مع نظام هاتف VoIP الخاص بك للموظفين الذين لا يحتاجون إلى ميزات VoIP. أو قد ترغب في الحصول عليها في المناطق التي تكون متاحة للجمهور أو حيث تكون في بيئات صعبة ، مثل منطقة التجميع في الهواء الطلق أو على أرض المصنع. وقد تحتاج إلى بعض للنسخ الاحتياطي (أكثر على ذلك بعد ذلك).

أدرك أنه سيتعين عليك تغيير الاحتمالات الخاصة بعملياتك وخطط استمرارك في العمل ، وأنه سيتعين عليك التخطيط لموثوقية إضافية والاستثمار فيها. بشكل أساسي ، كيف ستستمر في ممارسة الأعمال التجارية إذا تعطلت الشبكة أو حتى واجهت مشكلة فقط؟ نظرًا لأن نظام الهاتف الخاص بك سيعتمد على موثوقية وأداء كل من شبكتك المحلية والإنترنت ، فأنت بحاجة إلى التفكير في حالات الفشل والبدائل. نسخ احتياطي لمزود خدمة الإنترنت الأساسي (ISP) ، وإذا كان الصوت أمرًا مهمًا بالنسبة لعملية التشغيل لديك ، فستكون هناك طريقة للحصول على خدمة الهاتف حتى لو كان انقطاع خدمة الإنترنت إجماليًا. نعم ، قد يعني ذلك توفير بعض الخطوط التناظرية والهواتف المتوافقة. سيعني ذلك أيضًا التخطيط للتجاوز عن الفشل وتكرار الشبكة والنسخ الاحتياطي بالطبع.

لا تنسى الأمن. كل الأشياء التي يمكن أن تهاجم شبكة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك يمكن أن تهاجم أيضًا شبكة VoIP ، بالإضافة إلى أن هناك أشياء مثل التلاعب بالمكالمات واختطاف المكالمات وكذلك الأشرار الذين يستخدمون نظام هاتف VoIP الخاص بك لإجراء مكالمات بعيدة المدى واستخدام مكالماتك الداخلية المعدات كمضيف لهجمات البرامج الضارة. قد يتفاقم هذا الأمر إذا كان نظام VoIP الخاص بك لا يعمل بشكل جيد مع أمانك ، مثل اشتراط إيقاف تشغيل فحص الحزمة (كما وجدت في نظام هاتف واحد قمت باختباره). بالإضافة إلى ذلك ، تحتوي لوائح خصوصية البيانات في بعض الأحيان على متطلباتها الخاصة عندما يتعلق الأمر بحماية مرور VoIP أثناء النقل وفي حالة الراحة عند الاحتفاظ بأي بيانات اتصال لأغراض المبيعات أو الخدمة. إذا كانت صناعتك خاضعة للتنظيم بهذه الطريقة ، فتأكد من أنك تفهم تمامًا كيف يناسب بروتوكول VoIP بقية احتياطات أمان البيانات الخاصة بك.

1. • أفضل موفري خدمات الصوت عبر بروتوكول الإنترنت لعام 2019 أفضل موفري خدمات الصوت عبر بروتوكول الإنترنت لعام 2019
   • الصوت عبر بروتوكول الإنترنت و UCaaS: شرح الاختلافات الصوت عبر بروتوكول الإنترنت و UCaaS: شرح الاختلافات
   • لماذا قد لا ينتمي نظام VoIP الخاص بشركتك إلى شبكة الإنترنت

   أخيرًا ، ضع احتياجات موظفيك وعملائك في الاعتبار عند اختيار نظام هاتف VoIP. يتضمن ذلك تحديد الميزات التي يحتاجها الموظفون بالفعل وما لا يحتاجون إليه. بشكل عام ، هذا يعني تعيين أصحاب المصلحة الذين يرسمون أي عمليات تنطوي على نظام هاتفك وأيضًا الجلوس مع موظفي الخطوط الأمامية الذين يقومون بتشغيل هذه العمليات لمعرفة كيف يمكن تحسينها. ويشمل أيضًا تصميم النظام بحيث لا يضيع العملاء في القوائم ، أو يعانون من خيارات أساسية غريبة ، أو يسمعون خيارات لا حصر لها من الرد التلقائي. إذا كنت تفتقر إلى الخبرة اللازمة للقيام بذلك داخل الشركة ، فهذا شيء يتم تدريب معظم مستشاري VoIP على التعامل معه ؛ فقط تذكر لإضافتها إلى إجمالي تكلفة حسابك أثناء التخطيط.

تحتاج أيضًا إلى وضع أولوياتك الحقيقية في الاعتبار عند اختيار نظام VoIP. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد أن تعمل بشكل جيد ، فلا ينبغي أن تكون التكلفة هي العامل الأساسي. بدلا من ذلك ، تريد وظيفة. إذا كان نظام VoIP الخاص بك يعمل كما ينبغي ولا يحتوي على ميزات لا تحتاج إليها ، فمن المحتمل أن يوفر لك أيضًا بعض المال مباشرةً ، وسيجعل موظفيك أكثر إنتاجية ، مما سيوفر المال بشكل غير مباشر.