Agiloft مراجعة وتقييم

واجهة والميزات الأساسية

تقوم Agiloft بتخصيص كل عملية تنفيذ بناءً على احتياجات العمل الفردية ، لذا فإن ما تراه في Agiloft مرتبط تمامًا بدور المستخدم الخاص بك وسير عمل إدارة العقود المعينة المصممة خصيصًا لمؤسستك. على النقيض من منصة مثل Coupa Contract Lifecycle Management ، التي تركز إدارة العقود فقط على سيناريوهات إدارة المشتريات والمشتريات ، فإن Agiloft عبارة عن قائمة فارغة يمكنك تخصيصها لأي حالة استخدام تجاري.

يمكن أن تظهر واجهة مستخدم الفانيليا (UI) مؤرخة إلى حد ما في حالة استخدامها دون تطبيق أي تخصيص. لكن Agiloft يتيح لك ضبط الألوان والعلامات التجارية والتخطيط حسب رغبتك أو لمطابقة موقع شركتك. لاختبار النظام الأساسي المحدّث ، قمت بتسجيل الدخول إلى أربع بوابات مختلفة مخصصة لأدوار محددة. بناءً على ما إذا كنت قد قمت بتسجيل الدخول كمسؤول أو مدير للعقد أو موافق على العقد أو كمستخدم للعقد ، رأيت ترتيبًا مختلفًا للميزات والحقول المتاحة.

في جميع لوحات المعلومات المعرفة من قبل المستخدم ، فإن أول ما تراه هو لوحة معلومات مخصصة تحتوي على مخططات وعناصر واجهة تعامل وقائمة تنقل على اليسار تعرض "جداول" متاحة للنظام الأساسي ، وسجلات وعقود تم فتحها مؤخرًا ، وأي مهمة تكتشفها لقد تم تعيين. يوجد أيضًا شريط بحث عام في الجزء العلوي من واجهة المستخدم يمكنه تشغيل الاستعلامات على كل عقد وملف وصفحة وسجل في قاعدة البيانات. لأغراض هذا الاستعراض ، قمنا باختبار من وجهة نظر مدير العقود والموافقين والمستخدمين من مختلف واجهات المستخدم المخصصة.

عند تسجيل الدخول إلى بوابة مدير العقود ، تلقيت على الفور مخططات للعقود القائمة على عنصر واجهة المستخدم قيد التنفيذ وانتهاء صلاحية العقود والتجديدات القادمة. حصلت أيضًا على قائمة بالسجلات لإدارة العقود النشطة. أعطاني رمز البريد بجوار كل عقد خيارات لإعداد إخطارات أو إجراءات تلقائية في إجراء معين معيّن أو لتخصيص مهمة لمستخدم آخر. من هذه الصفحة ، يمكنني أيضًا استيراد وتصدير العقود ، والتحقق من العقد الذي أردت تحريره بشكل كبير ، وما إلى ذلك. بصفتي مدير عقود ، كان لدي بعد ذلك مجموعة من الخيارات في القائمة اليمنى. تمكنت من عرض قوائم الدليل لجميع الأشخاص والشركات المرتبطة بالعقود داخل مؤسستي وخارجها ، وكذلك جميع العقود في النظام برمز شجرة. هذا اسمحوا لي أن أرى مخطط العلاقة بين المستخدمين والشركات المرتبطة بهذا العقد. كما هو الحال مع Onit Contract Management ومراجعة العقود والموافقة عليها ، هناك أيضًا تدفق عمل للموافقة على تتبع العقود ، وكذلك أنواع العقود والقدرة على إنشاء قوالب مختلفة. يتيح لك Agiloft أيضًا البحث عن طريق الجمل المحددة في العقد والبحث في مكتبة خاصة بكل مادة. لتوضيح الفرق في أدوار المستخدم ، لم تُظهر بوابة الموافقة على العقود سوى جداول الموافقات الأساسية للدليل والعقد دون أي وظيفة أعمق ؛ لن يرى مستخدم العقد خيار الموافقات.

لاختبار كيفية معالجة Agiloft لدورة حياة العقد ، قمتُ بإنشاء عقد جديد ، وإنشاء سير عمل للموافقة عليه ، وتتبع العقد من بدايته إلى التوقيع. عند النقر فوق الزر "عقد جديد" ، يفتح Agiloft نافذة مفصلة مع مجموعة مذهلة من الخيارات. يحصل كل سجل جديد على رقم معرف افتراضيًا ، ومن ثم كان لدي خيار اختيار ما إذا كان هذا السجل عقدًا أو عقدًا من الباطن أو اتفاقية رئيسية أو تعديلًا لعقد حالي. هناك أيضًا نوع العقد ، الذي يمنحك جميع الأنواع والقوالب المخصصة التي أنشأها عملك للاختيار من بينها. تشمل هذه الأنواع والقوالب عقد خدمة العملاء ، واتفاقية عدم الكشف ، واتفاقية التوظيف ، والبائع ، وعقد الشريك.

لقد اخترت عقدًا لخدمة العملاء وعينته لفريق العملاء الداخلي (يتيح لك Agiloft إنشاء مجموعات وفرق وإدارات مخصصة). من هناك ، قمت بتكوين عقد اختبار PCMag الخاص بي للتجديد التلقائي كل 12 شهرًا ، ثم أدخلت تاريخ بداية ونهاية العقد والمبلغ ومعلومات الشركة المرتبطة بالعقد. يمكنك الحصول على التفاصيل كما تريد مع معالج العقود. يتيح لك هذا المعالج إقران المستندات والأصول المرفقة ، وتكوين رسائل البريد الإلكتروني والمهام ، وبطبيعة الحال ، إعداد سير عمل التوقيعات والتوقيعات مع سجل كامل ومراجعة الحسابات المرتبطة بالسجل. يمكن أن تشمل المرفقات والأصول المرتبطة شهادات التأمين المرتبطة بشركة أو عقد.

بناءً على أذونات المستخدم الخاصة بك ، بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكن لمدير العقود أو المشرف حفظ تغييراته على العقد أو النقر على زر "إرسال للمراجعة" لإرساله إلى الخطوة التالية في هذه العملية. عمومًا ، شعرت عملية إنشاء العقود بأنها ساحقة إلى حد ما مقارنة بالتجارب الأكثر بساطة في منصات مثل كونكورد وكونكورد وركس. ولكن هذا فقط لأن Agiloft يمنحك خيارات وحقول أكثر تفصيلاً من أي حل آخر اختبرناه. تتيح لك إمكانية التخصيص جعل سير عمل إدارة العقود بسيطًا أو معقدًا كما تشاء.

مهام سير العمل والتقارير والتكامل المتقدمة

تضيء Agiloft عندما يتعلق الأمر بميزات إدارة العقود المتقدمة وأتمتة سير العمل. من بوابة المشرف ، يمكنك رؤية مجموعة الوظائف الكاملة الموجودة في النظام الأساسي إذا قررت تخصيصها لتلك الدرجة. يبدأ ذلك بالبحث المتقدم وقدرات التحرير المحلية الأكثر ديناميكية.

يفترض شريط "البحث السريع" الجديد البحث عن نص ، بحيث يمكنك كتابة أي كلمة رئيسية ، وسيقوم Agiloft بمسح جميع الجداول في قاعدة البيانات مع كل مستند وملف PDF في النظام باستخدام OCR. يمكنك أيضًا تكوين القائمة المنسدلة للبحث للبحث عن حقول محددة ، مثل البحث عن كل عقد له حالة معلقة مرفقة به. يختار المسؤولون الحقول التي تظهر في القائمة المنسدلة البحث ، ويمكنك أيضًا حفظ عمليات البحث لاستعلام التكرار السريع. إذا كنت قد بحثت عن سجل معين وترغب في إجراء تغييرات سريعة ، فإن ميزات التحرير الجديدة في الجدول والتحرير المباشر للملفات تتيح لك الاطلاع على مستند وتحريره في Microsoft Word. يمكنك بعد ذلك إعادة حفظه عند الانتهاء ، من خلال سجل تغيير كامل ولكن دون الحاجة إلى حفظ نسخة محلية من المستند.

التقارير واسعة النطاق أيضا. في واجهة المشرف ، تتضمن كل علامة تبويب في القائمة اليمنى خيار مخططات / تقارير تتيح لك استخراج التحليلات على أي جانب من جوانب دورة حياة إدارة العقود. في المهام ، على سبيل المثال ، يمكنك رؤية متوسط ​​الوقت الذي يستغرقه الموظفون لإغلاق المهام ، أو يمكنك تقسيم المعلومات حسب الفريق أو القسم. يمكن أن تساعدك تقارير الموافقات في تحديد اختناقات العقود المعلقة. يمكن أن تساعدك التقارير التي يتم تشغيلها على قاعدة بيانات العقد بالكامل على تحديد الأولويات بناءً على القيمة النقدية أو انتهاء الصلاحية أو التقدم أو مجموعة من العوامل الأخرى. عند إنشاء تقرير جديد ، يمكنني الاختيار من بين 10 أنواع مختلفة من المخططات (خط ، شريط ، محاور متعددة ، مقاييس ، دائري ، قمع ، وما إلى ذلك) ، إضافة عوامل تصفية التاريخ والتسجيل ، إضافة تنسيقات وتخصيصات إضافية ، وجدولة التقرير لتكراره على أي أساس ، وأرسل التقرير بالبريد الإلكتروني إلى مستخدمين معينين أو إدارات أو فرق معينة. لا تعد المخططات والتقارير النهائية أجمل مقارنة بإدارة دورة حياة كونكورد أو Coupa ، ولكن Agiloft تقدم إلى حد بعيد التخصيص الأكثر تقدما للتقرير الذي قمنا باختباره.

إذا قمت بسحب إمكانات Agiloft Workflow BPM (بدون أي تكلفة إضافية إذا كان لديك خطة مدفوعة) ، يمكنك بعد ذلك وضع طبقة تلقائية قوية لسير العمل على قمة دورة حياة إدارة العقود. يمنحك مُحرر سير العمل الرسومي المحسن نظرة عامة على جميع الحالات التي يمكن أن يكون فيها السجل ، وجميع المعاملات التي تجري في إطار عملية العقد. من هناك ، من السهل إضافة إجراءات ومشغلات في أي خطوة من دورة حياة العقد ، الناتجة عن التغييرات في السجل. لذلك ، إذا وصل العقد إلى 60 يومًا قبل انتهاء التجديد ، فيمكنك تعيين مشغل بريد إلكتروني لإيقاف تشغيل رسالة بريد إلكتروني في تلك الخطوة من سير العمل.

أخيرًا ، توفر Agiloft قائمة قوية من التكامل ووصول واجهة برمجة التطبيقات (API). لا يوفر النظام الأساسي ميزة eSigning خاصة ، ويختار بدلاً من ذلك تخصيص التجربة مع تكامل Adobe Sign و DocuSign اعتمادًا على احتياجات أو تفضيلات العمل. توفر Agiloft أيضًا تكاملًا مدمجًا مع Salesforce لمندوبي المبيعات لمزامنة جهات الاتصال والشركات وسجلات العقود مباشرة مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). تقدم Agiloft أيضًا تكاملات التقويم مع Apple iCal وتقويم Google و Microsoft Outlook و Microsoft Exchange و Rescue by LogMeIn. على واجهة API وواجهة الأمان ، تتم مزامنة Agiloft مع OAuth 2 و SAML 2. كما أنه يتكامل مع بروتوكولي LDAP و Active Directory (AD). إذا كنت مشتركًا في خطة Enterprise ، يمكنك أيضًا الوصول إلى واجهة برمجة تطبيقات REST الخاصة بـ Agiloft و API على الويب وبيثون وبيرل وتكامل JSON.

حيث التخصيص يلتقي البساطة

Agiloft هو أكثر أنظمة إدارة العقود قابلية للتخصيص في السوق. يجعل منهجها القائم على المعالج للتخصيص تكوينًا أسهل من العديد من الأنظمة الأخرى. يمكن أن يكون جاهزًا للخروج من الصندوق ، ومستوى الخدمة المجاني الخاص به يجعله مناسبًا للشركات الصغيرة نظرًا لأنه قوي للشركات الكبيرة. لقد كانت Agiloft بالفعل أداة اختيار المحررين في الماضي ، كما أن تحسيناتها على قابلية الاستخدام والتحرير الديناميكي وأتمتة سير العمل تعمل فقط على تعزيز موقعها على مساحة إدارة العقود.