Blueridge استعراض البرمجيات مساعد التقييم والتصنيف

ابتداءً من 899 دولارًا للنسخة القياسية ، يعد Blueridge Software Contract Assistant بمثابة إدخال قديم للمدرسة في سوق إدارة العقود. حيث اعتمدت معظم منافسيها نموذجًا للنشر السحابي ، فقد التزمت Blueridge بأسلوب التثبيت المحلي القديم للتنزيل والتشغيل. لا يزال هذا الحل غنيًا بالميزات إلى حد ما وهو مستخدم منذ أكثر من 15 عامًا للعملاء ، مثل الاتحادات الائتمانية والمستشفيات وشركات الأدوية والمؤسسات الأخرى التي تحتاج إلى الاحتفاظ بالبيانات خلف جدار الحماية الخاص بها.

منذ مراجعتنا الأولية ، مر مساعد العقود بتطويرات متواضعة وتحسينات مخصصة. لكن لا تزال ثلاث إصدارات من المنتج (قياسي و Pro و Enterprise) متشابهة بصريًا ، مع مجموعة واسعة من القوائم والميزات مقارنة بواجهات المستخدم الأكثر تفرقًا (UIs) للخيارات الأحدث المستندة إلى مجموعة النظراء. تقول Blueridge Software إنها اختارت البقاء في مساحة برنامج العميل / الخادم بدلاً من التنافس مع العشرات من الخيارات المماثلة المستندة إلى مجموعة النظراء.

لا يقدم مساعد العقد أي قدرات تأليف أو مفاوضات أو تعاون مدمج. يمكنك اللجوء إلى تطبيق تحديث كونكورد أو المحررين لذلك. لا يعد "مساعد مساعد" قابلاً للتخصيص إلى ما لا نهاية أو معبأ بميزات إدارة دورة حياة العقد من البداية إلى النهاية مثل Editors 'Choice Agiloft. ومع ذلك ، إذا كان عملك أو مؤسستك يفضلان خيارًا تم نشره محليًا لتخزين آمن للعقود (مع خيارات تصنيف محببة وميزات إدارة) ، فعندها يكون Contract Assistant أداة جيدة التجهيز. يمنحك تقارير قوية وتنبيه بالإضافة إلى أدلة المستخدم كبيرة لتحصل على السرعة.

التسعير والخطط

كما ذكرنا ، يأتي مساعد العقود في ثلاث إصدارات مختلفة: Standard و Pro و Enterprise. توفر الإصدارات المختلفة مستويات مختلفة من الخدمة استنادًا إلى حجم نشاطك التجاري أو عدد المستخدمين. تتراوح إصدارات الطبعات من 899 دولارًا إلى 8999 دولارًا. يبدأ مساعد العقد بسعر 899 دولارًا للإصدار القياسي ، وهو إصدار مستخدم فردي مثبت على الكمبيوتر. يُعد هذا الإصدار مثاليًا للمالكين أو المؤسسات الفردية التي لا يلزم فيها سوى مسؤول واحد الإشراف على العقود في نظامك.

يأتي إصدار مستوى الدخول هذا مزودًا بالسجلات الإلكترونية الكاملة ، ودعم قواعد البيانات المتعددة ، والحقول الأساسية ودعم الملفات ، و "أحداث قابلة للتنبيه" غير محدودة أو تنبيهات لكل عقد. يمكنك أيضًا الحصول على بحث وتقارير بسيطة ومتقدمة وتخصيص فئات العقود والحقول. للحصول على وظائف إضافية مخصصة للتقارير ، يمكنك تشغيل الإصدار القياسي Plus ، بسعر 1،198 دولارًا. يتيح لك الوصول إلى "مصمم التقارير" الاختياري. بخلاف تسعير البرامج كخدمة (SaaS) للمنتجات المستندة إلى مجموعة النظراء ، فإن التسعير الأساسي لكل إصدار هو التكلفة لمرة واحدة فقط مقابل تكاليف الاشتراك المتكررة لكل منتج يستند إلى مجموعة النظراء تتم مراجعته في هذه الجولة. جميع الإصدارات تأتي أيضًا مع نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا.

أحد الاختلافات الرئيسية بين هذه الإصدارات الثلاثة هي القدرة على إدخال العقود أو المستندات مباشرة في قاعدة البيانات. باستخدام الإصدارين Standard و Pro ، يمكن للمستخدم ربط الإصدار المحلي من المستندات بملف التعريف الخاص به في Contract Assistant. في هذه الحالة ، يمكن ربط الملف الشخصي للمستند على "مساعد مساعد" بموقعه على محرك الأقراص أو الخادم ولكن لا يتم تحميل المستند فعليًا إلى قاعدة البيانات. من المفترض ، بالنسبة لمستخدمي الإصدارين Standard و Pro ، لن يكون التخزين داخل قاعدة البيانات ضروريًا حيث يمكن الاحتفاظ بالمستندات بنفس السهولة على الكمبيوتر الشخصي للمستخدم أو على محرك أقراص مشترك لمجموعة صغيرة. ومع ذلك ، بالنسبة للشركات الكبيرة أو الشركات ، من المحتمل أن يثبت مثل هذا الترتيب أنه غير عملي بالنسبة للاعتبارات المتعلقة بالأداء وكذلك الأمان.

إصدار Pro عبارة عن منتج لشبكة محلية (LAN) مصمم للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم أو مجموعات العمل الصغيرة داخل المؤسسة. سعره هو 3.499 دولار للترخيص الأساسي (خمسة مستخدمين) ، على الرغم من إمكانية إضافة مقاعد إضافية بتكلفة إضافية. من ناحية الميزة ، تتضمن إصدار Pro تكامل إدارة المستندات مع Laserfiche ودعم متعدد المستخدمين مع الأمان والأذونات الأساسية.

أخيرًا ، تم تحديد سعر إصدار Enterprise بمبلغ 8،999 دولارًا للترخيص الأساسي (خمسة مستخدمين). هذا هو منتج SQL Server / Client LAN / WAN (شبكة واسعة) يأتي مع مجموعة كاملة من ميزات تصنيف المستندات والتخزين المتقدمة. تتضمن هذه الميزات الخزانات والمجلدات الفرعية ، والبحث عن النص الكامل ، والتنبيهات المتكررة ، والتخصيص الكامل ، وتخزين وثائق قاعدة البيانات ، وإعداد التقارير المخصصة المرتبطة بمستوى أذونات المستخدم. الصيانة السنوية الاختيارية هي 18 في المائة من إجمالي سعر الشراء لجميع الخطط. يتيح لك ذلك توفر تحديث المنتج والوصول إلى الدعم عبر الهاتف (على عكس دعم البريد الإلكتروني المجاني فقط). يمكنك الترقية إلى إصدار آخر في أي وقت. يتم تسعير تراخيص المستخدم الإضافية على نطاق متدرج ينخفض ​​فيه سعر كل ترخيص مع زيادة حجم الإصدارين Pro و Enterprise:

الطبعة الموالية:

1-4 التراخيص: 299 دولار

5-9 تراخيص: 269 دولار

10+ تراخيص: 229 دولار

على سبيل المثال ، إذا اشتريت اليوم ترخيصين إضافيين ، فستدفع كل منهما 299 دولارًا. إذا قمت بشراء ثلاثة تراخيص أخرى لاحقًا ، فستدفع 269 دولارًا لكل منها.

إصدار المؤسسة:

1-9 التراخيص: 599 دولار

10-24 تراخيص: 529 دولار

25-49 رخصة: 449 دولار

50-99 ترخيصًا: 379 دولارًا

100+ التراخيص: 299 دولار

تراخيص غير محدودة: 59،999 دولارًا (بما في ذلك الترخيص الأساسي)

على سبيل المثال ، إذا قمت اليوم بشراء ثلاثة تراخيص إضافية ، فستدفع 599 دولارًا لكل منها. إذا قمت في وقت لاحق بشراء ثمانية تراخيص أخرى ، فستدفع 529 دولارًا لكل منها.

الحصول على اقامة

يمكن تثبيت إصدارات Pro و Enterprise الخاصة بـ Contract Assistant على أجهزة كمبيوتر المستخدمين أو افتراضية (على سبيل المثال ، مثبتة على خادم تطبيق يعمل على Citrix أو Terminal Services ، أو كتطبيق ويب مستضاف ذاتيًا باستخدام Citrix XenApp.) وبعبارة أخرى ، فإن Contract Assistant هو عميل / برنامج الخادم المستضاف على شبكتك ، مع عدم وجود بيانات موجودة في السحابة. للسماح بالوصول إلى قاعدة البيانات في الشركات الكبيرة ، هذا يعني أنك ستحتاج إلى تثبيت Microsoft SQL Server مع إصدار Enterprise. تأكد من الاتصال بـ Blueridge Software للحصول على تفاصيل مفصلة حول المتطلبات النهائية لبيئتك. تعرف على إصدار SQL Server و Windows Server المطلوب وما إذا كان يمكن تشغيل هذه الموارد فعليًا أو تتطلب الخادم الفعلي الخاص بها.

لاختبار الإصدار القياسي لمراجعتنا المحدثة ، قمت بإعداد نسخة تجريبية مجانية وقمت بتنزيل البرنامج على جهاز الكمبيوتر الذي يعمل بنظام Windows 10. Blueridge Software لا يوفر تنزيلات Mac. تقول الشركة إنها تدعم أنظمة التشغيل Windows 7 و 8 و 10 ، لكن بعد تنزيل حزمة البرامج ، طُلب مني تنزيل إصدار قديم من.NET Framework قبل متابعة التثبيت. كان هذا تعليق بسيط التوافق. ولكن بعد تنزيل.NET Framework 3.5 SP1 (على عكس الإصدار الحالي 4.7) ، اكتمل التثبيت بسرعة وكنت في وضع التشغيل.

بمجرد فتحه ، يلقي Contract Assistant الكثير من الميزات والخيارات عليك. ولكنه يفعل ذلك في تصميم أفضل تنظيماً من الاختيار الساحق للقوائم في ميزة Great Contracts Software Contract Advantage و Coupa Contract Lifecy Management. يوفر مساعد العقد موارد ووثائق تعليمات رائعة للمساعدة في الإعداد والتنقل والاستخدام. تلقيت على الفور نافذة منبثقة لـ "الشروع في 10 خطوات سهلة" تمر عبر خارطة طريق المنتج ودليل QuickStart. تتم فهرسة الفصول والبحث فيها حتى تتمكن من إنشاء مفضلاتك الخاصة في الدليل وجميع موارد تعليمات Blueridge Software. جعلت وثائق المساعدة وسهولة الاستخدام العامة للموارد من السهل والسريع بالنسبة لي الحصول على راحة مع واجهة المستخدم.

على قمة لوحة القيادة ، توجد علامات تبويب لإدارة العقود ، وقاعدة البيانات وإعداد التقارير ، والخيارات والأدوات ، والتحديثات الجماهيرية (تحرير فئات متعددة ، أو سجل ، أو إدخالات المستخدم) ، ومساعدة. يوجد أيضًا شريط أدوات يشبه Microsoft Word مع أزرار لإنشاء وحفظ إدخال عقد جديد ، بالإضافة إلى أزرار الحذف والتراجع والبحث. على الجانب الأيسر يوجد فهرس العقود الأبجدي للبحث السريع في قاعدة البيانات الخاصة بك ، مقسمة إلى فئات ومجلدات الحالة. يتم عرض الإنذارات العقد "رنين" (بمعنى مع الضغط على المواعيد النهائية العقد المزمع حلها) باللون الأحمر.

أسفل أشرطة القائمة ، توجد مساحة العمل ، والتي يتم تقسيمها إلى نوافذ بحجم قابل للتعديل. يتم تجميع النوافذ حسب أنواع المعلومات ، وتقدم علامات تبويب لفهرس العقود ، ومعلومات العقد ، والتواريخ الرئيسية ، والفئات ، والعناصر / البنود الرئيسية ، والنظرة العامة ، وروابط الملفات ، والملاحظات والتعليقات (التي هي مدى ميزات تعاون مساعد العقد). تتشابه مكتبة الفقرات مع ما ستجده في Agiloft وهي تشبه بنية العلامات المخصصة لتلك الخاصة بـ ContractWorks.

إدارة دورة حياة العقد

بعد استكمال دليل التشغيل السريع ، يوجد دليل مستخدم مفيد بنفس القدر مع تعليمات حول إدخال وتكوينات أكثر تقدمًا. يقدم دليل المستخدم إرشادات دقيقة جدًا لإنشاء قواعد البيانات وتكوين مختلف حقول البيانات.

عملية إدارة العقود نفسها سهلة وقابلة للتخصيص للغاية. عند إضافة إدخالات عقد جديدة أو تحرير ملفات العقود ، يمكنك إعادة تسمية الحقول أو إخفائها وإضافة تسميات توضيحية للمستخدم (في علامة التبويب "خيارات وأدوات") وإدارة التواريخ والتنبيهات الرئيسية. يمكنك أيضًا إضافة فئات وإدارتها ، واستخراج جمل باستخدام النوافذ الموجودة على الجانب الأيمن من صفحة تفاصيل العقد. في إصدارات Pro و Enterprise ، يمكنك القيام بذلك من خلال وحدة المسؤول. كما في Agiloft و ContractSafe ، يمكن للمسؤولين إضافة مستخدمين وتعيين أذونات لعرض عقود أو عناصر معينة من واجهة المستخدم. رغم أنه ، على عكس تلك الأدوات ، لن تحتاج إلى الدخول إلى لوحة المشرف للقيام بذلك. جميع الحقول قابلة للتحرير من الصفحة الرئيسية. تمنحك إصدار Pro فقط خيارات امتياز للقراءة فقط أو كاملة. لكن إصدار Enterprise لديه المزيد من الأمان الدقيق لسجلات محددة وقواعد البيانات المختلفة التي ينتمي إليها المستخدم. يمكن أيضًا أن تعمل إصدار Enterprise Assistant Enterprise على إنشاء ما يسمى "طرق العرض" لإخفاء حقول محددة لمجموعات أو شركات مستخدمين مختلفة ، أو لإظهار خزانة أو مجلد معين. تعد إضافة سجل جديد سهلة مثل النقر فوق الزر "جديد" وعمل نسخة من قالب سجل موجود.

نظرًا لأنك تقوم فقط بتصنيف العقود الحالية والمعلقة ، فأنت لا تنشئ فعليًا عقدًا جديدًا ، بل فقط إدخال قاعدة البيانات له. من حيث البحث ، يمكنك تشغيل الاستعلامات حسب النص أو الكلمة الأساسية أو التاريخ أو الحقول مثل العملة أو نوع العقد. جميع الحقول قابلة للبحث ويمكن سحبها في تقارير قياسية أو مخصصة. ومع ذلك ، لا يوجد بحث في التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لأن عارض العقد يتطلب أن يكون المستند نصًا قابلاً للتحرير أو عقد PDF قبل فهرسة قاعدة البيانات.

هذه المنظمة مهمة لأن الطريقة التي يتم بها تنظيم عقد مساعد تدور حول قواعد بيانات متعددة. لا يوجد حد لعدد قواعد البيانات التي يمكن للمستخدم إنشاؤها ، على الرغم من أنه يمكنك فقط فتح قاعدة بيانات واحدة في كل مرة. بالنسبة لمشرفي المؤسسة ، هذه طريقة مفيدة لإدارة العقود الحساسة التي تفضل مؤسستك فصلها للحصول على أذونات أو لأسباب أمنية.

يمكن تشغيل التقارير بعدة طرق بما في ذلك في ملف تعريف عقد فردي أو في فهرس قاعدة البيانات أو على مجموعة فرعية فقط من العقود التي تفي بمعايير معينة. يمكن إنشاء تقرير بسرعة على عقد محدد أو على جميع العقود في قاعدة بيانات معينة ، والتي يمكن طلبها وترتيبها بطرق متنوعة.

يمكن للمستخدمين أيضًا تشغيل تقرير باستخدام نتائج بحث معين ، مما يتيح لهم الحد من العقود المبلغ عنها بناءً على المعايير المطلوبة. كما هو الحال مع أي خدمة تقريبًا ، كلما زاد مقدار التخصيص ، زادت تعقيدها. هناك المرشحات الأساسية والمتقدمة. تنحني ميزة "البحث الأساسي" تمامًا عن رغبات المستخدم ولكنها تفعل ذلك باستخدام مجموعة من خانات الاختيار ومربعات التصفية. يمكن تصفية البحث الأساسي عن طريق حقول التصفية القياسية أو الحقول المعرفة من قبل المستخدم. يمكن للمستخدمين الأكثر ذكاء التبديل إلى "البحث المتقدم" ، وهو عبارة عن جدول بيانات يستجيب للمنطق المنطقي. مساعد العقود هو الأداة الوحيدة التي اختبرناها لدعم البحث المنطقي.

يحتوي إصدار Enterprise على إمكانات بحث إضافية ، والتي تسمح بالمستندات والملاحظات وملاحظات العناصر الأساسية المرفقة. يمكن حفظ معلمات البحث التي سيتم استخدامها بشكل متكرر للاستخدام في المستقبل. ركضت عمليات البحث عن العقود النشطة والمعلقة وأضفت المزيد من مرشحات التاريخ المتقدمة. عند إنشاء تقرير ، يتم عرضه في نافذة منفصلة. هذه ميزة مرحب بها لأنها بمثابة معاينة فورية للتقرير. بمجرد أن يكون المستخدم سعيدًا بالتقرير ، يمكن تصديره بتنسيقات متنوعة بما في ذلك HTML أو PDF أو نص منسق أو نص عادي أو TIF أو Microsoft Excel. استغرق الأمر بعض الوقت ، لكنني تمكنت في النهاية من عرض تقريري على النحو المرغوب فيه. ومع ذلك ، قد يكون هذا الأمر مزعجًا بالنسبة للمؤسسات الكبيرة أو الأشخاص الذين يحاولون استيراد ملفات أكبر.

إدارة عقود المدرسة القديمة تم على حق

مساعد العقود هو هذا الخيار للشركات والمؤسسات التي لا تريد منتجًا سحابيًا مُدارًا بالكامل. يوفر لك هذا النظام المخضرم تحكمًا كاملاً خلف جدار الحماية في قاعدة بياناتك وعقودك. يأتي مزودًا بموارد مساعدة شاملة لمساعدتك على التنقل في واجهة المستخدم المصممة بشكل تقليدي وتخصيص كل شيء في الأفق. لا توجد مهام سير عمل آلية ، ولا عمليات تكامل مباشرة ، ولا يوجد أي شيء في طريق تأليف العقد الأصلي أو التعاون أو التفاوض أو التوقيع الإلكتروني. يعد Agiloft و Concord خيارات أفضل إذا كنت تريد نظامًا قائمًا على السحابة لإدارة دورة حياة العقد الكاملة والعمل مع أطراف خارجية. ولكن ، إذا كانت إدارة العقود المحلية آمنة ، فهي ما تبحث عنه ، فإن مساعد العقود هو خيار مجرب ومختبر يمنحك ما تحتاجه.