أنظمة حصاة العقد استعراض البصيرة وتقييم

يُعد CobbleStone Systems Contract Insight (الذي يبدأ بسعر 59 دولارًا لكل مستخدم شهريًا) نظامًا آخر لإدارة العقود قابلًا للتخصيص بدرجة كبيرة ويوفر العديد من الميزات المختلفة لتسهيل عملية التعاقد. تخدم الشركة ، القائمة منذ 20 عامًا ، مجموعة واسعة من العملاء - من الحكومات إلى المجموعات الصغيرة إلى المؤسسات الكبيرة. ملاحظة مهمة هي أن Contract Insight هي أحد أنظمة إدارة العقود القليلة نسبيًا التي توفر نسخة تجريبية يمكن الوصول إليها مجانًا مباشرة من موقعها على الويب. ومع ذلك ، في حين أن الكثير من Contract Insight قابل للتكوين ، فإن Agiloft ، أحد الفائزين في اختيار محرري PCMag ، لديه خيارات تخصيص أكبر. بالإضافة إلى أنه يوفر مستوى مجانيًا من الخدمة ، مما يعني أنك ستتمكن من تقييمه وفقًا لمحتوى قلبك بدون فترة مهلة.

الأسعار والخطط

هناك ثلاثة إصدارات مختلفة تقدم مستويات مختلفة من الخدمة: Enterprise و Express و Work Group. تقدم Cobblestone خريطة مقارنة بين الإصدارات المختلفة على موقعها على الإنترنت ، ولكن إصدارات Enterprise تأتي أساسًا مع إمكانات إضافية لسير العمل ، وفهرسة النص الكامل ، والاستيراد بالجملة ، ومصمم تقارير عبر الإنترنت ، ونظام تصنيف العقود بين البائع والعميل. جميع الإصدارات تأتي مع مساحة تخزين غير محدودة للعقود والبيانات.

يمكن نشر حلول Cobblestone في الموقع مع العميل أو استضافتها من قبل الشركة في نموذج البرامج كخدمة (SaaS) ، وتختلف الأسعار حسب الخيار الذي تتخذه. يتم تسعير الخيارات المستندة إلى الويب بمعدلات متكررة أقل بينما يكون الموقع أعلى ومرة ​​واحدة. إصدار مجموعة العمل غير متاح باعتباره SaaS ونسخة Express غير متاحة في أماكن العمل. يبدأ الإصدار Express من 59 دولارًا شهريًا لكل مستخدم. يبدأ إصدار Enterprise بمبلغ 5000 دولار سنويًا لخمسة مستخدمين. مثل العديد من المنتجات الأخرى في هذه الجولة ، بما في ذلك Blueridge Software Contract Assistant و Great Contracts Software Advantage ، فإن Contract Insight يتطلب مثيل Microsoft SQL Server 2005 أو إصدار أحدث لتشغيل إصدار Enterprise.

واجهة بسيطة

واجهة لديه تصميم بسيط: خلفية بيضاء مع ظلال مختلفة من اللون الأزرق للإشارة إلى الأزرار والأزرار. هناك أيقونات بجانب القوائم المنسدلة التي يبدو أنها "تحريف" النص. يبدو أن خيارات القائمة قد وصلت إلى جميع فئات الإجراءات الرئيسية التي سيحتاج إليها مدير العقود ، بما في ذلك العقود والموظفون والشركات والتقارير وعمليات البحث والإدارة وإدارة الإعداد.

عندما يقوم المستخدم بتسجيل الدخول لأول مرة ، تكون طريقة العرض الافتراضية هي جدول العقود الذي يتم تعيين المستخدم إليه. يمكن تهيئة هذا الخيار ليشمل أيضًا ، أو يحل محله ، "لوحات المعلومات" و "الموانئ" ، وهي تقارير مخصصة بشكل أساسي سيتم تحديثها تلقائيًا. على سبيل المثال ، يمكن للمستخدم تكوين رصيف يعرض جميع العقود النشطة التي تم تخصيصها لها أو عقدًا يوضح جميع العقود التي تنتهي صلاحيتها في الثلاثين أو الستين أو التسعين يومًا القادمة. توفر هذه الميزة للمستخدم المعلومات الأكثر صلة به / بها مباشرة عند تسجيل الدخول.

على غرار خيارنا للمحررين Agiloft ، فإن أحد أكثر ميزات النظام شهرة هو عمق التخصيص. تقع Insight في المستوى الأعلى من أنظمة إدارة العقود التي تسمح للمسؤولين بإنشاء حقول بيانات العقد وتعديلها ، وأتمتة عملية الموافقة وتوجيهها ، وتقييد وصول المستخدم على مستوى محبب ، بما في ذلك حسب نوع العقد أو العقد المحدد أو حقل معين.

ابدء

يأتي Contract Insight بمقاطع فيديو تعليمية توجه المستخدمين الجدد من خلال إعداد النظام وأداء المهام المشتركة. تُظهر مقاطع الفيديو للمستخدمين بالضبط كيفية أداء هذه الوظائف وإعداد Contract Insight وفقًا لما يروق لهم تمامًا. ولكن بينما وجدت مقاطع الفيديو سهلة الهضم ، إلا أن Help Wiki الخاصة بالنظام ، من ناحية أخرى ، كانت صعبة التنقل إلى حد ما. إن اتساع ميزة المنتج يجعل البحث الذكي في wiki قليلاً من العمل الرتيب. ومع ذلك ، بمجرد العثور عليها ، يتم تقديم وثائق المساعدة بوضوح كاملة مع الرسوم التوضيحية.

من السهل إضافة عقد جديد في النظام: ببساطة انقر فوق "إضافة عقد". ومع ذلك ، يضيف Contract Insight طبقة ملفات تعريف العقد هنا. هذه هي قاعدة بيانات ومعلومات عن سير العمل يحتاجها النظام لمعالجة المستند وإدارة دورة حياته. يمكن إنشاء ملف تعريف العقد مع تحميل ملف العقد أو يمكن إنشاؤه استنادًا إلى معلومات البائع أو العميل. تتضمن عملية الإدخال الفعلية تعبئة النماذج القابلة للتطبيق ، والتي يمكن تخصيصها في تركيبة شبه محدودة من قِبل مسؤول الأنظمة أو Cobblestone إذا كنت تستخدم البرنامج في نموذج SaaS. يمكن إضافة الحقول أو إزالتها بناءً على نوع العقد ، وتقييدها بناءً على معرف المستخدم أو فئة المستخدمين ، وتهيئتها لقبول أنواع معينة فقط من المعلومات مثل عدد صحيح أو تاريخ أو عملة أو عنصر من قائمة منسدلة.

بعد إدخال جميع البيانات ، يمكن للمستخدم تخصيص ملف تعريف مستند العقد. توجد قائمة على الجانب الأيمن من ملف تعريف العقد توفر للمستخدمين مجموعة متنوعة من الخيارات بما في ذلك المهام ورسائل البريد الإلكتروني وتعيين الموظفين والطباعة والتحديث وعقود الارتباط وعرض المحفوظات والبريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمستخدمين إرفاق عدد غير محدود من الملفات بملف تعريف العقد.

تعد إضافة ملفات تعريف الموظفين والشركة سريعة وغير مؤلمة باستخدام شريط القائمة الرئيسية. عن طريق ملء نموذج بسيط لإضافة الموظف أو الشركة إلى النظام ، يمكن للمستخدمين التحذير من عدم الدقة في البحث وإعداد التقارير. على سبيل المثال ، إذا لم يكن هناك ملفات تعريف للشركة موجودة مسبقًا ، فيمكن لمستخدم واحد الكتابة في "XYZ Corp." والآخر يمكن أن يكتب في "XYZ Corporation" ، مما قد يتسبب في حذف العقود من نتائج البحث والتقارير.

البحث هو أيضا شأن للتخصيص للغاية. يمكن إجراء البحث في أي مجال ، ثم تضييقه أكثر بناءً على أي فئة من المعلومات المرتبطة. يمكن بسهولة تغيير أعمدة البيانات وتهيئتها حسب رغبة المستخدم. بمجرد تهيئة البحث بشكل صحيح ، يمكن طباعة التقرير أو تصديره إلى Word أو Excel أو PDF. بالإضافة إلى قدراته القابلة للتخصيص ، يأتي النظام بعدد من عمليات البحث والتقارير المحددة مسبقًا ، ويمكن للمستخدمين أيضًا إنشاء عمليات البحث المخصصة الخاصة بهم لاستخدامها في المستقبل.

ما وراء الأساسيات

ميزة مفيدة هي الطلبات ، والتي من المحتمل أن تكون أكثر فائدة للشركات الكبيرة. كما تتوقع ، تتيح ميزة الطلب للمستخدمين طلب عقد جديد من الشخص المناسب. ينقر المستخدم على "إضافة طلب جديد" ويضيف المعلومات ذات الصلة. يمكن للمسؤولين إعداد من سيتم إخطاره بالطلب بناءً على المعلومات المقدمة.

بالنسبة للمستخدمين الأكثر تقدماً ، فإن Contract Insight لديها ميزة مفيدة حقًا لأولئك الذين يستخدمون بشكل متكرر العقود القائمة على القوالب. باستخدام ميزة "الحزم" ، يمكن للمسؤولين إعداد قوالب تسحب البيانات الأولية من عقد أو ملف تعريف الشركة. يمكن للمسؤولين أيضًا إعداد مكتبات جملة للمساعدة في إنشاء العقد.

يسمح Cobblestone بتخصيص عقد Insight بشكل أكبر من خلال مجموعة متنوعة من الوحدات الإضافية. واحدة من أكثر الإضافات المفيدة هي وثيقة التعاون ووحدة eSign ، والتي هي في الأساس إصدار Cobblestone System لنظام التوقيع عبر الإنترنت. تسمح الوحدة بتنفيذ العقد بالكامل عبر الإنترنت ، من قبل كل من أعضاء المنظمة والأطراف المقابلة. يصادق هوية الموقع. إذا كنت تفضل استخدام DocuSign ، فيمكن Cobblestone أيضًا دمج هذا البرنامج في دورة حياة العقد.

هناك وحدات أخرى متاحة لمجموعة متنوعة من الظروف الأخرى وتركز بشكل عام على صناعة معينة أو نوع من العمل. على سبيل المثال ، إحدى الوحدات النمطية المتاحة هي بوابة الوصول العامة التي تتيح نشر بعض العقود على شبكة الإنترنت. سيتم استخدام هذه الميزة بشكل أساسي للكيانات العامة التي تخضع لقوانين حرية المعلومات. هناك أيضًا وحدات لإدارة أوامر الشراء والعلاقات بين البائع والعميل وموصل Salesforce على سبيل المثال لا الحصر. تسمح هذه الوظائف الإضافية بتخصيص أكبر بناءً على احتياجات المستخدم.

عقد البصيرة هو الحل للتخصيص للغاية ولكن سيكون مربكا وشاقة بالنسبة للبعض. لقد خففت أنظمة مماثلة مثل Agiloft ، بعض مشكلات تعقيد التخصيص هذه من خلال نهج معالج تم تنفيذه بعناية. ومع ذلك ، يوفر Contract Insight العديد من الوحدات الإضافية والوظائف الإضافية للمساعدة في تكييف المنتج بما يتناسب مع احتياجات العميل ، لذلك فهو يستحق النظر إلى الشركات ذات سير العمل متعدد الأوجه ومتطلبات إنشاء العقود المعقدة.