مراجعة وتصنيف العقود

يبدأ ContractWorks بمبلغ 600 دولار شهريًا ، ويتم إصدار فاتورة به سنويًا ، ولهذا السعر يوفر نظامًا جيدًا لإدارة العقود ، يركز بشدة على تصنيف العقود وتتبعها والموافقة عليها. لسوء الحظ بالنسبة للبعض ، هذا يعني أنه لا يوجد لديه دعم كبير لتأليف العقود ، والمفاوضات القانونية المباشرة ، ولا ميزات التعاون المضمنة. يعني هذا التركيز المستهدف للميزات أنك ستحتاج إلى تعيين عملية عملك وفقًا لقدرات البرنامج بعناية ، حيث إنها ليست أداة لفعل كل شيء. هذا في المقام الأول هو ما يجعلها وراء الفائزين في اختيار المحررين لدينا في هذا المجال ، Agiloft و Updraft.

التسعير والخطط

على عكس Agiloft ومعظم البائعين في مساحة إدارة العقود ، فإن ContractWorks لا تسعر من خلال تراخيص المستخدم. يبدأ المنتج بمبلغ 600 دولار شهريًا ، يتم محاسبته سنويًا ، على خطته البالغة 12 شهرًا. خيار التسعير الآخر هو 750 دولارًا شهريًا للخطة التي مدتها 3 أشهر ، والتي يتم تحريرها كل ثلاثة أشهر. يمكنك البدء في الخطة الفصلية والانتقال إلى اشتراك سنوي حسب احتياجاتك. تأتي كلتا الخطتين مع نسخة تجريبية مجانية وتمنحك مستخدمين غير محدودين وتخزين المستندات والدعم والتدريب بالإضافة إلى التنفيذ المجاني. يمكنك أيضًا الحصول على تنبيهات قابلة للتخصيص ، وتقارير ، وأذونات ، وسجلات التدقيق ، وترحيل المستندات وإعدادها ، والعلامة التجارية المخصصة ، ومجموعة كبيرة من الميزات الأخرى ، بما في ذلك وضع علامات على المستندات وميزات النظام الأساسي.

الشيء الوحيد الذي يخصصه عقد ContractWorks لعدد المستخدمين هو التواقيع الإلكترونية ، التي أطلقت الشركة من خلالها ميزة التوقيع الإلكتروني الأصلية في مارس 2017. تحصل المؤسسات على خمسة مستخدمين للتوقيع الإلكتروني المجاني بدون أي رسوم إضافية ، لكن المستخدمين الإضافيين يأتي في حزم من خمسة توقيعات إلكترونية المستخدمين مقابل 1200 دولار في السنة. لا تتكامل ContractWorks مع Adobe Sign أو DocuSign أو غيرهم من بائعي eSignature من الأطراف الثالثة ، مفضلين جعل ذلك مركزيًا في نظامها الأساسي كميزة أصلية. كما تقدم ContractWorks خصمًا للمنظمات غير الهادفة للربح بالإضافة إلى حزم الحجم للشركات القانونية أو شركات الخدمات المهنية التي تتطلع إلى تقديم إدارة العقود من خلال ContractWorks كخدمة قابلة للفوترة.

إدارة دورة حياة العقد

تبقي ContractWorks واجهة المستخدم الخاصة بها (UI) بسيطة. تعتمد التجربة على الأيقونات وسهولة التنقل ، وتحتوي القائمة العلوية على ست علامات تبويب فقط: المستندات والعلامات / القوالب والمستخدمون والتقارير والتوقيع والإعدادات وشريط بحث عالمي. هناك خمسة أدوار افتراضية ذات طرق عرض مخصصة للميزات التي مُنحت حق الوصول إليها: المسؤول ، الوصول الكامل ، التنزيل فقط ، العرض فقط ، وعدم الوصول. ولكن يمكنك إضافة الأدوار المخصصة الخاصة بك مع إمكانية الوصول إلى مستندات أو مجلدات أو غرف محددة ، وما إلى ذلك. على عكس Agiloft و Onit Contract Administration ومراجعة العقود والموافقة عليها ، عند تسجيل الدخول ، لا ترى لوحة تحكم مخصصة مع عناصر واجهة مستخدم في الوقت الفعلي والتقارير. تنقلك ContractWorks مباشرة إلى مستودع المستندات للوصول إلى العمل.

تم وضع صفحة "المستندات" كصندوق الوارد للبريد الإلكتروني. يوجد صندوق البريد الرئيسي في الوسط ، وهو عبارة عن هيكل مجلد مخصص على الجانب الأيسر لتنظيم مستنداتك ، وأزرار في الأعلى لتحميل العقد بكميات كبيرة ، وإنشاء مجلدات جديدة ، ونسخ ، وتنزيل ، وإضافة مرفقات إلى المستندات. يمكنك أيضًا استخدام السحب والإفلات لنقل المستندات إلى البريد الوارد دون الحاجة إلى استخدام زر التحميل. ميزة المرفقات مفيدة لإضافة ترتيب التغيير أو الإضافات إلى عقد رئيسي ، وسيظهر ذلك الإدخال في صندوق الوارد المستندات المرفقة.

بينما لا يمكنك بالفعل تحرير العقود في ContractWorks ، فإن النقر فوق مستند سيفتح عارض PDF الأصلي ، والذي يعرض علامة مائية ديناميكية مخصصة للمستخدم كميزة أمان إضافية للحفاظ على سرية العقد. ميزة الأمان الأنيقة الأخرى هي المصادقة الثنائية ، والتي دفعتني إلى إدخال رمز تم إرساله إلى جهازي المحمول في كل مرة أسجل فيها الدخول.

معظم الميزات الفريدة في ContractWorks تدور حول العلامات ، templating ، والبحث. يمكن أن تكون العلامات الموجودة في النظام أي مجال تريد جعله قابلاً للبحث أو للتسجيل في عقدك. إنها ميزة تصنيف مرنة للغاية يمكنها أن تشمل النص أو التواريخ أو الأرقام أو النسب المئوية أو الإجابة بنعم / لا. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء "تجديد تلقائي؟" أو "السرية؟" علامة لتشغيل هذا الإعداد أو إيقافه بسرعة لعقد. تغذي العلامات في هيكل التصنيف الأكثر مرونة الذي يحدد كيفية تعامل ContractWorks مع إدارة العقود.

عند إنشاء علامة جديدة ، يمكنك إضافة إضافة قائمة منسدلة تضيف العلامة إلى إدارة معينة داخل عملك أو إلى قالب عقد أكبر. لذا ، إذا كنت تضيف علامات لعقود التوظيف ، فيمكنك إضافة قسم الموارد البشرية (HR) إلى القائمة المنسدلة ، بينما يمكنك ، إضافة إلى اتفاقية عدم الكشف (NDA) ، إضافة القسم القانوني. من السهل إنشاء العلامات في علامة التبويب Tags / Templates ، ويمكنك بعد ذلك الرجوع إلى صندوق الوارد الخاص بالمستندات وربط العلامات بعقود معينة. واجهة تعاقدات ContractWorks UI متشابهة وبديهية إلى حد ما مع كونكورد ، لكنها تتعمق أكثر في تصنيف العقود المحببة والبحث فيها.

القوالب امتداد لهذه الفكرة. يقومون بتجميع العلامات بناءً على نوع العقد ، مما يساعد العملاء على تتبع نفس الأحكام من 5 إلى 10 في اتفاقية التأجير ، على سبيل المثال ، للبحث بسرعة عن هذا النوع من العقود بدلاً من عقد البائع ، أو اتفاقية الشراكة ، أو NDA ، أو اتفاقية القرض. لا ترتبط القوالب بإنشاء العقد ؛ إنها أدوات إدارية وتصنيفية إضافية. يمكن للمسؤولين أو المستخدمين ذوي الوصول الكامل فقط تطبيق العلامات والقوالب.

عند اختبار النظام الأساسي كمشرف ، تمكنت من سحب علامات متعددة في قالب اختبار ووضع علامة على الحقول الافتراضية مثل تواريخ البدء والانتهاء والمدة وقيمة العقد كحقول مطلوبة. يمكنني بعد ذلك إعداد إعلامات متكررة لمستخدمين محددين بالإضافة إلى التحديثات التلقائية والتجديد التلقائي بناءً على أي فاصل زمني أقوم بتعيينه. هذا مفيد لعقود الاشتراك التجديد على أساس ربع سنوي أو سنوي. يمكنك تحميل مستند لربطه بقالب العقد أيضًا ، على الرغم من أنه ليس قالب تأليف عقد كاملًا كما تجد في أدوات مثل Agiloft. ومع ذلك ، فإن العلامات والقوالب الخاصة بـ ContractWorks قابلة للتخصيص وأسهل استخدامًا من الطرق التقليدية ، بالإضافة إلى أنها قابلة للبحث بالكامل.

بمجرد تحميل المستندات وإضافة العلامات والقوالب ، يمكنك إدارة الموقعين والتوقيعات الإلكترونية في علامة التبويب "تسجيل". كمسؤول ، يمكنك تعيين الموقِّع الخماسي أو إعداد قالب توقيع مرتبط بأنواع معينة من العقود. في هذه الحالة ، يمكنك ترميز مستند بالمواقع المحددة التي تحتاج إلى توقيع ومن هو صاحب التسجيل ، ثم حفظها كقالب. إذا كنت قد قمت بالفعل بإعداد قالب ، فيمكنك النقر فوق رمز القلم في علامة التبويب "المستندات" لإرسال رابط آمن للتوقيع عبر البريد الإلكتروني على الفور. يحصل جميع الموقعين على نسخة PDF مكتملة من العقد المرسلة إليهم عبر البريد الإلكتروني ، وفي علامة التبويب "تسجيل" ، يمكنك التصفية حسب التوقيعات المكتملة أو غير المكتملة أو الملغاة.

تعتبر وظيفة eSigning واضحة ، وسيتم دمج إمكانية التوقيع الأصلي قريبًا مع Salesforce ومتوفر في Salesforce AppExchange ، والذي قال ContractWorks أنه سيتمكن من إرسال مستند تم إنشاؤه في Salesforce مباشرة إلى ContractWorks للتخزين والتوقيع وكذلك سحب حقول Salesforce مباشرة في النظام الأساسي كعلامات.

التقارير والإشعارات

لا تزال شركة ContractWorks في طور بناء وظائف إعداد التقارير الخاصة بها ، ولكن هناك مجموعة قوية من الميزات والتحليلات التي تعمل بها. ضمن علامة التبويب "التقارير" ، يمكنك إدارة كل من التقارير والإعلامات ذات الصلة في طريقة عرض التقويم. عند إنشاء تقرير جديد ، تمكنت من الاختيار من بين جميع العلامات والقوالب الخاصة بي كأعمدة يمكن سحبها ، إلى جانب التمكن من تصفية البيانات التي سحبها تقريري بالكلمات الرئيسية أو قالب معين. ثم قمت بتصدير التقرير كملف PDF و Microsoft Excel.

بمجرد إنشاء تقرير ، تتيح لك علامتا التبويب "تقويم الإشعارات وتقرير الإشعارات" تكوين رسائل البريد الإلكتروني والإعلامات ذات الصلة لمستخدمين محددين. يمكنك أيضًا عرض جميع تقاريرك في علامة تبويب التقارير المحفوظة. الأهم من ذلك ، يمنحك ContractWorks سجل تدقيق لتتبع كل نشاط المستخدم وتاريخ كامل لكل عقد في النظام. تتعلق التقارير الموجودة في ContractWorks بنقل المستندات عبر النظام والإجراءات التي يتخذها المستخدمون ، وتتبع وقت تحميل مستند ، ونقله ، وإعادة تسميته ، وعندما يتم تغيير التفاصيل لضمان إمكانية التتبع وأخطاء الصيد. في هذا الصدد ، يقوم سجل التدقيق والتقارير والإشعارات بعملهم. ومع ذلك ، فإن قدرات إعداد التقارير ليست متعمقة أو مزخرفة بالمخططات والرسوم البيانية التفاعلية مثل تلك الموجودة في Agiloft و Onit ، أو مقاييس الاتجاه والتوصيات التي ستجدها في التقارير التي تم إنشاؤها بواسطة Coupa Contract Lifecycle Management.

ملف خزانة الظاهري للعقود

تعتبر ContractWorks سهلة الاستخدام ، ودقيقة في تصنيفها للعقود ، ومن بين أفضل التجارب التي اختبرناها لتخزين آمن وتتبع مستندات العقد. يضيء النظام الأساسي أيضًا عندما يتعلق الأمر بالبحث السريع من خلال هيكل العلامات والقالب الخاص به. بالإضافة إلى ذلك ، تعمل ميزة eSigning الأصلية بشكل جيد. إذا كنت تبحث عن تأليف العقود ، وإعداد تقارير أكثر شمولاً ، وميزات دورة حياة إدارة العقود الأعمق (مثل أتمتة سير العمل ، والتحكم في الإصدار ، والتعاون المدمج وإدارة المهام) ، فإن Editors 'Choice Agiloft هي أقوى وأكثر قابلية للتخصيص اختيار. ومع ذلك ، بالنسبة للعملاء المهتمين في المقام الأول بتوجيه وإدارة المستندات بعد الإنشاء بأمان كبير وقابلية شاملة للتدقيق ، فإن ContractWorks هي حل مصمم ومُنفذ بذكاء لتلك الجوانب من إدارة العقود.