كوبا مراجعة إدارة دورة حياة العقد والتصنيف

إذا كنت تبحث عن نظام أساسي لإدارة العقود يعتمد بشكل كامل نموذج البرنامج كخدمة (SaaS) ، فإن Coupa Contract Lifecycle Management ليس هو ما تبحث عنه. ومع ذلك ، فهذا منتج ذو كفاءة عالية إذا صادف أنه الجمهور المستهدف. ذلك لأن Coupa هي عبارة عن منصة متخصصة تهدف بشكل خاص إلى أولئك الذين يركزون على إدارة الإنفاق المؤسسي والمشتريات. في حين أن Coupa قد أدخلت وظائف متقدمة في عملية سير عمل إدارة الإنفاق ، بما في ذلك توجيه سير العمل والمشغلات الآلية ، وإعادة التوجيه وإعادة النظر في التغيير ، والتشغيل الأوسع للعقود في النظام. لكنه جعل إدارة العقود مجرد مكون واحد فقط من إطار تطبيق المؤسسات الكبير هذا.

كل ذلك يجمع بين جعل Coupa Contract Lifecycle Management غير قابل للتخصيص لمجموعة واسعة من حالات الاستخدام مثل الفائزين في اختيار المحررين Agiloft أو Updraft. كما أنها ليست أداة للتفاوض والتعاون قوية مثل Onit Contract Management ، على الرغم من أنها مماثلة لـ Onit في كونها جزءًا من إطار تطبيق أكبر. ومع ذلك ، لا تقدم أي من منصات إدارة العقود الأخرى التي اختبرناها قيمة الأعمال الموحدة والتحليلات المدفوعة بالتجارة لدمج دورة حياة العقد بالكامل في سلسلة التوريد.

هيكل تسعير المؤسسة

أعاد Coupa التركيز على ما كان سابقًا تعاقديًا من الخدمة السحابية الأساسية إلى حل مستهدف لإدارة العقود مختلطًا بالشراء والبيع ومعالجة الشركة للشركة. وفقًا لـ Coupa ، تركز الشركة بشكل أساسي على الشركات ذات العوائد السنوية التي تبدأ من 75 مليون دولار أو أعلى. هذه ليست منصة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMB) ولا تقدم اشتراكًا مجانيًا أو على مستوى البرامج (SaaS) مثل ما ستجده في Agiloft أو Concord. هذا هو الحل لمؤسسات المؤسسات العالمية الكبيرة.

يتم تضمين إدارة دورة حياة عقد Coupa كجزء من اشتراك Coupa Spend Management. ويشمل ذلك العقود غير المحدودة ، والمستخدمين ، والإنذار ، والاستهلاك التلقائي للإنفاق والتتبع. يعد عقد التعاقد رسومًا إضافية ويتم تسعيره كنسبة مئوية من اشتراك Coupa Spend Management. تتضمن Coupa Contract Lifecycle Management القدرة على إنشاء عقود غير محدودة ، بما في ذلك التأليف والتحرير والتوقيع الإلكتروني مع جميع الأطراف ، بالإضافة إلى إعادة التوجيه والتحكم في الإصدار.

إدارة العقود المدفوعة بالتجارة

نظرًا لأن هذا يعد مراجعة لنظام إدارة العقود ، فقد ركزنا اختباراتنا بشكل أساسي على جوانب إدارة دورة حياة Coupa و Coupa التعاونية في النظام الأساسي لإدارة Coupa Spend Management. توضح لوحة معلومات Coupa أن كل جانب من جوانب التجربة يعود إلى إدارة الإنفاق والمشتريات. عبر شريط التنقل العلوي ، توجد علامات تبويب للمصاريف والطلبات والأوامر والفواتير والمخزون والموردون والعقود والتقارير ، إلى جانب لوحة إعداد محببة للغاية تتيح لك تخصيص كل جانب من جوانب النظام الأساسي المعياري - من المحتوى والموردين إلى أدوات الشراء ، ومشغلات أتمتة سير العمل ، والتكاملات ، والمزيد. بشكل عام ، تقدم Coupa مجموعة كبيرة من الوظائف المشابهة لحل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الكامل.

توفر لك لوحة القيادة الرئيسية أيضًا شريط بحث عالميًا ديناميكيًا لاستعلامات اللغة الطبيعية للتنقل مباشرةً إلى ما تحتاج إليه في النظام الأساسي الكثيف. كما أنه يمنحك مرشحات للبحث عن طريق الإدارة أو عناصر محددة. إنه نظام مصمم لتقطير عملية إمداد مؤسسة معقدة وصولًا إلى البيانات المستهدفة وطرق العرض المخصصة ، وواحد يمكنك الوصول إليه من أي متصفح.

لقد بدأت في علامة التبويب "العقود" ، وهي مستودع متكامل واحد لجميع عقود الموردين في النظام. تم وضعه في طريقة عرض قائمة مشابهة لما ستجده في Concord أو ContractWorks. يعرض التفاصيل مثل تاريخ البدء والانتهاء ، وحالة العقد ، ومجموعات المحتوى بالإضافة إلى رموز لتحرير وحذف إدخال. يمنحك شريط التصفية العلوي خيارات لإنشاء إدخال جديد للعقود ، وعقود التحميل الجماعي من ملف ، وعقود التصدير إلى ملفات CSV أو Microsoft Excel ، وعدد من المرشحات لفرز العقود الخاصة بك حسب اللغة والتاريخ وإطار انتهاء الصلاحية والمتقدمة المرشحات التي تمكنك من البحث عن طريق رقم العقد أو الكلمات الرئيسية. يمكن لشريط البحث تشغيل التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) في مستندات العقد وملفات PDF لتحديد كلمات وعبارات محددة.

كل هذا قياسي إلى حد ما عبر حلول إدارة العقود التي اختبرناها. ما يميز Coupa هو أن لوحة معلومات العقود تمنحك أيضًا مخططات للعناصر والسلع الأكثر شراء في النظام. هذا يساعدك على تحديد أولويات العقود على أساس إدارة الإنفاق. كل شيء هو أيضا التي تسيطر عليها إذن. لذلك ، استنادًا إلى مجموعات المستخدمين وأدوار الوصول ومجموعات المحتوى من العقود المختلفة التي تم تكوينها بواسطة المسؤول في علامة التبويب "الإعداد" ، سيرى كل مستخدم شيئًا مختلفًا. يمكن أن يحتوي كل عقد على مجموعة أو أكثر من مجموعات العقود التي تربطها إما بإدارة أو مجموعة مستخدمين معينة ، أو بحساب استراتيجي محدد ، أو بلد أو لغة معينة ، أو أي سمة أخرى.

عند إنشاء عقد جديد ، أدخلت تفاصيل العقد الأساسية مثل المورد والمدة. قمت بتضمين خيارات لتحديد أنواع المستندات والخدمات ، وتحميل مستند العقد ذي الصلة ، وربط العقد باتفاقية رئيسية إن أمكن. أعطاني Coupa مجموعة من القوالب المحددة مسبقًا والتي يمكن من خلالها الاختيار عند تعيين مورد. تتيح لي الاختيار من بين البائعين المدرجين حاليًا في النظام.

بمجرد إنشاء عقد ، أو العثور على العقد الذي بحثت عنه ، يمكنك النقر فوق صفحة التفاصيل. لا يمنحك Coupa تفاصيل العقد فقط ، مثل نوع المستند ورقم الإصدار ، ولكن يتضمن أيضًا أقسامًا حول معلومات الفاتورة ، وطلبات الشراء ، ومجموعات المحتوى ، والتسعير والشروط ، والتنبيهات ، والعناصر أو المنتجات المحددة في نظام التجارة الإلكترونية المرتبط بهذا العقد. يعتبر قسم التسعير والمصطلحات أنيقًا بشكل خاص ، حيث يتيح لك تحديد أرقام التوفير في عقد ما بالطريقة التي تريدها ، سواء كان ذلك يخصم من أسعار القائمة أو على أساس الحد الأدنى / الحد الأقصى لمعلمات الإنفاق. يتماشى ذلك جنبًا إلى جنب مع ميزة "Source This" ، وهي زر يعرض عروض أسعار مسعرة نسبيًا للسلع والخدمات في عقد المورد عندما يتعلق الأمر بإعادة التفاوض.

هناك إمكانية متكاملة مسبقًا مع الوحدات النمطية الأخرى أيضًا ، لذلك أنت على بعد نقرة واحدة من رؤية طلبات الشراء حسب القسم أو السلعة أو الفواتير أو أي قسم آخر من النظام الأساسي. لدى Coupa صندوق الوارد الخاص بها ولوحة معلومات التنبيهات الخاصة بها ، لكن الشركة قالت إنها تفضل الاندماج مع خدمات الجهات الخارجية مثل Gmail أو Slack لإرسال إشعارات المستخدمين (في أي تطبيق أو واجهة تعمل بها بالفعل).

في Coupa ، لا تحصل على وحدة تعاون وتفاوض بشأن العقود في هذه الصفحة ، وهو ما تفعله في Onit. لذلك ، تضغط على الزر "عقد المؤلف" في أي صفحة تفاصيل العقد لنقلك إلى بيئة Coupa Contract Collaboration. ستجد هنا عمليات تحرير وإعادة صياغة متقدمة للعقود ، مما يتيح للأطراف المتعددة قبول التعديلات التي أجراها أطراف أخرى ورفضها والتعليق عليها. يتم كل ذلك في مساحة تعاونية مشتركة تهدف إلى محاكاة مستند Google. يأتي مزودًا بالتحكم في الإصدار الذي يتيح لك استعادة التغييرات ، بالإضافة إلى مراجعة الحسابات لجميع التعديلات والتفاعلات في البيئة. يمكنك حتى تعيين اتفاقيات مستوى الخدمة الداخلية (SLAs) ، وتحديد النوافذ المخصصة للوقت الذي يجب أن تتفاوض فيه المجموعات المختلفة داخل الشركة. تم تصميم هذا لتحسين أوقات دورة للعقود.

يحدث تحرير العقد نفسه في محرر WYSIWYG الأساسي ، مع وجود سجل تدقيق على الجانب الأيسر لمساعدتك في جذب لغة العقد المعتمدة مسبقًا ، أو أشكال من مصادر أخرى ، أو فقرات محددة. عندما تقوم بحفظ التغييرات ، يمنحك Coupa خيارًا لعرض مقارنة بين الإصدارات جنبًا إلى جنب ، مع تمييز التغييرات وضوحاها وترميزها بالألوان. إذا قمت بدعوة مستخدمين إضافيين ، فلن يروا سوى التغييرات من النقطة الزمنية التي بدأوا فيها بالاتفاق. سيرى المستخدم الجديد نافذة منبثقة تلقائية مع من هو صاحب العقد الرئيسي. من هناك ، يمكن للمالك التحكم في الأذونات ، إضافة مستخدمين وإزالتهم ، أو تعيين مهام محددة ضمن بيئة التعاون. عملية التعاون والتفاوض بشأن العقود أكثر مركزية وتوحيدًا في Onit. ومع ذلك ، يوفر Coupa مستوى من التحكم الدقيق في عملية التحرير المطابقة في اختباراتنا فقط من خلال تغييرات المسار وخيارات التنسيق الغنية في Concord.

أخيرًا ، تتضمن Coupa تكامل DocuSign المباشر في نهاية عملية دورة حياة العقد لاستكمال عملية التوقيع الإلكتروني وتنفيذ العقد. يقوم Coupa تلقائيًا بتحميل المستند الذي تم إنشاؤه إلى DocuSign من خلال تجربة النقر والنقر البسيطة لكل من المستخدم الداخلي والمورد الخارجي أو البائع الذي يدخل في الاتفاقية. في Coupa ، يمكنك ببساطة كتابة اسم الموقِّع ، والنقر فوق Sign ، ويقوم Coupa بالتقاط عنوان IP الخاص بالتوقيع. هذا يسجل بصمة رقمية فريدة لتدقيق الأمان. يتلقى المورد وجميع الأطراف المعنية تلقائيًا رسالة بريد إلكتروني بها نسخة PDF من الاتفاقية.

التقارير الحبيبية

تقدم Coupa Contract Lifecycle Management أيضًا بعضًا من التقارير والتحليلات الأكثر تفصيلًا لجميع منصات إدارة العقود التي اختبرتها. تتميز علامة تبويب التقارير بمقياس مخصص يسمى Perfect Fit Insights ، والذي يبحث في النسبة المئوية من إنفاقك مقابل حجم العقد أو مقداره بالدولار أو عوامل أخرى لتحديد "مقاييس النجاح" المستهدفة وتوصيات لتحسين الربح. إن تقارير المبيعات الموجهة نحو الأهداف لا تشبه أي أداة أخرى قمت باختبارها ، حيث تقوم بإنشاء تحليلات بموجب عقد محدد باللون الأخضر أو ​​الأحمر أو الأصفر لتعيين أهداف التوفير في عقود معينة من الموردين. قدم لي Coupa أيضًا توصيات بشأن التوفير والكفاءة والاستخدام حول كيفية تحسين الفهارس والفواتير والمصادر للحصول على عائد استثمار أكبر (ROI). هذه التوصيات الذكية لا وجود لها في فراغ. يمكنك تعيين مهمة مباشرة من صفحة التوصية للبدء في اتخاذ إجراء بشأن رؤى البيانات.

هناك عدد من التقارير والمقاييس الأخرى أيضًا ، والتي يمكن تخصيصها لمجموعات محتوى معينة أو إدارات أو شرائح من الصناعة. على سبيل المثال ، رسم إنفاق النسب المئوية من موردي صناعة التكنولوجيا مقابل موردي الصناعة التحويلية. وقال Coupa إن توصيات الاستخبارات تأتي من بيانات تجريبية حقيقية تم الكشف عن هويتها من بين المئات من عملاء المؤسسات ومعاملاتهم. ترتبط مقاييس إعداد التقارير ، بالطبع ، بسيناريو إدارة الخدمات والمشتريات الضيق. لكن التحليلات تتعمق أكثر في رؤى العقود التي تركز على النتائج الأساسية من Agiloft أو Onit أو أي من منصات إدارة العقود الأخرى التي تمت مراجعتها في هذه الجولة.

ركز على الخلاصة

لا تعد Coupa Contract Lifecycle Management بمثابة نظام أساسي لإدارة العقود لكل أنواع العقود والأعمال من أي شكل وحجم. بدلاً من ذلك ، إنها عبارة عن منصة لإدارة المشتريات والمشتريات ، مع ميزات إدارة العقود وإعداد التقارير المتخصصة لحالة الاستخدام هذه. انها أكثر تقدما بكثير نتيجة لذلك. من أجل إنشاء عقد مرن والتفاوض وإدارة دورة الحياة ، تعد Agiloft و Concord أرخص ، وأكثر سهولة في الاستخدام ، وأكثر تخصيصًا من حيث التصميم وواجهة المستخدم. ليس هذا هو الحل لإدارة العقود SMB. ومع ذلك ، بالنسبة لمؤسسات المؤسسات الكبيرة التي تدير عددًا كبيرًا من عقود الموردين ومخزون كثيف من الأعمال التجارية (B2B) ، تقدم Coupa مستوى من إدارة دورة حياة العقود المتخصصة والقوية مع مقاييس استخبارات تركز على العائد على الاستثمار والتي فزت بها " ر تجد في أي مكان آخر.