Efilecabinet استعراض وتقييم على الانترنت

efileCabinet Online (الذي يبدأ بـ 15 دولارًا لكل مستخدم شهريًا) عبارة عن نظام لإدارة مستندات العمل (DM) كامل المواصفات يضم واجهة مستخدم جديدة قائمة على الويب (UI) أكثر سهولة ، مع وظائف رقمية لترقية الملفات وتخزينها. يتفوق eFileCabinet Online في تقديم ميزات التحكم في الإصدار ومشاركة الملفات والاحتفاظ بالوثائق والامتثال لها. مجموعة ميزاتها مناسبة لاحتياجات الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMBs). إذا كانت هذه الميزات المتقدمة تبدو ساحقة أو إذا كان التعاون أعلى في قائمة رغباتك ، فإن اختيار المحررين لدينا Zoho Docs Standard يوفر ميزات تعاون أفضل.

الحزم الإلكترونية eFileCabinet

يقدم eFileCabinet Online للمستخدمين مجموعة واسعة من الخيارات لاحتياجاتهم من DM. ولكن لا توجد نسخة تجريبية مجانية متوفرة وقد تغير هيكل التسعير منذ آخر مرة قمنا بمراجعتها. يبدأ eFileCabinet Online من 15 دولارًا لكل مستخدم شهريًا (يتم دفع الفواتير سنويًا) مع 25 غيغابايت (GB) من التخزين ، ولكن فقط لمشاركة الملفات ودون أي وظيفة DM. تعد ميزة Advantage فئة 30 دولارًا لكل مستخدم نقطة انطلاق أكثر قوة نظرًا لأنها توفر سعة تخزينية تبلغ 1 تيرابايت ، والوصول إلى نظام DM eFileCabinet ، ومشاركة الملفات بشكل آمن ، والوصول إلى قوالب مفيدة. تشتمل ميزة Advantage أيضًا على تكامل Microsoft Office والاحتفاظ بها (الحوكمة) وأدوات التوافق والمصادقة ثنائية العوامل (2FA). الجانب السلبي الوحيد لهذه الطبقة هو الحد الأدنى لمتطلبات المستخدمين الثلاثة. تتضمن هذه الخطة أيضًا التكامل مع eSignature و Intuit QuickBooks.

هناك عرض أكثر اكتمالا هو فئة الأعمال ، والتي تكلف 55 دولارًا لكل مستخدم شهريًا دون الحاجة إلى حد أدنى للمستخدم. ويشمل جميع ميزات الطبقة Advantage ولكنه يضيف أتمتة العمليات التجارية وتوجيه الملفات الخاصة بالبيانات وتسمية / تخزين الملفات تلقائيًا والتقاط التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) حسب المنطقة. تتوفر طبقة المؤسسات أيضًا ، ولكن يختلف سعرها وفقًا للترخيص والميزات.

الشروع في العمل مع eFileCabinet Online

للتسجيل في eFileCabinet Online ، يجب أولاً إعداد عرض توضيحي مع فريق المبيعات عن طريق ملء نموذج عبر الإنترنت أو الاتصال برقم هاتف مجاني. سيقدم لك ممثل الشركة عرضًا مدته 15 دقيقة ، ومساعدتك في تحديد الخطة التي تناسبك ، وتساعدك على الإعداد. منذ آخر مراجعة ، تم إعادة تصميم eFileCabinet Online وإعادة بنائه على النظام الأساسي HTML5 ، لذلك لم يعد يتطلب Microsoft Silverlight. هذا يعني أنه يمكن استخدامه الآن على أي متصفح كما أنه متوافق مع Mac.

تعد واجهة مستخدم eFileCabinet Online UI الجديدة أكثر نظافة من القديم ، مع قوائم مبسطة وميزات تعليمات مضمنة. على طول الجزء العلوي من لوحة القيادة ، توجد قوائم منسدلة لـ New و Share و Edit و Started و "Need Help؟" وصفت. يتم تنظيم الملفات مثل نظرائهم الورقية ، أي في الخزانات والأدراج والمجلدات. ضمن القائمة الجديدة ، يمكنك إنشاء أدراج ومجلدات وخزائن. تتضمن قائمة المشاركة خيارات للمشاركة عبر البريد الإلكتروني و SecureDrawer والمزيد. البدء و "هل تحتاج إلى مساعدة؟" تفتح الأزرار نافذة انزلاقية مع علامتي تبويب: تعليمات وتعلم الأساسيات ، حيث توفر هذه الأخيرة جولة في البرنامج وأدلة للمهام البسيطة. تتيح لك قائمة الهامبرغر الموجودة على الجانب الأيسر من لوحة القيادة الوصول إلى الإعدادات الإدارية وخيارات التوقيع الإلكتروني وخيار التبديل إلى العرض الكلاسيكي للبرنامج وغير ذلك الكثير.

تشمل الميزات الجديدة التكامل مع Citrix ShareFile. إذا كنت تستخدم Citrix ShareFile للتعاون في المستندات ، فيمكنك تعيين مجلدات Citrix ShareFile داخل eFileCabinet Online. يمكنك أيضًا البحث عن نص المستند طالما أنه قابل للقراءة ؛ سوف efileCabinet Online تلقائيا OCR PDF وملفات الصور.

يقدم eFileCabinet تطبيق سطح المكتب SideKick المجاني. يتم تمثيله برمز دائري عائم يمكنك سحبه وإسقاطه في أي مكان على شاشتك. انقر فوقه للتوسيع ويمكنك الوصول إلى حسابك وإدارة المستندات وتحميل مستندات جديدة والبحث والمزيد. يتزامن تطبيق سطح المكتب SideKick مع حسابك في الوقت الفعلي ، وهو وسيلة ملائمة للوصول إلى ملفاتك دون تسجيل الدخول إلى المتصفح.

مشاركة المستندات والتعاون

مع eFileCabinet Online ، يمكنك مشاركة الملفات مع المستخدمين الداخليين والخارجيين وتتبع إصدارات المستندات غير المحدودة. تتيح لك ميزات تسجيل الوصول والمغادرة تتبع الملفات والتحريرات المتعددة في نفس المستند في نفس الوقت. تتمثل إحدى الميزات الرائعة في أنه عندما تقوم بمشاركة ملف ، يمكنك حمايته بكلمة مرور وحتى تضمين تاريخ انتهاء الصلاحية إذا كنت تتعامل مع محتوى حساس. يمكن للمستخدمين إضافة بيانات وصفية لكل ملف لتحسين البحث وتوفير معلومات سريعة. يمكن معاينة جميع الملفات في السطر بحيث لا تضطر إلى الانتظار حتى يتم تنزيل كل ملف.

إذا كان لديك حساب في DocuSign أو Citrix RightSignature ، فيمكن دمج كل منها في لوحة معلومات eFileCabinet Online الخاصة بك حتى تتمكن من التقاط التوقيعات الإلكترونية. يمكنك إرسال مستندات إلى أي شخص ليتم توقيعها ويحتاج المرسل فقط إلى حساب ، تمامًا كما يمكنك في Adobe Document Cloud Standard. كما يوفر eFileCabinet Online التكامل الكامل مع Salesforce. من Salesforce ، يمكنك الوصول إلى الملفات ونقل الملفات إلى eFileCabinet Online.

هناك أدوات تنظيم مفيدة أيضًا. كمسؤول ، يمكنك إنشاء وتطبيق قوالب لخزائنك. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في إنشاء خزانة للعديد من الإدارات ، كل ذلك بنفس المجلدات الموجودة في الداخل ، يمكنك إعداد ذلك مرة واحدة وتطبيق القالب على كل منها. لإنشاء قالب ، عليك أولاً إنشاء مكتبة. أرغب في ذلك إذا كانت مكتبة عينة ممتلئة بالفعل في حسابي.

لإنشاء مكتبة ، استخدم القائمة المنسدلة New Menu (القائمة الجديدة) ، والتي تحتوي على مكتبة ومكتبة فرعية وقالب. هناك تجول في هذه الصفحة يسمى "كيف أضيف قالبًا" ، لكن عندما نقرت عليه ، ظهرت رسالة تقول إنه غير متوفر. بعد محاولتين ، برزت رسالة مع التعليمات. وبالمثل ، يمكنك إنشاء مهام سير عمل تتكون من إجراءات تلقائية يتم تشغيلها بواسطة أحداث معينة. ومع ذلك ، يكون هذا متاحًا فقط عند استخدام العرض الكلاسيكي. تشمل الميزات المتقدمة الأخرى الاحتفاظ بالمستندات ، والتدقيق ، وجداول التدمير.

لدى eFileCabinet Online تطبيقات للأندرويد و iOS. باستخدام التطبيقات ، يمكنك معاينة ملفاتك وإدارتها ومشاركتها. يمكنك استخدام الكاميرا لالتقاط وحفظ المستندات أثناء التنقل أيضًا. تتوفر التعليمات القابلة للبحث عبر الإنترنت مباشرة من واجهة المستخدم الخاصة بالبرنامج ، وتشمل المقالات ومقاطع الفيديو وأدلة المستخدم القابلة للتنزيل. هناك أيضًا تلميحات للأدوات متاحة لبعض الميزات. يمكنك أيضًا الاتصال بـ eFileCabinet Online مباشرة عبر الدردشة المباشرة والبريد الإلكتروني والهاتف. تعرض صفحة المساعدة الرئيسية متوسط ​​وقت الانتظار للهاتف والدردشة ، وهي لمسة لطيفة. يتوفر الدعم المباشر عبر الدردشة أو الهاتف في أيام الأسبوع من الساعة 8 صباحًا إلى 5 مساءً (توقيت الجبل).

جميع الميزات DM في مكان واحد

قد لا يكون لدى eFileCabinet Online الاسم الأكثر إثارة ، ولكنه يقدم مجموعة كبيرة من الميزات لمساعدة عملك على البقاء منظمًا ومتوافقًا. سواء كنت بحاجة إلى تتبع المستندات أو إدارة المشاريع ، يمكن أن يساعد eFileCabinet Online. تجعل واجهة المستخدم المعاد تصميمها الأمر أسهل ، وتوفر عمليات الدمج الجديدة المزيد من خيارات المشاركة والتوقيع الإلكتروني. ولكن بالنسبة لمجموعة مماثلة من ميزات التعاون بالإضافة إلى القدرة على تحرير المستندات عبر الإنترنت وعلى الأجهزة المحمولة ، يعد اختيار المحررين الخاص بنا Zoho Docs Standard حلاً رائعًا.