الحصول على المنظمة: اتصالات البريد الإلكتروني

محتويات

• الحصول على المنظمة: البريد الإلكتروني اتصالات
• كيفية تصدير جهات الاتصال ، CSV مقابل vCard

في البريد الإلكتروني ، تعد جهات اتصالك واحدة من أكثر الأصول طويلة الأجل قيمة. هؤلاء هم الأشخاص الذين يدعمون عملك ، ويدفعون حياتك الاجتماعية ، ويبقيك الإنسان. إذا كنت تغير وظائفك أو تنتقل إلى برنامج بريد إلكتروني جديد ، فستريد بالتأكيد أن تحضر معك هؤلاء الأشخاص.

تتيح لك العديد من الشبكات الاجتماعية والتطبيقات والخدمات الاتصال مباشرة ببرامج البريد الإلكتروني الرئيسية ، وكذلك حسابات Microsoft Exchange ، لاستيراد جميع الأشخاص الذين تواصلت معهم من قبل تلقائيًا. أعتقد أن هذا أحد أكثر الاستخدامات المذهلة للتكنولوجيا الحديثة. لا أعتبر أمرا مفروغا منه. إذا كنت تستطيع البقاء على اتصال بأشخاص في شبكتك بأكثر من طريقة ، فقم بذلك. لا تعرف أبدًا متى ستغلق خدمة أو شركة إنترنت ، وإذا كنت تتصل بأشخاص معينين في مكان واحد فقط ، فهذا أمر سيئ جدًا مثل عدم عمل نسخة احتياطية من أهم بياناتك!

، سأشارك بعض النصائح والحيل للبقاء على اتصال بجهات الاتصال الهامة. بعد ذلك ، سأدرج بسرعة خطوات إرشادية لتصدير معلومات جهات الاتصال من Gmail و Outlook for Windows و Outlook for Mac ، والتي ستحتاج إليها لعدة أسباب. في معظم هذه الإجراءات ، سيتعين عليك أيضًا تحديد ما إذا كنت ستصدر إلى تنسيق CSV أو vCard ، لذلك قمت بتضمين شرح قصير حول كيفية اختلافها في نهاية المقالة. واحد ليس "أفضل" من الآخر ، لأن كلاهما لهما إيجابيات وسلبيات.

الحفاظ على جهات الاتصال: نصائح والخدع

أنا شخصياً لا أقضي الكثير من الوقت في إجراء عمليات الصيانة على قائمة جهات اتصال البريد الإلكتروني الخاصة بي. أسمح لك لـ Google و Outlook بحفظ عناوين البريد الإلكتروني لمراسلي ، ثم أعتمد على المواقع والخدمات الأخرى للبقاء على اتصال ، وأهمها LinkedIn.

شبكات الانترنت للاتصالات المهنية. لقد تركت بطاقات العمل منذ العصور. عندما أقابل شخصًا يسأل عن بطاقة عمل ، أخبره أنني لم أعد أستخدمها وأضيف: "أرسل لي دعوة عبر LinkedIn فقط". لا أتواصل مع أشخاص لا أعرفهم على LinkedIn. هناك بعض الاستثناءات ، مثل عندما أتواصل مع شخص معروف جيدًا ، أو اتصلت به بدلاً من العكس. لكنني أقول أن 90 بالمائة أو أكثر من شبكة LinkedIn تحتوي على أشخاص قابلتهم شخصيًا.

أقوم بتضمين أصدقاء على LinkedIn أيضًا ، على الرغم من أنني لم استخدم هذا الموقع مطلقًا للعثور على أصدقائي لأسباب اجتماعية. من وقت لآخر ، قد يظهر صديق في بحث أقوم به على LinkedIn عندما أحاول معرفة من يعمل في شبكاتي في الشركة X أو هو خبير في الموضوع Y.

أحد جوانب LinkedIn التي أقدرها حقًا هو أنها تضع كل شخص على عاتقه مسؤولية الحفاظ على معلومات الاتصال الخاصة به وتتبع الشركة. ليست مهمتي تحديث دفتر العناوين لجميع جهات الاتصال الخاصة بي. إنه عملهم .

وبالمثل ، يمكنك استخدام Facebook أو Twitter أو أي شبكة اجتماعية أخرى تختارها للحفاظ على جهات الاتصال الخاصة بك بنفس الدرجة. ومع ذلك ، أفضل استخدام LinkedIn للأعمال ، لأن الناس يميلون إلى ملء انتماءات شركاتهم في الماضي والحاضر ، والتي عادة ما تكون جزءًا هامًا من المعلومات التي يجب معرفتها عند البحث عن أشخاص أحتاج إلى الوصول إليهم.

نصيحة إضافية: يحب LinkedIn أن يساعدك في العثور على أشخاص تعرفهم عن طريق الاتصال مباشرة بحساب البريد الإلكتروني الخاص بك ، ولكن يمكنك أيضًا تحميل ملف CSV على LinkedIn وجعله يساعدك على التوافق مع أشخاص تعرفهم بهذه الطريقة أيضًا. هذه النصيحة مفيدة إذا كنت قد قمت بتصدير معلومات الاتصال من الوظائف القديمة ، أو إذا كانت خدمة البريد الإلكتروني لصاحب العمل الحالي غير مدعومة من قبل LinkedIn.

تطبيق EasilyDo لإضافة إدخالات جهات اتصال iOS جديدة . على جهاز iPhone الخاص بي ، استخدم تطبيقًا يسمى EasilyDo يقوم تلقائيًا بأتمتة المهام الصغيرة التي قمت بتعيين التطبيق لإكمالها. أحدها هو EasilyDo لمراقبة حساب البريد الإلكتروني للنشاط التجاري ، وعندما ترى رسالة بريد إلكتروني واردة من شخص جديد ، اسألني عما إذا كان ينبغي أن تضيف هذا الشخص إلى دفتر عناوين iOS الخاص بي. هناك تطبيق EasilyDo Android أيضًا.

أستخدم دفتر عناوين iOS الخاص بي لجهات الاتصال الشخصية في المقام الأول ، لكنني أيضًا احتفظ ببعض تفاصيل زملائي في العمل ، في حال احتجت إلى الوصول إليهم بسرعة عندما أكون خارج المكتب. أود أيضًا أن EasilyDo لا يضيف تلقائيًا كل جهة اتصال جديدة ولكنه يسألني دائمًا أولاً.

ifttt عن طرق أخرى لترحيل جهات الاتصال . باستخدام موقع الويب وتطبيقات iPhone التي تسمى ifttt (والتي تعني "إذا كان هذا ، ثم") ، يمكنك إنشاء أوامر ، مثل "إذا أضفت إدخالًا جديدًا في جهات اتصال iOS الخاصة بي ، ثم أدخل هذه المعلومات نفسها في جدول بيانات Google Drive. " وهناك عدد من الخدمات الأخرى المدعومة ، لذا يمكنك القيام بشيء مماثل مع معلومات الاتصال من أشخاص تعرفهم من Facebook والبريد الإلكتروني وأماكن أخرى أيضًا. بخلاف EasilyDo ، فإن ifttt سوف يقوم دائمًا بتنفيذ الأمر عند تشغيله - فهو لا يسألك أولاً عما إذا كان يجب عليه إكمال الإجراء. ولكن يمكنك تشغيل وإيقاف هذه الأوامر في أي وقت من موقع ifttt أو التطبيق. القدرة على تخصيص الأوامر جيدة جدًا ، ولا تحتاج إلى معرفة لعنة الترميز لجعلها تعمل. إنه جاهز تقريبًا لجميع النقاط والنقرات.

نصيحة إضافية: ابحث في قائمة ifttt من "الوصفات" العامة ( أي الأوامر) عن "جهات الاتصال" ، وستكون قادرًا على العثور على الأوامر التي طورها أشخاص آخرون وإعادة استخدامها. لاحظ أن معظم الأتمتة المكتوبة في ifttt تعمل على المضي قدمًا ولكن لا تقم بالضرورة بترحيل البيانات التي لديك بالفعل.