فيديو: من زينو نهار اليوم ØµØ Ø¹ÙŠØ¯ÙƒÙ… انشر الÙيديو Øتى يراه كل Ø§Ù„Ø (شهر نوفمبر 2024)
هل تتذكر تعهد Thierry Breton بإلغاء البريد الإلكتروني للشركات بنسبة 100 بالمائة من شركته Atos بحلول عام 2014؟ في الوقت الذي أعلن فيه عن طموحه - كان عام 2011 - سخر الكثير من الناس من عالم التكنولوجيا والأعمال على حد سواء. دعوا خطته سخيفة. قالوا نحن بحاجة إلى البريد الإلكتروني. نحن نعتمد عليه. انه الضروري!
بسرعة إلى الأمام اليوم ، وتغير المناخ بالفعل. أسمع أكثر وأكثر من العاملين في المكتب أن البريد الإلكتروني هو لعنة وجودهم. إنها مضيعة لوقتهم بقدر ما هي الكلمة "م": الاجتماعات. عندما أسأل عن سبب هذا العبء ، عادة ما يقول الناس شيئًا مثل "أتلقى أطنانًا من رسائل البريد الإلكتروني التي لا علاقة لي بها" أو "نصف سلاسل الرسائل التي أستخدمها غير مرتبطة بعملي على الإطلاق." حتى أنني بدأت أسمع نفس المشاعر من عدد قليل من الأشخاص حول البريد الإلكتروني الشخصي: "لقد تلقيت تسعة رسائل بريد إلكتروني للمتابعة من أعضاء نادي الكتاب الخاص بي لتأكيد تاريخ نادي الكتاب التالي! مرحبًا ، أيها الناس! كان ذلك في أول رسالة بريد إلكتروني!"
إليك بعض الاستراتيجيات الخاصة بالقص الفعلي أو قص رسائل البريد الإلكتروني التي لا تحتاج إليها فعليًا. (على الرغم من أن هذه المقالة لا تغطي graymail ، إلا أنني لدي الكثير من النصائح الأخرى حول كيفية إدارة رسائل البريد الإلكتروني والصفقات اليومية.)
1. اطلب إزالتك من رسائل البريد الإلكتروني الجماعية ، وجهاً لوجه
وكلما زاد اعتمادنا على البريد الإلكتروني ، كلما كان من المريح أن ننسى أنه من الأفضل معالجة بعض المشاكل من خلال محادثة قصيرة. قد تبدو هذه النصيحة تقنية مجنونة ومتدنية للغاية ، ولكنها قد تكون فعالة للغاية. إذا كنت جزءًا من بريد إلكتروني جماعي منتظم (على سبيل المثال ، تقرير يومي أو تسجيل وصول أسبوعي للمشروع) ولا تريد أن تكون بعد الآن ، فقم بإجراء محادثة مع الشخص الذي يدير أو يبدأ تلك الرسالة الإلكترونية ، ويفضل أن يكون ذلك وجهًا لوجه الوجه ، أو عبر الهاتف إذا كان يجب عليك. ستقول "مرحبًا" ، أنت تعلم أن البريد الإلكتروني اليومي حول هذا النوع من الأشياء؟ هل أنا من المفترض أن أكون على ذلك؟ أظل أتلقى رسائل ، لكنهم لا يتصلون فعليًا مباشرة بي أو بعملي. هل يمكن أن تزيلني؟"
أسوأ شيء يمكن أن تفعله في هذا الموقف هو الرد على الكل مع رسالة مكتوب عليها "إلغاء الاشتراك". إنه وقح. هذا يظهر أنه ليس لديك أي لباقة اجتماعية أو netitquette. وهذا يثبت أنك لا تعرف كيفية إدارة بريدك الإلكتروني.
عندما تجري محادثة وجهاً لوجه ، فإنك تصبح بشريًا مرة أخرى. أنت شخص لطيف مع طلب معقول ومباشر. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان هناك سبب يقصد منك تلقي الرسائل ، فسوف يوضح الشخص سبب تضمينك حتى الآن.
2. الاستفادة من الشبكات الاجتماعية ، وأدوات إدارة المشاريع ، والمراسلة الفورية
في رأيي ، فإن الشبكات الاجتماعية (بما في ذلك شبكات الأعمال مثل Yammer و Podio) تتعامل مع الرسائل المشتركة بشكل أفضل بكثير من البريد الإلكتروني. خذ حالة صديقي الذي كان يزعج نادي الكتاب لها. إذا كان المنظم قد قام بإعداد دعوة اجتماع نادي الكتاب التالي على Facebook بدلاً من البريد الإلكتروني ، فسيكون الحصول على المعلومات أقل إلزامًا للأعضاء. أحداث Facebook اختيارية. يمكنك الوصول إليهم وهضم المعلومات عندما تشعر بذلك. عندما تصل دعوة الحدث نفسها عبر البريد الإلكتروني ، تصبح قراءتها إلزامية على الفور.
في منظمات الأعمال ، يمكن أن تساعد أدوات الاتصال البديلة أيضًا في الحد من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها بشكل كبير. هنا في PCMag ، نميل إلى استخدام برنامج المراسلة الفورية عندما يكون لدينا شيء للتواصل بسرعة وتريد استجابة سريعة على قدم المساواة. نستخدم Yammer لإدارة بعض المهام التي تعمل على أساس "من يمكنه الإجابة أولاً ، يرجى القيام بذلك". نحن نستخدم منصة إدارة المشاريع Basecamp لاستضافة المناقشات حول مشاريع الفن والتصميم المستمرة في مكان واحد.
لذا استخدم جميع الأدوات المختلفة الموجودة تحت تصرفك ، وإذا كنت في وضع إداري ، شجع الآخرين على ذلك. من شأن الدعوة إلى حل متعدد الأدوات أن يساعد في تقليل رسائل البريد الإلكتروني الضرورية.
3. استخدام الفرز الآلي أو المرشحات
الحل الأكثر شيوعًا لإدارة رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها هو إعداد قواعد الفرز الآلية ، أو الفلاتر كما تسمى أحيانًا ، والتي تضع الرسائل غير المرغوب فيها في مكان معين (عادةً ما يكون مجلدًا ، ولكن في بعض الأحيان سلة المهملات) قبل أن تصل إلى صندوق الوارد الخاص بك. جميع برامج البريد الإلكتروني الرئيسية لديها هذه الميزة.
ابحث عن البريد الإلكتروني الذي لا تريده بعد الآن ، وحدد شيئًا ملموسًا وثابتًا بشأنه (على سبيل المثال ، دائمًا نفس الكلمة الرئيسية في سطر الموضوع ، أو المرسل ، وما إلى ذلك) وقم بإعداد قاعدة تفرز كل تلك الرسائل في رسالة جديدة تحمل علامات مناسبة مجلد لك.
هناك خيار آخر في Microsoft Outlook وهو أنه يمكنك "إلغاء الاشتراك" بأمان وبدون إشعار من سلسلة رسائل من خلال "كتم" محادثة (انظر تلميحاتي لـ Outlook لمعرفة كيفية القيام بذلك) ، على الرغم من أن ذلك يتركك عالقًا إذا قام أي شخص بإعادة استخدام نفس الموضوع خط في وقت لاحق ، لأنه هو الهدف لتنفيذ العملية. (بمعنى آخر ، عند كتم مؤشر ترابط ، ينتقل Outlook تلقائيًا إلى مجلد "العناصر المحذوفة" أي رسائل تحتوي على سطر الموضوع نفسه من البريد الإلكتروني المخالف.)
أنا شخصياً لا أستخدم الفرز الآلي كثيرًا لأنه يعتمد على سلوك جديد: التحقق من المجلدات المعينة على أساس منتظم. في الماضي ، كلما قمت بالفرز ، نسيت على الفور أنني فعلت ذلك ، وبعد عدة أيام ، لاحظت وجود كومة من رسائل البريد الإلكتروني التي ربما تضمنت شيئًا مهمًا تم دفعه إلى الطريق. أفضل فقط حذف الرسائل غير المرغوب فيها أثناء تلقيها. إذا اخترت هذا الطريق ، فكن حريصًا على معالجة رسائل البريد الإلكتروني المصنفة بشكل منتظم.
4. قل للناس ألا يكتبوا "شكرًا"
في المرة الأولى التي سمعت فيها زميلًا في وظيفة سابقة ، قال بصوت عالٍ لزميل آخر: "هل تمانع في عدم الرد بـ" شكرًا "على رسالة عندما يكون كل ما عليك فعله هو تأكيد أنك تعلم أنني فعلت ما كان من المفترض أن أفعله؟ سوف يساعدني ذلك في الحفاظ على وقت البريد الإلكتروني الخاص بي ، " لقد فجر عقلي! تستطيع قول ذلك؟ من المؤكد أنك قد تكون غاضبًا بعض الشيء ، ولكن الجانب العلوي هو أنك لن تحصل على الكثير من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية حقًا.
يمكنك أيضًا إعادة صياغتها بحيث تصبح سلبيًا عدوانيًا - "لن أشعر بالإهانة حقًا إذا كنت تشكرني كثيرًا عن طريق البريد الإلكتروني. أعرف بالفعل أنك تقدر عملي" - لكنني لا أوصي به!
موارد إضافية
تشمل الأدوات الأخرى التي تساعدك على البقاء في صدارة البريد الإلكتروني Sanebox (الذي يقوم تلقائيًا بإعداد بعض الفرز التلقائي) أو تطبيق Mailbox لنظام iOS (مفيد جدًا في الحفاظ على قمة البريد الإلكتروني أثناء وجوده خارج المكتب) ، ولكن هذه الأدوات عامة بشكل أكبر بريد إلكتروني فرز من خفض الرسائل غير المرغوب فيها.
