كن منظمًا: كيفية إدارة عملك باستخدام جداول البيانات

واحدة من أبسط الحيل التنظيمية التي أستخدمها في العمل هي الاحتفاظ بجداول بيانات خاصة لتقدمي الخاص. لا أحد يتطلب أن أفعل ذلك. لا أحد يسأل لرؤية جداول البيانات الخاصة بي. احتفظ بها بالكامل من أجل مصلحتي الخاصة ، لإبقائي في العمل بكفاءة وأن أكون قادرًا على رؤية ما أنجزته بسرعة.

في هذا الإصدار من Get Organized ، سأشارك بعضًا من جداول البيانات التي أحتفظ بها حاليًا وأشرح ما يفعلونه من أجلي. في حين أن محتويات جداول البيانات المتعلقة بعملي على وجه التحديد ، فإن العديد من المبادئ عالمية وقابلة للتكيف مع أنواع العمل الأخرى.

حفظ وجدولة الأفكار

عمود Get Organized أسبوعيًا ، مما يعني أنه يجب عليّ طرح 52 فكرة سأستخدمها فعليًا خلال عام… مما يعني أنني سأحتاج على الأرجح إلى 50 إلى 100 فكرة أخرى سأرفضها في النهاية (معظمنا بحاجة لإنشاء حجم ضخم من الأفكار للعثور على أفكار جيدة حقًا).

أحتاج أيضًا إلى التطلع إلى الأمام عدة أسابيع في وقت واحد ، والانتباه إلى التواريخ التي ستنشر فيها المقالات (كل يوم اثنين) للتفكير فيما إذا كان موضوع معين سيكون متزامنًا مع شيء آخر يحدث في العالم. على سبيل المثال ، في شهر أيار (مايو) الماضي ، عندما كان الخريجين الجدد يبحثون عن وظائف ، قمت بإعداد سلسلة من المقالات حول هذا الموضوع: كيفية إدارة البحث عن وظيفة عبر الإنترنت ، وكيفية إنشاء ملف تعريف نظيف ومحترف عبر الإنترنت ، ونصائح السير الذاتية ورسائل الغلاف ، إلخ..

للقيام بذلك ، أحافظ على جدول بيانات بدائي للغاية مع قائمة مستمرة من الأفكار في الأسفل وشبكة في الأعلى مع جميع تواريخ النشر المجدولة. يساعدني جدول البيانات على التفكير بشكل واسع حول كيفية تخطيط الموضوعات عبر عدة أسابيع وشهور. يمكنني بسهولة تغيير ترتيب المقالات المستقبلية لوضع المزيد من الوقت بين الموضوعات التي تبدو متشابهة للغاية ، أو تجميع الموضوعات المرتبطة منطقياً.

تعيش جدول البيانات هذا في Google Drive لأن هذه الخدمة متاحة لي من أي مكان تقريبًا ، وإذا كان لدي فكرة أثناء وجودي خارج المكتب ، فيمكنني تسجيل الدخول وإضافتها دون تردد.

نظرًا لأنني أعود إلى جدول البيانات هذا كثيرًا لتسجيل العمل بمجرد إتمامه ، فإنني أنظر بانتظام في الأفكار التي قمت بعصف ذهني لها. الكثير من الناس يكتبون ملاحظات عن أفكارهم ولكنهم لا يعودون إليها مطلقًا. مع هذا النظام ، أواجه قائمة الأفكار الخاصة بي على الأقل مرة واحدة في الأسبوع.

تسجيل تقدم المشروع

يتمثل جزء كبير من وظيفتي في PCMag في اختبار منتجات البرامج وأدوات اللياقة البدنية وكتابة مراجعات المنتجات الخاصة بهم ، لذلك لدي جدول بيانات آخر مخصص لهذا العمل.

(أعتذر عن كمية صغيرة من المحتوى غير الواضح في الصورة أعلاه).

اسمحوا لي أن أشرح بسرعة الأعمدة التي تراها في الصورة أعلاه. العمود الأول ، المُسمى ID ، هو معرف المقالة لمراجعة المنتج الذي تم نشره. العمود B هو اسم المنتج. يحتفظ العمود C ، الحالة ، بحالة المراجعة ، بحيث تشير عبارة "pubbed 12-Apr-13" إلى أنه تم نشر مقالة في 12 أبريل 2013. تعتبر الأعمدة من D إلى I عبارة عن مربعات اختيار متعلقة بالعمل يجب إكمالها قبل مراجعة المنتج يمكن أن تتحرك من خلال عملية التحرير والنشر.

تشتمل المعايير (الأعمدة DI) على تسجيل المنتج في قاعدة بيانات ("QB") ، وإرسال نموذج يحدد مواصفات المنتج ("المواصفات") ، وتحميل صورة للمنتج ("Image") ، وإنشاء عرض شرائح إضافي الصور ("عرض الشرائح"). يحتاج كل منتج أيضًا إلى نتيجة من واحد إلى خمسة ("تصنيف") ، وأضفت عمودًا واحدًا آخر لـ "الملاحظات" ، حيث أشير عمومًا إلى ما إذا كان المنتج يستحق اختيار محرري PCMag.

جدول البيانات هو في جوهره سلسلة من مربعات الاختيار. إنها تتيح لي رؤية لمحة سريعة عما إذا كنت قد فعلت كل الأعمال اللازمة. لكن له فوائد أخرى أيضا.

بنفس الطريقة التي أسجِّل بها في أفكار عصف ذهني للمستقبل الحصول على أعمدة "منظمة" ، أقوم أيضًا بتسجيل الدخول في الجزء السفلي من منتجات جدول بيانات "المراجعات" التي قد أكون مهتمًا بمراجعتها. لذلك ، لدي دائمًا قائمة من الأفكار الجديدة.

يعمل أيضًا كمرجع سريع للغاية إذا كنت بحاجة إلى البحث عن تاريخ النشر أو معرف المقالة الفريد للمنتجات التي استعرضتها (والتي عادةً ما أراجعها). بالتأكيد ، لدينا أنظمة أخرى في المكتب للعثور على هذه المعلومات ، ولكن عادة ما يكون أسرع بالنسبة لي لسحبها من جدول البيانات هذا لأنني قمت بتخصيصها لتكون مخصصة لاحتياجاتي.

تتبع ما تغير

آخر جدول بيانات أرغب في مشاركته هو أحد البيانات التي استخدمها لتتبع مقالة محددة أكتبها: أفضل 100 تطبيق iPhone. تتطلب المقالة تنظيمًا معقدًا لإدارة لأنني أقوم بتحديث المحتوى بشكل متكرر. وبعبارة أخرى ، كل بضعة أسابيع ، فإن العديد من أفضل 100 تطبيق جديد. يجب أن أكون متيقظاً من التطبيقات التي قلتها كانت الأفضل اليوم مقابل ما قلته قبل ستة أشهر.

طريقتي بسيطة جدا. أسجل كل تطبيق في Excel لأنه ينتقل إلى أفضل 100 قائمة. أسجل التاريخ الذي تمت إضافته فيه إلى المقالة ، أو آخر مرة قمت فيها بتحديث النص ، إذا كان هذا التطبيق لا يزال جيدًا ولكن تم تحديثه بشكل كبير منذ آخر مرة كتبت فيها غموضًا حوله. وأحتفظ أيضًا بقائمة قيد التشغيل من التطبيقات التي كانت موجودة سابقًا في القائمة ولكنها فقدت مكانها منذ ذلك الحين.

يساعدني جدول البيانات هذا أيضًا على معرفة ما إذا كنت قد حصلت على 100 تطبيق لأن Excel يقوم بحسابها تلقائيًا لي. يمكنني أيضًا استخدامه لتجميع التطبيقات على صفحات مختلفة عن طريق إضافة حدود تشير إلى فواصل الصفحات. يمكّنني أيضًا الترميز اللوني من رؤية التطبيقات الجديدة في القائمة (الصفراء) ، وهي علامة أثناء عملية النشر مما يعني أنني يجب أن أتحقق من هذه الأقسام عن كثب أكثر من غيرها.

اسمحوا لي أيضًا أن أعترف أنني لا أستخدم جميع الأعمدة التي قمت بإعدادها في جدول البيانات هذا. في وقت ما أو آخر ، اعتقدت أن بعض المعلومات كان مهمًا ، فقط لأدرك لاحقًا أنني لم أكن بحاجة إليها على الإطلاق. نظرًا لأن جدول البيانات هذا يخصني فقط ، يمكنني التخلي عن المناطق التي ليس لها مردود بدون نتيجة. يمكنني تنظيف جدول البيانات والتخلص من الأقسام التي لا أستخدمها ، ولكن الأمر يستحق وقتي في الاحتفاظ بها وعدم استخدامها بدلاً من الاستثمار في جعل جدول البيانات أكثر نظافة. ما هي النقطة؟ لا أحد غيري يرى ذلك.

فوائد استخدام جداول البيانات لتتبع عملك

يمكن أن تكون جداول البيانات البسيطة أدوات قوية لتنظيم عملك ، ولا يتعين عليك أن تكون مدخلاً في Excel لصنعها. تشمل فوائد استخدام جداول البيانات لتتبع عملك ما يلي:

• أن تكون قادرًا على رؤية ما قمت به بالفعل حتى لا تكرره (أو إذا كنت بحاجة إلى تكراره ، يمكنك أن ترى بسرعة متى وكيف فعلت ذلك في المرة الأولى حتى تتمكن من الاستفادة من هذا العمل السابق)
• امتلاك مكان مخصص لتسجيل الأفكار وإلقاء نظرة منتظمة عليها
• الاحتفاظ بسجل لعملك إذا كنت بحاجة إلى دليل على ما أنجزته
• جعل مهامك أسهل عن طريق إنشاء نظام لاسترجاع المعلومات مخصص بالكامل لاحتياجاتك.