فيديو: بنتنا يا بنتنا (سبتمبر 2024)
لقد واجهت موقع Doodle.com لأول مرة منذ بضع سنوات أثناء العمل مع أكثر من عشرة متطوعين أو نحو ذلك في مشروع. كان المشاركون منتشرين في جميع أنحاء العالم - الهند وإسرائيل وسنغافورة وكاليفورنيا وماساشوستس - وكان علينا بطريقة ما أن نجد وقتًا يكون فيه معظمنا قادرًا على الاجتماع عبر الإنترنت لمناقشة المشروع. أرسل أحد المتطوعين رابطًا إلى Doodle.com ، ومنذ ذلك الحين ، أصبحت المواعيد والأوقات التي تجتمع فيها مثل السحر.
Doodle هو موقع إلكتروني مجاني وخدمة تجعل الجدولة بسيطة مثل إنشاء استطلاع. يمكنك دعوة أشخاص إلى الاستطلاع ، ويقومون ببساطة بتحديد الأوقات التي يكونون فيها متاحًا للقاء بناءً على عدد من الخيارات التي يوفرها مُنشئ الاستطلاع. إنه حلم تحقيق الكفاءة.
ولكن أولاً ، نظرة عامة سريعة على كيفية عمل Doodle.com:
جيل دوفي: أنا معجب كبير بـ Doodle ، ولا بد لي من القول ، أشعر أنني أقدمه للناس طوال الوقت. هل هذه مشكلة ، إخراج الكلمة؟
مايكل نايف: من ناحية ، نحن في حالة جيدة للغاية. نحن الآن في أكثر من 15 مليون مستخدم كل شهر. لذلك هذا نجاح رائع ومثير للغاية بالنسبة لنا. لكن من ناحية أخرى ، لا يزال هناك الكثير من الإمكانات إذا كنت تعتقد أن على الجميع تقريبًا القيام بجدولة في وقت أو آخر.
إن أفضل آلية اتصالات لدينا هي الأداة ، الخدمة ذاتها ، لأنها تحتوي على فيروسية مضمنة. يمكنك الحصول على أشخاص آخرين على المنصة عن طريق الجدولة لأنه يتعين عليك دعوة أشخاص للمشاركة في استطلاع الرأي الذي ترسله.
JD: هذا بالتأكيد كيف اكتشفت ذلك. أخبرني عن تقدم الإنتاجية في إضاعة جدولة وقت أقل باستخدام أداة مثل Doodle.
م.ن: هذا يتعلق بدراسة حديثة أجريناها. قبل عامين ، أجرينا دراسة درسنا فيها كم من الوقت يحتاج الناس إلى تنظيم اجتماعاتهم كل أسبوع. وجدنا أن الأشخاص سيكونون قادرين على توفير ما يصل إلى نصف يوم أسبوعيًا إذا أمكنهم قضاء الوقت المستغرق في تنظيم الاجتماعات.
هذه الدراسة الجديدة التي استخدمناها لمعرفة ما جدولة عبر الإنترنت على وجه الخصوص يساعدك على توفير من حيث الوقت ، مقارنة بالوسائل الكلاسيكية ، مثل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية. لقد وجدنا أنه يمكنك توفير ما يصل إلى ثلثي الوقت الذي تحتاجه لجدولة ، فقط عن طريق إخراج التنسيق البشري من الحلقة وجعل العملية برمتها أكثر كفاءة وأقل توترا في الأعصاب.
دينار أردني: ما هو متوسط عدد الأشخاص في أي جدول اجتماع معين؟
مينيسوتا: في حالتنا ، يتراوح المتوسط بين خمسة وستة. هناك حقًا حيث تبدأ في التوفير ربما نصف الوقت الذي تحتاجه لجدولة [مقارنة مع الجدولة عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف] ، ويمكنك توفير المزيد والمزيد من الوقت كلما زاد عدد الأشخاص المشاركين. في الواقع ، نرى كثيرًا من مواعيد جدولة استطلاعات الرأي لعشرة أشخاص ، 20 شخصًا ، وحتى مئات الأشخاص.
JD: أفكر إذا كان لديك شخصان أو ثلاثة فقط ، فأنت لست بحاجة إلى أداة لجدولة. عند هذه النقطة ، قد يكون من الأسهل التحدث مع الآخرين وتوفير الوقت بهذه الطريقة.
مينيسوتا: إنه في كثير من الأحيان. هذا حقيقي جدأ. في حالة الشخصين ، لدينا أداة للجدولة الفردية. يطلق عليه MeetMe ، ويعمل بشكل مختلف قليلاً. يمكنك نشر أوقات فراغك ومشغول في تقويم صغير يتم نشره على عنوان URL الشخصي الخاص بك على Doodle.com.
لذلك في حالتي إنه Doodle.com/myke. يمكنك نشره ، وإذا أراد الناس مقابلتك ، فيمكنهم المضي قدمًا وتقديم اقتراحات في [التقويم الخاص بك] مع وجود احتمالية كبيرة بأنك ستحصل على الوقت لأنهم يمكنهم رؤية فتحات وقت فراغك. وبعد ذلك يمكنك قبول أو رفض أو تجاهل الطلب.
صحيح أنه بالنسبة لثلاثة أشخاص ، لا يزال بإمكانك الوصول إلى نتيجة عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف ، لكنني أجد أن هذه الطريقة ليست بالسرعة التي تستخدم بها أداة مثل Doodle.
JD: هل يرتبط هذا التقويم بأي أدوات أخرى ، مثل Outlook أو تقويم Google؟
مينيسوتا: نعم ، إنها كذلك. كل ما لدينا في Doodle - لدينا أيضًا أداة لحل مواعيد العملاء تسمى BookMe والتي تأخذها خطوة أخرى إلى الأمام ، على سبيل المثال ، استوديو للتدليك أو غيرها - كل هذه المنتجات تقدم تكاملًا للتقويم. كل ذلك يعتمد على نفس التكنولوجيا في نهايتنا. هذه واحدة من المزايا. إذا سبق لك ملء التقويم الخاص بك ، سواء كان Outlook أو iCloud [دعم iCloud الذي تم إطلاقه مؤخرًا فقط] أو تقويم Google ، بمجرد اتصالك بهذه التقاويم ، يمكنك استخدام تلك الموجودة في جميع الخدمات التي نقدمها. هذا سيجعل العملية برمتها أكثر سلاسة وأسهل بالنسبة لك.
JD: أريد عمل نسخة احتياطية للصورة الأكبر للحظة والتحدث عن الإنتاجية بشكل عام. سألني أحد المراسلين في اليوم الآخر عما إذا كنا مهووسين بالإنتاجية ، وأعتقد أن هذا صحيح بشكل خاص بالنسبة للأمريكيين. منذ سبعينيات القرن الماضي ، نظرًا لأننا وضعنا أيدينا على أجهزة الكمبيوتر في مكان العمل ، فقد ظننا أننا سنصبح أكثر كفاءة لدرجة أننا قد نسترجع المزيد من الوقت وربما لدينا أسبوع عمل لمدة أربعة أيام. وأجد أن هذا ليس هو الحال على الإطلاق. لقد أصبحنا مهووسين بالإنتاجية في هذه الحملة للعمل بجدية أكبر ، وتحقيق المزيد من النتائج ، وكسب المزيد من المال للشركة - كنت أتساءل أفكارك حول ذلك.
MN: هذا نوع من موضوع واسع [يضحك]! نحن نختبر ذلك في أوروبا أيضًا. أعتقد أنه بالتأكيد اتجاه في الولايات المتحدة ، ولكن في جميع البلدان الصناعية والعقليات ذاتها حيث يدفع الناس أيضًا إلى أن يكونوا منتجين ، على إنجاز الأمور.
أيضًا مع حركة "الذات الكمية" حيث تحاول قياس كل ما تفعله ومحاولة تحسينه. أعتقد أن هناك بعض الخطورة في أن الحلقات تصبح أقصر وأقصر ، وتضيق على الفرد. يجب أن يكون الناس على دراية بمكان قوتهم وأين تكون حدودهم حتى يعرفوا متى يجب أن يتباطأوا أو متى يتسارعون عند الحاجة أو على أساس منتظم.
من ناحية أخرى ، أعتقد أنه من الأمور الإيجابية للغاية أن العديد من هذه المهام الشاقة - سواء كانت تقوم بجدولة حدث أو العثور على رحلة أو البحث عن اتصالات على القطار ، أو البحث عن أشياء على الإنترنت - أيا كان ، كل هذه المهام الشاقة أنها تصبح أسهل بكثير وتساعدك على توفير الوقت. أعتقد أن التحدي يكمن في الاستثمار الذي يوفر الوقت ليس فقط في زيادة الإنتاجية ولكن أيضًا في زيادة جودة الحياة لك شخصيًا. هناك توازن دقيق بين مقدار العمل الذي تريد القيام به ، وما الذي يوفره لك العمل ، ومقدار الحياة الخاصة التي تحتاجها. وكم المنطقة الرمادية التي تحتاجها بين هذين ، وهذا قرار شخصي للغاية في النهاية.
JD: أجد عددًا أكبر من الأشخاص يفضلون الحصول على حياة مختلطة ، ويريدون أن يكون تقويمهم الشخصي والتقويم المهني الخاص بهم واحدًا. أنا بالتأكيد استخدم Doodle كثيرًا لأغراض اجتماعية ، وربما أكثر من العمل. مثلك قلت إن زيادة الإنتاجية هناك تؤدي إلى بعض الاستفادة من وقت الفراغ وتقليل التوتر.
هناك أمثلة أخرى لتطبيقات الإنتاجية ، التي تنشئ حلقة مفرغة من محاولة جعلك أكثر إنتاجية حتى تستمر في العمل.
MN: هناك دائما هذه وجهات نظر مختلفة. هناك الحياة الخاصة وحياة العمل ، وهناك هذا الحديث عن التوازن بين العمل والحياة. يعد هذا مرة أخرى سؤالًا شخصيًا للغاية: ما إذا كنت تعتقد أن العمل والحياة هما أمران منفصلان تمامًا ويجب أن يكون هناك توازن بين الاثنين ، أو ما إذا كان مزيج هذين المجالين من حياتك بحاجة إلى أن يكون في الإيقاع المناسب لك شخص.
JD: أخبرني المزيد عن الدراسة التي أجريتها. هل كان هناك أي شيء يثير الدهشة الذي وجدته؟
مينيسوتا: لم نفاجأ بالنتيجة ذاتها. كان لدينا الكثير من الأدلة القصصية على أن Doodle يساعد الأشخاص على إنجاز المهمة ويساعدهم على توفير الوقت ، وكانت هذه أيضًا تجربتنا الخاصة عندما استخدمنا الأداة. [نتائج الدراسة] كانت مجرد دليل أكثر منهجية على أن هذا هو الحال بالفعل.
ما أدهشنا حقًا هو الفرق. إذا نظرت إلى الجدول الذي يوضح مقدار الوقت المستخدم ، فإن الأشخاص الذين يقومون بجدولة بدون أداة يقضون 90 إلى 120 دقيقة لجدولة شيء مع 10 إلى 15 مشاركًا. مع Doodle في هذه التجربة ، لا يحتاجون إلا إلى نصف ساعة ، وهذا توفير كبير في الوقت لم أكن أتوقعه.
JD: هل يمكنك مشاركة بعض النصائح أو الممارسات التنظيمية التي تستخدمها شخصيًا؟ ليس بالضرورة أن يرتبط بجدولة.
MN: قبل عامين ، قرأت كتاب "Getting Things Done". لقد كان كتابًا مثمرًا للغاية بالنسبة لي. لم أستخدم كل التقنيات التي يصفها. لكن أحد الأساليب التي ألتزم بها هي إخراج كل شيء من رأسي إلى أنظمة مفيدة وأنظمة موثوقة.
في أيامنا هذه ، أعمل بحزم مع التقاويم وقوائم المهام. معظمها يخرج كل هذه المهام الصغيرة من رأسي ، ويحرر رأسي للعمل أكثر إنتاجية. إن معرفة أن لدي نظامًا موثوقًا يذكّرني عندما يلزم القيام بشيء ضروري هو ما ساعدني على إنجاز الكثير ، وجعل يوم العمل أكثر إنتاجية. لكنه أيضا يحرر عقلي. امتلاك عقل حر لوقت الفراغ ولأي شيء آخر أقوم به ، بدلاً من التفكير ، "لا يجب أن أنسى هذا أو ذاك".
JD: شريكي هو مدير العمليات ، ولديه في أي وقت ما بين 100 و 150 مهمة في قائمة مهامه. أخبرني ، "أحتفظ بالأهم في رأسي لأنني قلق بشأنهم ، والباقي أحتفظ به في البريد الإلكتروني". كنت أحاول أن أوضح له أن هذا ضغط عليه. عندما لا تكون المهام في مكان واضح حيث يمكنك رؤيتها ، فإنها تخلق ضغوطًا. ولكن بمجرد الانتقال إلى نظام موثوق يمكنك الوثوق به ، فأنت تعلم أن كل شيء سيكون موجودًا عند الحاجة إليه.
إنه يريد الانتقال إلى نظام جديد وأكثر تنظيماً. قدرت أنه سيواجه فترة انتقالية مؤلمة مدتها أسبوعين. هل واجهت أي شيء من هذا القبيل؟ عندما انتقلت إلى GTD ، هل كان لديك أي ألم في الانتقال؟
مينيسوتا: لقد عانيت من فترة انتقالية ، لكنني واجهت عقبة ذهنية. قبل أن أدخِل النظام في ممارسة عملي ، لم أكن واثقًا حقًا من أنه سيعمل في النهاية ، أو أنه يمكنني تحديثه ، أو أنه سيكون نظامًا موثوقًا به يساعدني في التغلب على الأيام وخلال الأسابيع. استغرق ذلك مني وقتًا طويلاً ، بضعة أسابيع حتى قررت ، "حسنًا ، دعنا نجرب ذلك". ثم قضيت يومًا واحدًا في إعداد النظام. الآن ليس لدي أي مجلدات للبريد الإلكتروني. عادةً ما يكون لديّ صندوق بريد فارغ ، وأضع كل شيء مهم في قائمة المهام الخاصة بي. لقد بدأت بشكل جيد.
أنا حتى تبسيط النظام على مدى شهرين. اليوم هو حقا نظام بسيط جدا بالنسبة لي. أفضل دليل على ذلك هو أنه في معظم الأيام لا أعرف المهام واجتماعات وأحداث التقويم الأخرى التي أعود إليها في اليوم التالي أو اليوم التالي لذلك لأن النظام منظم جيدًا بما يكفي بحيث يعمل كل شيء حسنا وسأذكر أنا عادة ما ألق نظرة على التقويم الخاص بي في الصباح فقط لمعرفة ما يحدث اليوم.
JD: ما التطبيقات والخدمات الأخرى التي تستخدمها؟
مينيسوتا: تذكر أن الحليب مهم جدًا بالنسبة لي للحفاظ على المسار الصحيح. أستخدم النظام المستند إلى الويب وكذلك تطبيق Android لكتابة أي شيء يتبادر إلى الذهن أثناء الاجتماع أو عند التواصل الاجتماعي. بدلاً من محاولة التذكر ، أنا فقط أكتبها.
والآخر هو تقويم جوجل. كل ما هو حقا التاريخ والوقت مؤرخة هناك. هناك العديد من التقويمات هناك ، سواء بالنسبة لحياتي الخاصة أو المتعلقة بالعمل.
