الحصول على المنظمة: اجتماعات أكثر إنتاجية

نشر جيف وينر ، الرئيس التنفيذي لشركة LinkedIn ، مقالة مؤخرًا مع قاعدة واحدة للقضاء على الاجتماعات غير المجدية: لا توجد عروض تقديمية. لقد وصلت إلى حيث يذهب ، لكنه تصريح مطلق ولا يمكنني القول أنني أتفق معه في 100٪ من جميع الظروف.

أعتقد أن الطريقة لعقد اجتماعات أفضل هي أولاً فهم نوع الاجتماع الذي تنوي عقده ، ثم تنظيم نفسك والاستعداد له وفقًا لذلك. إن اتخاذ بعض الخطوات البسيطة في مرحلة التخطيط لاجتماع يقطع شوطًا طويلاً نحو جعله أكثر إنتاجية للجميع.

4 أنواع من الاجتماعات

في رأيي ، هناك أربعة أنواع من الاجتماعات. إذا لم تفكر مطلقًا في نوع الاجتماع الذي تنوي عقده ، فقد يكون ذلك نصف مشكلتك.

اجتماع إعلامي. الاجتماع الإعلامي هو ذلك بالضبط ، وهو اجتماع يستخدم لنشر المعلومات. اجتماعات مجلس المدينة نصف السنوية عادة ما تكون معلوماتية. إحاطة العلاقات العامة هي عادة معلوماتية. عادة ، هناك طرف واحد لديه معلومات للمشاركة. الحاضرون موجودون لاستيعابها.

مناقشة / اجتماع التعاون. اجتماعات العصف الذهني هي أمثلة على اجتماعات المناقشة أو التعاون. في هذا النوع من الاجتماعات ، قد يعمل واحد أو أكثر من الأطراف المعنية على جدول الأعمال. المقصود المعلومات تأتي من عدة أشخاص. غالبًا ما تكون الاجتماعات التعاونية أيضًا اجتماعات لحل المشكلات.

تحقق في الاجتماع. يُعد تسجيل الوصول اجتماعًا مخططًا بشكل منتظم ، وعادة ما يكون حول مشروع معين ، والذي قد يكون مستمراً أو يكون له تاريخ الانتهاء المتوقع. scrums اليومية هي مثال على الاختيار الإضافية. تعتبر عمليات تسجيل الوصول مفيدة للتأكد من أن جميع الأطراف المعنية على علم دائم بالمشكلات والحلول والتغييرات والتقدم ، وما إلى ذلك. ومن مزايا اجتماعات تسجيل الوصول المنتظمة أنها في كثير من الأحيان تكون قصيرة للغاية.

اجتماع عمل. اجتماعات العمل هي الشخصية المفضلة. في اجتماع عمل ، تقوم بعمل يجب إكماله. إنها بهذه السهولة. اجتماعات العمل ارتشف من المماطلة في مهدها. وغالبا ما تكون التعاونية. أحد الأمثلة على ما يمكن إنجازه في اجتماع عمل هو المبرمجين وأصحاب المصلحة الذين يجتمعون لتنفيذ التغييرات في الكود (على سبيل المثال ، إلى موقع ويب أو أي منتج تفاعلي آخر) يمكن للطرفين التحقق فيهما بدقة فقط بحضور أحدهما الآخر.

كيفية جعل الاجتماعات أكثر إنتاجية

1. الجدول الزمني بسرعة. باستثناء حالة إدارة مشروع مستمر أو طويل الأجل ، أكره الاجتماعات المجدولة لأكثر من أسبوعين أو ثلاثة أسابيع. في كثير من الأحيان ، قبل جدولة أي اجتماع ، توجد محادثات بين جميع الأطراف ، عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أو شخصيًا ، وأفضّل أن تكون هذه المحادثات جديدة في ذهني قبل الاجتماع. حدد جدولًا بعيدًا جدًا ، وسوف تنتهي المعلومات ذات الصلة بعيدًا عن رأسي.

عند محاولة العثور على وقت مناسب لعدد من الأشخاص الذين لا يتيحون التقويمات الخاصة بهم ، يمكنك استخدام موقع مجاني يسمى Doodle ، والذي يتيح لك إنشاء استطلاع يمكن للأشخاص أن يشيروا إلى أوقات فراغهم.

2. استخدام سطر الموضوع واضح. في دعوة الاجتماع ، يعد وجود سطر موضوع واضح هو مفتاح إنتاجية الجميع. يجب أن يشير سطر الموضوع في بضع كلمات إلى الغرض العام للاجتماع. يساعد الأشخاص في معرفة ما يجب أن يتوقعوه قبل أن يظهروا أو يطلبوا الاجتماع.

يمكن لسطر الموضوع المكتوب بوضوح أن يطلع أطرافًا معينة على ما يحتاجون إليه للتحضير قبل الاجتماع.

3. لديك جدول أعمال أو أهداف. يحتاج كل اجتماع إلى جدول أعمال أو قائمة بالأهداف. اعتمادًا على تعقيد الاجتماع ، قد لا تحتاج إلى أن يكون صريحًا ، وفي هذه الحالة يجب ذكره ضمنيًا في سطر الموضوع. مثال على ذلك "الموضوع: إعداد تشكيلة إصدار مجلة أكتوبر" - الهدف هو إكمال هذه المهمة في اجتماع عمل.

الغرض من اجتماع تسجيل الوصول هو تسجيل الوصول ومراجعة التقدم وإثارة مخاوف ، لذلك من المحتمل أنك لن تحتاج إلى جدول أعمال واضح لتلك الأنواع من الاجتماعات.

تستفيد اجتماعات المناقشة حقًا من وجود جدول أعمال. يجب على الجميع تلقي جدول الأعمال قبل الاجتماع. أوصي بإدراجها في حقل الملاحظات في طلب الاجتماع.

عندما يأخذ رئيس الاجتماع الوقت الكافي في كتابة جدول أعمال أو قائمة أهداف أساسية ، فإنه يساعدها أيضًا على ترسيخ هدفها في الاجتماع وكيف ستوجهه.

4. تحديد زعيم الاجتماع. يحتاج كل اجتماع إلى قائد أو قادة مشاركين. في معظم الحالات ، يكون قائد الاجتماع معروفًا ضمنيًا: إنه من اتصل بالاجتماع أو لديه شيء لمشاركته ، في حالة اجتماع إعلامي. في اجتماع الهاتف والدردشة المرئية (مثل Webex) ، غالبًا ما يكون الشخص الذي يبدأ المكالمة.

كان أسوأ اجتماع مطلقًا حضرته على الإطلاق ليس له قائد ، وحوالي منتصف الاجتماع ، أدركت أن العديد من الأطراف المعنية اعتقدت أنه من المفترض أن أقود الاجتماع. كان في وقت واحد غضب وموت ، ناهيك عن غير مثمرة تماما. في مشهد آخر متهور ، اتصلت ذات مرة بالاجتماع ، وحددت موعده ، وأعتزم تشغيله تمامًا ، فقط لكي يكون هناك زميل آخر يتولى الأمر تمامًا - مزعجًا أيضًا.

5. تفقد التكنولوجيا ، ولكن القيام التجريبي. نعم ، تهدف هذه المقالة إلى تغطية المواضيع المتعلقة بالتكنولوجيا ، ونعم ، أنا أقول لك أن تخسر على الأقل بعض التكنولوجيا الخاصة بك من أجل عقد اجتماعات أكثر إنتاجية. قبل أن تضيع وقتك في إنشاء مجموعة PowerPoint ، اسأل نفسك ، "هل تحتاج حقًا إلى عرض تقديمي على الإطلاق؟" إذا كانت الإجابة بنعم ، فتذكر أنه يجب استخدام الشرائح للحفاظ على مشاركة الأشخاص وتعزيز نقاطك - وليس إعدادها لك. لا أحد أعجب بمناديل النجوم ، ولا يريد أحد أن يشاهد مقطع فيديو عندما يسمعونك تتحدث أو تتحدث معك.

إذا كان لديك منتج أو خدمة لتستعرضها ، فأوضح كيف تعمل! لا تعرض الصور أو مقاطع الفيديو الخاصة بها. أعطهم مكوي الحقيقي.

إذا كنت ترغب في إعطاء معلومات معينة لكل حاضر في الاجتماع ، بما في ذلك الصور ومقاطع الفيديو ، فأرسلها إليهم قبل الاجتماع حتى يتعرفوا على المواد ، والتي ستكون أكثر إنتاجية للجميع على أي حال. ثم يمكنك قضاء وقتك في الوصول إلى جوهر الموضوع ، وربما في وقت أقل أيضًا.