الحصول على المنظمة: باستخدام صندوق الوارد vip على دائرة الرقابة الداخلية

دعنا نقول ، فقط من أجل الوسيطة ، أنك تعاني من التحميل الزائد للبريد الإلكتروني. أنت في الحشائش في صندوق الوارد الخاص بك. غالبًا ما تضيع الرسائل المهمة بين مجموعة ملخصات القوائم والتحديثات الموجزة من شبكات التواصل الاجتماعي وخيط الرسائل من الأصدقاء فيما يتعلق بالخطط الاجتماعية للأسبوع القادم. أحد أسرع وأبسط الحلول لمستخدمي iOS هو استخدام ميزة VIP في تطبيق Mail.

الآن ، أنا لا أقول أنه الحل الأفضل ، أو الحل الذي سيعمل على الجميع - بل على العكس. صندوق بريد VIP الوارد سيخفف فقط من ألغاز بريدك الإلكتروني إذا كنت تستوفي معايير معينة (تم توضيحها لاحقًا).

بشكل عام ، أعتقد أن طريقة حل عبء البريد الإلكتروني الزائد حقًا هي تطوير عادات تساعدك على البقاء في صدارة رسائلك يومًا تلو الآخر. (لدي 11 نصيحة على الأقل لإدارة البريد الإلكتروني من خلال سلوكيات متسقة.) ولكن في بعض الأحيان قد يساعدك تطبيق أو ميزة في جعل رأسك فوق الماء مرة أخرى ، وهو ما عليك القيام به قبل أن تتمكن من البدء في تطوير عادات يومية أفضل.

ما هو صندوق الوارد VIP؟

علبة الوارد VIP هي ميزة داخل تطبيق Mail على iPhone و iPad و iPad mini و iPod touch. يتم فرز جميع رسائل البريد الوارد الواردة من الأشخاص الذين تحددهم على أنها "مهمة جدًا" إلى منطقة خاصة. لا يتحرك أي من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. بدلاً من ذلك ، فهو يسلط الضوء على رسائل البريد الإلكتروني المهمة فقط في صندوق بريد منفصل بحيث يسهل رؤيتها ولا تضيع بين الأشياء الأقل أهمية.

يتضمن صندوق الوارد VIP أيضًا إعدادات الإخطار ، حتى تتمكن من سماع صوت مخصص وتلقي تنبيهات مرئية عند وصول رسائل جديدة من أشخاص مستوردين إلى صندوق الوارد الخاص بك.

كيف يعمل صندوق الوارد لكبار الشخصيات؟

يقوم صندوق الوارد VIP بشكل أساسي فقط بتسليط الضوء على الرسائل من أشخاص مهمين بوضعها في عرض منفصل. لا يتحرك أي رسائل. لا يخلق التكرارات من الرسائل. فكر في الأمر على أنه إضافة علامة "VIP" تلقائيًا إلى أي بريد إلكتروني من شخص مهم للغاية موجود في صندوق الوارد الخاص بك ، ثم يُظهر فقط تلك الرسائل المميزة في علبة الوارد VIP.

كيفية إعداد علبة الوارد VIP

على أجهزة iPhone و iPad ، يأتي تطبيق Mail بالفعل مع علبة الوارد VIP ، وكل ما عليك فعله لتشغيله هو البدء في تعليم الأشخاص على أنهم "أشخاص مهمون للغاية".

1. من تطبيق Mail ، اضغط على أيقونة الدائرة الزرقاء مع سهم أبيض يمينًا.

2. انقر فوق "إضافة VIP" ، وسيتم نقلك إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بك. يمكنك تحديد أي جهة اتصال يظهر اسمها بنص أسود. يشير النص الرمادي إلى عدم امتلاكك لعنوان بريد إلكتروني لهذا الشخص (أو تم تعليم الشخص بالفعل على أنه VIP).

3. عند الانتهاء من إضافة كبار الشخصيات ، يمكنك تخصيص الإعدادات من خلال زر "تنبيهات VIP". هذا الزر هو اختصار لإعدادات إعلام VIP الخاصة بك. يمكنك أيضًا الوصول إلى هناك بهذه الطريقة:

الإعدادات> الإشعارات> البريد> VIP.

هنا ، يمكنك تشغيل التنبيهات الصوتية والمرئية التي تتيح لك معرفة وقت وصول بريد VIP جديد.

كيفية الاستفادة المثلى من صندوق الوارد لكبار الشخصيات

أعتقد أن هناك طريقتان لأفضل طريقة للاستفادة من علبة الوارد VIP.

أولاً ، حدد أكثر من ستة أشخاص ككبار الشخصيات. إذا كان لديك عدد كبير جدًا من الشخصيات المهمة ، فهو يهزم الهدف تمامًا.

ثانياً ، استخدمه لفصل القمح عن القشر الموجود في صناديق الوارد الخاصة بك التي تعاني من الفوضى. عندما تقوم بتمكين VIP Inbox ، فإنه يبحث من خلال الرسائل الموجودة في صناديق الوارد الخاصة بك ، وكذلك البريد الوارد الجديد. إذا كان لديك مئات الرسائل في صناديق البريد الوارد المختلفة الخاصة بك ولكنك تريد فقط أن ترى بريدًا من والدتك ورئيسك وموظفك المهم الآخر ، فكل ما عليك فعله هو وضع علامة على هؤلاء الأشخاص الثلاثة كشخصيات مهمة فقط ، وسيعمل iPhone أو iPad على السطح فقط رسائلهم في ثوان.

من المهم ملاحظة أن صندوق الوارد الخاص بـ VIP الوارد يبحث فقط في رسائل البريد الوارد ، ولكنه يفعل ذلك عبر جميع حسابات البريد الإلكتروني التي تم إعدادها في تطبيق البريد. ومع ذلك ، فهو لا ينظر إلى البريد المخزن في الأرشيفات أو المجلدات الأخرى. هذا أمر بالغ الأهمية لمعرفة. انها ليست وظيفة البحث مباشرة.

هل علبة الوارد لكبار الشخصيات؟

قد يكون استخدام VIP Inbox مفيدًا لك إذا كنت تفي بالمعايير التالية:

• عدد الرسائل في صندوق الوارد الخاص بك - ولكن ليس بالضرورة في حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك - هو عدد هائل
• تفوتك رسائل بريد إلكتروني مهمة في كثير من الأحيان من مجموعة من الأشخاص المحددين
• في الوقت الحالي ، تحتاج إلى التحقق مما إذا كنت قد فاتتك أي رسائل بريد إلكتروني مهمة من عدد قليل من الأشخاص المحددين
• لا تقم بإرسال رسائل إلى مجلدات أخرى (بما في ذلك "قيلولة بعد الظهر" أو حفظ الرسائل باستخدام تطبيق Mailbox)
• أنت بحاجة إلى طريقة سريعة لتحسين تجربة البريد الوارد لأن هذه كارثة حاليًا بحيث يتعذر عليك اتخاذ خطوات أخرى نحو إنشاء نظام منظم لإدارة بريدك.

في قلب صندوق الوارد لكبار الشخصيات ، هناك تجزئة. تدور عاداتي التنظيمية إلى حد كبير حول طرق مختلفة لتقسيم المعلومات بحيث يمكنني التركيز فقط على ما أحتاج إلى رؤيته. هذا سبب كبير وأعتقد أن ميزة VIP يمكن أن تكون ذات قيمة بالنسبة للمستخدم المناسب.

موارد إضافية

إذا كانت النقاط النقطية أعلاه لا تصفك حقًا أو ما تحتاج إليه ، فإن الحل البديل الذي يمكن أن يساعدك في استعادة البريد الوارد الفوضوي بسرعة من خلال نوع مختلف من الفرز والتقسيم هو SaneBox (من 6 دولارات شهريًا مع نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا). تقوم SaneBox بتنظيف البريد الوارد بشكل أساسي بحيث لا تحتوي إلا على رسائل من أشخاص تتحدث معهم سابقًا. يتم دفع جميع الرسائل الأخرى إلى مجلد جديد ، يجب عليك التحقق منه بشكل منتظم حتى تكون الخدمة فعالة.

لمزيد من نصائح إدارة البريد الإلكتروني ، انظر:

• 11 نصائح لإدارة البريد الإلكتروني
• كيفية تجنب الزائد البريد الإلكتروني
• كيفية إعداد قوالب البريد الإلكتروني
• كيفية إدارة النشرات الإخبارية ورسائل البريد الإلكتروني اليومية
• كيفية خفض على البريد الإلكتروني غير المرغوب فيه