مراجعة وتصنيف إدارة Gimmal

يعد Gimmal Contract Management نظامًا آخر قابلاً للتخصيص بدرجة كبيرة وغني بالميزات ، ويتم تمييزه على الفور من خلال سعره الضخم: 20000 دولار في السنة. لكن لا تدع صدمة الملصق تتحسن فيك ؛ يعد Gimmal Contract Management (المعروف سابقًا باسم Prodagio قبل الاستحواذ على الشركة في وقت سابق من هذا العام) حلاً مرنًا يوفر جميع وظائف إدارة العقود الأساسية ، بينما يقدم مجموعة متنوعة من الميزات الإضافية مثل أتمتة تدفق العمل ، وإنشاء العقود القائمة على القوالب ، و مهام المستخدم التي قد تجعل الأمر يستحق المال للبعض. ومع ذلك ، قدم Agiloft الفائز في اختيار المحرر مستوى مكافئ من التخصيص مع تعقيد أقل وخفض سعره.

إذا كنت تفكر في Gimmal ، فمن المحتمل أن يكون التعقيد هو أكبر عقبة لديك. بمجرد أن تقوم بتكوين Gimmal بالطريقة التي تحتاجها ، فهي أنظمة ممتازة ، لكن من المهم الإشارة إلى أن مقدار التخصيص الذي يتطلبه النظام سيعقد حياة المسؤولين الإداريين المكلفين بالتنفيذ على نحو خطير. لسوء الحظ ، لا يوجد خيار للمحاولة قبل الشراء. يتمتع Agiloft بمستوى مكافئ من التخصيص ولكنه يدير أن يكون أقل تعقيدًا لأنه اختار تكوينًا يستند إلى المعالج ، وهو أمر يجب على Gimmal مراعاته.

الكل في الكل ، سعر البدء لـ Gimmal هو بالتأكيد حاد للمنظمات الأصغر. يجب أن تتأكد مثل هذه الشركات من أن ترخيص كل مستخدم لن يخدمها بشكل أفضل بدلاً من ذلك ، وأن تنظر عن كثب في "الحصول على العقود" ، الفائز في اختيار محرر PCMag الآخر. يهدف Gimmal Contract Management بشكل صريح إلى المؤسسات المتوسطة والكبيرة الحجم ، والتي ستحتاج إلى تقييم البرنامج على أساس التخصيص مقابل التعقيد والصيانة.

خيارات وخطط التسعير

يقدم Gimmal ثلاثة إصدارات مختلفة متباينة إلى حد كبير من خلال الحد الأقصى لعدد المستخدمين ولكن أيضًا من خلال مستويات مختلفة من القدرة مقابل التعقيد.

ومن المفارقات ، أن إصدار Essentials الأقل سعراً يسمح بعدد غير محدود من المستخدمين. ذلك لأن إصدار Essentials موجه نحو أولئك الذين يبحثون في الغالب عن مستودع العقود ولا يحتاجون إلى الاندماج مع أنظمة أخرى أو لديهم عقود أو سير عمل غير قياسي. يستهدف الإصدار المتقدم الإدارات الفردية في الشركات الكبيرة جدًا أو المؤسسات متوسطة الحجم التي يقل عدد مستخدميها عن 25 مستخدمًا والذين تكون احتياجاتهم أكثر تخصصًا والتي قد تتطلب التكامل مع الأنظمة الحالية. أخيرًا ، إصدار Enterprise مخصص للشركات التي لديها أكثر من 25 مستخدمًا وذوي الاحتياجات الخاصة بما يتجاوز تلك الخاصة بالطبعة المتقدمة.

في وقت كتابة هذا التقرير ، لم يكن Gimmal يدمج Prodagio بالكامل في خصائص الويب الخاصة به. ومع سعر يبدأ من 20،000 دولار ، من المفهوم أن معلومات التسعير التفصيلية لن تكون متاحة عبر الإنترنت ولكن على أساس كل عميل على حدة من خلال الاتصال المباشر مع مندوبي مبيعات Gimmal. لا يقدم Gimmal أيضًا نسخة تجريبية مجانية للتنزيل أو الوصول إليها ، لذلك ستعتمد على موظفي المبيعات لإجراء اختبارات ما قبل الشراء أيضًا.

أيقونة الثقيلة واجهة

واجهة Gimmal ثقيلة الأيقونات وبالتالي يمكن التنقل فيها بسهولة إلى حد ما. تغطي الأيقونات الكبيرة في الزاوية اليمنى من الشاشة جميع المناطق الأساسية لإدارة العقود بما في ذلك المستندات والمهام والتقارير والبحث والبحث والمسؤول (بالنسبة لأولئك الذين تم تعيينهم كمسؤولين). بمجرد تحديد رمز ، تتغير علامات التبويب الموجودة فوق مساحة العمل لتعكس تلك الفئة من المعلومات المتاحة.

سيكون تنسيق منطقة المستندات في Gimmal مألوفًا فورًا لأي شخص يستخدم جهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows. يتم تشغيل الرموز للقيام بالوظائف الأساسية في الجزء العلوي من مساحة العمل (على سبيل المثال ، مجلد جديد ، مستند الاستيراد ، ونسخة) ، مع فهرس يشبه ملف الخزانة يمتد على طول اليسار والذي يسمى ، بشكل مناسب ، الخزانة. اختار جيمال تصميمًا مجربًا وصحيحًا يجعل بدء الاستخدام بديهيًا.

تعد علامة التبويب "المستندات" مفيدة بشكل خاص لأنها تحتوي على الطريقة التي تنظمها الشركة لتخزين العقود (Cabinets) ولكنها توفر أيضًا للمستخدمين علامات تبويب الوصول السريع إلى مستنداتهم الأحدث بالإضافة إلى قائمة يمكنهم من خلالها حفظ عقودهم "المفضلة". بالإضافة إلى العرض القابل للتخصيص بالكامل لأعمدة بيانات العقد عند عرض قوائم العقود ، تظهر الرموز بجانب العقود للإشارة إلى وجود أي تذكيرات أو التزامات أو مستندات ذات صلة أو ملاحظات مرفقة. لقد وجدت أن هذه ميزة مفيدة ، لذلك تعرفت فورًا على العقود التي تحتوي على هذه الأنواع الإضافية من المعلومات.

يمكن إنشاء المستندات من خلال القوالب أو استيرادها مباشرة إلى النظام. كل وثيقة تأتي مع لوحة القيادة المنبثقة التي يمكن بسهولة الوصول إلى جميع معلومات العقد. الحقول المتوقعة كلها هناك بما في ذلك الوثائق ذات الصلة ، والملاحظات ، والتذكيرات ، ومسار التدقيق. لكن Gimmal يأتي أيضًا بالعديد من المجالات الأخرى بما في ذلك التزامات العقود التي يمكن إضافتها ، وقوائم المراجعة الخاصة بعمليات الأعمال التي أنشأها المشرف والتي يمكن تعيينها ، وسير عمل العقد الذي يمكن عرضه ، وجهات الاتصال المرفقة التي يمكن إدارتها.

يتم الاحتفاظ التقارير بسيطة. ما عليك سوى اختيار نوع تقرير من قائمة ، وإدخال بيانات التقرير (على سبيل المثال ، تقييد التواريخ أو اسم المستند ، أو نوعه ، أو معرفه) ، وإنشاء. العملية برمتها تستغرق مجرد ثوان. يأتي Gimmal بعدد من التقارير القياسية المحددة مسبقًا ، لكن يمكن أيضًا إنشاء تقارير جديدة بواسطة المسؤولين من خلال عملية بسيطة. يمكن طباعة التقرير أو تصديره إلى ملف CSV (بعد خيار إضافة أعمدة البيانات أو إزالتها أو إعادة ترتيبها) ويمكن فتحه في Excel.

إذا كانت المعلومات المطلوبة غير متوفرة عبر تقرير ، يتوفر مكون بحث قوي. لدى المستخدمين الخيار بين البحث السريع والبحث الأكثر تقدماً. يقوم البحث السريع بمسح كل من البيانات التي أدخلها المستخدم وكذلك المستندات المرفقة. من الميزات الرائعة في Gimmal أنها تأتي مع قدرات التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) التي تحول ملفات PDF إلى مستندات قابلة للبحث. نتائج البحث مفيدة للغاية وتتضمن نسب مئوية وسياق للمطابقات. لقد وجدت أن هذه الميزة مفيدة بشكل خاص للمساعدة في فحص عدد كبير من نتائج البحث وتجنب الوقوع في مستنقع عن طريق فتح نتائج البحث المفرد والتحقق منها.

بالنسبة للمستخدمين الذين يبحثون عن معلومات أكثر تحديدًا ، توفر ميزة البحث المتقدم مزيدًا من الأدوات للمستخدمين للعثور على أي عقد تقريبًا. يمكن للمستخدمين البحث عن كلمات أو عبارات معينة ، أو أنواع المستندات ، أو محتويات أي حقل معين ، أو حتى حجم الملف ، في أي مجموعة يمكن تصورها. بمجرد العثور على النتائج المطلوبة ، يمكن للمستخدم تمييز الإدخالات المرغوبة والنقر بزر الماوس الأيمن للتصدير إلى ملف CSV ، مما يجعل الإبلاغ عن أي بحث أو قائمة فعال. إذا كان من المحتمل أن يستخدم المستخدم البحث مرة أخرى ، فيمكن حفظه وجعله عامًا لجميع المستخدمين لتسريع العملية في المستقبل.

الحصول على اقامة

يقدم Gimmal كلتا الخدمتين متاحتين من العلبة التي يمكن إنشاؤها في يوم واحد ، بالإضافة إلى تكامل وتخصصات أكثر تعقيدًا أيضًا. من المحتمل أن يوفر الإصدار الخارج من البرنامج القدرات اللازمة لأولئك الذين يبحثون عن الوظائف الأساسية لإدارة العقود بما في ذلك المتجر والتتبع والتنبيه والبحث والتقرير.

يمكن إنشاء المزيد من الميزات المتقدمة لأولئك الذين يرغبون في زيادة أتمتة عمليات أعمالهم. يمكن لمسؤولين بارعين إنشاء سير عمل يعمل على أتمتة عملية الموافقة للعقود الجديدة وقوائم مراجعة لعناصر المهام الواجبة المرتبطة بالعقود والقوالب التي يمكن ملؤها بالبيانات التي أدخلها المستخدم.

يقدم Gimmal مجموعة كبيرة ومتنوعة من الموارد المفيدة وعلامة تبويب المرجع بالكامل في قسم الوثائق. يحتوي هذا القسم على أدلة لإنشاء القوالب والأدلة المرجعية السريعة ومقاطع الفيديو التدريبية وأدلة المستخدم. وإذا لم يتم تغطية المشكلة الخاصة بأي من هذه الموارد ، فمن المحتمل أن يكون هناك دليل مستخدم كامل يحتوي على أكثر من 250 صفحة. بالإضافة إلى ذلك ، يتوفر دعم العملاء من خلال اتفاقية الدعم السنوية.

توفر Gimmal Contract Management نظامًا قابلاً للتخصيص بدرجة عالية يمكن تصميمه ليناسب احتياجات عميل معين. على الرغم من الكم الهائل من الخدمات التي يقدمها Gimmal ، فقد أنشأ واجهة سهلة التنقل وبديهية. يوفر العديد من الميزات التي تتجاوز وظائف إدارة العقود الأساسية لزيادة أتمتة الممارسات التجارية وتوفير الوقت الثمين للموظفين. ومع ذلك ، قد يكون التخصيص شاقًا ومن الصعب التقاطه ، وقد يكون السعر مرتفعًا للمؤسسات الأصغر.