كيفية شراء خدمة مؤتمرات الفيديو

قررت شركتك نقل بعض اتصالاتها إلى الفيديو. لقد سمعت عن لاعبين رئيسيين مثل ClickMeeting و RingCentral و Skype و Vonage ، لكنك لا تعرف حقًا الفرق بينهم. لقد سمعت أيضًا عن الأدوات التي تركز على المستهلك مثل Facetime و Google Hangouts ، ولكنك لست متأكدًا من أنها مناسبة لاستخدام المؤسسات.

في تقريرنا حول أفضل حلول مؤتمرات الفيديو ، نقوم بتفكيك الاختلافات بين أفضل الأدوات في السوق من خلال مقارنة الميزة. على الرغم من أن هذه الجولة قد تكون مفيدة للمشترين الذين يفهمون ما تفعله هذه الميزات وكيف يمكنهم الاستفادة من أعمالهم ، إلا أنه قد يكون متقدمًا جدًا بالنسبة إلى الفرق التي بدأت للتو عملية شراء حلول مؤتمرات الفيديو.

للمساعدة ، تحدثنا مع برايان جيلمان ، نائب رئيس تسويق المنتجات في Vonage ، حول العوامل التي يجب على المبتدئين مراعاتها عند اختيار حل مؤتمرات الفيديو. لقد ناقشنا كل شيء بدءًا من مشاركة المحتوى وجودة الاتصال وحتى التحليلات الخلفية. مسلحًا بالمعرفة المقدمة ، يجب أن تكون قادرًا على العودة إلى أفضل تقرير لحلول المؤتمرات عبر الفيديو مع فكرة أفضل عما تحتاجه وعن البائع الذي يمكن أن يقدمه لك.

1 UC أو الفيديو كونفرنس

توفر مؤتمرات الفيديو في حد ذاتها للمستخدمين العديد من الميزات والخيارات المختلفة. ومع ذلك ، في جوهرها ، كونفرنس الفيديو هو مجرد وسيلة لمستخدم واحد للتواصل ذهابًا وإيابًا مع مستخدم آخر عبر دفق فيديو مباشر. تتيح الحلول الأكثر تقدماً لأشياء مثل عمليات بث الفيديو من واحد إلى عدة ، ومشاركة الشاشة ، وحتى وظائف البث عبر الإنترنت التي يمكنها استقصاء آراء الجمهور وجمع بيانات المشاهد (لكننا نتقدم علينا).

الاتصالات الموحدة (UC) تأخذ مؤتمرات الفيديو وتضيفها إلى مجموعة أكبر من أدوات الاتصالات. ستتمكن من إرسال الدردشة والرسائل النصية إلى زملاء العمل. ستكون قادرًا على إنشاء مهام سير عمل إدارة المشروع. ستتمكن من إنشاء مستندات وتشغيل تعديلات متزامنة عليها بالطريقة التي تريدها باستخدام نظام أساسي مثل Google Drive.

ربما يكون أهم جانب في نظام UC هو قدرتها على الاندماج مع حلول الجهات الخارجية لمساعدتك في جذب البيانات وتصديرها من أداة إلى أخرى بشكل أفضل. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بالعميل وترغب في الوصول إلى سجلاته لتحسين اتصالاتك ، فإن التكامل بين حساب Salesforce الخاص بك وأداة UC يجعل هذا الأمر أمرًا لا يصدق. من داخل لوحة معلومات Salesforce ، ستتمكن من بدء المكالمة ، وعرض سجل تفاعل العميل ، وإضافة ملاحظات حول ما يقال أثناء المكالمة.

وقال جيلمان: "من الواضح أن وجود منصة موحدة أمر يثير الاهتمام". "منصة فريدة للتنقل والتعاون والصوت شيء تبحث عنه معظم الشركات اليوم."

يحذر جيلمان من أن بناء منصة اتصالات من خلال البائعين الأفراد سيكون باهظ التكلفة. بالإضافة إلى ذلك ، قد لا يتم نقل البيانات من نظام إلى نظام بنفس السهولة التي يمكن بها نقلها داخل نظام أساسي للبائع الواحد. بالإضافة إلى ذلك ، إذا حدث شيء ما ، فستحتاج إلى تحديد السبب من خلال التحدث مع ممثلين دعم متعددة من شركات متعددة ، الأمر الذي يبدو وكأنه كابوس.



2 سهولة الاستخدام

جميع أشكال البرمجيات التجارية تأتي مع مجموعة من سهولة الاستخدام. بعض أدوات التسويق عبر البريد الإلكتروني مصممة بشكل جيد بحيث تجعل الأمر يبدو كما لو كان يمكن لأي شخص أن يستيقظ ويصبح مسوقًا للبريد الإلكتروني دون أي تدريب رسمي. الأدوات الأخرى معقدة وفنية لدرجة أن أكثر المسوقين المتقدمين يجدون أنفسهم في طريقهم للوصول إلى زر الدعم.

مؤتمرات الفيديو لا يختلف. توفر بعض الأدوات واجهات مستخدم نظيفة وبديهية (UIs) تتيح لك النقر فوق اسم الشخص وإجراء مكالمة مباشرة. يتيح لك البعض جدولة الاجتماعات مسبقًا بالنقر فوق تقويم زميل وكتابة اسمك. هناك أدوات تتيح لك إنشاء غرفة مؤتمرات افتراضية ، وإرسال رابط ، ودعوة مئات أو آلاف الأشخاص إلى تلك الغرفة دون أي شروط مسبقة لأي من ضيوفك. هذه هي أنواع الحلول التي تريد أخذها في الاعتبار عند إجراء عملية الشراء.

وقال غيلمان: "كثيرًا من الوقت ، تتسم مؤتمرات الفيديو بالكثير من الدقة لأن الكثير من البروتوكولات المختلفة تستخدم اليوم". "واجهت تحديات في جلب المنصات القديمة ، وجلب أطراف ثالثة خارج الموقع… كان هذا هو التحدي لسنوات. إن القدرة على إرسال رابط إلى نظام أساسي تابع لجهة خارجية والبدء في هذه المكالمة بنفس سهولة مكالمة هاتفية أمر أساسي للنجاح. "

في الأساس ، إذا قمت بفتح برنامج عقد مؤتمرات الفيديو وشعرت كما لو كان يجب أن تكون قد حصلت على شهادة هندسة ، فمن المحتمل أنك تعمل مع الأداة الخاطئة.



3 التعاون والمشاركة

حتى إذا اخترت عدم شراء نظام أساسي لجهاز UC ، فلا يزال بإمكانك استخدام أداة لعقد مؤتمرات فيديو يمكنها إجراء مشاركة أساسية في المستندات والشاشات. تتيح هذه الميزات للمستخدمين إرسال ملفات إلى أي شخص في قاعة المؤتمرات أو لنشر مستند من موقع ويب على الشاشة للعرض.

وقال جيلمان "الحاجة إلى التعاون وتبادل المحتوى أمر مهم". "من أجل عقد اجتماع فعال ، فإن مشاركة المحتوى تكاد تكون بنفس أهمية مشاهدة وجهاً لوجه. يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل مشاركة المستندات بحيث يمكن للمستخدمين مشاركة ما يعملون عليه في الوقت الفعلي. هذا عنصر حاسم في أي بيئة تعاونية. "

يتيح لك وجود هذه الميزات أيضًا استخدام أداة مؤتمرات الفيديو بطرق لم تتخيلها من قبل. الجميع يفكر في مؤتمرات الفيديو لاجتماعات الفريق ولكن ماذا عن اجتماعات العميل أو مكالمات المشتري المحتملة أو مكالمات الشركاء؟ وقال جيلمان: "عندما تبدأ في التفكير في كيفية تحويل الفيديو إلى كيفية قيام الشركات بأعمالها ، يكون ذلك عندما يصبح التبني أكثر انتشارًا".



4 المستهلك مقابل أدوات العمل

إذا كنت مقتنعا بأنك لن تستخدم أدوات مؤتمرات الفيديو على الإطلاق من أجل الاتصالات الفردية ، فربما تكون قد خدعت نفسك أيضًا للتفكير في أن تطبيقًا يركز على المستهلك سيكون كافيًا لإنجاز المهمة. في بعض الحالات ، قد تكون الصحيح. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أنه لن يتم إجراء جميع المكالمات من حدود مكتب يوفر شبكة إيثرنت عالية السرعة. في الواقع ، قد تتم معظم مكالماتك على أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية عبر اتصالات Wi-Fi (بعضها في المركبات المتحركة).

إليك المكان الذي فشل فيه تطبيق المستهلك القياسي في تقديم قيمة أداة مؤتمرات الفيديو على مستوى المؤسسة. وقال جيلمان "إن تطبيقات المستهلكين رائعة لكنك تواجه مشكلات في الجودة". "إنها ليست مستقرة بما يكفي للتعامل مع الموثوقية والمرونة إذا كنت تتحدث مع عميل. نظرتم إلى بعض منصات المستهلكين إذا كنت تستخدم عميلًا متنقلًا في سيارتك ؛ يجب أن يكون حل مؤتمرات الفيديو الخاص بك مستعدًا للتعامل مع قاسم مشترك أقل شيوعًا والذي من المحتمل أن يكون جهازًا محمولًا. تعد القدرة على التعامل مع فقد الحزمة دون تدهور الصوت والفيديو مهمة. "

"لقد أصبحت التكنولوجيا التي تعمل على منصات أفضل بكثير. وقال جيلمان: "عندما تقترن بجودة الشبكة التي يمكننا تقديمها ، نحل الشبكة". "لقد كانت القدرة على مشاركة فحص CAT عبر الفيديو مضحكة قبل ثلاث أو أربع سنوات. يمكنك الآن مشاهدة أشعة CAT الأكثر تفصيلاً. "



5 الإدارة الخلفية

بما أنك الشخص الذي يختار النظام ، لماذا لا تختار النظام الذي يمنحك التحكم في كل شيء؟ تمنحك أدوات فيديو المؤسسة إمكانية الوصول إلى ميزات مثل تسجيل المكالمات بنقرة واحدة والإحصائيات التي تخبرك بمن يقوم بأكثر المكالمات والمدة التي يقضيها الأشخاص في المكالمات وعندما ينقطع الناس عن المكالمات وغير ذلك الكثير. يمكنك أيضًا التحكم في من لديه أذونات إدارية لتسجيل مكالماتهم الخاصة ، ومن يمكنه إجراء مكالمات أو نقلها إلى مستخدمين آخرين ، ومن يمكنه فحص جودة الاتصال للتأكد من أن النظام يقدم صورًا واضحة.

قال جيلمان: "سيرغب المسؤولون المتطورون في معرفة كيف كان فقدان الحزمة". "هل كان في النهاية البعيدة؟ إذا كانت محلية ، فعليك أن تنظر إلى الشبكة ".