غالبية الموظفين يعتقدون أن العمليات مكسورة: nintex

عندما طُلب منهم تحديد أكثر عمليات شركتهم تعطلًا ، قال 620 من 1000 عامل بدوام كامل ، إن عمليات تكنولوجيا المعلومات المعطلة في الولايات المتحدة كانت مشكلة رئيسية. أيضًا ، أشار 580 شخصًا ممن شملهم الاستطلاع إلى أن العمليات الداخلية قد تم كسرها ، وفقًا لـ "الدليل النهائي للعمليات الأكثر تعطلًا في الشركات الأمريكية" ، وهو تقرير نُشر هذا الشهر بتكليف من شركة Nintex لإدارة أتمتة المشاريع.

من بين أفضل عمليات تكنولوجيا المعلومات المكسورة ، قال 59 في المائة من المشاركين في الاستطلاع إن استكشاف الأخطاء وإصلاحها للتكنولوجيا كان همهم الرئيسي بينما يدعي 42 في المائة أن عملية طلب جهاز كمبيوتر أو جهاز جديد قد تم كسرها. قال أكثر من ثلث المستطلعين (36 بالمائة) أن استكشاف أخطاء التطبيقات وإصلاحها يمثل مشكلة رئيسية.

تم ذكر العمليات الإدارية المكسورة أيضًا كمشكلة رئيسية للشركة. قال 54 في المائة من المجيبين أنهم لاحظوا عمليات مقطوعة داخل شركتهم. وشملت هذه المخالفات أقل استشهد مثل عدم الحصول على أموال في الوقت المحدد (9 في المئة) وعدم القدرة على اتخاذ يوم مريض (25 في المئة). ولكن تم تناول قضايا أخرى ذات صلة بالموارد البشرية.

على سبيل المثال ، تم ذكر عملية إجراء مراجعات أداء سنوية من قبل 53 في المائة من المجيبين كعملية إدارية مقطوعة. تم أيضًا الإشارة إلى أن العملية التي تم من خلالها التفاوض على الترقيات والعروض الترويجية قد تم كسرها من قبل المجيبين (47 و 53 بالمائة على التوالي). كما تم الاستشهاد بأنظمة تحديد المشكلات أو التوصية بإصلاح المشكلات على أنها مكسورة (37 و 34 بالمائة على التوالي).

تم اعتبار إدارة المستندات (DM) أيضًا مشكلة رئيسية. قال 49 في المائة من المجيبين أن العملية التي حددوا بها الوثائق المهمة قد تم كسرها ، وقال 43 في المائة إن عملية تبادل الوثائق والموافقة عليها قد تم كسرها. حتى بعد أن وصلت الإجراءات المهمة ، مثل إغلاق المبيعات الجديدة ، إلى نقطة الانتهاء ، قال 34 بالمائة من المشاركين أن عملية إكمال وتقديم أوراق العميل الجديدة قد تم كسرها.

1 من يقع اللوم؟

"عندما يتعلق الأمر بعمليات تكنولوجيا المعلومات المعطلة ، مثل استكشاف الأخطاء وإصلاحها التكنولوجية ، فإن الغالبية العظمى من المجيبين يسارعون إلى إلقاء اللوم على موظفي تكنولوجيا المعلومات بدلاً من الشركات العليا" ، يقول التقرير. في الواقع ، فإن 73 في المائة من المجيبين يوجهون اللوم مباشرة إلى أولئك الذين يديرون العمليات بدلاً من المديرين التنفيذيين من المستوى C الذين قد لا يشاركون مباشرة في الأنشطة اليومية. "13 في المئة فقط من إجمالي المشاركين يلومون الرئيس التنفيذي لشركتهم على أوجه القصور في تكنولوجيا المعلومات."

تقع عيوب الفشل على عاتق مديري الموارد البشرية إلى حد كبير. ثلاثة وخمسون في المئة من المجيبين مساءلة الموارد البشرية عن مشكلة في البدء في شركة جديدة. "فيما يتعلق بالعمليات الإدارية - مثل العروض الترويجية ، وإثارة المفاوضات ، ونظام مراجعة الأداء السنوي - ينتشر اللوم بالتساوي بين المديرين التنفيذيين (34 في المائة) ، ومديري الموارد البشرية (29 في المائة) ، والمشرفين المباشرين (26 في المائة)."

للتغلب على أوجه القصور في تكنولوجيا المعلومات ، قال 76 في المائة من المجيبين أنهم يجرون أبحاثًا شخصية عبر الإنترنت. قال 64 في المائة إنهم يطلبون من زملائهم الذين لا يعملون في مجال تكنولوجيا المعلومات ، وقال 19 في المائة إنهم يطلبون المساعدة من شخص ما خارج الشركة.



2 موضوع مشترك

بيانات من شركة إدارة المشاريع وجدت Wrike أن الشركات كانت تواجه صعوبة في الاحتفاظ بالموظفين بسبب سوء إدارة العمليات. في الواقع ، قال 42 في المئة من المشاركين في استطلاع Wrike الخاص أنهم بحثوا عن وظيفة جديدة بسبب الإحباط من العمليات في العمل ، وحوالي 15 في المئة قالوا إنهم استقالوا بالفعل. أخبر 35٪ من المستجيبين Wrike أنهم قد انفصلوا عنهم لأنهم أصيبوا بالإحباط بسبب العمليات و 15 بالمائة من الآخرين رفضوا في الواقع المهام.

وبالمثل ، كشفت دراسة استقصائية أجرتها مجموعة أبحاث السوق Opinion Matters نيابة عن NewVoiceMedia ، أن مندوب المبيعات العادي يقضي 28 دقيقة يوميًا في إدخال أرقام الهواتف يدويًا. في نهاية العام ، كان 15 يوم عمل يهدر كتابة المعلومات في الأنظمة.



3 اقتراحات التقرير

للتعرّف على العمليات المكسورة لشركتك ، يقترح التقرير ربط المعلومات عن كثب بموظفي قطاع الأعمال (LOB). يقول التقرير: "لتخفيف المشكلات مثل عدم وجود خدمة تقنية معلومات سريعة وصعوبات في طلب أجهزة جديدة ، يتعين على الشركات أولاً سد الفجوة بين تكنولوجيا المعلومات وبقية الأعمال". "يبدأ هذا من خلال ضمان حصول صناع القرار في مجال تكنولوجيا المعلومات على طاولة في مناقشات الأعمال رفيعة المستوى وأكثر ارتباطًا بموظفي LOB".

يقترح التقرير أيضًا إزالة الورق من عملية onboarding. "من العمل على الورق إلى وثائق الأداء الوظيفي إلى نماذج التسجيل في الرعاية الصحية ، كل هذه العمليات هي المسؤولة جزئياً عن الوقت الضائع والمال" ، يذكر التقرير. "سواء كنت إدارة حكومية أو شركة تكنولوجيا صحية ، فقد أثبتت متابعة العمليات غير الورقية نتائج في خفض التكاليف وزيادة كفاءة القيادة."

لا يمكن للأتمتة تحسين العمليات فحسب ، بل يمكنها تحسين معنويات الموظفين أيضًا ، وفقًا للتقرير. "مع العديد من العمليات المعطلة التي أبرزناها ، هناك فرص للتبسيط والأتمتة للقيام بأدوار تحويلية" ، يذكر التقرير. "من أتمتة العمليات البسيطة مثل تقديم طلبات PTO إلى العمليات الأكثر تطوراً مثل تحديد سير عمل لمراجعات الأداء السنوية ، يمكن أن تساعد أدوات التشغيل الآلي للمعالجة والمحتوى على المحتوى في دفع الشركات نحو سير عمل أكثر كفاءة وتعاونية ومحسنة."