مايكروسوفت شير على الانترنت استعراض وتقييم

الشروع في العمل باستخدام SharePoint Online

من السهل التسجيل باستخدام Microsoft SharePoint Online. ما عليك سوى اختيار خطة وتقديم اسمك والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف والشركة والعنوان. ثم ، قم بإنشاء معرف مستخدم وكلمة مرور وعنوان URL فريد (على سبيل المثال ، yourname.onmicrosoft.com). بعد ذلك ، تحقق من أنك لست روبوتًا عن طريق إدخال رمز سيتم إرساله إليك عبر مكالمة نصية أو هاتفية. أخيرًا ، أدخل معلومات الدفع الخاصة بك واختر ما إذا كنت تريد الدفع شهريًا أو سنويًا. معلومات الدفع غير مطلوبة إذا اخترت النسخة التجريبية المجانية.

إذا كانت تجربتك الأولى مع Office 365 ، فقد تواجه بعض التحميل الزائد للمعلومات عند تسجيل الدخول لأول مرة. إذا كنت قد اشتركت في الإصدار التجريبي المجاني من Microsoft Office 365 Enterprise E3 ، فستتضمن لوحة المعلومات الخاصة بك أكثر من عشرة مربعات مرتبطة إلى العديد من برامج Microsoft وميزاتها المضمنة في فئة Enterprise E3. أحد هذه التجانبات هو Microsoft SharePoint Online. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الوصول إلى الجوانب الإدارية لـ Microsoft SharePoint Online ضمن وحدة المسؤول عن طريق استخدام قائمة مراكز الإدارة الموجودة على الجانب الأيسر.

يتيح Microsoft SharePoint Online للمستخدمين إنشاء مواقع فردية ككيان مؤسسة وإداري. يمكن أن يكون لكل موقع SharePoint مكتبة مستندات خاصة به ، ودفاتر ، وأمان ، وتصميم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تنظيم المواقع كمواقع مستقلة أو في تسلسل هرمي من خلال استخدام المواقع الفرعية. عند إنشاء موقع ، تتم مطالبتك بالاختيار بين موقع Team أو موقع اتصال. مواقع فرق العمل هي مواقع SharePoint التقليدية ، والمقصودة للتعاون داخل المنظمة ، خاصةً حيث ستشارك نسبة كبيرة من المستخدمين في إدارة المستندات. تعد مواقع الاتصالات مفيدة للسيناريوهات التي يقوم فيها فرد أو مجموعة صغيرة بإنشاء محتوى لتستهلكه مجموعة أكبر من المستخدمين ؛ فكر في الأمر كتقاطع بين مكتبة المستندات والمدونة. يمكن استخدام كلا خيارات الموقع لمشاركة المستندات وقابلة للتخصيص بدرجة عالية.

تتميز مواقع الفرق في Microsoft SharePoint Online بالمرونة ، بشرط أن يكون شخص ما على استعداد للتنقل في منحنى التعلم. على سبيل المثال ، يمكن تكوين مكتبة مستندات الموقع مع العديد من حقول البيانات الأولية ، والتي يمكن الاستفادة منها لعدد من الوظائف المختلفة. يمكن تخصيص طريقة عرض المستند لإظهار حقول محددة لتستخدمها للبحث والفرز. يمكن أيضًا تصفية طريقة العرض لعرض المستندات ذات البيانات الأولية المتطابقة فقط ، مما يتيح لك إنشاء طرق عرض متعددة ، كل منها مخصص لإظهار مجموعة محددة من المستندات.

يمكن مزامنة مكتبات مستندات Microsoft SharePoint Online مع الكمبيوتر أو الجهاز المحمول باستخدام عميل Microsoft OneDrive. يمكن لمستخدمي سطح المكتب ببساطة النقر فوق الزر Sync داخل مكتبة المستندات لتكوين الاتصال (أو تنزيل البرنامج). يمكن إضافة ملفات جديدة إلى مكتبة المستندات من خلال السحب والإفلات ، ونسخ الملفات إلى مجلد متزامن على سطح المكتب ، أو باستخدام تطبيقات Office المختلفة على سطح المكتب أو الأجهزة المحمولة. إحدى الطرق ضد Microsoft SharePoint Online لسنوات عديدة كانت بسبب عدم إمكانية التنبؤ بعميل مزامنة OneDrive. أصدرت Microsoft منذ ذلك الحين عميل OneDrive جديد ، والذي يبدو أنه يقوم بعمل أفضل بكثير في الحفاظ على مزامنة ملفاتك.

مشاركة المستندات والتعاون

يعد Microsoft SharePoint Online في جوهره نظامًا أساسيًا لإدارة المستندات. بالإضافة إلى إمكانيات إدارة المستندات الأساسية ، مثل تحميل الملفات وتنزيلها ، والتحرير ، والمشاركة ، يتعامل Microsoft SharePoint Online مع ميزة تتبع التغيير أيضًا. إن الاحتفاظ بسجل بمن قام بالتحرير ويتيح لك تنزيل الإصدارات السابقة من المستند لمراجعة التغييرات أو العودة إلى مراجعة سابقة يمنح قدرا كبيرا من المرونة لـ Microsoft SharePoint Online. يمكن للمستخدمين أيضًا تكوين التنبيهات في مكتبة المستندات لتلقي إشعار عند إجراء التغييرات. يمكن سحب المستندات لمنع المشكلات التي تحدث مع قيام العديد من الأشخاص بتحرير الملف نفسه ، على الرغم من أن التأليف المشترك (عدة مستخدمين يقومون بتحرير الملف نفسه في وقت واحد) مدعوم أيضًا في مستندات Office الحديثة ، على افتراض أن جميع المستخدمين يستخدمون Office 2010 أو إصدار أحدث.

تقدم Microsoft بعض ميزات الأمان والتوافق الضخمة في Office 365 ، والتي يمكن الاستفادة منها في مقابل Microsoft SharePoint Online. تقدم معظم مجموعات إدارة المستندات الأخرى ، مثل Ascensio System OnlyOffice ، ميزات أمان أساسية مثل الأذونات وتتبع التدقيق. يدعم Microsoft SharePoint Online هذه الميزات أيضًا ، ولكنه يتضمن أيضًا ميزات بترتيب أعلى من المنافسة. بالنسبة للمبتدئين ، يمكنك إنشاء سياسات تتعامل مع أشياء مثل تسميات المستندات ومنع فقدان البيانات والاحتفاظ بالوثائق ووصول المشرف. تُستخدم ملصقات المستندات لتحديد المستندات التي قد تحتوي على بيانات حساسة ، مثل بطاقات الائتمان أو أرقام الضمان الاجتماعي أو بيانات العميل.

يقدم SharePoint أدوات ليس فقط لإنشاء هذه التسميات وإدارتها ، ولكن لتطبيقها على المستندات الموجودة (أو حتى رسائل البريد الإلكتروني إذا كنت تستخدم مجموعة كاملة من Office 365) بناءً على محتويات المستند. تتوفر أدوات مماثلة لمنع فقد البيانات ، مثل منع المستندات التي تحتوي على معلومات حساسة من المشاركة خارج مؤسستك. تتوفر الأدوات أيضًا لإدارة الاحتفاظ بالمستندات ، وذلك لمنع المستخدمين من حذف المستندات نهائيًا وفرض الأرشفة أو الإزالة بعد فترة زمنية محددة. في العديد من هذه الحالات ، تقدم Microsoft مجموعة محددة مسبقًا من المرشحات المصممة لتسهيل الامتثال للوائح في مختلف البلدان ، بما في ذلك قانون قابلية تحمل التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA) واللوائح ذات الصلة. يمكنك أيضًا تكوين تطبيق السياسة باستخدام مصطلحات البحث. يمكن تطبيق هذه السياسات عبر Microsoft SharePoint Online أو على مواقع فردية.

يمكن استخدام تسجيل التدقيق لتتبع الأنشطة على مستوى المستخدم أو التغييرات الإدارية. بمجرد تمكين التسجيل ، يمكنك البحث في سجل التدقيق عن إجراءات محددة أو مستخدمين أو نوافذ زمنية أو مصطلحات بحث من أجل تركيز وجهة نظرك. إحدى الميزات التي تم ذكرها مسبقًا ، eDiscovery ، هي أداة شاملة لتحديد موقع المستندات المتعلقة بموضوع معين مثل الإجراء القانوني. باستخدام eDiscovery ، يمكنك تحديد موقع المستندات الموجودة في نطاق أمر استدعاء أو معلومات أخرى ، وحماية المستندات ذات الصلة عن طريق وضع تعليق معهم، أو حتى تصدير الملفات ذات الصلة من أجل الامتثال للطلب.

إذا كانت ميزات الأمان هذه تخويفًا ، فاعرف أنها اختيارية تمامًا ولن تعترض طريقك إذا اخترت تجاهلها. تتوفر أيضًا المزيد من خيارات الأمان القياسية ، مثل أذونات المجموعة أو المستخدمين. يمكنك أيضًا تكوين كيفية عمل مشاركة الملفات خارج مؤسستك ، مثل المشاركة فقط للمستخدمين المصادق عليهم ، وتحديد فترات انتهاء الصلاحية للوصول المجهول ، أو استخدام مجموعات لإدارة من يمكنه مشاركة المستندات خارجيًا. يمكنك أيضًا تكوين روابط المشاركة لتوفير وصول للقراءة فقط إلى مستنداتك.

سير عمل مرن وقابل للتمديد

لقد دعم Microsoft SharePoint إنشاء سير العمل لبعض الوقت الآن ولم يعد SharePoint Online استثناءً. في حين أن معظم أنظمة إدارة المستندات التي تحتوي على وحدة سير العمل تدعم مهام إدارة المستندات الأساسية ، مثل مراجعة طلبات التوجيه أو التوقيع ، فإن Microsoft SharePoint Online يتكامل بإحكام مع Microsoft Flow ، وهي أداة لإنشاء مهام سير العمل بين الأنظمة الأساسية المختلفة. باستخدام Flow ، يمكنك إرسال طلبات الموافقة عند تحميل المستندات إلى مكتبة ، أو دمجها مع نماذج Microsoft لتوجيه المعلومات إلى جهة الاتصال المناسبة ، أو ربط مكتبة مستندات بنظام أساسي للتخزين السحابي لجهة خارجية مثل DropBox Business أو Google Drive لـ عمل. تقدم Microsoft أكثر من مائة من قوالب التدفق ، أو يمكنك طرح قوالبك الخاصة.

مجال آخر تدفعه Microsoft كنقطة تكامل في نظامها الأساسي لإدارة المعلومات هو Microsoft PowerApps. الهدف من PowerApps هو أنه يمكن للمستخدمين بسهولة (من الناحية النسبية) إنشاء تطبيق يمكنه التقاط وتخزين البيانات في Microsoft SharePoint (حتى باستخدام Flow). يمكن سرد PowerApps في متجر Microsoft واستخدامها إما لعمليات الأعمال الداخلية أو كبوابات مواجهة للعملاء.

عند الحديث عن التطبيقات ، تعني علاقة Microsoft طويلة الأمد مع المطورين أن كتالوج تطبيقات Microsoft SharePoint مليء بالتطبيقات التي يمكنك دمجها في مواقع Microsoft SharePoint. تأتي هذه التطبيقات في خيارات مدفوعة ومجانية ولكن يجب أن تدرك أنه حتى التطبيقات المجانية تأتي بسعر. أذونات تطبيق Microsoft SharePoint تشبه إلى حد كبير ما تتوقعه على جهازك المحمول ، ويتضمن كل تطبيق قائمة بالأشياء التي سيكون التطبيق قادرًا على القيام بها مع المستندات والبيانات الخاصة بك ، لذلك يجب التعامل معها بالرعاية المناسبة. في ظل الظروف المناسبة ، يمكن لتطبيقات Microsoft SharePoint إضافة وظائف مثل إمكانات الإعلام المحسّنة وخيارات التقويم الإضافية والتكامل في خدمات أخرى ومجموعة من الخيارات الأخرى.

SharePoint Online هو نظام أساسي قوي

إن سمعة Microsoft SharePoint بصعوبة إدارتها أو حتى استخدامها هي نتيجة لتركيزها على الميزات على قابلية الاستخدام. مع زيادة تركيز Microsoft على جعل Office 365 ومكوناته المختلفة في متناول المسؤولين بدوام جزئي (وخاصة تلك التي تندفع إلى الدور الضروري) ، يعد Microsoft SharePoint Online بمثابة كشف من حيث تقديم ميزات متقدمة تجذب عملاء المؤسسات دون تقديم حل معقد للغاية لا يمكن استخدامه من قبل متاجر تكنولوجيا المعلومات الأصغر. لكي نكون منصفين ، لا تزال هناك بعض التعقيدات في إدارة Microsoft SharePoint ، بما في ذلك مواقع متعددة للإعدادات الإدارية. لكن معظم الميزات أكثر سهولة في التهيئة مما كانت عليه في الماضي.

تسعير Microsoft Office 365 عدواني ويمكن الحصول على Microsoft SharePoint Online مقابل 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا. لكن هذا لا يزال بعيدًا عن سعر دولار واحد لكل مستخدم شهريًا الذي يمكنك الحصول عليه من منافس Ascensio System OnlyOffice ، خيار المحررين الآخرين لدينا. ومع ذلك ، استنادًا إلى تركيزه الجديد على سهولة الاستخدام ، وميزات التعاون والأمان المتقدمة المقدمة مع Flow و eDiscovery ومجموعة واسعة من سياسات الإدارة القابلة للتكوين ، يربح Microsoft SharePoint Online بسهولة إحدى جوائز اختيار المحررين في إدارة المستندات الفئة.