Onit مراجعة إدارة العقود والتصنيف

تبدأ Onit Contract Management بمبلغ 3000 دولار شهريًا وهي أقل من حل واحد من نظام إيكولوجي تطبيق Onit أكبر من ذلك بكثير لا يغطي إدارة العقود فحسب ، بل يشمل أيضًا إدارة العمليات التجارية (BPM) والمبيعات والموارد البشرية (HR) والامتثال ، تكنولوجيا المعلومات ، وأكثر من ذلك. يعمل العملاء ضمن هذا الإطار عبر Onit App Builder ، والذي يتيح للعملاء بشكل أساسي إنشاء مهام سير عمل قابلة للتخصيص عبر أي عمليات أعمال يريدونها. هذا مفهوم قوي للغاية إذا احتضن العملاء المنصة بالكامل. ومع ذلك ، بالنسبة لإدارة العقود فقط ، فإن الأمر أكثر تعقيدًا إلى حد ما من معظم المسابقات وبالتأكيد أكثر تكلفة ، وهو ما يجعلها وراء الفائزين في اختيار المحررين في هذه الفئة ، Agiloft و Updraft. ومع ذلك ، إذا كنت تبحث عن نظام أساسي مرن مع تقديم تقارير شاملة يمكنها إدارة العقود بحكمة ولديها مساحة كافية للتوسع في جميع أنحاء مؤسستك ، فإن Onit هو على مستوى المهمة.

التسعير والتكامل

يبدأ تسعير حلول إدارة العقود في Onit بمبلغ 3000 دولار شهريًا ، لكن الشركة قالت إن التسعير يعتمد تمامًا على التكوين. يمكن أن تتقلب أسعار Onit بناءً على تعقيد سير العمل وعوامل أخرى. ولكن يتم تسعير الحل باستخدام نموذج اشتراك بدون حدود للمستخدم أو التراخيص. تشمل رسوم الاشتراك صيانة البرامج والدعم والترقيات.

يتم تقديم تكامل Onit على أساس مخصص أيضًا ، ولكن النظام الأساسي يدعم منهجية قياسية لتطوير وتقديم نقاط التكامل وفقًا لمواصفات العميل. تتكون واجهات Onit القياسية من SFTP / FTP و HTTPS وكذلك تكامل واجهة برمجة تطبيقات SOAP و REST (API). يتكامل Onit مع DocuSign و Adobe Sign و Hello Sign للحصول على وظائف eSignature.

وفقًا لمتطلبات العميل ، صرحت Onit أن الشركة قد صممت عمليات تكامل SOAP لمنصات بما في ذلك IBM Emptoris و OpenText وتكاملات REST مع Google APIs والتكاملات القائمة على الملفات مع البروتوكولات والخدمات التي تتراوح من Active Directory (AD) و SharePoint إلى SAP و Workday والتكامل على مستوى SQL مع Tableau ، من بين خدمات أخرى. يدعم Onit أيضًا بروتوكولات الأمان بما في ذلك تسجيل الدخول الموحد SAML 2.0 (SSO) ومصادقة OAuth 2.0.

إدارة دورة حياة العقد

يستخدم Onit منهج تطبيق يستند إلى العملاء ، باستخدام Onit App Builder لتخصيص تجربة المنظمة حول احتياجات الشركات والإدارات. لم تتغير لوحة المعلومات الافتراضية لإدارة العقود ومراجعة العقود والموافقة عليها كثيرًا منذ مراجعتنا الأولية ، حيث وضع جدول زمني خطي لنشاط العقد لأعلى لتتبع حالة العقود في النظام.

يكون التنسيق الافتراضي لواجهة Onit باللون الرمادي ويشبه Microsoft Excel ، لكن لوحة القيادة الرئيسية تظهر بلون على طول عرض الجدول الزمني الزمني. تعرض عناصر واجهة تعامل التقرير التفاعلي أدناه عناصر واجهة تعامل سريعة سريعة مع انتهاء صلاحية العقد وأرقام الموافقة وتفاصيل أنواع العقود وقيمتها وعدد العقود في كل مرحلة من مراحل دورة الحياة في الرسوم البيانية الدائرية والشريطية والخطية. بدلاً من وضع بيانات التقارير والتحليلات في علامة تبويب منفصلة ، كما هو الحال مع Agiloft و Concord ، تقوم Onit بتركيز بيانات التقارير على أنها أول ما تراه عند تسجيل الدخول. ويمنعك هذا من الاضطرار إلى التمشيط عبر قواعد البيانات أو سلاسل البريد الإلكتروني للبيانات انت تحتاج. على الرغم من عدم وجود العديد من خيارات تخصيص التقارير مثل Agiloft أو مقاييس عائد الاستثمار الخاصة بكل قسم كما هو موجود في Coupa Contract Lifecycle Management ، فإن التقارير التفاعلية مصممة تصميماً جيدًا ويمكن تخصيص عناصر واجهة تعامل السحب والإفلات بالكامل وحقولها.

تتضمن قائمة التنقل الموجودة على اليسار صفحة تقارير أكثر تعمقًا. هذا هو المكان الذي يمكنك فيه إنشاء تقارير مخصصة تتم تصفيتها حسب المجموعات أو المرحلة أو نوع العقد ، وما إلى ذلك. يمكن حفظها حيث يشير Onit إلى "طرق العرض" المحفوظة المتوفرة من القائمة وإرسالها كتقارير أسبوعية أو في إطار زمني مخصص أو تصديرها كملفات Microsoft Excel. يمكن أيضًا إعداد طرق العرض على مستوى الإدارات والمستوى الشخصي ، لذلك قد تختلف مقاييس ووجهات نظر مستشاري المستشار العام عن المدير التنفيذي ، على سبيل المثال.

لبدء عملية السحب الفعلية للعقد ، ما عليك سوى الضغط على زر الإضافة الكبيرة (+) في الجانب العلوي الأيسر من الواجهة بجانب شريط البحث. من هنا ، سترى قائمة قابلة للتخصيص من الخيارات بناءً على أنواع العقود والطلبات التي تتعامل معها الدائرة. كان لدي خيار تقديم طلب خدمات قانونية جديد أو مراجعة جديدة للعقد أو نموذج لإدارة العقود أو اتفاقية عدم إفشاء قياسية (NDA) أو اتفاقية إفصاح سرية (CDA).

النموذج الذي تراه قابل للتخصيص بالكامل ، ولكن يمكن توحيده كقالب أساسي لأنواع مختلفة من العقود. لإدخال نموذج جديد لمراجعة العقد والموافقة عليه ، أدخلت اسم وتاريخ العقد ، والإدارة التي ارتبطت بها ، إلى جانب نوع العقد والمبلغ وانتهاء الصلاحية والملاحظات. كان لدي بعد ذلك خيار إدخال معلومات للأطراف الأخرى المرتبطة بالوثيقة وتحميل ملف العقد الفعلي. لا تقوم Onit بتأليف العقود داخل المنصة ؛ إنها تركز على الليزر على خط أنابيب دورة حياة العقد ، بدءًا من طلب العقد والانتقال ترتيبًا زمنيًا من خلال اعتماد الأعمال والمراجعة القانونية والمالية والتوقيع والتنفيذ.

الجزء الأكثر ديناميكية من هذه العملية هو التعاون والتفاوض ، بتمكين من جميع الوظائف المدمجة الموجودة في كل ملف عقد. تتم إضافة العقود والطلبات الجديدة إلى مستودع العقود الرئيسي ، ويمكن الوصول إليها من القائمة اليمنى. يمكن تكوين كل من قائمة التقارير ومستودع العقود باستخدام طرق عرض مخصصة غير محدودة. على سبيل المثال ، يمكنك الانتقال إلى العقود من بائع معين أو جهة خارجية ، حسب نوع العقد أو القسم ، أو حتى من خلال طريقة عرض أكثر تعقيدًا مثل "All NDAs in Legal".

عند النقر فوق أحد العقود ، سترى خط موافقات الموافقة أعلى ، مع ظهور الرموز في أي مرحلة من مراحل العملية التي يوجد بها كل عقد حاليًا. على اليسار ، يمكنك تحديد التفاصيل الأساسية للعقد جنبًا إلى جنب مع مقاييس دورة الحياة ، بما في ذلك مدة انتظار العقد لموافقة الأعمال أو المراجعة القانونية أو المراجعة المالية ، ما إذا كان العقد خارج للتوقيع ، وما إلى ذلك. وحدة تعاون مدمجة مع إمكانية نشر التعليقات والروابط والمرفقات كعقد يتم التفاوض عليه. ميزة أخرى أنيقة هي عنوان بريد إلكتروني فريد يتم إنشاؤه تلقائيًا لكل عقد ، والذي يمكن استخدامه لأي مراسلات ومفاوضات تحدث بشأن العقد خارج نظام Onit.

الأهم من ذلك ، هناك لوحة خيارات على الجانب الأيسر من كل صفحة من عقود العقد تتيح لك تحديث حالة دورة الحياة الحالية للعقد (تنعكس تلقائيًا في أعلى عرض للجدول الزمني) ، وخيارات للدخول في مفاوضات العقد مع مستخدمين محددين داخل العقد. ملف. يمنحك Onit أيضًا القدرة الديناميكية على تعيين المهام داخل هذه البيئة وربط العقود والمهام بالمشاريع الكبيرة. توفر لك اللوحة أيضًا خيارات لإضافة مشاركين جدد ، وإضافة ملاحظات أثناء التفاوض على العقد ، وعرض محفوظات سجل التدقيق الكامل لإجراءات المستخدم ، وتحرير العقود والمفاوضات ، وتغيير المرحلة ، ورسائل البريد الإلكتروني المرسلة ، وأكثر من ذلك.

قدمت شركة كونكورد فقط هذا المستوى من التعاون المدمج وإمكانية التدقيق وإدارة المهام للمنصات التي اختبرناها خلال هذه الجولة ، وليس بمستوى ميزات تغيير المرحلة الأصلية والتفاوض الموجودة في Onit. تنشئ هذه الواجهة بوابة محايدة للممثلين لمناقشة الاتفاقات ومشاركة تغييرات الخط الأحمر وتحديث المراحل حتى تصبح الاتفاقية القابلة للتنفيذ جاهزة للتوقيع. يمنحك ContractWorks عرضًا مشابهًا من الأعلى إلى الأسفل لتتبع دورة حياة مستند العقد ، ولكن بدون مكون التعاون والتفاوض الإضافي الذي يوفره Onit لحل سير العمل بالكامل داخل مدخل مشترك.

أخيرًا ، عندما يكون العقد جاهزًا للتوقيع ويتم تحديث المرحلة إلى "جاهز للتوقيع" ، يتيح لك Onit سحب وإسقاط حقول التوقيع في المستند - متزامن مع DocuSign أو Adobe Sign أو Hello Sign - وإرسال العقد إلى مقدمي eSignature. يمكنك إعداد سير عمل الموافقة التلقائية للعقد الذي يوجه العقد من طرف إلى آخر للتوقيع. وبمجرد توقيع العقد من خلال موفري eSignature من الأطراف الثالثة ، تقوم Onit تلقائيًا بنقل العقد إلى مرحلة "Executed" ، وتعيين تاريخ التنفيذ ، وإسقاط ملف PDF الموقّع في حقل العقد المنفّذ. من هنا ، تمكنت من النقر فوق ملف PDF والانتقال لرؤية الحقول الموقعة في نقاط مختلفة خلال العقد.

منصة تنفيذ العقد الديناميكية

لا يعد Onit رخيصًا مقارنة بمعظم المنتجات الأخرى التي تم اختبارها في هذه الجولة. ولكن لديها أفضل ميزات التعاون والتفاوض وإدارة دورة حياة العقد الأصلي ، مع التحكم الحبيبي في سير العمل الشامل. اختيار المحررين Agiloft يتفوق على التخصيص والإبلاغ ، بينما يمنحك Concord تجربة مستخدم أبسط مع إمكانات قوية لتأليف العقود. ومع ذلك ، بالنسبة للشركات التي تبحث عن نظام أساسي جاهز للمؤسسات يمكنه التعامل مع المفاوضات متعددة الأطراف وتأخذ العقد من الطلب والموافقة وصولاً إلى التوقيع والتنفيذ - وكل ذلك ضمن تجربة مركزية - يعد Onit حلم مدير دورة حياة العقد.