Smartsheet مراجعة وتقييم

كل نشاط تجاري ناجح يستخدم بالفعل جداول البيانات ، وربما أكثر من مجرد وضع الميزانية. يحول Smartsheet تلك الصفوف والأعمدة المألوفة من الخلايا إلى تطبيق لإدارة المشروع. والنتيجة هي مزيج فريد يمكنه التعامل مع كل شيء من الميزانية وإعداد التقارير إلى إدارة الموارد وتتبع المهام. من المؤكد أن هذا التطبيق المستند إلى مجموعة النظراء يجعل جداول البيانات أكثر ذكاءً ، وبالنسبة لأنواع معينة من العمل ، قد يكون من المفضل لنظام أساسي لإدارة المشاريع أكثر تقليدية. إذا كانت التجربة والحقيقة هي أكثر ما تفكر به ، ففكر في اختيار الفائزين الأكثر تقليدية من المحررين في إدارة المشاريع ومشاريع زوهو ومشاريع العمل الجماعي.

التسعير والخطط

يوفر Smartsheet أربعة مستويات من الخدمة ، فضلاً عن نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا. ليس لديها فئة مجانية من الخدمة ، ولكن. هناك نوعان من الخطط التي يمكنك الاشتراك فيها مباشرة من موقع الويب: الفرد العادي (19 دولارًا للشخص شهريًا أو 168 دولارًا للشخص الواحد عند الدفع سنويًا) و الأعمال القياسية (32 دولارًا أمريكيًا للشخص شهريًا أو 300 دولار أمريكي للشخص الواحد سنويًا). اعتاد أن يكون هناك خيار يسمى فريق Smartsheet ، ولكن تم إيقافه.

علاوة على ذلك ، يحتوي Smartsheet على خطة Enterprise و Enterprise Premier. تم تصميم كلا من طبقات الخدمة هذه للمؤسسات الكبيرة التي تحتاج إلى ضوابط أمان ومسؤول شاملة. اتصل بالشركة للحصول على عرض أسعار لأي من خيارات المؤسسة.

للحصول على النسخة التجريبية المجانية ، تحتاج إلى عنوان بريد إلكتروني للنشاط التجاري - مما يعني أنه ليس حساب بريد إلكتروني مجاني واضح. لا تحتاج إلى بطاقة ائتمان. التجربة المجانية لديها أيضا بعض القيود. على سبيل المثال ، يمكنك الحصول على 50 ورقة فقط في المرة الواحدة. ومع ذلك ، يمكنك مشاركة الأوراق مع عدد غير محدود من المتعاونين وإضافة زملاء لتجربة بعض ميزات خطة العمل. يحصل كل شخص على مساحة 5 جيجابايت أيضًا. يمكنك التجول باستخدام نماذج Smartsheet (هذه نماذج ويب وأنواع أخرى من نماذج جمع البيانات) ، لكن لا يمكنك نشرها أثناء استخدام النسخة التجريبية المجانية.

يعود الاختلاف بين الحساب الفردي والحساب القياسي للأعمال إلى قيود على بعض الميزات وميزات إدارة المستخدم. يمكن أن يكون للحسابات الفردية 10 متعاونين لكل عنصر ، ومجموع 10 أوراق ، وخمسة تقارير ، ولوحة معلومات واحدة. تأتي هذه الطبقة مع مساحة تخزين 50 جيجابايت لكل مستخدم مرخص. تحصل حسابات الأعمال على عدد غير محدود من المتعاونين والتقارير ولوحات المعلومات ، ويمكن أن تحتوي على 100 ورقة لكل مستخدم مرخص. تحصل حسابات الأعمال أيضًا على مساحة تخزين 100 جيجابايت لكل مستخدم مرخص ؛ ضوابط لإدارة المستخدمين والمجموعات والموارد ؛ والوصول إلى سجلات النشاط.

مقارنات التسعير

كيف يمكن مقارنة سعر وقيمة Smartsheet مع التطبيقات الأخرى؟ يعتمد الأمر حقًا على كيفية استخدامك للخدمة. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدمه لإدارة المشاريع ، فإن السعر يمكن مقارنته بالتطبيقات المتوسطة المدى في تلك الفئة ، والتي تتراوح أسعارها بين 30 إلى 45 دولارًا للشخص الواحد شهريًا. تكلف تطبيقات إدارة المشاريع ذات الأسعار التنافسية في أي مكان أقل من 5 دولارات إلى 12 دولارًا للشخص الواحد شهريًا.

إذا كنت تستخدم Smartsheet أكثر من قاعدة البيانات وزوايا جدول البيانات ، فيمكنك مقارنتها بـ Airtable. تكاليف Airtable أقل ، بدءًا من 12 دولارًا للشخص الواحد في الشهر ، وتصل إلى 24 دولارًا للشخص الواحد في الشهر. يحتوي هذا التطبيق أيضًا على فئة مجانية من الخدمة ، حتى تتمكن من تجربتها طالما احتجت إليها.

الابتداء مع Smartsheet

هناك الكثير يمكن القيام به مع Smartsheet ، إذا كنت على استعداد لوضع بعض الأعمال. أي شيء تقريبًا يمكنك القيام به في برنامج جدول بيانات ، يمكنك القيام به في Smartsheet. ليس كل ما يتعلق بالتطبيق بديهيًا للغاية ، ومع ذلك ، يجب أن تخطط لاستثمار بعض الوقت في مشاهدة مقاطع الفيديو التعليمية وتعلم خصوصيات البرنامج وعمومياته.

عندما تبدأ باستخدام Smartsheet ، الذي يعمل في السحابة (عبر تطبيق ويب) وعلى iOS و Android ، يمكنك إنشاء ورقة فارغة أو اختيار قالب. يتم ترتيب القوالب حسب الفئة ، والتي تشمل الموارد البشرية والتسويق وتكنولوجيا المعلومات والمشروعات والمبيعات وغيرها من المجالات. لإعطائك فكرة عن النطاق ، يمكنك العثور على قوالب لأكثر الاستخدامات العامة ، مثل نموذج ملاحظات العملاء والتقويم السنوي حسب اليوم ، فضلاً عن الاستخدامات الأكثر استهدافًا ، مثل تأجير صيانة الممتلكات ، وتقرير المصروفات ، وخط أنابيب المبيعات بواسطة مندوب ، وخطة الحدث والميزانية. ثم هناك قوالب لإدارة المشاريع تشمل على وجه التحديد:

• مشروع رشيق مع جانت
• مشكلة المقتفي مع النموذج
• خطة إطلاق المشروع
• مشروع مع جانت وفروق الميزانية
• مشروع مع الموعد النهائي الصلب وجانت
• سبرينت مجلس التخطيط

بغض النظر عن كيفية الغوص في التطبيق ، تظهر التراكبات على الشاشة لشرح جميع الميزات البارزة. هناك دائمًا في متناول يديك تلميح للأداة وارتباط بمقاطع الفيديو الخاصة بالتوثيق والتدريب ، وهو ما ستحتاج إليه في وقت ما. حتى إذا كنت من أتباع Excel ، فقد لا يزال Smartsheet ينتهي بك الأمر في بعض الأحيان. ليست كل الصيغ متطابقة عبر التطبيقين.

Smartsheet يحتفظ واجهة مرتبة. يحتل جدول البيانات منتصف الشاشة. يحتوي شريط الأدوات الذي يشبه Microsoft في الأعلى على أزرار تنسيق بالإضافة إلى خيارات لتغيير طريقة العرض. عندما يتم تضمين مخطط جانت مع الورقة الخاصة بك ، يمكنك اختيار عرضه ؛ يبدو على يمين الخلايا. تتيح لك المنزلق تغيير عرض النوافذ لتخصيص طريقة العرض الخاصة بك بشكل أفضل.

تتيح لك لوحة الجانب الأيسر القابلة للطي رؤية جميع الأوراق التي قمت بإنشائها أو التي شاركها الأشخاص معك. يمكنك استخدامه للتنقل بين أوراقك بسرعة.

يوجد على الجانب الأيمن من الواجهة العديد من الرموز التي تتيح لك رؤية أي محادثات تمت على هذه الورقة والمرفقات والتعليقات المتعلقة بطلبات التدقيق. بناءً على مستوى الوصول ونوع الحساب ، قد تشاهد أيضًا طلبات التحديث وسجل النشاط وزر النشر الذي يجعل الورقة مرئية على عنوان URL عام وملخصًا للورقة.

الميزات والاستخدام

Smartsheet يجعل بيانات جدول البيانات أكثر ديناميكية للمعلمين غير Excel بيننا. يمكن أن يكون كل صف أو عمود إما قائمة منسدلة تحتوي على قيم مخصصة وقائمة جهات اتصال وتاريخًا وخانة اختيار ورمزًا وما إلى ذلك. لإنشاء قائمة مهام ، على سبيل المثال ، يمكنك وضع خانات اختيار أسفل عمود واحد وتسميتها مكتملة ، ثم وضع عمود يسمى اسم المهمة بجانبه. يمكنك حتى إضافة عمود ثالث يحتوي على قائمة جهات الاتصال الخاصة بك بحيث يمكنك إضافة معين. يتيح لك Smartsheet تعيين أشخاص متعددين لمهمة ، أيضًا. في عمود قائمة جهات الاتصال ، يجب أن تختار السماح بعدة جهات اتصال لكل خلية.

إذا كنت تفكر في استخدام Smartsheet لتتبع المهام البسيطة فقط ، يمكنك أيضًا مقارنتها بتطبيقات إدارة العمل الأخرى ، مثل Airtable و Trello. يكسب Trello ، على وجه الخصوص ، الثناء الشديد لكونه سهل الاستخدام. يمكن أن تفعل جزءًا صغيرًا مما تستطيع Smartsheet ، ولكن إذا كان كل ما تريده من التطبيق هو وسيلة لإدارة وتتبع التعيينات بشكل تعاوني ، فقد يكون Trello مناسبًا بشكل أفضل.

بخلاف Trello ، يمكنك إضافة التسلسلات الهرمية إلى قائمة المهام في Smartsheet. بنقرة واحدة ، يمكنك وضع مسافة بادئة للصفوف أسفل الصفوف الرئيسية. يمكنك بسهولة سحب الخلايا والصفوف من وإلى الصفوف الأصل ، أو انتزاع الصف الأصل لنقلها وجميع الصفوف التابعة لها.

هل تريد عرض جدول البيانات الخاص بك بطريقة مختلفة؟ أضف عمودًا لتواريخ البدء والانتهاء ويمكنك إنشاء مخطط جانت لهذه الورقة. أضف بضعة أعمدة أخرى واضبط بعض الإعدادات ، ويمكن ربط المهام معًا على مخطط جانت ليعكس متى ينتهي أحدها ويبدأ الآخر. لسوء الحظ ، يقوم مخطط جانت بمشاركة الشاشة بشكل غير ذكي مع جدول البيانات الخاص بك.

تتفوق Smartsheet في إضافة نوع الأدوات التي ترغب في توفيرها في جداول البيانات القياسية بطريقة سهلة الاستخدام. على سبيل المثال ، تتيح لك أداة التنسيق الشرطي تعريف المعلمات الخاصة بتعبئة النمط الفارغ. لا يتطلب الأمر سوى بضع نقرات لإعداد ورقة تبرز تلقائيًا أي صف يحتوي على قيم تريد التأكيد عليها. وينطبق الشيء نفسه على نظام إنشاء التقارير الخاص به ، والذي يبصق الأوراق الجديدة وفقًا لمعاييرك المحددة.

نظرًا لأن Smartsheet يحتوي على جميع أدوات تطبيق جدول البيانات ومدير المشروع ، يمكنك إنشاء مستندات مختلطة قوية. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء ورقة ميزانية تستخدم الصيغ لحساب الإنفاق لكل مشروع في شركة ما ، ويمكنك أيضًا تعيين من هو المسؤول عن كل مشروع ، ومدى تقدم هذا المشروع ، وتوقيت بداية كل مشروع. ونهاية.

بالطبع ، يمكنك أن تفعل الكثير مع Smartsheet. على سبيل المثال ، يمكنك ربط الخلايا في ورقة واحدة بالخلايا في ورقة مختلفة تمامًا ، مما يتيح تدفق البيانات بين المشاريع. يمكنك إنشاء نماذج ويب لجمع البيانات التي تتم إضافتها تلقائيًا إلى الورقة المناسبة. مع بعض التفاصيل ، يمكنك إضافة أشرطة تقدم إلى مخططات جانت. مع مزيد من الضبط ، يمكنك عرض وإدارة مقدار العمل المخصص لكل شخص في شركتك ، وتحقيق التوازن بين الحمل وفقًا لذلك. يمكن للخدمة أيضًا استيراد جداول البيانات القديمة ، مما يتيح لك إضفاء الحيوية على نظامك التنظيمي الحالي.

أخذ Smartsheet كذلك

Smartsheet لديه بضع ميزات أنيق يستحق التعلم. على وجه الخصوص ، سير العمل يستحق الاستكشاف. Workflows هي ميزة تتيح لك إنشاء الأتمتة الخاصة بك داخل التطبيق. تقوم بتعيين بعض المعلمات وعندما يتم استيفاء الشروط ، يحدث إجراء آخر تلقائيًا. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء "سير العمل" التالي: بعد 1 كانون الثاني (يناير) ، عندما يتم وضع علامة "مكتملة" على أي عنصر ، أخطر Mary Manager برسالة تذكّرها بمراجعة العمل مع العميل.

واجهة Workflows سهلة الاستخدام ، على الرغم من أنها لا تبدو رائعة للغاية ، مع تصميم بدائي إلى حد ما.

في مراجعة سابقة لـ Smartsheet ، لاحظنا أنه ليس نظامًا مثاليًا لتتبع الوقت وإعداد التقارير وبعض المهام التجارية المشتركة الأخرى. بالتأكيد ، قد تكون قادرًا على العثور على وتخصيص قالب يناسب احتياجاتك المحددة ، أو يمكنك بناء نظام إذا كنت ماهرًا بدرجة كافية في جداول البيانات. ولكن لا يوجد حاليًا أي شيء في التطبيق لتتبع الوقت. عندما سألنا ممثل الشركة عن هذه المشكلة ، ذكروا أن Smartshee قد حصلت مؤخرًا على 10000 قدم ، وهو تطبيق أعمال لتخطيط الموارد وتخطيط المشاريع وتتبع الوقت. في الوقت المناسب ، توقع رؤية المزيد من التآزر بين التطبيقين.

شيء آخر لاحظ في مراجعة سابقة تم تغييرها هو كيفية حفظ Smartsheet للبيانات. في السابق ، لم يكن هناك حفظ تلقائي على الإطلاق. كان عليك الضغط على زر حفظ يدويًا ، وهو أمر غير معتاد جدًا للتطبيق المستند إلى مجموعة النظراء. الآن ، ومع ذلك ، هناك خيارات للحفظ التلقائي على فترات. في إعداداتك الشخصية ، تأكد من تحديد الخيارين: الحفظ التلقائي بعد دقيقة واحدة من عدم النشاط وحفظ التغييرات تلقائيًا عندما أترك ورقة أو تقرير أو لوحة معلومات. هذه الإعدادات أفضل لكنها لا تزال غير مثالية. نود أن نرى Smartsheet لها حفظ تلقائي بشكل افتراضي لكل نشاط.

التكامل وتطبيقات الجوال

من خارج الصندوق ، يعمل Smartsheet مع عدد لا بأس به من التطبيقات والخدمات الأخرى ، مثل Box و Dropbox و Google Drive. يوجد أيضًا متجر تطبيقات شامل لإضافة المزيد من الوظائف. إذا لم تتمكن من العثور على ما تحتاج إليه ، يمكنك استخدام Zapier لتوصيل Smartsheet بتطبيقات أخرى أو العمل مع واجهة برمجة تطبيقات Smartsheet.

على جانب الهاتف المحمول ، يحتوي Smartsheet على تطبيقات لنظامي التشغيل iOS و Android. تم تحسين تطبيق الهاتف المحمول بشكل جيد ، بمعنى أنه ليس ساحقًا ومدهشًا كما قد تتخيل بالنسبة لتطبيق من نوع جدول البيانات. يعمل بشكل أفضل مع أشياء مثل اللحاق بالمناقشات أو تدقيق الملفات.

أفضل وأسوأ من كلا العالمين

Smartsheet هو أداة قوية لإدارة المشاريع ، بطرق جيدة وسيئة. بالنسبة إلى العديد من مديري المشاريع ، تأتي جداول البيانات بألفة ومرونة. إنهم يتعاملون مع البيانات الخام ، ويمكنك بنائها للقيام بكل ما تريد. ومع ذلك ، فإن تعلم استخدامها قد يكون أمرًا مضنيًا ، إذا لم تكن بالفعل في مستوى السرعة. علاوة على ذلك ، فإن مقدار التخصيص الذي يحتاجون إليه في بعض الأحيان قد يتطلب مهارات تعتبر خجولة من البرمجة الحاسوبية الفعلية.

جيد: Smartsheet قوية ومرنة ، مع قسم هائل من وثائق المساعدة ومقاطع الفيديو التعليمية. السيئة: ينتهي بك الأمر إلى إتقان كل من برنامج إدارة المشاريع وبرنامج جداول البيانات.

إذا كانت إدارة المشروع عبر جداول البيانات ترفع زقاقك ، فلن تجد شيئًا أفضل من Smartsheet. إذا كنت شركة صغيرة تحتاج إلى التعامل مع إدارة المشروع بسرعة دون وجود برنامج Excel رئيسي بجانبك ، فالتزم بشيء أكثر سهولة في الاستخدام. يجب أن تكون أفضل خياراتك هي Zoho Projects الخاصة بالمحررين ، والتي تعد ممتازة للشركات الصغيرة بميزانية محدودة ، ومشاريع العمل الجماعي ، والتي تتميز بكونها سهلة الاستخدام ، و LiquidPlanner ، وهو الأفضل للمؤسسات الكبيرة ذات الاحتياجات المعقدة.