محدث مراجعة وتقييم

صياغة العقود وتنفيذها

يمكن الوصول إلى واجهة صياغة المسودة كعنصر واجهة مستخدم أو بوابة مضمنة على موقع الشركة الإلكتروني من قبل مستخدمين غير مسجلين. ولكن بالنسبة لأولئك الذين يقومون بالوصول إلى لوحة تحكم مسؤول Updraft ، فإن أسهل طريقة لإنشاء عقد جديد هي باستخدام علامة التبويب "المستند". كما ذكرنا سابقًا ، تقوم Origin Systems بتخصيص كل نوع من أنواع استبيانات العقود بحيث تكون المنصة جاهزة للاستخدام مع مقابلة مخصصة بمجرد تسجيل الدخول. يمكنك إما تحميل مستند موجود أو بدء عملية المقابلة لإنشاء ملفك الشخصي في غضون الدقائق. تذكر عملية التحميل عملية المقابلة ، بدون جزء المقابلة الفعلية والإجابة على الأسئلة. يحدد المستخدم نوع العقد ، ويدخل المعلومات الأساسية ، ثم يحمّل المستند. العقود التي تم إنشاؤها من خلال المقابلة والمستندات التي تم تحميلها متشابهة وظيفيًا إلا أنه لا يمكن تعديلها أو استنساخها. تتضمن عملية التعديل والاستنساخ معلومات المقابلة التي لا يتم إدخالها عند تحميل المستند مباشرة.

على عكس نهج مكتبة الفقرات في إنشاء العقد الذي تستخدمه أدوات مثل Agiloft و Coupa Contract Lifecycle Management ، فإن شركة Updraft تعمل على التخلص من مخاطر الأخطاء ، بما في ذلك حساب تاريخ إنهاء العقد الخاطئ أو استخدام مصطلح غير صحيح لأن العملية المُدارة والموجَّهة موجهة مسبقًا معتمدة من قبل الدائرة القانونية الخاصة بك. لا يوجد أي خطر لعقد غير مكتمل أو غير قابل للتنفيذ مما قد يؤدي إلى غرامات أو عقوبات محتملة للامتثال لأن المستخدمين لا يتخذون بالفعل خيارات قانونية على طول الطريق. تتمثل ميزة عملية مقابلة شجرة القرارات المصممة خصيصًا في أن مستخدمي الأعمال وغير المحامين ، وخاصة أولئك الذين ليس لديهم دراية بالعقود القانونية ، ليس عليهم الاختيار من بين عشرات الاتفاقيات والسيناريوهات المختلفة والسوابق المختلفة المرتبطة بهم.

كانت عملية المقابلة نفسها بسيطة في توليد مجموعة متنوعة من أنواع مختلفة من العقود. يتم تخصيص العملية كما ذكر للتو. ولكن لأغراض الاختبار ، حاولنا إنشاء عدة أنواع مختلفة من العقود التي تم تكوينها مسبقًا. NDA ، واتفاقات التوظيف ، والإيجارات التجارية ، والتقاضي ، واتفاقات القروض ، واتفاقات المبيعات ، وأكثر من ذلك كلها سوابق عقد مدعومة.

أثناء الإجابة على الاستبيان وإنشاء العقد ، هناك شريط تقدم أعلى الشاشة يمنحك الوقت المقدر المتبقي. يمكنك إيقاف المقابلة مؤقتًا في أي وقت عن طريق إعطاء سبب والإشارة إلى عملك قيد التقدم ، ثم الضغط على زر التشغيل في أي وقت لاستئناف المقابلة. حتى إذا قمت بتسجيل الخروج عن غير قصد ، فسوف تحفظ شركة Updraft مكانك وتعيدك مباشرة إلى الاستبيان عند تسجيل الدخول. كل استبيان للمقابلة له معرف فريد يمكن البحث عنه.

يقوم النظام أيضًا باستخراج المواعيد النهائية الرئيسية تلقائيًا وإعداد الإخطارات والأحداث المتكررة. يمكنك أيضًا تعيين رسائل التذكير الخاصة بك مع وصف وتاريخ وعدد أيام التحذير في تنبيه معيّن للعقد. كانت الإخطارات على قدم المساواة مع أدوات مثل كونكورد و ContractSafe في إعطاء تنبيهات قوية وموجهة نحو الموعد النهائي مع مجموعة مفيدة من مشغلات البريد الإلكتروني لسير عمل الموافقة التلقائية.

في نهاية الاستبيان ، أعطاني Updraft الخيار في كل مرة لعرض عقدي المكتمل كملف Microsoft Word أو PDF. بعد أي مكان من 10 إلى 20 دقيقة أو نحو ذلك لكل عقد بناءً على التعقيد ، يمكنني سحب عقد قانوني مكتوب مهنيًا مستمد من ردود مقابلتي. بمجرد إنشاء العقد ، يمكنك دائمًا العودة إلى المقابلة لتعديله أو يمكنك تحميل نسخة جديدة أو موقعة من المستند. يمكنك أيضًا تحديث حقول المعلومات ببساطة إذا كنت لا ترغب في العودة إلى الاستبيان. يمكن أيضًا مضاعفة العقد (يُطلق على ذلك "الاستنساخ" في Updraft) ، ويمكن إضافة الملاحظات والأوصاف ، ويمكن إرفاق المستندات الداعمة.

تمتلك شركة Updraft نظامًا أساسيًا للتوقيع الإلكتروني ولا تتكامل مع Adobe Sign أو DocuSign أو غيرهم من مزودي الطرف الثالث. يمكنك استخدام الحقن للتوقيع على الصور من خلال ملفات PDF ، ولكن يركز Updraft على إدارة سير عمل الموافقة وتوليد دليل على الموافقة القانونية. يمكن للمسؤولين تعيين مهام للمستخدمين وتعيين المشغلات للفريق القانوني ، على سبيل المثال ، أنه قد تم الانتهاء من مقابلة مضمنة جديدة وجاهزة للمراجعة.

عندما يتلقى كل طرف رسالة بريد إلكتروني تفيد بأن العقد جاهز للتوقيع ، تفتح أداة التوقيع الإلكتروني الأصلية صفحة توقيع تلتقط تاريخ ووقت التوقيع للتسجيل من أجل الإبلاغ عن البيانات. تمتلك شركة Updraft أفضل إمكانات إنشاء العقود التي اختبرناها ، وعملية التوقيع والتنفيذ سلسة وتتم إدارتها بشكل آمن. على الرغم من أنها لا توفر وظيفة التعاون المضمنة والتفاوض بشأن العقود الأصلية الموجودة في أدوات مثل Agiloft و Onit Contract Administration ومراجعة العقود والموافقة عليها ، فإن عملية الصياغة المستندة إلى المقابلات الخاصة بـ Updraft هي وحدها في إنشاء العقود الموجهة وتوليد المستندات. هذه العملية هي السبب الأساسي الذي جعلنا نعتبر الأداة اختيار المحررين.

واجهة ، الإدارة ، وتقديم التقارير

واجهة المستخدم الخاصة بمسؤول Updraft متفرق ويمكن أن تكون عالي الكعب للتنقل ، لكن لديه عددًا من ميزات الإدارة المفيدة. بعد تسجيل الدخول ، فإن أول ما تراه هو علبة الوارد ، وهي قائمة مهام تحتوي على قائمة انتظار سريعة من أكثر المهام إلحاحًا وتعاقدات المواعيد النهائية. تتيح علامة التبويب "الإدارة" للمسؤولين تقييد الوصول وطرق العرض استنادًا إلى أنواع مستندات وإدارات محددة ، مجمعة في "مجموعات أمان. وبالتالي ، فإن ما تراه في البريد الوارد سيعتمد على دورك والعقود التي تديرها.

يوجد نظام مرمّز بالألوان في البريد الوارد يمثل الحاجة الملحة. الأسود يعني انتهاء العقد ، والأخضر يعني أنه نشط ، ومقياس اللون البرتقالي والأحمر يشير إلى أن المواعيد النهائية تقترب. إذا قمت بالنقر فوق أحد العقود ، فسيؤدي ذلك إلى سحب نافذة تحتوي على سجل المعاملات الكامل للملف والمعلومات ذات الصلة. من البريد الوارد ، لديك عدد من خيارات الإدارة: هناك رموز لتحديث العقد أو إضافة ملاحظات أو مستندات داعمة أو أحداث. هناك أيضًا رموز لتغيير حالة المستند أو إجراءاته مثل استنساخ المستند أو نقل الملكية إلى مستخدم آخر.

مجال مفيد آخر هو علامة تبويب "الحالات" ، والتي تتيح للفريق القانوني تخزين المستندات ذات الصلة بقضية معينة مع المقابلات التي سبق ملؤها لصياغة العقود المرتبطة بها أو التقاط المعلومات من الأطراف التي قد تؤدي إلى المزيد من المستندات والمعاملات المرتبطة بالقضية. تتضمن علامة التبويب "المستندات" ، المذكورة سابقًا ، نافذة بحث غنية تحتوي على عوامل تصفية للفرز حسب نوع المستند أو رقم المعرف أو الأوصاف والكلمات الرئيسية المحددة أو مالك العقد أو حالة وثيقة معينة. يدور التطبيق الأخير حول التقدم خلال المهام وإكمالها ، لذا فإن الضغط على زر "الخلف" أثناء تواجدك في منتصف أحد الإجراءات سوف يؤدي في بعض الأحيان إلى خروجك من واجهة المستخدم. هذا يجعل التنقل ذهابًا وإيابًا إلى حد ما أقل سهولة من واجهة المستخدم التي تشبه Gmail الموجودة في كونكورد أو الخبرات الأكثر بساطة مثل ContractSafe و Contract Hound. ولكن ، في نهاية المطاف ، كان هذا تمويه بسيط.

أدوات الإدارة وإعداد التقارير قوية كذلك ، وإن لم تكن متقدمة في التفاصيل مثل التقارير أو تصورات البيانات الخاصة بـ Coupa Contract Lifecycle Management أو Agiloft. يمكنك تشغيل التقارير على المعلمات بما في ذلك العقود النشطة أو منتهية الصلاحية والمواعيد النهائية للتجديد ونشاط المستخدم. يمكنك إما تصدير البيانات (بتنسيق ملف CSV أو Microsoft Excel أو XML) أو تشغيلها باستخدام بعض خيارات الرسم البياني البسيطة والخطية الشريطية التي يوفرها لك Updraft. يمكن تهيئة التقارير بشكل أكبر من خلال نطاقات زمنية مخصصة ومستندات أو وصف أو بيانات أو عوامل تصفية مستخدم إضافية.

بقدر ما لوحة المسؤول ، يمكن للمسؤولين تكوين مجموعات وصول المستخدم والأمان والإعلام ، وأنواع المستندات المخصصة مع امتيازات محددة المرفقة. لذلك ، يمكن أن يكون المستخدم عضوًا في مجموعات أمان متعددة بالإضافة إلى امتيازات عرض أو تحرير عقود أو أنواع مستندات محددة.

العقد الطبيعي سؤال وجواب

تعد شركة Updraft نظامًا أساسيًا قويًا لإدارة العقود مع مجموعة جيدة من ميزات المشرف والبحث والتصنيف وإعداد التقارير وإدارة المهام. لكن هذا ليس هو السبب وراء حصولها على خيار المحررين. لا تتساوى عملية صياغة العقود القائمة على الاستبيان مع أي أداة أخرى اختبرناها. بالإضافة إلى تدفقات عمل الموافقة والتوقيع السلس ، فإنها تجعل من Updraft من السهل أن يكون النظام الأساسي أسهل لأي مستخدم أعمال لإنشاء العقود وتنفيذها. يتطلب إعدادًا كبيرًا للبائعين وتكاليف مبدئية ، ولكن بالنسبة لقسم قانوني يريد السماح لمؤسسته بأكملها بإعداد العقود بأمان للسيناريوهات المختلفة ، فإن تجربة مقابلة شركة Updraft تجعلها عملية بسيطة وطبيعية قدر الإمكان.