فيديو: Introducing TransMail - Transactional email service by Zoho Mail (اكتوبر 2024)
مشاركة المستندات والتعاون
تشبه مشاركة الملفات أيضًا Google Drive ، حيث يمكنك إدخال عناوين البريد الإلكتروني وتعيين أذونات عن طريق تحديد ملف والنقر فوق الزر "مشاركة". تحتوي المستندات أيضًا على روابط دائمة للمشاركة خارج البرنامج. يمكن للمستخدمين أيضًا مشاركة مجلدات كاملة وإنشاء مجموعات لتسهيل مشاركتها مع زملاء متعددين. ميزة واحدة لطيفة هي أنه يمكنك مشاركة مستند ولكن حماية كلمة المرور لحماية إضافية ؛ يمكنك حتى تحديد تاريخ انتهاء الصلاحية ، وعند هذه النقطة يفقد كل شخص شاركته المستند مع وصول. يمكن إيداع الملفات وتسجيلها (بمعنى آخر ، تأمينها) لتجنب تداخل التحرير.
يمكنك إضافة مهام إلى المستندات إذا كنت تريد إرسالها إلى زميل للمراجعة أو المراجعة. عندما تقوم بتعيين مهمة إلى أحد الزملاء ، سيتلقى المستلم تنبيهًا ورابطًا بالمستند المرتبط ؛ سوف تتلقى ، بدوره ، تنبيهًا عند اكتمال المهمة.
إذا كنت تستخدم بالفعل Google Apps G Suite (المعروف سابقًا باسم Google Apps for Work) ، فيمكنك دمج حسابك مع منتجات Zoho. يمكن دمج Zoho Docs Standard مع Google Drive وإدارة مستخدم Google. لقد حاولت ربط حسابي في Zoho Docs Standard و Google G Suite. بعد السماح ببعض الأذونات وتسجيل الدخول إلى Google ، تمت مطالبتي بمتابعة الإعداد ، ثم تم شبحي. تمت إعادة توجيه الشاشة إلى حساب مُحرر مستندات Zoho بدون أي إشارة إلى أن Google قد تم دمجها. بعد الاطلاع على مقالة "المساعدة" ، اكتشفت حلاً: ضغطت على الزر "تحميل" ، وحددت Google Drive من القائمة المنسدلة ، ثم طُلب منك المصادقة. بمجرد توصيل حساباتك بنجاح ، يمكنك تحميل الملفات والمجلدات من Google Drive. يمكنك أيضًا مزامنة مجلد Dropbox مع مجلد Zoho Docs بشكل مستمر أو مرة واحدة فقط. يعد كل من هذه الدمجات طريقة رائعة للاستفادة من ميزات Zoho مع الاستمرار في استخدام برنامج التخزين السحابي المألوف. يمكنك أيضًا الارتباط بـ Adobe Sign لتمكين التواقيع الرقمية.
ضمن Zoho Docs Standard ، يمكن للمستخدمين إنشاء وتحرير المستندات باستخدام Zoho Writer ، والذي يتضمن ميزة تعقب التغييرات والتوقيعات الرقمية وعدد من أدوات التحرير المتقدمة. يمكنك إنشاء وحدات ماكرو ومخططات ملونة وجداول محورية ، على سبيل المثال. يمكن تصدير المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية بتنسيق PDF و Windows وملفات أخرى. يمكنك أيضا تحرير الملفات حاليا. سيتم مزامنة التغييرات بمجرد معاودة الاتصال بالإنترنت.
ميزة واحدة رائعة هي القدرة على تحرير وثيقة بالتزامن مع زملائك. ستظهر تعليقاتك أنت وزملائك على شاشة الجميع ، مع تمييز اسم المحرر. يمكن للمستخدمين التعليق والدردشة طوال العملية. يحتوي كل ملف على محفوظات إصدار ويمكنك اختيار العودة إلى إصدار سابق في أي وقت.
يتوفر تطبيق Zoho Docs Standard لنظامي التشغيل Android و iOS ، حيث يمكنك الوصول إلى الملفات وإنشائها وتحريرها أثناء التنقل. قمت بتنزيل تطبيق Android ، الذي يحتوي على واجهة مستخدم مطابقة (UI) ويفتح حتى مجلد "المستندات الحديثة". يمكنك عرض جميع المجلدات الخاصة بك ، وفرزها حسب الاسم أو التاريخ ، والبحث في الملفات.
