الحصول على المنظمة: 10 نصائح لإدارة الملاحظات الرقمية الخاصة بك

سيتذكر عشاق سينفيلد مشهدًا رائعًا من العرض عندما يظهر جيري وإلين في وكالة لتأجير السيارات. جيري يطلب التقاط سيارة متوسطة الحجم قام بحجزها. يرد الموظف الموجود في الكاونتر بأنه لا يوجد أي طرازات متوسطة الحجم متبقية لأنها نفدت. يقول جيري: "انظر ، تعرف كيفية إجراء الحجز. أنت فقط لا تعرف كيفية إجراء الحجز." أعتقد بنفس الطريقة حول الملاحظات الرقمية. من السهل جدًا تدوين الملاحظات ، ولكن من الأصعب استخدامها .

لاستخدام الملاحظات التي تدونها بالفعل ، عليك تنظيم ومعرفة كيفية العثور عليها. ستساعدك هذه النصائح حول البدء في تطبيق تدوين الملاحظات وتنظيم ملاحظاتك.

1. اختر تطبيقًا رائعًا لتدوين الملاحظات

يؤثر تطبيق تدوين الملاحظات الذي تختاره بشدة على ما إذا كنت ستلاحظ ملاحظاتك مرة أخرى وكيف. ربما لا يكون تطبيق تدوين الملاحظات الأساسي الذي تم تثبيته مسبقًا على هاتفك أو جهازك اللوحي جيدًا جدًا. بالتأكيد ، لقد استخدمته من قبل ، وهو يعمل بشكل جيد ، ولكن ربما لا تعرف الميزات التي تفتقدها والتي تفصل مجرد تطبيقات مرضية عن تلك الممتازة.

ثلاث ميزات تجعل تطبيقات تدوين الملاحظات مفيدة حقًا هي:

• المجلدات،
• العلامات ، و
• التعرف الضوئي على الحروف (OCR).

سأذهب إلى مزيد من التفاصيل حول كل نقطة في لحظة.

التطبيقات الثلاثة التي أوصي بها أكثر شيئ ، بناءً على اختباري الشخصي للعديد من تطبيقات تدوين الملاحظات على مر السنين ، هي:

• Microsoft OneNote ، إذا كنت تريد تطبيق تدوين مجاني ،
• Evernote ، إذا كنت لا تمانع في دفع اشتراك بريميوم ، و
• Quip لتدوين الملاحظات التعاونية.

2. إنشاء علبة الوارد

عندما تقوم بتدوين ملاحظة بسرعة ، فإنك تحتاج إلى مكان لحفظها حيث لن تضيع. قم بإنشاء مجلد علبة الوارد في تطبيق تدوين الملاحظات وقم بتعيينه كموقع تخزين افتراضي.

انتقل إلى علبة الوارد بانتظام لإضافة مزيد من المعلومات حول الملاحظات وفرزها. سترى كيفية القيام بذلك في النصائح القليلة التالية. لا تحتاج إلى تنظيف علبة الوارد وفقًا لجدول زمني محدد ، ولكن حاول القيام بذلك عندما يكون لديك تطبيق تدوين الملاحظات مفتوحًا على شاشة كاملة الحجم (انظر # 10 ، أدناه). يجعل الأمر أكثر سهولة لمعرفة ما تفعله ورؤية كل الخيارات التي لديك.

لا تحتاج إلى التصوير لـ Inbox Zero في تطبيق تدوين الملاحظات. يعد Inbox مكانًا رائعًا لتخزين الملاحظات التي تعيد زيارتها كثيرًا. على سبيل المثال ، احتفظ بمذكرة بكل أسماء وكلمات مرور شبكة Wi-Fi الخاصة بأصدقائي ، فإذا أحضرت جهازًا جديدًا إلى منزلهم أو مسح كلمة مرور الحفظ ، يمكنني الانضمام إلى الشبكة مرة أخرى دون إزعاجهم للحصول على التفاصيل. تحتوي هذه الملاحظة على منزل دائم في صندوق الوارد الخاص بي.

3. فرز الملاحظات إلى مجلدات أو دفاتر ملاحظات

تساعدك المجلدات ، التي تسميها بعض التطبيقات أيضًا أجهزة الكمبيوتر المحمولة ، على تنظيم ملاحظاتك يدويًا. تصبح مفيدة في وقت لاحق عندما تريد استكشاف ملاحظات حول موضوع معين ، مثل جميع الملاحظات التي تعد وصفات.

تعتمد المجلدات التي تنشئها وكيفية تسميتها على أنواع الملاحظات التي تدونها وكيفية استخدامها. إذا لم تكن متأكدًا ، فابدأ بمجلدات البريد الوارد والقراءة والأدوات المنزلية والشخصية والعمل. يمكنك دائمًا تغييرها وإنشاء المزيد بمجرد التعرف على كيفية استخدامها.

4. جعل اختصارات للمجلدات المفضلة لديك

يحتوي أي تطبيق تدوين جيد الاستخدام على مجلدات ترى المزيد من الإجراءات أكثر من غيرها. اجعل هذه المجلدات سهلة الوصول عن طريق إنشاء اختصارات لها أو وضع علامة عليها كمفضلة. هذه هي المجلدات التي تنظر فيها كثيرًا إلى الملاحظات التي قمت بإضافتها وتضيف ملاحظات جديدة.

من المحتمل أن يكون لديك مجلدات أخرى تحتوي فقط على ملاحظات حتى وقت غير متوقع عندما تحتاج إليها. لا يحتاجون إلى أن يكونوا في المقدمة والوسط.

5. استخدام العلامات

تساعدك العلامات في العثور على الملاحظات الحالية. يمكنهم تضييق نطاق ما تراه في مجلد معين أو إظهار كافة الملاحظات التي تحمل علامة سمة مشتركة عبر مجلدات متعددة. كما أنها تساعدك في العثور على الملاحظات المتعلقة ببعض السمات حتى إذا لم تظهر الكلمة الموضوعية في الملاحظة نفسها. اسمحوا لي أن أقدم بعض الأمثلة.

مثال 1: لنفترض أن لديك مجلدًا يسمى الوصفات ، وأنك تخطط لحفلة لبعض النباتيين. يمكنك سحب كل الملاحظات من هذا المجلد الذي تم تمييزه بالنباتي فقط للحصول على أفكار حول ما يجب فعله.

مثال 2: ربما أنت كاتب يكتب لمنشورات مختلفة. يمكنك تدوين ملاحظات حول المقالات وتنظيمها في مجلدات بناءً على مكان نشرها. ومع ذلك ، قد تكون هناك أوقات ترغب فيها في استكشاف جميع الملاحظات التي لديك حول سمة معينة ، بغض النظر عن من نشر هذه القطعة. إذا قمت بوضع علامة على ملاحظاتك باستخدام هذا الموضوع ، فيمكنك البحث عن العلامة ورؤيتها جميعًا بغض النظر عن المجلد الموجود فيها.

مثال 3: يمكنك إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني تتعلق بمشروع تعمل فيه إلى تطبيق تدوين الملاحظات. لا تذكر الرسالة مطلقًا اسم المشروع أو ما يدور حوله. هذه هي الطريقة التي يتواصل بها الناس عندما يكونون في غمرة شيء ما. في هذه الحالة ، يمكنك إضافة علامات لتعريف الملاحظة (اسم المشروع ، العميل ، وصف العمل) حتى تتمكن من العثور على الملاحظة عند الحاجة إليها.

6. Cull العلامات

هناك شيء مثل وجود الكثير من العلامات. كلما أضفت علامات ، كلما أصبحوا أكثر هشاشة. لذلك من وقت لآخر ، قم بإعدام العلامات الخاصة بك. هيريس كيفية القيام بذلك.

سحب قائمة بجميع العلامات المستخدمة. في كثير من الأحيان ، يمكنك رؤية عدد الملاحظات بجوار العلامة. أولاً ، ابحث عن التكرارات القريبة. إذا كانت لديك علامات لكل من "التطبيق" و "التطبيقات" ، فتخلص من أيهما أقل من الملاحظات. افتح الملاحظات المتأثرة وأضف العلامة التي ستحتفظ بها. حذف العلامة الأخرى.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان لديك أي علامات مع اثنين أو أقل من الملاحظات ، فكر في التخلص منها. ربما لا يفعلون لك أي خير.

7. إنشاء اختصار على هاتفك

قم بإجراء اختصار على هاتفك لبدء ملاحظة جديدة في تطبيق تدوين الملاحظات بحيث يكون التقاط الأفكار والمعلومات في متناول اليد دائمًا. على أجهزة iOS ، يمكنك إنشاء اختصار Siri ، وعلى Android البحث عن خيار New Note Widget في التطبيق.

8. تملي

عندما يتبادر إلى الذهن شيء ما ، فأنت تريد أن تكتب بسرعة ولكنك تسير بشكل خطير أو تمشي كلبك ولا تستطيع أن تمسك بكل من المقود وهاتفك في نفس الوقت.

تحتوي معظم الهواتف الذكية على وظيفة تحويل النص إلى نص. استخدمه! ابدأ ملاحظة جديدة ، واضغط على أيقونة الميكروفون الموجودة على لوحة المفاتيح ، وتحدث عما تريد كتابته. بدلاً من ذلك ، يمكنك تسجيل مذكرة صوتية ونسخها لاحقًا. إذا دخلت في العادة وينتهي بكثرة بإملاء مقاطع طويلة ، فقد ترغب في استخدام خدمة النسخ لإنقاذ نفسك بعض الوقت. هناك العديد من الخيارات المجانية المجانية والمدفوعة ، على الرغم من أن الخيارات المدفوعة تميل إلى أن تكون أكثر دقة بكثير.

9. إرفاق الصور وملفات PDF ، استخدم OCR

إذا كان التطبيق الخاص بك يحتوي على OCR ، فيمكنه البحث في النص الموجود في الصور وملفات PDF والملفات الأخرى التي تقوم بتحميلها إليه. لا تخجل من إضافة ملفات إلى ملاحظاتك عند الحاجة إليها. يتضمن ذلك التقاط صور لعلامات المعلومات والملاحظات المكتوبة بخط اليد وصفحات الكتب وما إلى ذلك.

يمكنك أن ترى كيف أنها مفيدة من خلال مثال. لنفترض أنك أرفقت ملف PDF باستلام وجبة تحتاج إلى المطالبة بها في تقرير المصاريف. لقد نسيت وضع علامة عليه "إيصال" ولا تعرف مكانه. إذا كنت تتذكر اسم المطعم ، فيمكنك كتابة ذلك في شريط البحث ، وسوف يقوم OCR بتعقبه.

انتبه إلى القيود التي يفرضها تطبيق تدوين الملاحظات أو نوع الحساب على استخدام OCR وتخزينه. على سبيل المثال ، تعمل النسخة المجانية من Evernote على تشغيل OCR على الصور ، ولكن ليس على ملفات PDF ومستندات Office. تحتاج إلى حساب Premium أو Business لهذا الغرض. إذا لم يكن تطبيقك مضمنًا في المسح الضوئي ، فقد تفكر في إقرانه بتطبيق المسح المحمول.

10. تنظيم على شاشة كبيرة

من الناحية المثالية ، سيتضمن تطبيق تدوين الملاحظات تطبيق سطح مكتب وتطبيق ويب. استخدم واحدًا منها (بشكل عام ، تطبيقات سطح المكتب أفضل لهذا الغرض) عند الفرز عبر البريد الوارد وتنظيم ملاحظاتك. يساعدك الحصول على شاشة كبيرة على رؤية المزيد من التطبيق ، وبالتالي ، المزيد من بنية المجلد وعلاماته والمعلومات الأخرى التي تضيفها إلى الملاحظات للحفاظ على تنظيمها. إذا كنت تستطيع رؤية كل خياراتك ، فمن الأرجح أن تختار الخيارات الصحيحة.

خذ الملاحظة ، امسك الملاحظة ، أعد النظر في الملاحظة

عندما تنظم تجربة تدوين الملاحظات ، يمكنك تحسين فرصك في عدم تدوين المزيد من الملاحظات ذات الصلة فحسب ، ولكن أيضًا تخزينها بطريقة تتيح لك إعادة النظر فيها عندما يحين الوقت.