6 أشياء رائعة يمكنك القيام بها مع سحابة وثيقة adobe

غالبًا ما يستخدم عملاء Adobe Document Cloud استخدامه بشكل أساسي كأداة لإنشاء وتحرير PDF. ولكن على الرغم من أن Adobe لا يزال ملكًا لمعايير PDF الخاصة به ، فإن Document Cloud عبارة عن نظام أساسي لإدارة المستندات عالي التنافسية مع مجموعة كبيرة من الميزات التي يمكن أن تفيد مؤسستك. من المستندات التي يمكن تعديلها بسهولة والقابلة للتسجيل إلى ملفات PDF التي يمكن إدارتها على أي جهاز وحتى ميزات الأمان المتقدمة التي يتم تمكينها من خلال تصنيف البيانات ؛ كل شيء متاح في Document Cloud.

تُعرف Adobe Scan ، أحد تطبيقات الأدوات الأكثر أهمية في الجناح ، بتطبيق Android و iOS الذي يتيح للمستخدمين التقاط الصور عبر كاميرا هاتف ذكي. أضافت Adobe مؤخرًا Adobe Sign إلى ترسانتها ، وهي أداة تتيح للمستخدمين مشاركة المستندات وتوقيعها الإلكتروني والموافقة عليها وإدارتها. تحت مظلة Adobe Sign ، تأتي العديد من الميزات الجديدة التي تحول هاتفك إلى مركز لإدارة سير العمل.

وقالت ليزا كروفت ، مديرة تسويق منتجات المجموعة في Adobe Document Cloud: "يستمتع الناس باستهلاك المحتوى على الهاتف المحمول ، لكنهم يطلبون منا أيضًا مساعدتهم في إنشاء محتوى والقيام بشيء مفيد مع هذا المحتوى". "المحمول هو الفرصة لتقديم تجربة وثيقة حديثة."

فيما يلي خمسة أشياء يمكنك إجراؤها باستخدام Adobe Document Cloud التي ربما لم تكن تعرفها.

1. توقيع وثيقة بدون شاشة تعمل باللمس

باستخدام Adobe Sign ، يمكنك إرسال رسالة نصية لتوقيعك من تطبيق Sign على هاتفك الذكي إلى إصدار Desktop Cloud الخاص بك. من هنا ، ستتمكن من الوصول إلى توقيعك الذي تم إنشاؤه حديثًا وتطبيقه على أي سجل أو مستند. هذا مفيد بشكل خاص للعاملين الموجودين في المقام الأول على أجهزة الكمبيوتر المكتبية بدون وظائف تعمل باللمس.

على سبيل المثال ، تخيل أن Sam موجود على سطح مكتبه ولكنه يفضل توقيع مستند على جهازه المحمول. بالنقر فوق خيار Mobile Signing ، يُطلب من Sam إدخال رقم هاتفه. ثم يتم إرسال رسالة موجه على جهازه المحمول. يوقع ، ويضرب "تم" ، وينتقل التوقيع إلى سطح مكتبه. وقال كروفت: "هذه طريقة رائعة لتزويد الناس بالاختيار ، ولكنهم يختارون التوقيع ، بغض النظر عن الجهاز الذي يستخدمونه".

2. ضع القليل من الحياة في رسائلك الإلكترونية

في الماضي ، كنت تطلب التوقيعات من الزملاء الذين لديهم رسائل بريد إلكتروني مملة عادية. باستخدام Adobe Sign ، يمكنك الآن تخصيص قالب البريد الإلكتروني الخاص بك لدمج شعار الشركة والخطوط والبيتزا العامة. يمكنك استخدام صور الشعارات لجلب بعض الأنماط إلى طلبات توقيعك ، والتي سوف يشكرك قسم التسويق عليها بعد أن تبدأ التواقيع في التكرار أكثر من المعتاد.

وقال كروفت: "الميزة التنافسية التي نمتلكها هي أنه يمكن لعملائنا أن يميزوا تجربة التوقيع بالكامل. يمكنني أن أصفها بشعاري وعنوان URL الخاص بي". "لكن الآن يمكنهم تسويقك للحديث عن منتجات جديدة."

3. استمتع بسرعة أسرع وخدمة العملاء

إن عمليات تكامل Adobe الحديثة مع ServiceNow و Microsoft SharePoint تضع إدارة المستندات وخدمة العملاء وإدارة الموارد البشرية ضمن وحدة تحكم واحدة بسيطة. باستخدام هذه الزيجات ، ستتمكن من إضافة Adobe Sign إلى أي سير عمل في ServiceNow و SharePoint ، بما في ذلك نماذج اتفاقيات التوظيف الجديدة وعقود العمل والردود على استفسارات خدمة العملاء التي تم حلها.

في الماضي ، كنت تدفع المستند إلى موظفيك عبر رسالة بريد إلكتروني من ServiceNow. سيقوم الموظفون بفتح المستند وتوقيعه باستخدام Adobe وإرساله إليك بالبريد الإلكتروني. قمت بفتح المستند وتحميله في ServiceNow. اليوم ، يمكنك ببساطة إرسال المستند إلى الموظف الخاص بك ضمن نظام ServiceNow وسيعمل هو / هي على تسجيل العلامة داخل البرنامج.

4. مسح أي شيء ، في أي مكان

تذكر كيف فظيعة جمع إيصالات العمل كانت؟ ستقوم بجمع كل الإيصالات الخاصة بك ، ومسحها ضوئيًا في ماسح ضوئي ، وتحويلها إلى PDF ، ثم إرسالها إلى معلموك الماليين. اليوم ، أصبحت هذه العملية أبسط بكثير. يتيح لك Adobe Scan الآن تحويل أي صورة لكاميرا الهاتف إلى PDF. باستخدام Adobe Sensei ، أداة الذكاء الاصطناعي للشركة (AI) ، فإن Adobe Scan قادر على اكتشاف حدود الصورة الصحيحة والمنظور الصحيح وإزالة الظلال لجعل النص واضحًا.

على سبيل المثال ، يمكنك مسح صفحة المجلة ضوئيًا لسحب النص وفصل الصور والتكبير في مناطق معينة من الصفحة. عند حفظه ، يتم تحميله تلقائيًا إلى Document Cloud. يمكنك أيضًا سحب صورة إضافية أو إزالة صورة أصلية.

5. تحرير وضبط النص الممسوح ضوئيًا

ربما الأهم من ذلك ، يمكن لـ Adobe Scan تلقائيًا تحويل النص المطبوع أو المكتوب إلى نص رقمي يمكن تحديده أو نسخه أو تعليقه التوضيحي عبر Acrobat Reader DC أو Acrobat DC. هذا يعني أنك لن تضطر إلى التمرير من خلال صفحة بعد صفحة من الملاحظات المكتوبة بخط اليد لمحاولة فك ما يحاول شخص آخر قوله. باستخدام Adobe Scan ، سيتم تحويل الملاحظات إلى نص واضح ومقروء يمكنك من خلاله البحث أو النسخ واللصق للاستخدام في مستند ثانوي.

وقال كروفت: "مثل عروض Adobe الأخرى ، فإن Sensei هي جوهر علامتنا التجارية". "مع ذلك ، يمكنك فعلًا إجراء المزيد من عمليات الفحص. يمكنك جعل المحتوى الخاص بك ذكيًا وقابلًا للبحث ، ونقله إلى مهام سير العمل الرقمية في السحابة. وأي شيء به نص مطبوع أو صور سيكون خيارًا للمسح الضوئي. مشاركته ، وأداء مهام إضافية التحرير ، أو يمكنك حتى نقله إلى سير عمل أو نظام بيئي آخر إذا كنت بحاجة للقيام بذلك."

6. تحسين الأمن مع تصنيف الوثيقة

يتطلب هذا واحد إضافة Acrobat DC إلى تكوين Adobe Cloud الخاص بك ولكن الفوائد تستحق ذلك. باستخدام Acrobat DC النشط ، ستحصل على إمكانية الوصول إلى مجموعة واسعة من إمكانيات التصنيف التي ستحافظ على أمان مستنداتك وبياناتك حتى خارج حدود مكانك أو الحدود السحابية. على سبيل المثال ، يمكنك تضمين عناصر تحكم الأمان في ملفات PDF سرية تتطلب كلمات مرور أو شهادات للوصول إلى المستند. أو يمكنك المطالبة بتأكيد المرسلين عبر المعرف الرقمي أو التحقق من الأذونات. من خلال استخدام تصنيف البيانات ، يمكنك إضافة إجراءات الأمان هذه على سبيل السياسة اعتمادًا على نوع المستند الذي يتم إنشاؤه. يمكن للمسؤولين إنشاء مثل هذه السياسات في Acrobat DC ، مع تخصيص ميزات أمان محددة لأنواع معينة من المستندات. عند إنشاء هذه المستندات في المستقبل ، سيتم تطبيق عناصر التحكم هذه تلقائيًا.

يمكنك تطبيق إمكانات مماثلة باستخدام أشياء مثل إدارة الحقوق الرقمية لـ Microsoft ، ولكنها تتطلب عادةً تجميع حلول متعددة من موردين مختلفين. إن الحصول على كل ذلك كجزء من Adobe Document Cloud ليس أسهل فحسب ، بل إنه يساعد على ضمان أن تعمل هذه الميزات المتقدمة بأقل قدر من الضجة المسبقة.