جدول المحتويات:
فيديو: Getting Started With Zoho Docs - Webinar (سبتمبر 2024)
يعد تخزين المستندات الرقمية والوصول إليها أمرًا نادرًا ما تفكر فيه إذا كانت شركتك تقوم بإدارة المستندات بشكل صحيح. يمكن أن تكون الأنشطة مثل إنشاء المستندات والتحرير والمشاركة والتعاون بسيطة مثل تسجيل الدخول والنقر والبدء. ومع ذلك ، يمكن لأنظمة إدارة الوثائق غير المتماسكة أو الصارمة أن تجعل جحيم الحياة للأشخاص الذين يدخلون ويخرجون من الملفات طوال اليوم.
، سأقارن بين أكثر أنظمة إدارة المستندات شيوعًا: Adobe Document Cloud و Zoho Docs. على الرغم من أن كلا النظامين يشتركان في أوجه تشابه أكثر من الاختلافات ، فإن أحدهما يفوق الآخر في عدة فئات مهمة.
1. التسعير والخطط
يمكنك الاشتراك في Adobe Standard Document Cloud بأقل من 12.99 دولارًا شهريًا من خلال اشتراك لمدة عام ، أو يمكنك دفع 22.99 دولارًا شهريًا للخطة الشهرية. تمنحك هذه الخطة القدرة على إنشاء ملفات PDF والتصدير إلى Microsoft Word و Microsoft Excel و Microsoft PowerPoint. يمكنك أيضًا تحرير النص والصور في ملفات PDF التي قمت بإنشائها ، ويمكنك توقيع النماذج رقميًا. تكلف خطة Pro 14.99 دولارًا شهريًا للاشتراك لمدة عام أو 24.99 دولارًا شهريًا لخطة شهرية. يضيف القدرة على إدراج ملفات الصوت والفيديو إلى ملفات PDF وتحرير المستندات الممسوحة ضوئيًا. يمكنك أيضًا استخدام هذه الخطة لتحويل المستندات الورقية الممسوحة ضوئيًا إلى ملفات PDF قابلة للتحرير ، ومقارنة نسختين من ملف PDF لفك تشفير الاختلافات. ستتمكن أيضًا من تحرير النص وتنظيم الصفحات على جهاز iPad ، وستكون قادرًا على إعادة ترتيب الصفحات أو حذفها أو تدويرها على جهاز iPhone. تمنحك جميع اشتراكات Adobe إمكانية الوصول إلى سعة تخزينية تبلغ 20 جيجابايت.
تقدم Zoho Docs نسخة تجريبية مجانية مدتها 15 يومًا بالإضافة إلى خطة مجانية لما يصل إلى 25 مستخدمًا (بما في ذلك 5 جيجابايت من مساحة التخزين لكل مستخدم). تتضمن الخطة المجانية أيضًا مشاركة غير محدودة للملفات والمجلدات ، ومزامنة سطح المكتب ، وأدوات التحرير ، وإدارة المستخدم ، وتاريخ الإصدار. تكلف الخطة القياسية 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا مع ما يصل إلى 50 جيجابايت لكل مستخدم. يتضمن ذلك ميزات مثل المستندات المحمية بكلمة مرور والوصول المستند إلى الأدوار. تكلف خطة بريميوم 8 دولارات لكل مستخدم شهريًا لما يصل إلى 100 جيجابايت لكل مستخدم. باستخدام هذه الخطة ، ستتمكن من إرسال المستندات بالبريد الإلكتروني مباشرةً إلى حساب Zoho واستعادة المستندات المحذوفة ونقل ملكية الملفات إلى مستخدم آخر.
يمكن أن يضيف كلا النوعين من الحسابات سعة تخزينية إضافية تبلغ 10 غيغابايت مقابل 3 دولارات. تقدم Zoho خصمًا قدره 20 بالمائة على جميع الخطط المدفوعة إذا كنت تدفع سنويًا. بفضل انخفاض سعره ، وتجربة مجانية ، وخطة مجانية ، وسعة تخزين فائقة ، فإن الحافة في فئة التسعير تذهب إلى Zoho. الحافة: زوهو.
2. إنشاء المستند والتحرير
يمكن لمستخدمي Zoho Docs إنشاء وتحرير المستندات وتتبع التغييرات وإضافة التوقيعات الرقمية والوصول إلى عدد من أدوات التحرير المتقدمة. يمكنك أيضًا تعيين المهام وإرسال تذكيرات لأعضاء الفريق الذين لديهم حق الوصول إلى الملف. يمكنك إنشاء وحدات ماكرو ومخططات ملونة وجداول محورية ، كما يمكنك تصدير المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية إلى Google Drive وتنسيق PDF و Windows. يمكنك أيضا تحرير الملفات حاليا. سيتم مزامنة التغييرات بمجرد معاودة الاتصال بالإنترنت.
تتمثل إحدى الميزات الرائعة التي يفتقدها Adobe في إمكانية تحرير مستند بالتزامن مع الزملاء. يتيح لك تطبيق Zoho Docs الوصول إلى الملفات وإنشائها وتحريرها أثناء التنقل. يمكنك عرض جميع المجلدات الخاصة بك ، وفرزها حسب الاسم أو التاريخ ، والبحث في الملفات. كما ذكرت سابقًا ، نظرًا لأن Adobe يعتمد اعتمادًا كبيرًا على ملفات PDF ، هناك حدود لما يمكنك القيام به على أنظمة تشغيل الأجهزة المحمولة (أنظمة تشغيل) ؛ هذا ليس هو الحال مع منصة زوهو.
Adobe أفضل بكثير في تخزين المعلومات وملءها تلقائيًا للاستخدام لاحقًا من Zoho. على سبيل المثال ، تتيح لك ميزة "Fill & Sign" من Adobe حفظ الحقول شائعة الاستخدام ، بما في ذلك اسمك وعنوانك وبريدك الإلكتروني ورقم هاتفك. إنها أيضًا أداة أفضل كثيرًا فيما يتعلق بالتوقيع وطلب التواقيع من الأشخاص. ستقدر شركات المحاماة والمؤسسات المالية والأشخاص الذين يعتمدون بشدة على تنسيق PDF مدى سهولة إدخال المعلومات وحفظها ، وحمل الآخرين على المراجعة والتوقيع. ومع ذلك ، فإن إنشاء المستندات وتحريرها في Adobe لا يتساوى مع Zoho. الحافة: زوهو.
3. ما هو مفقود؟
نود أن نرى Zoho تضيف دعمًا يعتمد على الدردشة داخل أداة Docs. هذا شيء لدى Adobe يجعله من السهل للغاية إرشادك خلال بعض العناصر الأكثر تحديا في عملية إنشاء المستندات.
من ناحية أخرى ، يفتقد Adobe إلى عناصر مثل تحرير المجموعات والمجلدات المشتركة والقدرة على إجراء عمليات التحرير في وضع عدم الاتصال. كما يتطلب منك تحويل الملفات المخزنة إلى تنسيق PDF ، وهو صداع كبير لأي شخص يحتاج إلى تحويل إلى تنسيقات أخرى (خاصة للأشخاص الذين يستخدمون صيغ Microsoft Excel ، والتي لا تنتقل إلى تنسيق PDF). الحافة: زوهو.
الخط السفلي
على الرغم من أن أداة إدارة المستندات في Adobe ممتازة ، خاصة بالنسبة للأشخاص الذين يعملون بشكل أساسي في تنسيق PDF ، إلا أنها تفتقر إلى ميزات التعاون. بالإضافة إلى ذلك ، لا يحتوي على توافق قوي في الملفات ستحتاج إليه من أجل العمل مع أشخاص خارج مؤسستك. على العكس من ذلك ، يوفر Zoho تحريرًا ثريًا للوثائق ، ومزيجًا ممتازًا من التعاون ومشاركة الملفات ، ويمكنك إنجاز العمل على أنظمة تشغيل الأجهزة المحمولة. قم بربط هذه الميزات مع سعر أقل وسعة تخزين أكبر ، وتمتع نفسك بنظام أفضل لإدارة الوثائق. الفائز: زوهو.
