هل يمكن لفيس بوك أن يقتل مكتب البريد الإلكتروني؟

تهدد موجة جديدة من برامج التعاون عبر الإنترنت بتقليل (إن لم يكن القضاء) اتصالات البريد الإلكتروني داخل المكتب. تتيح منتجات مثل Slack و Microsoft Teams و Facebook Workplace لمستخدمي الأعمال إمكانية الدردشة عبر مؤتمرات نصية ومرئية ، وإرسال ملفات GIF ورموز تعبيرية ، وحتى مشاركة الملفات - كل ذلك دون ترك راحة متصفح الويب أو التطبيق المحلي.

إذا لم تكن على دراية بهذا الشكل من برامج التعاون ، فراجع مقالتنا عن الفرق بين Slack و Microsoft Teams. ستجد فيه مجموعة من أفضل الميزات المتاحة على كل من هذه المنصات الرائدة في الصناعة بالإضافة إلى الميزات الفريدة لكل منصة.

، سننظر على وجه التحديد في أربع ميزات من Facebook Workplace ، وهي مجموعة تعاون أعمال جديدة ومثيرة للاهتمام ، وسنتفحص سبب استبدالها لمعظم البريد الإلكتروني داخل المكتب. بالنسبة لأولئك الذين لم يسبق لهم استخدام Facebook Workplace (وليس لدينا) ، لا تقلق: يبدو مكان العمل مطابقًا تقريبًا للفيس بوك الذي تستخدمه في حياتك الشخصية. في الواقع ، إذا كان عملك يعتمد البرنامج ، فمن المحتمل أن تجد نفسك مغمورًا بمجموعة مماثلة من صور الأطفال والقط. هذا ما يبدو مثالياً للغاية حول الأداة (وفرق Microsoft و Slack): فهو ينسخ أداة تستخدمها في حياتك اليومية ولكنه يوفر لعملك التحكم والتحكم في توجيه المحادثات إلى العمل.

سنقوم أيضًا بفحص ما إذا كان مكان العمل (وبشكل افتراضي فرق Microsoft و Slack) يمكن أن يحل محل البريد الإلكتروني للاتصالات الخارجية. تنبيه المفسد: ربما لا (على الأقل ليس بعد).

1. المجموعات

البريد الإلكتروني سهل الاستخدام بما فيه الكفاية ولكن المحادثات يمكن أن تكون ساحقة ، خاصةً عندما يكون هناك الكثير من المستخدمين في موضوع واحد. عندما يتعلق الأمر بسلسلة رسائل البريد الإلكتروني ، فكر في عدد المرات التي يستجيب فيها عدة أشخاص لنفس الرسالة الإلكترونية في وقت واحد ، أو الرد على شخص واحد بدلاً من سلسلة الرسائل بأكملها ، أو الرد على الجميع بدلاً من المستلم المقصود.

باستخدام Facebook Workplace ، يمكنك استخدام ميزة المجموعات الخاصة بالأداة لجمع الموظفين المعنيين في موضوع واحد حيث يمكنهم التحدث مع بعضهم البعض في منتدى عام وإرفاق ملفات كبيرة لهؤلاء العمال الذين يرغبون في الوصول ، وحتى البحث عن القديم تضع مؤشرات الترابط بالطريقة التي تبحث فيها في صندوق الوارد الخاص ببريدك الإلكتروني عن المحادثات القديمة.

يتيح لك Workplace حتى إنشاء مجموعات متعددة الشركات تتيح لك التعاون مع فرق Workplace الأخرى. هذا مفيد بشكل خاص للفرق الإعلانية التي تعمل مع عملاء خارجيين وفرق خدمة تعمل مع حسابات قفاز أبيض ، على سبيل المثال.

2. أخبار الأعلاف

نعلم جميعًا مدى سهولة تفويت بريد إلكتروني على مستوى الشركة. إما أننا مشغولون للغاية أو في عجلة من أمرنا ، ونقرر فتح الرسالة في وقت لاحق ومن ثم لن يحدث أبدًا. مع Workplace ، يتم تزويد الموظفين فورًا بتغذية إخبارية تقدم أهم الأخبار في اليوم. لن تؤدي رسالة الرئيس التنفيذي فقط إلى تشغيل إشعار عند نشره ، ولكن من المحتمل أن تظهر في أعلى الخلاصة ، وستتمكن أيضًا من رؤية ردود الجميع على الرسالة. هذه طريقة أكثر شفافية وأكثر سهولة في الاستخدام لنشر الرسائل وقراءتها والرد عليها.

بالإضافة إلى ذلك ، يتم منح المشاركات الأكثر أهمية وزنا أكبر من المشاركات الأقل أهمية ، مما يعني أنك أكثر عرضة لرؤية ما تحتاج إلى رؤيته تلقائيًا. مع البريد الإلكتروني ، يتم إعطاء كل رسالة وزنًا متساويًا حتى تثقل أهمية الرسالة.

اكره ما تراه في مكان العمل؟ قم بمتابعة سلسلة الرسائل أو حذف المنشور - كلا الخيارين أفضل من إرسال رسالة على مستوى الشركة تقول: "أخرجني من سلسلة رسائل البريد الإلكتروني اللعينة".

3. البث المباشر

لقد شاهدنا جميعًا مقاطع فيديو مباشرة من شركات وسائط الإعلام الكبرى مثل New York Times و NBC وبالطبع PCMag ولكن يمكنك البث المباشر مباشرةً في Facebook Workplace أيضًا. هذه ميزة رائعة مفيدة للأعمال الجادة وكذلك أنشطة الترابط الجماعي. هل الرئيس التنفيذي لشركة يتحدث في مؤتمر؟ بث الكلمة الرئيسية مباشرة لكل من لم يتمكن من الحضور. هل فريق العلاقات العامة الخاص بك يتحدى تحدي دلو الثلج؟ انضم إليهم من مسافة آمنة ودافئة من خلال عرض الفيديو المباشر.

لن توفر لك منصة بريد إلكتروني هذا المستوى من الوظائف والفورية. باستخدام البريد الإلكتروني ، ستحتاج إلى تسجيل الفيديو وحفظه على سطح المكتب أو خدمة البث ، ثم مشاركته عبر رسالة بريد إلكتروني جماعية مع جميع الأشخاص في الشركة. هذه طريقة بطيئة متعددة الخطوات في بداية العقد الأول من القرن الماضي لمشاركة المحتوى مع زملائك في العمل.

4. لا البريد المزعج

بغض النظر عن مدى صرامة عوامل تصفية البريد الإلكتروني لشركتك ، فليس هناك شك في أن تغمرك الرسائل غير المرغوب فيها. من ناحية أخرى ، فإن Facebook Workplace عبارة عن مجتمع مغلق لا يمكن الوصول إليه إلا للموظفين والشركاء المسجلين. بالتأكيد ، قد ترى الكثير من الميمات والروابط السياسية في مكان العمل ، ولكن على الأقل يمكنك أن تخزي زميلك في العمل علنًا من هذه الممارسة. مع البريد العشوائي ، ستستمر الرسائل في الوصول إلى صندوق الوارد الخاص بك بغض النظر عن مدى صراخك بصوت عالٍ.

جرعة من الواقع

لنكن صادقين: البريد الإلكتروني لا يذهب إلى أي مكان. لن تؤدي تطبيقات التعاون مطلقًا إلى قتل البريد الإلكتروني للاتصالات الخارجية. لن يتمكن فريق تقنية المعلومات لديك من الوصول إلى كل شخص من خارج شركتك يطلب الوصول إلى مجموعتك الداخلية لإرسال رسالة مباشرة إليك. هذا ليس ممكنًا أو حكيماً أو فعال التكلفة (يبدأ موقع Facebook Workplace بثلاثة دولارات لكل مستخدم).

إذا كان الناس أكثر ميلًا لاستخدام الهواتف من استخدامهم ، فربما يكون هناك مزيج من تطبيق التعاون للرسائل الداخلية والمكالمات الصوتية للاتصالات الخارجية. لسوء الحظ ، لا أحد يريد حقًا الرد على كل مكالمة فردية تأتي عبر مكتبهم. يكره الناس أيضًا تسجيل الدخول إلى بريدهم الصوتي. من الأسهل بكثير مراقبة رسائل البريد الإلكتروني والإجابة فقط على تلك الرسائل التي تختار الإجابة عليها.

بالنسبة لتسويق الاتصالات ، لا توجد وسيلة سهلة أو فعالة من حيث التكلفة مثل البريد الإلكتروني. فكر في مدى انزعاجك إذا تم تسليم كل رسالة بريد إلكتروني تجارية تم إرسالها إلى صندوق الوارد الخاص بك عبر مكالمة هاتفية أو رسالة نصية. لا سمح الله. لحسن الحظ ، لا يزال البريد الإلكتروني هو المنصة المثالية للمراسلين الخارجيين لإرسال الملاعب ، لتقديم القسائم ، وللسؤال عن أفضل السبل التي يمكن أن تخدمك.

ومع ذلك ، فهي مسألة وقت فقط قبل قيام إحدى الشركات المصنّعة لمنصة التعاون بإنشاء طريقة سلسة للأطراف الخارجية للوصول إلى المستخدمين دون الإخلال بالنظام الإيكولوجي للنظام الأساسي الداخلي. على سبيل المثال ، إذا كنت تستطيع تلقي رسالة دردشة في Workplace دون الحاجة إلى منح IT مكان عمل للوصول إلى المرسل (مع الحفاظ أيضًا على أمان النظام ودون السماح للجهة الخارجية بالوصول إلى أي من سلاسل الرسائل أو المجموعات الداخلية للنظام الأساسي) ، فعندئذ لا أرى أي سبب يمنع القضاء على البريد الإلكتروني تمامًا. إذا كان لديك أي فكرة حول كيفية حل هذه المشكلات ، فأرسل لي رسالة (على النظام الأساسي الذي تختاره).

رفض Facebook التعليق على هذه القصة.