الحصول على المنظمة: 3 طرق لتحسين إدارة الوقت

لتكون أكثر إنتاجية ، تحتاج إلى إدارة وقتك بشكل فعال. كيف تتحسن في إدارة وقتك؟ بغض النظر عن المكان الذي تتواجد فيه بمهاراتك في إدارة الوقت ، فإن أول ما عليك فعله هو تتبع كيف تقضي وقتك في الوقت الحالي. لا يمكنك تغيير كيف تقضي وقتك إذا كنت لا تعرف كيف تستخدمه الآن.

هناك ثلاث طرق أساسية لتتبع وقتك ، ولكل واحدة إيجابيات وسلبيات. الطريقة التي يعتقد عمومًا أنها الأسهل هي الأقل دقة. الشيء الأكثر دقة يستهلك الكثير من الوقت. أخيرًا ، هناك طريقة لتتبع وقتك باستخدام التكنولوجيا ، وهو أمر سهل للغاية ، لكنه دقيق فقط لأنواع معينة من المهام.

إليك ما تحتاج إلى معرفته حول هذه الطرق الثلاث:

1. تقدير الوقت (المعروف أيضًا باسم طريقة تقدير أسبوع العمل)

ما هو تقدير الوقت؟ تقدير الوقت عبارة عن قائمة بكل ما قمت به خلال فترة زمنية إلى جانب عدد الساعات والدقائق التي تقدرها في القيام بذلك.

كيفية عمل تقدير للوقت: غالبًا ما تتم تقديرات الوقت في نهاية الأسبوع. كنت تفكر مرة أخرى في أسبوعك ، أو أي فترة ترجع إلى ما تريد ، وتقيِّم عدد الساعات التي تعتقد أنك عملت فيها ، أو نمت ، أو كنت تدير المهمات ، أو تم طهيها ، أو نظفتها ، أو شاهدتها ، على سبيل المثال. يساعدك على الرجوع إلى التقويم للحصول على إرشادات ، إذا كنت تحتفظ به.

الايجابيات: تقديرات الوقت يستغرق وقتا طويلا جدا لخلق. نظرًا لأنه يمكنك حفظها حتى نهاية الأسبوع ، فلن تتم مقاطعة روتينك اليومي من خلال مهام تسجيل الوقت المزعجة.

سلبيات: تقديرات الوقت هي الطريقة الأقل دقة لقياس كيف تقضي وقتك. لقد وجد الباحثون أنه عندما يقدّر الأشخاص كيف يقضون وقتهم في استخدام طريقة الرجوع إلى الوراء ، فغالبًا ما ينتهي بهم الأمر بمجموع ساعات أكثر من الأسبوع الفعلي (168). يميل الناس إلى المبالغة في تقدير مقدار عملهم والتقليل من وقت فراغهم.

2. سجل الوقت (المعروف أيضًا باسم إجمالي وقت يوميات النهج)

ما هو سجل الوقت؟ سجل الوقت هو سجل لما قمت به طوال اليوم ، وقم بتقسيمه على مجموعات من الوقت لحساب هذا اليوم بأكمله. الفكرة هي حساب كل كتلة زمنية خلال فترة 24 ساعة.

كيفية إنشاء سجل وقت: لإنشاء سجل وقت ، تحتاج إلى أكثر من ورقة أو جدول بيانات. قم بإنشاء عمود وإدخال كتل متتالية من الوقت بزيادات مدتها 15 أو 30 أو 60 دقيقة. يمكنك الجمع بين كتل زمنية متعددة للساعات عندما تكون عادة نائماً. إما بشكل دوري على مدار اليوم أو في نهاية اليوم ، تملأ المساحة المجاورة لكل كتلة زمنية بما كنت تقوم به خلال ذلك الوقت. يعتمد مدى تحديدك لوصفك على ما تريد أن تعرفه عن نفسك أو نوع التحول في إدارة الوقت الذي تريد القيام به.

الايجابيات: سجلات الوقت أكثر دقة من يوميات الوقت. إنهم أكثر من ذلك عندما تملأهم في كثير من الأحيان وأقل من ذلك ، كلما طال انتظارك لإكمالها. من السهل جدًا تصنيف وقتك إلى فئات وإضافة الأرقام وتحليل النتائج.

السلبيات: قد لا يكون تدوين إجابة واحدة عما فعلته بين ، 9 و 10 صباحًا انعكاسًا واقعيًا لكيفية استخدامك لتلك الساعة حقًا. دعنا نقول أنك عملت. هل تركت مكتبك وشربت ماء خلال ذلك الوقت؟ هل أجريت مكالمة هاتفية سريعة؟ هل قرأت الأخبار عبر الإنترنت لبضع دقائق في منتصف عملك؟ تعمم سجلات الوقت كتل الوقت دون الدخول في التفاصيل الحقيقية لما كنت تفعله.

3. تطبيقات تتبع الوقت

ما هو تطبيق تتبع الوقت؟ تطبيق تتبع الوقت هو برنامج تستخدمه لتتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في القيام بأشياء مختلفة ، معظمها على الكمبيوتر والهاتف. هناك تطبيقات سلبية لتتبع الوقت وتطبيقات نشطة. التطبيقات السلبية ، مثل RescueTime ، تقيس مقدار الوقت الذي تقضيه في التطبيقات المختلفة وعلى مواقع الويب المختلفة. توفر لك تطبيقات تتبع الوقت النشطة ، مثل Toggl ، مؤقتاً على الشاشة يعمل أثناء عملك ، حتى تتمكن من استخدام تطبيقات ومواقع ويب متعددة أثناء العمل في مهمة واحدة.

كيفية استخدام تطبيق تتبع الوقت: مع متتبع الوقت السلبي ، يمكنك تثبيته على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو الجهاز المحمول ، والسماح ببساطة بتشغيله. يقوم تلقائيًا بالتقاط كل نشاطك لتسجيله وتصنيفه وحسابه وتحليله. عادةً ، يمكنك إيقاف هذه التطبيقات مؤقتًا وقتما تشاء ، ويمكنك ضبطها لإيقافها خلال الأوقات التي لا تريد تتبع نشاطك فيها. تعتمد الموقتات النشطة عليك للضغط على زر لبدء وإيقافها. إنها تتيح لك إدخال معلومات حول ما كنت تفعله أثناء تشغيله ، ويضيف التطبيق تلقائيًا تلك المعلومات إلى سجل ، والتي يمكنك عرضها ومزيد من التحليل في أي وقت تريده. يمكن أن تكون إصدارات تطبيقات الجوال من متتبعات الوقت النشط مفيدة في السماح لك بتشغيل مؤقت عندما تكون في الاجتماعات ، والسفر للعمل ، وأداء أعمال أخرى غير متعلقة بالكمبيوتر تريد قياسها.

هناك بعض تطبيقات الجوال التي تتعقب الوقت والتي تراقب موقعك ومن المفترض أن تساعدك في تصنيف وقتك بهذه الطريقة ، لكنها ليست ذكية للغاية بعد وتتطلب إدخالاً يدويًا كثيرًا للغاية حتى تكون ذات قيمة كبيرة في هذا الوقت. ربما يوما ما سوف تتحسن.

المميزات: تعتبر تطبيقات تتبع الوقت ممتازة عندما يتعلق الأمر بمنحك تفاصيل عن أنشطتك الرقمية. لديهم أدوات لتصنيف وقتك وصق المخططات والرسوم البيانية. أفضلها سهل الاستخدام للغاية ومعظمها لديه خيار مجاني.

السلبيات: تمنحك تطبيقات تتبع الوقت تحليلًا ثريًا لما تفعله على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، ولكنها ليست مصممة لتتبع كل وقتك ، لذلك ستفقد ساعاتك التي تقضيها في غسيل الملابس ، والطهي ، والقراءة ، واللعب مع أطفالك أو الحيوانات الأليفة ، أو أي شيء آخر تفعله.

تتبع لمدة أسبوعين ، ثم تحليل

إذا كنت جديدًا في تتبع الوقت ، فإنني أوصي بدمج طريقة سجل الوقت مع تطبيق تتبع الوقت. بهذه الطريقة ، يمكنك الحصول على نظرة عامة حول كيفية قضاء كل ساعات يومك بالإضافة إلى تحليل مفصل لوقت الكمبيوتر الخاص بك.

ستحتاج إلى تسجيل وقتك لمدة أسبوعين على الأقل قبل تحليله. خلال اليوم الأول أو اليومين الأولين ، يمكنك تغيير سلوكك قليلاً لأنك تفكر في حقيقة أنك تتبع وقتك. سوف يعود سلوكك إلى طبيعته بسرعة.

أيضا ، إذا وجدت نفسك تقول ، "أوه ، لا ينبغي أن يحسب ذلك اليوم لأنه كان غير عادي للغاية" ، توقف. كلما قمت بتتبع وقتك ، كلما أدركت أن لديك أيام غير عادية أكثر مما كنت تدرك على الأرجح. والفكرة هي أن تفهم بشكل أفضل كيف تقضي وقتك بالفعل ، وليس ما هو متوسط ​​اليوم. بمجرد أن تعرف كيف تقضي وقتك بشكل عام ، يمكنك البدء في اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن ما تريد القيام به أكثر ، أو أقل ، أو إذا كنت ترغب في البدء في القيام بشيء جديد تمامًا.