فيديو: تعليم الØرو٠الهجائية للاطÙال نطق الØرو٠بالØركات ال٠(سبتمبر 2024)
أحب أن أسأل الناس عن كيفية استخدامهم للبريد الإلكتروني الخاص بالمكتب ، إذا كان ذلك فقط لفهم الفرق بين كيفية تصميم البريد الإلكتروني لاستخدامه ، وكيف يتم استخدامه بشكل أكثر فاعلية ، وكيف يستخدمه الناس بالفعل.
عند السؤال ، يلخص الكثير من الناس بكل فخر تقنيات إدارة البريد الإلكتروني الخاصة بهم بهذه الطريقة: "البريد الوارد الوارد هو قائمة المهام الخاصة بي!"
إنهم يعتقدون عادةً أن هذا نظام مبتكر ، لكنه يجعلني أتفهم. أتراجع في حالة رعب عندما أسمع هذا البيان حسن النية لكن المدمر في النهاية. (رد فعلي الجسدي ، تعلمت ، ليس مثاليًا إذا كنت أنوي مواصلة المحادثة.)
نأمل أن تقنعك هذه المقالة بتغيير طرقك. في عمود الأسبوع المقبل (تحقق مرة أخرى كل يوم اثنين لمعرفة آخر الأحداث في سلسلة "الحصول على المنظمة") ، سأناقش الجانب الآخر من المعادلة: كيفية إنشاء قائمة مهام أكثر ذكاءً. تأكد من قراءة عمود الأسبوع الماضي مع 11 نصيحة لإدارة البريد الإلكتروني.
ما هو البريد الإلكتروني ل؟
لم يعد "البريد الإلكتروني" اسمًا وصفيًا دقيقًا لتطبيقات البرامج والخدمات التي نستخدمها لإرسال البريد الإلكتروني. يفعلون أكثر من ذلك بكثير. مع كل إمكانات ووظائف البريد الإلكتروني - القدرة على إرسال المرفقات (تغيير الحياة!) ، دفاتر العناوين المضمنة ، وظائف الجدولة والتذكير ، التقويمات العامة والخاصة - من العجب أننا ما زلنا نسميها "البريد الإلكتروني" على الإطلاق.
للتواصل بين المنظمات ، يعمل البريد الإلكتروني ببراعة. لديك مجموعة من المحادثات الورقية ، يتم ختمها في الوقت والتاريخ ، ويتم تسليمها على الفور وبشكل آمن تقريبًا. يتيح لك البريد الإلكتروني التعامل مع العمل وفقًا لسرعتك الخاصة ، مع تحديد أولويات الاستجابات التي تراها مناسبة.
ومع ذلك ، بالنسبة للاتصالات داخل المنظمة (بمعنى داخل مؤسستك) ، قد يكون البريد الإلكتروني قديمًا بشكل مخيف وحتى في طريقه إلى المشرحة (راجع "هل مات البريد الإلكتروني؟"). لدينا الآن مجموعة متنوعة من الأدوات التي تساعدنا على تحقيق نفس الأهداف النهائية ، ولكن بطرق أكثر فعالية ومفيدة. أمثلة على تطبيقات المراسلة الفورية وشبكات التواصل الاجتماعي للأعمال وبوابات إدارة المشروعات (مثل Basecamp). ينسى بعض الناس أن الهواتف والمقابلات وجهاً لوجه غالباً ما تكون أفضل وسيلة للاتصال لمهام معينة أيضًا.
البريد الإلكتروني له بالتأكيد مكانه ، لكن الكثير من الناس يستخدمونه لإنجاز المهام التي قد تستفيد من حل مختلف. يجب استخدام البريد الإلكتروني للاتصال الذي يتطلب مجموعة من الورق ، وخاصة الرسائل المشتركة بين المنظمات. يجب استخدام التطبيقات والميزات في البريد الإلكتروني ، مثل التقويمات والجدولة ، كما كان الغرض منها. إذا كنت تريد الاحتفاظ بقائمة مهامك في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك ، فمن المحتمل أن تكون هناك أداة لذلك (في Outlook ، على سبيل المثال ، تسمى المهام). لكن البريد الوارد لم يتم تصميمه لإعلامك بالمهام التي تحتاجها لإنجازها يوميًا. لدينا هنا بعض الأسباب:
أسباب يجب ألا يكون صندوق الوارد الخاص بك قائمة مهامك
1. لا سيطرة على العناصر الواردة.
تحتوي قائمة المهام على العناصر التي وضعت عليها فقط. البريد الوارد الخاص بك ، من ناحية أخرى ، هو مثل صنبور مع عدم وجود حنفية. لا يمكنك التحكم في العناصر الواردة ، باستثناء اعتبارها واحدة تلو الأخرى وحذفها ، وهي طريقة غير فعالة للغاية لإنشاء قائمة مهام. تظهر الرسائل في جميع ساعات اليوم. يمكن أن تأتي من أي شخص بغض النظر عن التسلسل الهرمي الذي قد يحدد قائمة المهام الفعلية الخاصة بك. والأكثر احتمالا هو أن مجرد جزء منهم سيعكس ما تحتاج إلى القيام به.
2. سوء تسمية المهام.
بالنسبة للشريحة الصغيرة من مواد البريد الوارد التي تعكس فعليًا الأشياء التي يجب أن تكون في قائمة مهامك ، اسأل نفسك ما يلي: هل يصف سطر الموضوع بدقة ما عليك القيام به؟ في كثير من الحالات ، قام أشخاص آخرون بتكوين سطر الموضوع ، والذي قد لا يعكس الرسالة نفسها ، أقل بكثير من جزء الرسالة الذي يخصك. باستخدام قائمة مهام مناسبة ، يمكنك استخدام لغتك الخاصة للحصول على معلومات مهمة بسرعة. قائمة المهام المكتوبة جيدًا هي قائمة يمكنك مسحها ضوئيًا في الثانية أو الثانية وتعرف بدقة ما يجب القيام به. يمكنك فقط الكتابة بطريقة تنقل المعلومات إلى نفسك بهذه السرعة.
3. طويل جدًا
أعلم أنني ذكرت هذه النقطة للتو ، لكنها تستحق التكرار: قائمة المهام المكتوبة جيدًا هي القائمة التي يمكنك مسحها ضوئيًا في الثانية أو الثانية وتعرف بدقة ما يجب القيام به. كنت أراهن بمبلغ 50 دولارًا على أنني لم أتمكن من العثور على شخص واحد في PCMag مع صندوق الوارد الوارد للبريد الإلكتروني الذي يمكنه نقل المعلومات في لمحة.
لا تمزج نفسك. نحن جميعًا نحتفظ برسائل في صندوق الوارد لدينا تذكرنا بالمهام التي نود إكمالها ، ولكن لن نفعل ذلك. وهذا جيد. لكن هذه العناصر لا تنتمي إلى قائمة المهام.
4. عدم وجود أدوات لتحديد الأولويات وتحديد المواعيد النهائية.
علامات تعجب حمراء وعلامات ونجوم وفقاعات ملونة - عادة ما تمنحك برامج البريد الإلكتروني مجموعة من الأدوات لتمييز الرسائل المهمة. في بعض التطبيقات ، يمكنك حتى ربط تاريخ "الرد حسب" ، مثل اليوم أو غدًا أو بشكل فضفاض "هذا الأسبوع". استخدم هذه الميزات لتذكير نفسك بالتواصل مع الأشخاص ، ولكن ليس كعلامات أولوية أو تواريخ استحقاق ثابتة لمهام محددة. كما ذكرنا سابقًا ، لا تخبرك سطور الموضوعات دائمًا بما عليك القيام به ، وإضافة العلامات لا تقدم نفس المعلومات القيمة الموجودة في قائمة المهام. قائمة المهام الواجبة تقوم بترتيب المهام حسب الأولوية وتستخدم المواعيد النهائية.
5. يمنع بريدك الإلكتروني من أن يكون البريد الإلكتروني.
آمل أن أكون قد أقنعتك في الغالب بأن محاولة تعديل صندوق الوارد الخاص بك لتعمل كقائمة مهام تؤدي إلى قائمة مهام سيئة للغاية. خمين ما؟ كما أنه يخلق صندوق بريد واردًا سيئًا للغاية ، لذا أنت الآن تعاني من عدم كفاءة اثنين! إذا حاولت التعامل مع صندوق الوارد الخاص بك لمضاعفة كقائمة مهام ، فستتركك تقلب بين العمليات. إليك كيفية حدوث ذلك: فرز علبة الوارد بطريقة واحدة للعثور على عناصر المهام ذات الأولوية العالية ؛ بقعة قطعة جديدة من تدفق البريد في ؛ انقطع يلجأ إلى صندوق الوارد ؛ التحقق من البريد الجديد ؛ قرر أنه لا ينطبق عليك ؛ اللجوء مرة أخرى بالأعلام أو النجوم ؛ حاول أن تتذكر المكان الذي كنت فيه مع قائمة المهام…
تذكر أنه إذا كان برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك يحتوي على تطبيق مضمن أو ميزة لقوائم المهام ، يمكنك استخدام ذلك!
البريد الإلكتروني هو البريد الإلكتروني
احتفظ ببريدك الوارد في صندوق بريدك الإلكتروني ، وليس كقائمة مهام ، وستكون أكثر فاعلية. هناك احتمالات ، ستكون حياتك العملية أكثر سعادة أيضًا. في العمود Get Organized في الأسبوع القادم ، سأشرح بمزيد من التفصيل ما الذي يجعل قائمة المهام الجيدة وكيفية استخدامها وبعض الأدوات التي تجعل عملية إدارة قائمة مهام مؤتمتة للغاية.
