احصل على المنظمة: 7 طرق لتنظيم جهات الاتصال تلقائيًا | جيل دافي

كم عدد عناوين البريد الإلكتروني التي تستخدمها؟ كم عدد قواعد بيانات جهات الاتصال لديك نتيجة لذلك؟ يعد الاحتفاظ بسجل دفتر العناوين الحالي أمرًا مؤلمًا ، لأنه يتطلب تحديثًا متكررًا. لحسن الحظ ، هناك بعض الطرق لأتمتة عملية تحديث ودعم قائمة جهات الاتصال الخاصة بك.

سأشارك معك هنا سبع طرق يمكنك بها تنظيم قائمة جهات الاتصال تلقائيًا. تستخدم خمس من الحيل IFTTT ، موقع إلكتروني مجاني وخدمة ترمز إلى "إذا كان هذا ، ثم ذلك". يعمل IFTTT على هذا النحو: تأذن لها بالوصول إلى حسابات مختلفة عبر الإنترنت تستخدمها ، مثل Gmail و Evernote و iOS Contacts وما إلى ذلك. ثم تنشئ "إذا كان هذا ، ثم" سيناريوهات (أو "وصفات" ، كما يطلق عليها) التي تنفذها الخدمة. سأريكم بعض الأمثلة في لحظة. لا تحتاج إلى معرفة كيفية ترميز أو كتابة البرامج النصية لإنشاء الوصفات. انها حقا بسيطة جدا.

أفضل استخدام موقع IFTTT على شاشة كمبيوتر أو كمبيوتر محمول بالحجم الكامل ، ولكن يوجد تطبيق IFTTT iPhone وتطبيق IFTTT Android صدر مؤخراً إذا كنت تفضل العمل على جهاز محمول.

لذا ، إليك خمس طرق لاستخدام IFTTT (وطريقتان إضافيتان لاستخدام أدوات غير IFTTT) لمساعدتك في تنظيم دفتر عناوينك والنسخ الاحتياطي والحفاظ عليه بشكل عام. قم بالتسجيل للحصول على حساب IFTTT مجاني ، وابحث عن هذه الوصفات في قسم "تصفح" في الموقع. ستلاحظ أن الوصفات المتضمنة هنا متشابهة في طبيعتها ، ولكنها تستخدم خدمات مختلفة. لمزيد من الاقتراحات للأتمتة ، انظر 101 Best ifttt Recipes.

1. إذا وصلت رسالة بريد إلكتروني جديدة إلى Gmail ، فقم بإضافة "من العنوان" إلى Google Drive

قم بتمكين هذه الوصفة وعند وصول رسالة Gmail جديدة ، ستتم إضافة سجل عنوان البريد الإلكتروني للمرسل تلقائيًا إلى جدول بيانات Google Drive. في اختبار هذه الوصفة ، لاحظت أنك ستحصل على تكرارات ، وهو نوع من المزعج وأقل من المثالي. إذا كان لديك طريقة ذكية آلية لإلغاء خداع هذه القائمة ، فيرجى مشاركتها في التعليقات!

2. إذا تمت إضافة جهة اتصال جديدة إلى جهات اتصال iOS ، فقم بإضافة "من العنوان" إلى Google Drive

تعمل هذه الأتمتة بنفس الطريقة التي تعمل بها سابقًا ، إلا أنها تستخدم جهات اتصال iOS بدلاً من رسائل Gmail الجديدة الواردة. نتيجة لذلك ، لا تعاني من المشكلة المكررة المذكورة أعلاه. على الجانب السلبي ، إنه مخصص لمستخدمي Apple فقط.

3. إذا تمت إضافة جهة اتصال جديدة إلى جهات اتصال iOS ، فقم بدعوة للاتصال على LinkedIn

قم بتشغيل هذه الوصفة ، وسوف يساعدك في الحفاظ على قاعدة بيانات اتصالات LinkedIn. يمكنك استخدامه بالإضافة إلى وصفات جهة اتصال iOS الأخرى (لا تقتصر على وصفة واحدة فقط) ، ولكن مرة أخرى ، فقط إذا كنت من مستخدمي Apple.

4. إذا وصل بريد إلكتروني جديد إلى Gmail ، فقم بإلحاق عنوان البريد الإلكتروني للمرسل بمذكرة في Evernote

هذه الوصفة هي الوحيدة في هذه القائمة التي لم يتم إعدادها مسبقًا في IFTTT ومتاحة في قسم "تصفح" ، لكنني قمت بمشاركتها ، لذلك يجب أن تكون متاحة للجمهور الآن. كما هو الحال مع وصفة Gmail السابقة (رقم واحد في هذه القائمة) ، سيكون لديك إدخالات مكررة عند وصول رسائل بريد إلكتروني جديدة ، ولكن على الأقل سيكون لديك نسخة احتياطية من جهات الاتصال الخاصة بك.

5. إذا تمت إضافة جهة اتصال جديدة إلى جهات اتصال iOS ، فقم بإلحاق ملاحظة بـ Evernote

إليك ميزة أخرى لمستخدمي iOS. النسخ الاحتياطي جهات الاتصال الخاصة بك دائرة الرقابة الداخلية إلى Evernote. كما هو مكتوب ، ستلتقط هذه الوصفة اسم المرسل ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني والعنوان والانتساب (المنظمة / الشركة) والمسمى الوظيفي والملاحظات وتاريخ الإضافة. يمكنك تعديل الوصفة لاستبعاد أي من هذه الحقول إذا أردت.

اثنين من الحيل مكافأة

على الرغم من أن IFTTT هي خدمة ممتازة سهلة الاستخدام ، إلا أن لدي تكتيكين آخرين لتنظيم معلومات الاتصال.

6. إعادة توجيه الرسائل إلى صيغة مخصصة لعنوان Gmail الخاص بك

يستخدم أحد خدعة Gmail القديمة. الفترات الزمنية في عنوان Gmail الخاص بك ، كما تبين ، لا تؤثر على تسليم البريد إليك. لذلك ، وكلاهما تسليم لنفس الحساب. الخدعة ، إذن ، هي إعداد قاعدة في Gmail تقوم بتصفية الأشكال المختلفة على عنوان Gmail الخاص بك. قمت بإعداد قاعدة بحيث إذا تم إرسال البريد الوارد إلى عنوان Gmail الشخصي الخاص بي مع فترتين مخصصتين في الاسم ، فستتخطى الرسالة البريد الوارد وتسمى "جهات الاتصال". أستخدم هذا العنوان عندما أحصل على رسالة بريد إلكتروني مرسلة إلى عنوان عملي من شخص أصبح أيضًا جهة اتصال شخصية: أقوم بإعادة توجيه الرسالة إلى عنوان Gmail الخاص بي أو الرد الخاص بي. والنتيجة هي أن هؤلاء الأشخاص ومحفوظات البريد الإلكتروني أصبحوا الآن في حسابي الشخصي على Gmail ، ويمكن البحث فيهما تمامًا ، لكنهما خرجا عن الأنظار من البريد الوارد.

7. السيارات إضافة إلى جهات الاتصال الواردة والصادرة البريد الإلكتروني

الحيلة الثانية هي استخدام التطبيق المجاني EasilyDo لنظام Android أو EasilyDo لأجهزة iPhone. إنه تطبيق مساعد شخصي مع عشرات من الأتمتة التي يمكنك تمكينها اختياريًا. يحتوي على أتمتة تسمى "معلومات الاتصال" ، والتي تبحث عن معلومات الاتصال الجديدة والحالية من حسابات البريد الإلكتروني التي تمنحها الإذن بالوصول إليها. ثم يضيف الأشخاص الذين يعثرون إليهم على جهات الاتصال وحسابات Evernote و Salesforce و LinkedIn أو أيهما تختار. تتعرف EasilyDo عادةً على وجود جهة اتصال بالفعل ، وتتخلص من مشكلة الازدواجية التي لاحظتها في بعض الأتمتة الأخرى ، بل إنها تحتوي على أتمتة إلغاء التشغيل التي يمكنك تشغيلها لتنظيف جهات الاتصال الحالية.

يعد الاحتفاظ بجهات الاتصال الخاصة بك منظمة ومنسخة احتياطيًا ومحدثًا أحد تلك الأعمال التي تتطلب بعض الصيانة. ولكن عندما تقوم بأتمتة هذه الصيانة ، فلا يوجد عمل تقريبًا على كتفيك.