الحصول على المنظمة: أفضل الممارسات ل gmail

محتويات

• الحصول على المنظمة: أفضل الممارسات ل Gmail
• أرشيفات Gmail والإجراءات الجماعية والمختبرات

يعد Gmail أحد أكثر خدمات البريد الإلكتروني شيوعًا. سواء كنت تستخدمه في التواصل الشخصي أو العمل أو كليهما ، فسوف تحصل على المزيد منه إذا فهمت كيف تعمل بعض الميزات الأساسية.

تشرح هذه الطبعة من Get Organized ، وهي سلسلة أسبوعية ، بعض ميزات توقيع Gmail وتشرح أفضل السبل لاستخدامها للحفاظ على حساب بريدك الإلكتروني منظمًا بشكل فعال حتى تكون أكثر إنتاجية.

المواضيع الرسالة

كما يعلم جميع مستخدمي Gmail ، يتم تكديس تبادل بريد إلكتروني مستمر في سلسلة رسائل. يظهر دائمًا عدد الرسائل في سلسلة الرسائل بين قوسين بجانب ملخص الأسماء في البورصة ، وعدد الصفحات ، إذا صح التعبير.

يعتبر مؤشر ترابط الرسائل أحد ميزاتي المفضلة في Gmail لأنه عندما يرد ستة أشخاص على بريد إلكتروني واحد للمجموعة ، كل ما أراه هو سلسلة رسائل واحدة غير مقروءة بدلاً من ستة رسائل غير مقروءة. ما أستوعبه هو أن هناك مناقشة تتطلب مني الانتباه. إذا رأيت ست رسائل غير مقروءة ، فقد شعرت بدلاً من ذلك بأن ستة أشياء تتطلب انتباهي.

عندما تفتح سلسلة رسائل ، فإن الرسائل التي قرأتها ستبقى مطوية ، بينما تتسع الرسائل غير المقروءة.

أفضل ممارسة: واحدة من أفضل الحيل في إدارة سلاسل الرسائل هي الحفاظ عليها سليمة طالما أنها لا تنحرف عن الموضوع. عندما يغيرون الموضوع ، ابدأ سلسلة رسائل جديدة ببساطة عن طريق تغيير سطر الموضوع عند الرد. ليس لديك لبدء رسالة جديدة كاملة. سيتم تضمين جميع المستلمين في سلسلة الرسائل الجديدة ، وسيظل سجل اتصالاتك في الأرشيف في الرسالة نفسها ، تحت علامة القطع التي تظهر "عرض المحتوى المقتطع" عند التمرير فوقه (انظر أدناه) ، بحيث يمكن لأي شخص الرجوع ذلك.

تسميات

إذا كانت هناك ميزة واحدة تشير إلى Gmail ، فسيكون ذلك بمثابة تسميات. طريقة فهم التسميات هي وصف ما لا تكون عليه: المجلدات. غالبًا ما تظهر التصنيفات في Gmail كمجلدات ، وتصل إلى حد ما إلى نفس الهدف. لكن التسميات تختلف اختلافًا جوهريًا عن المجلدات ، وسيؤدي خطأها في المجلدات إلى تقييد ما يمكنك فعله باستخدام Gmail.

اسمحوا لي أن أبدأ في شرح قليلا عن المجلدات. تعمل مجلدات البريد الإلكتروني ، المصممة غالبًا في بنية شجرة مع إمكانية إضافة مجلدات فرعية ، بشكل مشابه لكيفية عمل مجلدات العالم الحقيقي. قمت بتقديم الأشياء فيها. إذا كانت لديك رسالة إلى ملف ، فيمكنك حفظها في مجلد واحد فقط.

تبدو التسميات في Gmail كثيرًا مثل المجلدات من النظرة الأولى. عندما تنشئ تسمية جديدة ، تظهر على الشريط الأيسر ، على غرار المكان الذي سترى فيه المجلدات (مع الإعدادات الافتراضية على أي حال) في Yahoo! البريد و Hotmail و Outlook. يمكن أن تحتوي تسميات Gmail هذه على ألوان مخصصة لها ، مما يجعلها تبدو مثل المجلدات.

إذن ما هو الفرق؟

يمكن أن يحتوي أي مؤشر ترابط للرسالة على أكثر من تسمية واحدة ، مثل "العمل" و "أكتوبر 2012" و "عاجل". يمنحك Gmail أيضًا تسميتين تلقائيًا: النجوم و "المهم" ، المعينة بواسطة علامة صفراء على الجانب الأيسر من الرسائل التي يتم إرسالها إليك مباشرةً ، أي ليس قوائم البريد ، أو القوائم البريدية أو الرسائل الجماعية الأخرى.

التفكير في التسميات أشبه العلامات. والعلامات المرئية التي تراها على الشريط الأيسر - فكر في تلك كزر سريع لفرز كافة الرسائل التي تحتوي على علامة معينة. لاحظ أنه حتى صندوق الوارد الخاص بك هو مجرد تسمية. عند النقر فوق تسمية على الشريط الأيسر ، سترى نصًا جديدًا يظهر تلقائيًا في مربع البحث في الأعلى.

يساعد هذا النص في تحسين بحثك على الرسائل ذات التسمية المعنية فقط. تذكر أن Google هي الشركة التي تقف خلف Gmail ، وأنشأت Google تلك الشركة كأداة بحث.

أفضل ممارسة: استخدم التصنيفات في Gmail بشكل حر لأنها ليست بديلاً عن المجلدات ، بل هي وسيلة لتصنيف العناصر أو تمييزها وجعلها أكثر قابلية للبحث.

يجب أن يستكشف المستخدمون الأقوياء منطقة الإعدادات لتكوين سمات وسم أكثر تقدماً. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد قواعد أو عوامل تصفية لتحويل أنواع معينة من البريد إلى تصنيف ، ولا تظهر هذه التسمية في الجزء الأيسر إلا عندما تحتوي على رسائل غير مقروءة.