الحصول على المنظمة: مجموعة أدوات التعاون

محتويات

• الحصول على المنظمة: مجموعة أدوات التعاون
• إدارة المهام ، إدارة المشاريع ، مشاركة الشاشة

أخبرني اثنان من أصدقائي أخبرني مؤخرًا أنني فجرت عقولهم. كيف؟ سهل. لقد قمت بفك سلسلة رسائل البريد الإلكتروني التي كانت لدينا حول تنظيم نزهة عشاء كبيرة (تعرف كيف تنفجر هذه الخيوط ولا يمكن لأحد أن يتابع من قال إنها كانت حرة في أي تاريخ) وبدلاً من ذلك استخدم Doodle. Doodle هو موقع إلكتروني مجاني يتيح لك إنشاء استطلاع على الإنترنت لأشياء مثل اليوم والوقت اللذين يتمتع فيهما الأفراد بحرية التجمع. لقد استخدمتها لسنوات من أجل التعاون ، معظمها في تحديد مواعيد الاجتماعات مع أشخاص يعيشون في جميع أنحاء العالم وفي مناطق زمنية مختلفة.

هناك الكثير من التطبيقات المدهشة للمساعدة في التعاون. ربما أفسدت عقول أصدقائي بكفاءتي ، لكن فجر عقلي لإدراك أنهم لم يصادفوا دودل من قبل!

لمساعدة الناس في هذا الواجب الشاق المتمثل في أن أكون منظم التعاون ، أردت أن أشارك بعضًا من أفضل الأدوات التي وجدتها لجمع العقول والأفكار الرائعة معًا.

جدولة

أصبح Doodle تطبيق الذهاب إلى الجدولة لأنه مجاني ولا يتطلب من المشاركين التسجيل لاستخدامه. قم بإعداد استطلاع للرأي ، وأرسل الرابط ، ودع الأشخاص يردون من خلال الانتقال إلى الموقع الإلكتروني ووضع علامات في الخانات إنه لا يقدر بثمن بالنسبة لجدولة الاجتماعات أو الأحداث الاجتماعية مع مجموعة كبيرة.

عندما يستخدم الجميع نظام التقويم نفسه ، مثل تقويم Outlook ، يمكنك عادة جعل التقويم الخاص بك مرئيًا لأعضاء الفريق الآخرين ، مما يساعد في الجدولة ، لكن هذه الظروف لا تعمل دائمًا للجميع. هناك خيار آخر هو Tungle.me الذي يحتوي على بعض عناصر Doodle نفسها بالإضافة إلى القدرة على جعل أوقاتك الحرة والمشغولة عامة أو مرئية لبعض الأشخاص.

مشاركة المستندات والمجلدات

كيف تجعل الملفات متاحة لجميع الأشخاص الذين تتعاون معهم؟ لا بريد لهم حولها! هذا قذر ويصعب تتبعه. تحتاج إلى طريقة أفضل لمشاركة المستندات والمجلدات.

أبسط الحلول تأتي في شكل خدمات مزامنة الملفات ، مثل Dropbox أو SugarSync. أنا فعلا استخدام كلاهما ، SugarSync لملفات العمل و Dropbox للملفات الشخصية. لقد استخدمتها لمشاركة المستندات مع جميع أنواع الأشخاص ، بما في ذلك المحررين وحتى محامي.

أجد Dropbox و SugarSync أكثر سهولة في الإعداد والاستخدام - وإقناع الآخرين باستخدام - من مواقع FTP ، وهي الطريقة القديمة للمدرسة لتبادل الملفات والمجلدات.

التحرير بشكل تعاوني ، بشكل غير متزامن

سبب آخر لاستخدام Dropbox أو SugarSync أو أي خدمة أخرى لمزامنة الملفات لتنظيم التعاون هو أنها تتيح لأشخاص متعددين تحرير مستند واحد ، على الرغم من أنه عادة ما يكون غير متزامن. بمعنى آخر ، لا يمكنك مشاهدة شخص آخر يقوم بتحرير الملف في الوقت الفعلي. تحدث التغييرات محليًا وتصبح مرئية فقط للمجموعة عندما يقوم الشخص الذي يقوم بالتحرير بتحميل المستند مرة أخرى إلى الموقع المشترك.

لا تمنحك هذه الخدمات دقة ما يمكن للمتعاونين القيام به وما لا يمكنهم القيام به (لا يمكنك ، على سبيل المثال ، منح Kate إمكانية تحرير الملفات X و Y ولكن ليس Z ) ، لكنهم يوفرون أذونات أساسية. على سبيل المثال ، يمكنك المشاركة عن طريق إرسال رابط للقراءة فقط ، أو يمكنك دعوة الأشخاص للوصول الكامل إلى أي شيء في مجلد مشترك معين.

التحرير بشكل تعاوني ، متزامن

يحتوي Google Drive (محرر مستندات Google سابقًا) على إحدى الميزات التعاونية الأكثر إثارة للإعجاب التي رأيتها على الإطلاق: القدرة على التحرير بشكل تعاوني في الوقت الفعلي.

عملت ذات مرة مع شريك في ولاية أخرى ، وعقدنا اجتماعات هاتفية أسبوعية كان من المفترض أن تكون "اجتماعات عمل". وهذا يعني أننا ناقشنا حالة المشروع بينما نقوم في وقت واحد بإنجاز العمل مما عزز حالة المشروع. استخدمنا جدول بيانات بسيط في Google لتسجيل المهام اللازمة لإنجازها ووضع علامة عليها مع تصنيف الأولوية. خلال الأسبوع ، يمكننا إضافة ملاحظات حسب الحاجة. بعد ذلك ، خلال اجتماعنا ، يمكننا الاطلاع على القائمة ، واستكمال المهام في الوقت الفعلي أثناء التواجد على الهاتف ، ووضع علامة عليها. ومع ذلك ، في بعض الأحيان ، كان يرى شيئًا ما في القائمة ويقول: "ماذا يعني ذلك؟" أود أن أشرح. وكان يغير الطريقة التي كُتبت بها المهمة ، أمام عيني ، بحيث كنت متأكدًا من أن ترجمته للمهمة تعني نفس الشيء الذي كنت أقصده. كان النعيم التعاونية.

لا تعمل أدوات Google من أجل جداول البيانات فحسب ، بل تعمل أيضًا مع المستندات التقديمية والنصية أيضًا.