الحصول على المنظمة: رقمنة الوثائق الشخصية

محتويات

• الحصول على المنظمة: رقمنة الوثائق الشخصية
• ما لا رقمنة

أجهزة الكمبيوتر جيدة جدا في البحث. أجهزة الكمبيوتر هي أيضا ممتازة في استرجاعها. بغض النظر عن السرعة والفعالية التي تعتقد أنه يمكنك العثور على المعلومات واستردادها في منزلك من أجزاء من الورق ، كن مطمئنًا ، يمكن لأجهزة الكمبيوتر القيام بذلك بشكل أسرع.

هذا هو السبب الأول الذي يجعلك ترقيم العديد من مستنداتك الشخصية.

هناك العديد من الأسباب أيضًا ، مثل حقيقة أنه لا يمكنك حتى الوصول إلى المعلومات الموجودة في مستند التأمين ضد الفيضانات عندما تكون على قطعة من الورق في مطبخك أثناء ترك رحلة طيران ملغاة لك في St Kitts ، بسبب إعصار في المنزل. ألن يكون هذا وقتًا مفيدًا للحصول على مستند رقمي يمكن الوصول إليه من الكمبيوتر المحمول أو الهاتف الذكي أو الكمبيوتر اللوحي؟

إليك آخر: لقد قمت بتغيير الأطباء وبرامج التأمين والصيدليات عدة مرات في السنوات القليلة الماضية ، ويحتاج الصيدلي الآن إلى معرفة ما إذا كنت قد تناولت دواء معين. ألن يكون من المفيد تسجيل الدخول إلى نظام آمن يحتوي على سجلات بجميع الوصفات الطبية التي كتبها أطبائك لأنك التقطت بكاميرا الهاتف قبل ملؤها؟

أو ربما تكون مدفوعًا برقمنة المزيد من مستنداتك الشخصية ببساطة للتخلص من الفوضى. أسباب ذلك لا حصر لها ، والأعذار لعدم البدء هي أيضا. إليك بعض النصائح والحيل التي لن تتركك دون عذر لإيقاف المهمة أكثر من ذلك.

ما رقمنة

قبل أن تتمكن من تقليل كمية الورق في منزلك ، يجب عليك تحديد المستندات التي تحمل قيمة في كونها رقمية. في العديد من الحالات ، ستحتاج إلى الاحتفاظ بالوثائق الأصلية ، مما يجعل المستند الرقمي نسخة احتياطية بشكل أساسي. قد تساعدك هذه القائمة على توليد الأفكار:

• الضرائب

• إيصالات معفاة من الضرائب

• paystubs

• الأفعال والإيجارات

• الضمانات

• جوازات السفر (لدى العديد من الدول قواعد محددة للغاية حول عمل نسخ من جوازات السفر ؛ تحقق من حكومتك)

• محفوظات العائلة ، مثل شهادات الميلاد وأوراق التبني وشهادات الزواج وشهادات الوفاة وأوراق الهجرة

• نماذج التأمين

• السجلات الطبية وطب الأسنان والوصفات الطبية

إذا كان صاحب العمل لا يوفر رواتب إلكترونية ، فعليك الاحتفاظ بالأصول الأصلية لمدة ستة أشهر على الأقل ، إن لم يكن سنة كاملة. غالبًا ما تطلب البنوك وملاك العقارات هذه المستندات ، بالإضافة إلى النماذج الضريبية (W2s في الولايات المتحدة) ، عند استكمال الأوراق المالية أو الورقية للإسكان.

مع جوازات السفر وبعض الوثائق القانونية الرسمية الأخرى ، احذر قواعد عمل النسخ. من الجيد عادة تقليص الصورة أو تكبيرها بنسبة 10 في المائة على الأقل (لذلك لا يبدو أنك تحاول تزويرها).

حتى إذا كنت تعتقد أنك لن تحتاج أبدًا إلى توفير نسخ طبق الأصل لأي من هذه المستندات ، فستكون هناك بالتأكيد أوقات تحتاج فيها إلى الرجوع إلى رقم جواز سفرك (للحصول على طلب ، مثلاً) أو بعض البيانات الأخرى منها. يعتبر البحث عن تلك المعلومات من جهاز الكمبيوتر الخاص بك أكثر فعالية من البحث في خزانة مليئة بالأوراق.