الحصول على المنظمة: وثيقة سير العمل الخاص بك

الموظفين الجدد والوجوه الجديدة في القوى العاملة ، بما في ذلك الخريجين الجدد ، عادة ما يكون لديهم وقت إضافي على أيديهم عند بدء عمل جديد. قد يستغرق التدريب أسابيع أو شهورًا ، ويرغب زملاؤك في العمل والمدراء في منحك بعضًا من التنفس أثناء التأقلم. إحدى الطرق الأكثر قيمة لاستخدام وقت التعطل هي توثيق سير العمل والعمليات.

لا يعني توثيق سير العمل والعمليات الخاصة بك سوى تدوين ما تستلزمه وظيفتك بالضبط ، خطوة بخطوة. إنه بالضبط كل ما تتعلمه عندما تكون جديدًا في بيئة العمل. يستلزم أيضًا كافة التعديلات والتغييرات التي قد تجريها على تلك العمليات مع مرور الوقت أو أثناء اكتشاف طرق أفضل أو أكثر فاعلية لإنجاز عملك.

قد يكون لدى الشركات والمؤسسات الحكومية الكبيرة جدًا والراسخة بالفعل أدلة تشغيل ووثائق أخرى بوفرة - ولكن في تجربتي ، عادة ما تكون الشركات والفرق الأصغر حجماً غير موجودة ، أو إذا كانت كذلك ، فهي قديمة جدًا.

عندما تواجه وقت تعطل في وظيفة جديدة ، قم بتوثيق سير العمل والعمليات الخاصة بك ، أو قم بتحديث الأدلة التي تلقيتها. فوائد هائلة وكثير.

فوائد توثيق سير العمل الخاص بك

بالنسبة للمبتدئين ، فإن توثيق سير العمل الخاص بك سيعزز التدريب أثناء العمل الذي تلقيته حتى الآن. في الواقع ، سوف تتعلم الوظيفة بشكل أسرع.

ثانياً ، هذه المستندات ذهبية للمديرين وقسم تكنولوجيا المعلومات ، الذين قد لا يعرفون الخطوات والأشخاص المشاركين في عملك - والتي سوف يحتاجون إلى معرفتها في أي وقت يقومون بإجراء تغييرات أو تقديم أدوات جديدة ويجب عليهم التفكير في جميع الآثار المحتملة. اسمحوا لي أن أقول من التجربة أنك لن تسمع سوى الثناء إذا كان بإمكانك تقديم مستند مفصل ومنظم يحتوي على كل ما يحتاجونه. البديل هو التحدث إليهم من خلال عملك المخصص ، عندما تنسى خطوة ، أو تخطئ في الخطأ ، أو ببساطة أخطأت.

ثالثًا ، سيتشبث المديرون وزملاؤهم بمستنداتك إذا احتجت يومًا إلى أخذ إجازة غير متوقعة. وبالمثل ، عندما تتم ترقيتك إلى منصب جديد أو الانتقال إلى شركة أخرى ، فإن الزملاء الذين تتركهم وراءهم سيكونون ممتنين للحصول على كتيبات محدثة لنقلها إلى الشخص الذي يحل محلك.

كيفية توثيق سير العمل الخاص بك

يجب أن تكون الوثائق التي تكتبها بسيطة وسهلة الفهم ويمكن الوصول إليها. في معظم الحالات ، أوصي بإنشاء مستند نصي (مثل مستند Word) مع بعض الصور المدمجة.

بدلاً من إنشاء مستند كبير واحد يحدد كل شيء ، قم بإنشاء مستندات تحتوي على إجراء واحد فقط أو تحدد سلسلة من الإجراءات ذات الصلة التي يجب القيام بها بالترتيب. أنا شخصياً غمرني الوثائق التي تعد أطول من حوالي 11 أو 12 صفحة. أفضل كثيرًا أن أرى 4 أو 5 صفحات من الإرشادات البسيطة سهلة القراءة. سوف يساعدك "Dos and don'ts" في أسفل هذه المقالة في توجيهك نحو إعداد كتيبات موجزة لكنها شاملة.

ببساطة شديدة ، احتفظ بالملاحظات كلما تلقيت تدريبات أثناء العمل ، وقم بنقل تلك الملاحظات إلى مستند. عندما تبدأ القيام بالعمل بنفسك ، أضف إلى ملاحظاتك أو اضبطه ليعكس المهام التي تقوم بها بدقة أكبر.

إذا كان هناك "صورة كبيرة" لعملك ، فقم بوضع بعض الخطوط العريضة للنظرة العامة في بداية المستند. النقاط التي تتألف منها الصورة الكبيرة هي ما يجب عليك تسجيله بشكل أكثر شمولًا ، إما في هذا المستند نفسه ، أو في عدد قليل من المستندات الأصغر إذا كنت تريد تقسيمها. على سبيل المثال ، في تسويق الرسائل الإخبارية ، قد تبدو النظرة العامة كما يلي:

• Copywriter يكتب نسخة ويقدمها إلى مدير التسويق.
• يقوم مدير التسويق بمراجعة وتحرير النسخة ويحصل على موافقة مدير التسويق الأول.
• يقدم مدير التسويق طلبًا لتشغيل تحديث القائمة.
• مدير التسويق يسلم النسخة النهائية لمساعد.
• مساعد تنتج النشرة الإخبارية ويرسل اختبار ضمان الجودة.
• يقوم فريق ضمان الجودة بمراجعة الرسائل الإخبارية وإرسال التغييرات. مساعد ينفذ التغييرات والتحقق منها ، وجداول الافراج.

يمكن لأي من هذه العناصر أن يكون لديه دليل من ثلاث صفحات يصف الخطوات اللازمة لإنجاز العمل. أين وكيف يتم تقديم النسخة؟ ما الشكل الذي يجب أن تكون عليه النسخة؟ من الذي يدير تحديث القائمة ، وماذا يعني ذلك؟ أو ، يمكن دمج العديد من هذه العناصر في دليل واحد ، على سبيل المثال ، المهام الثلاث التي تبدأ بـ "مدير التسويق…"

ماذا ستحتاج

لكتابة الخطوات ، ستحتاج إلى تدريب عليها مرة واحدة على الأقل. عندما يتعين عليك القيام بالعمل مرة أخرى ، استخدم المسودة الأولى من الإجراءات الخاصة بك لإرشادك خلال الخطوات لمعرفة ما إذا كانت دقيقة وسهلة الفهم.

يلتقط الشاشة. التقط لقطات من أي شيء يبدو من الصعب شرحه في النص أو ما هو موضح بشكل مرئي. احفظ كل لقطات الشاشة في مجلد أولاً ، وأضفها فقط إلى المستند إذا لزم الأمر. سيكون لديك لقطات كثيرة للغاية يبدو متعجرفًا لأي شخص يقرأ كتيباتك.

(توجد عدة طرق لالتقاط التقاط الشاشة ، ولكن الأسرع هي: في نظام Windows ، استخدم زر PrtScn ثم وظيفة اللصق لإسقاط صورتك في برنامج لتحرير الصور حيث يمكنك اقتصاصها وتحريرها ؛ على جهاز Mac ، استخدم Apple + Shift + 4 واسحب الهدف حول المنطقة التي تريد تصويرها.)

برنامج تصوير الشاشه. قد يتضمن محرر الصور الذي تستخدمه أدوات لترميز لقطات الشاشة الخاصة بك إذا كنت تريد إضافة سهم يشير إلى شيء ذي صلة أو تسليط الضوء على جزء معين من الصورة. مقابل 50 دولارًا ، سيفعل برنامج التقاط الشاشة Snagit و Snagit لنظام التشغيل Mac كل ما قد تحتاج إليه.

أدوات الرسم البياني. من الأفضل التعبير عن بعض مهام سير العمل والإجراءات من خلال المخططات الصغيرة. يمكن لبرنامج رسم الخرائط الذهني أن يساعدك في رسم المخططات الانسيابية بسرعة وكذا ، على الرغم من أنه يمكنك أيضًا العثور على الكثير من أدوات التخطيط هذه نفسها في Microsoft PowerPoint ، وتحديد أكثر محدودية في Word ضمن علامة التبويب "إدراج".

ما يجب فعله و ما لا يجب فعله

• قم بإنشاء مستندات فردية لعمليات وإجراءات مختلفة ، بدلاً من مستند ضخم واحد يشرح عملك بالكامل.
• هل تكون شاملة ، ولكن أيضا موجزة.
• هل تشمل لقطات.
• هل يستغرق عدة أسابيع لاستكمال الوثائق. امنح نفسك الوقت للتفكير في العمليات والعودة إلى المستندات للتحقق مما إذا كنت قد قمت بتسجيلها بدقة.
• ضع ختم تاريخ في أعلى الصفحة يظهر عندما تم تحديث الملف مؤخرًا.
• لا تستخدم عناوين الوظائف بدلاً من أسماء الأشخاص عند توثيق سير العمل.
• احتفظ بالنسخ الرئيسية في موقع مشترك حتى يتمكن الأشخاص الآخرون من استعادتها بسهولة.
• احتفظ بنسخة احتياطية محلية من الملفات الموجودة على سطح المكتب أو في نظام خاص قائم على السحابة (أو كليهما).
• هل مراجعة ومراجعة المستندات الخاصة بك مرة واحدة في السنة. فكر في هذه الوثائق كمستندات حية لم تنتهِ أبدًا. إنهم دائم التطور.
• أخبر رئيسك وزملائك أنك تنشئ وتحفظ هذه السجلات الجديدة ، لأنها قد تكون لها مدخلات قيمة أيضًا.
• لا تقم بتضمين القصاصات الفنية لمجرد تشغيل الصفحات. الجميع يكرهها.
• لا تذهب مجنون تنسيق النص. أبقيها بسيطة. استخدم نوع غامق للعناوين الفرعية. استخدم الرموز النقطية والقوائم المرقمة حسب الاقتضاء لمساعدة الأشخاص على رؤية المعلومات ذات الصلة بسهولة. اجعل الفقرات قصيرة جدًا.
• لا تستخدم أسماء الأشخاص. الرجوع إلى الناس من خلال ألقاب وظيفتهم. هل قلت هذا بالفعل؟ نعم فعلت ، ولكن من المهم حقًا لذلك أنا أقول ذلك مرة أخرى.
• لا تحمي مستنداتك بشكل مفرط. لقد قمت بإنشائها لمساعدة المنظمة ، وليس لصالحك الوحيد.
• لا تقم بإخراج مستنداتك إلى ملفات PDF. اتركها بتنسيق يمكن تعديله (انظر أعلاه).