الحصول على المنظمة: كيفية تصنيف الممتلكات الخاصة بك

محتويات

• الحصول على المنظمة: كيفية فهرسة الممتلكات الخاصة بك
• منتجات لممارسة الجرد الشخصية

سيستمر المهوسون مثلي وعلى كيفية عمل نسخة احتياطية من أهم البيانات الخاصة بك ، خشية أن تفقد معلومات لا يمكن الاستغناء عنها ، مثل النسخة الوحيدة التي لديك من صور لأطفالك ، وقيم جهات اتصال كاملة في المهن ، ومكتبة موسيقية كاملة ، و هكذا.

ولكن نادراً ما يذكر أي شخص عمل سجلات رقمية لممتلكاتك المادية. نتحدث عن مخزونات الأشياء الثمينة المادية في كثير من الأحيان لأنه يبدو مرتبطًا بشكل وثيق بعالم التكنولوجيا.

غير صحيح.

في حالة وقوع كارثة ، مثل الحرائق أو الفيضانات أو السطو أو النيزك الذي يمزق ثقبًا بطول ستة أقدام في السقف الخاص بك ، فإن آخر ما تريد القيام به هو محاولة سرد كل شيء تملكه ، قطعة قطعة ، و تقدير قيمة أي من العناصر التالفة أو المفقودة لمطالبة التأمين.

الأسباب الأخرى التي قد ترغب في فهرستها للممتلكات والمستندات المتعلقة بها هي سهولة الوصول وإمكانية البحث عن أشياء مثل الضمانات ، أو دليل على الشراء أو التبرع لشطب الضرائب.

لا تمزح نفسك: إنها مهمة كبيرة جدًا

في اليوم الذي بدأت فيه في فهرسة أمتعتي ، كانت أشعة الشمس تتدفق عبر النوافذ وأخذتني خارجاً في الهواء الصيفي. كنت أتمنى أن يكون الشتاء باردًا صباح السبت ، لذلك كان من الممكن أن أبدأ مع قدح من القهوة القوية في متناول اليد ، وجميع مستنداتي انتشرت على الأرض من حولي ، مع عدم وجود أي مكان للذهاب إليه طوال اليوم. حقيقة الأمر هي أنني قد يكون لديّ صباح شتوي دافئ من الفهرسة ، لأن هذه مهمة ستستغرق شهوراً لإكمالها. لا تخدع نفسك للاعتقاد أنه يمكنك التغلب عليها في فترة ما بعد الظهر.

ما يمكنك القيام به الآن ، ومع ذلك ، ما يجب عليك فعله أولاً ، هو إعداد هيكلك.

قم بإعداد الهيكل الخاص بك

"البنية" بهذا المعنى تعني تداخل المجلدات ، أو نظام التصنيف ، أو أي ترتيب هرمي آخر لتنظيم الأشياء الثمينة والأوراق. في بعض الأحيان ، يساعدك البرنامج الذي يمكنك استخدامه في تطوير استراتيجية التصنيف الخاصة بك ، ولكن كل حل للبرنامج يقوم بذلك بشكل مختلف تمامًا. من الأفضل معرفة ما تحتاج إليه أولاً ثم العثور على البرنامج المناسب ، بدلاً من اختيار البرنامج أولاً ، ثم إدراك أنه يبدو محرجًا لأنه يحاول جعلك تفكر بطريقة مختلفة عن الأشياء الخاصة بك.

من ناحية أخرى ، سوف تتعلم الكثير وستحقق نجاحًا واعداً في هيكلك إذا كنت تعمل عن طريق التجربة والخطأ قليلاً على الأقل مع حل البرنامج الذي يبدو على الأقل صحيحًا. لقد لخصت بعض الخيارات أدناه. اقرأ خلالهم للحصول على فكرة حول الإعداد الذي يناسبك.

أوصي وضع جانبا حوالي ساعة ونصف لإعداد الهيكل الخاص بك.

كما جربت حلولًا مختلفة ، كان الحل الأفضل بالنسبة لي هو طريقة تفكيري وحيازتي هو NeatCloud بسبب مرونته. فيما يلي مثال على كيفية البدء في بنائي:

• الإلكترونيات المنزلية (المشتركة) (جهاز تلفزيون ، جهاز توجيه Wi-Fi ، صندوق Roku ، مشغل DVD)

• الأجهزة المنزلية (ثلاجة ، فرن ، وحدات تكييف الهواء)

• أثاث منزلي (أثاث رئيسي)

• وثائق ملكية المنازل

• التعاونية وإدارة معلومات الشركة

• مشاريع تحسين المنزل

• أوراق تأمين الرهن العقاري والمالك

• الالكترونيات الشخصية

• الأشياء الثمينة الشخصية: غير إلكتروني (مجوهرات ، معدات رياضية)

تغيرت هذه البنية لأنني وجدت المزيد والمزيد من العناصر المهمة والكتالوج ، لذلك كان من المهم بالنسبة لي أن أجد حلاً يحتوي على قدر كبير من المرونة المضمنة. كما أحب أن Neat يتيح لك تسمية المجلدات المتداخلة كما تريد. توفر بعض الخيارات الأخرى ، مثل Compartments في تطبيق Mac ، إرشادات أكثر بكثير عن طريق تقسيم ممتلكاتك إلى الغرفة التي تحتفظ بها فيها. أستطيع أن أتخيل بسهولة كيف ستكون طريقة فهرسة ما تملكه أسهل بكثير لكثير من الناس.

من الصعب القول ما إذا كانت هذه هي المنظمة التي أوافق عليها طوال المشروع. لقد حددت بالفعل العديد من المناطق المفقودة (الضرائب ، وخاصة التخفيضات الضريبية ، مثل المساهمات الخيرية) ، وأعيد التفكير فيما إذا كان التقسيم البسيط للأشياء الثمينة الإلكترونية وغير الإلكترونية سيعمل لصالحي.

المسح والتقاط الصور

بعد اكتشاف هيكلك ، أكثر أو أقل (يمكنك تغييره كما تذهب ، ولكن حاول تحديد مخطط أولي تقريبًا أولاً) ، ستحتاج إلى بدء مسح المستندات ضوئيًا والتقاط الصور وتحميل جميع هذه الملفات على النظام اختار أنت. هذا هو الجزء الصعب والمستهلك للوقت ، على الرغم من أن بعض موفري البرامج (بشكل خاص أنيق) لديهم خدمات إضافية عن طريق البريد. تقوم بتعبئة علبة مليئة بالإقرارات الضريبية القديمة أو الإيصالات أو الضمانات وشحنها إلى مركز يتم فيه مسحها ضوئيًا وإدخالها في النظام. يستخدم Neat طريقة مزدوجة التعمية للحفاظ على أمانك أثناء إجراء المسح اليدوي.

إذا قمت بمسح الصور ضوئيًا وتحميلها في المنزل بنفسك ، فاترك هيكلك يرشد كيف تعمل. محاولة لاستكمال "مجموعات" في وقت واحد. قد تكون المجموعة هي كل ما تحتاجه للفهرسة الموجودة في غرفة واحدة أو خزانة واحدة أو خزانة ملفات واحدة ؛ أو قد يتم تصنيف كل شيء على أنه "مجوهرات" أو "مقتنيات" أو "تحف". فكر في المجموعة التي تنوي إكمالها قبل الاستلقاء على السجادة في البيجامات الشتوية المريحة الخاصة بك وتخلص من جميع المستندات والمحتويات الكاملة لصندوق المجوهرات الخاص بك لبدء جرد العناصر.

كانت الإيصالات إحدى المشكلات التي واجهتها عند العمل مع "مجموعات". تعتبر الإيصالات ذات قيمة كبيرة لإثبات قيمة عنصر قد لا تعرف "صناعةه وطرازه" ، مثل الأثاث والحلي الأحدث ؛ للمجوهرات القديمة والأثاث ذي القيمة ، كنت ترغب في تقييم. لا أحتفظ بالإيصالات مع العناصر التي اشتريتها (لا أستطيع أن أتخيل أن أي شخص سيفعل ذلك). احتفظ بكل الإيصالات الخاصة بي مخبأة في مغلفات ومجلدات ، مصنفة حسب سنة الشراء… باستثناء الإيصالات التي أحتاجها للحصول على الإقرارات الضريبية ، والتي يتم تخزينها بنسخ من الإيداعات الضريبية الخاصة بي. حتى هنا أصبح كل شيء فوضوي ومعقد قليلاً. لكي أكون أمينًا ، ما زلت أعمل على ذلك ، في انتظار ذلك اليوم الثلجي لمعالجة جزء إثبات القيمة في المشروع.