فيديو: بنتنا يا بنتنا (سبتمبر 2024)
لم أقابل مطلقًا محرك شبكة مشترك داخل شركة لم تكن قذرة على الأقل. عادةً ما يتم تصميم الخوادم المشتركة لتمكين التعاون ، وكذلك إتاحة الملفات والمعلومات مجانًا لزملائنا من الموظفين. كما أنها تساعد الشركات على التقاط البيانات ونسخها احتياطيًا بسهولة وكفاءة - من الناحية النظرية ، أي.
في الواقع ، يتحولون إلى المكان الذي يتم فيه تخزين صور حفل عطلة الشركة منذ ست سنوات. في هذه الجملة الأخيرة ، استخدمت الصوت المنفعل عن قصد لأنه لا يبدو أن أحداً يتحمل مسؤولية وضع شيء ما على محرك أقراص مشترك لا ينبغي أن يكون هناك. الأشياء تظهر فقط. لا أحد يعرف كيف أو لماذا وصلوا إلى هناك. وبالتالي ، لا يقوم أي شخص بإزالته خشية التخطي على أصابع شخص آخر أو حذف شيء يحتاجه شخص آخر.
يجب تصميم المساحات المشتركة بطريقة تتوافق مع سير عمل قسم أو شركة أو مخطط هيكلي. يجب أن تكون الأشياء المتوازية في الطبيعة ، مثل الفريقين الذين يبلغون مستوى الإدارة نفسه ، متوازية في بنية المجلد. عندما ينضم شخص جديد إلى قسم ما ، يجب أن يكون قادرًا على اكتشاف المكان المهم الذي تعيش فيه الملفات على شبكة مشتركة بسرعة لأن موقعه (اسم المجلد وكيفية تداخله داخل مجلدات أخرى) يجب أن يعكس كيفية تصميم النشاط التجاري. العلم الأحمر الحقيقي هو عندما لا يتمكن شخص ما يعمل لفترة زمنية طويلة من العثور على الأشياء لأنهم لا يعرفون مكانها ، أو ما هو أسوأ من ذلك ، لا يعرفون حتى أين يجب أن يكون.
إليك كل ما فعلناه ، خطوة بخطوة ، لتنظيف خوادمنا القذرة. في النهاية ، ستجد ملخصًا للنتائج ، بالإضافة إلى ملاحظات حول ما حدث بشكل صحيح وما الخطأ الذي حدث.
مشروع تنظيف الخادم
الخطوة 1: التواصل. أولاً ، تحدثنا عن مشكلة وجود خادم مهمل ، بما في ذلك سبب وجوده (عدم الكفاءة وعدم الاتساق وتضييق مساحة شبكتنا) والحلول الممكنة والإجراءات اللازمة لتنفيذ هذه الحلول.
ثم تحدثنا بعض أكثر. ثم تحدثنا عن من نحن بحاجة إلى التحدث معهم. لا أستطيع أن أقود السيارة إلى المنزل بما يكفي من أهمية الاتصال لنجاح هذا المشروع. تحدثنا كثيرا ، سواء شخصيا أو عبر البريد الإلكتروني.
خلال تلك المحادثات ، أدركنا مدى أهمية التواصل مع موظفي تقنية المعلومات أيضًا. لذلك قمنا بتطبيقها على خطتنا والجدول الزمني المقترح. قدم لنا فريق تكنولوجيا المعلومات نصيحة مهمة واحدة ، في النهاية ، أصبحت نقطة انطلاقنا الحقيقية للمشروع. قالوا ، لا تحاول تنظيف ما لديك ؛ بدلاً من ذلك ، ابدأ باستخدام لوحة قماش فارغة وقم بإنشاء بنيات المجلد التي تريدها ، وقم فقط بنسخ الملفات التي تريد الاحتفاظ بها. كل شيء آخر ، كما قالوا ، كانوا يقومون بالأرشيف.
الخطوة 2: مراجعة البيانات الموجودة. ثانياً ، جلس جميع أصحاب المصلحة - معظمهم من مديري الفرق - على طاولة مع كمبيوتر محمول وجهاز عرض. لقد وصلنا بمساحة الخادم المعنية وبحثنا معًا في بعض الملفات الموجودة ، فقط للتأكد من عدم تجاهل أي شخص لمجموعة من الملفات التي يجب أن نحتفظ بها.
لقد فكرنا أيضًا في البيانات الحالية من حيث كيف أو لم تعكس سير العمل الحالي لدينا. تستخدم المساحات المشتركة بشكل عام للتعاون في العمل. يجب أن تعكس بنية المجلدات وأسماء المجلدات سير العمل بدقة حتى تكون مفيدة.
الكثير مما وجدناه على الخوادم كان قديمًا بشكل فظيع. تم تسمية مجلدات للموظفين الذين لم يكونوا مع الشركة منذ سنوات. وجدنا ملفات يرجع تاريخها إلى عام 2003. كان هناك بقايا من المشاريع التي لم تنطلق أبدا. لا أحد بحاجة إلى أي من هذه الأشياء.
الخطوة 3: ارسم الهيكل الجديد. بينما كنا لا نزال نجلس حول هذا الجدول ، قمنا برسم هيكل المجلد الذي اعتقدنا أنه يجب أن يكون في مكانه. كان جميع المديرين يشتركون فيما يتعلق بالتصميم ، وهو الأمر الذي يجب أن يعكس هيكل فريق العمل وسير العمل. إليك ما قمنا بتصميمه ، على الرغم من أنني جعلت الأسماء عامة بحيث تكون منطقية لشخص لا يعرف الإجراءات الداخلية لمكتبنا:
في المستوى الأعلى ، لدينا مجلدات لكل فريق ومشروع أو مهمة خاصة ، بالإضافة إلى مجلد "الموارد" الذي ينطبق على جميع الفرق.
يحتوي كل فريق على مجموعة فرعية من المجلدات: بعضها يعرض سير العمل ، وواحد لكل عضو في الفريق ، ومجلدات إضافية لأنها منطقية لاحتياجات هذا الفريق. على سبيل المثال ، تبدو المجلدات الفرعية لفريقي كما يلي:
استخدمنا الشرطة السفلية والأرقام لجعل مجلدات سير العمل الخاصة بنا تجلس في الجزء العلوي من الهيكل وتظهر بنفس الترتيب الذي يتم به العمل. المجلد المسمى "1_EDITING" هو المكان الذي تكون فيه الملفات جاهزة للتعديل وتذهب إلى أن تنتهي عملية التحرير. ثم ينتقلون إلى "2_RTP" مما يعني "جاهز للإنتاج" - بمعنى آخر ، اكتمال التحرير وهذه الملفات جاهزة للمرحلة التالية. بعد إنتاج ملف ، يجب نقله إلى "3_PRODUCED" ، والذي يصبح أساسًا أرشيفنا الحي. أي شيء في هذا المجلد ، من الناحية النظرية ، يمكن أرشفته ، لذلك سيكون لدينا دائمًا ذاكرة تخزين مؤقت للملفات التي نعرف أننا نستطيع إزالتها إذا احتجنا لاستعادة بعض المساحة.
الخطوة 4: إنشاء قواعد. كما بدأت بالفعل في شرح في القسم السابق ، يحتوي كل مجلد على بعض القواعد المرتبطة به فيما يتعلق بما يمكن وما لا يمكن الدخول فيه ، أو كيفية استخدامه. إذا أراد شخص ما مشاركة الصور ، على سبيل المثال ، يجب أن يضعها في مجلد الاسم الخاص به. بهذه الطريقة ، من الواضح من المسؤول عن البيانات.
ناقشنا أيضًا ما إذا كان لدينا ملفات تحتاج إلى أن تكون في متناول العديد من الفرق (لقد فعلناها ، وقمنا بإنشاء مجلد موارد لهم) وما إذا كان ينبغي تأمين أي معلومات (نعم: كل شيء في مجلد فريق الإدارة).
الخطوة 5: ضمان الاتساق. نظرًا لأننا صممنا مجلداتنا وقواعدنا لاستخدامها ، فإننا نبحث أيضًا عن المناطق التي يمكن أن تكون متناسقة فيها. عندما يمكن (ويجب أن تكون) هياكل المجلدات وسير العمل متناسقة ، فإن ذلك يحدث خلال أوقات انتقال الموظفين ، كما يحدث عندما يترك شخص ما الشركة أو يذهب في إجازة أمومة أو يكون مريضاً بشكل غير متوقع. يساعد الاتساق على مساحة خادم مشتركة الجميع في المؤسسة على معرفة حالة المشاريع الحالية ، وكذلك المهم ، ما هو العمل الذي تم بالفعل ، وما إلى ذلك.
مشروع المتابعة (الذي ننفذه الآن فقط) هو خلق تناسق أفضل عبر اتفاقيات تسمية الملفات الخاصة بنا أيضًا. قررنا إيقاف تنفيذ تغيير تسمية الملفات هذا حتى بعد أن اعتاد الجميع على استخدام المجلدات المشتركة الجديدة حتى لا يثقل كاهل أي شخص بالكثير من المعلومات الجديدة دفعة واحدة.
الخطوة 6: تحقق مرة أخيرة مع جميع أصحاب المصلحة. قبل أن ننفذ أي شيء ، أجرينا فحصًا نهائيًا واحدًا حول الخطة مع كل أصحاب المصلحة ، بما في ذلك عدد قليل من الأشخاص الذين لم نفكر في تضمينهم في البداية ، ولكن ظهرت أسماؤهم في مراجعتنا للبيانات الحالية. "أليس هذا مجال خبرة أرييل؟ من الأفضل أن نسألها عما تعتقد أنه يجب القيام به في هذا القسم."
الخطوة 7: وضع اللمسات الأخيرة على وتوصيل الجدول الزمني. كانت الخطوات الأخيرة لوضع اللمسات الأخيرة على الجدول الزمني ثم البدء في المشروع. كانت هذه هي الأجزاء الأخيرة من اللغز:
- حدد وقت وكيفية نشر المعلومات: أرسل جميع الموظفين بالبريد الإلكتروني في منتصف الأسبوع حول بنية الخادم الجديد والقواعد وجميع المعلومات ذات الصلة ، بما في ذلك التواريخ (انظر العنصر التالي).
- تحديد التواريخ لـ: متى يجب على الناس نسخ الملفات التي يريدون الاحتفاظ بها (نهاية الأسبوع) ؛ متى يجب أن يبدأوا في استخدام الهيكل الجديد (في حالتنا ، فور استلام البريد الإلكتروني) ؛ عندما يتم قطع الخادم القديم (قلنا لهم في نهاية الأسبوع ، ولكن في الواقع ، قمنا بتبديد هذا الموعد النهائي ببضعة أيام إضافية).
- خطط لبضع رسائل بريد إلكتروني للتذكير قبل قطع الوصول الفعلي إلى الخادم القديم.
- دع تكنولوجيا المعلومات تقوم بإجراء القطع الفعلي.
نتائج تنظيف الخادم
تم إرسال رسالة البريد الإلكتروني منتصف الأسبوع التي تحتوي على كافة المعلومات حول مشروع تنظيف الخادم ، في الساعة 11:27 صباحًا في أحد أيام الأربعاء. كان لدى عدد قليل من الأشخاص أسئلة ملحة ، ولكن خيط الرد على الكل تهدأ بحلول الساعة 11:57 ، وهذا يعني أن جميع الأسئلة الأساسية قد تمت الإجابة عليها في غضون 30 دقيقة.
ضمن فريقي ، استمر التوضيح الإضافي فيما يتعلق بسير العمل لدينا - ولكن آخر تاريخ لدي بتاريخ 1:05 مساءً في نفس اليوم. مما لا شك فيه أن بعض الأشخاص طرحوا أسئلة إضافية دون الرد على الكل ، ولكن تمت الإجابة عن غالبية الأسئلة في غضون ساعتين.
على مدار الأيام القليلة التالية ، أكملنا الجدول الزمني دون وجود عوائق. قام فريق تقنية المعلومات بإعداد تقرير سريع يوضح أننا خفضنا إجمالي البيانات بنسبة 76 بالمائة. الأرقام تتحدث عن ذاتها.
قبل
- إجمالي المساحة: 250 جيجابايت
- عدد الملفات: 447249
- عدد المجلدات: 36773
بعد
- إجمالي المساحة: 59.2 جيجابايت
- عدد الملفات: 58،624
- عدد المجلدات: 2،962
بعد الوفاة المشروع وردود الفعل
بعد مرور بضعة أسابيع على الانتهاء من ترحيل الخادم وإعادة هيكلته ، سألت قائد المشروع والمديرين ومسؤولي شبكات تكنولوجيا المعلومات إذا كانت لديهم أي ملاحظات أو ملاحظات بعد الوفاة. لم لا أحد. كل شيء سار بسلاسة ملحوظة. وإليك ما قاله رائد تكنولوجيا المعلومات:
"في السنوات العشر زائد التي قضيتها هنا ، هذه هي المرة الأولى التي ينفذ فيها فريق إداري مشروعًا من هذا القبيل بدافع من مصلحته الخاصة وينفّذه جيدًا. وهذا يساعد كلاً من [مسؤول شبكة تكنولوجيا المعلومات الآخر] و أنا أفضل الحفاظ على الشبكة ، وأنا متأكد من أنها تساعد فريقك في سير العمل والتنظيم. لقد طلبنا حرفيا من عدة أجيال من الإدارة تكليف ما أنجزه فريقك على المستوى الشعبي ، وهو موضع تقدير كبير ".
من وجهة نظري ، هناك شيء واحد أتمنى أن يكون قد فعلناه بشكل مختلف قليلاً. كنت أتمنى لو أخبرنا الموظفين في البداية عن المشروع شخصيًا في اجتماع مرتجل سريعًا ، وليس عبر البريد الإلكتروني. البريد الإلكتروني على ما يرام ، وبالتأكيد ، لا أحد يحب الاجتماعات ، لكنني شعرت أن الناس كانوا سيشعرون بالمزيد من المشاركة في العملية لو تم إخبارهم أثناء مناقشة مفتوحة بدلاً من "مهم"! البريد الإلكتروني.
لدينا الآن خادم مشترك أفضل وأكثر اتساقًا وأكثر كفاءة وأبسط. قواعد كيفية استخدامه واضحة ، مع تضمين المساءلة. مدراء الفريق مسؤولون عن مجلدات الفريق ، والأفراد مسؤولون عن محتويات مجلدات أسمائهم.
إذا كنت تفكر في بدء مشروع تنظيف الخادم الخاص بك في مؤسستك ، آمل أن تتمكن من الحصول على بعض النصائح من هذه المقالة حول أهمية الحصول على المشورة من قسم تكنولوجيا المعلومات الخاص بك ، والتواصل بدقة في كل مرحلة أمر حاسم للنجاح.
