الحصول على المنظمة: كيفية إدارة الرسائل الإخبارية ورسائل البريد الإلكتروني اليومية

يقدم أمين الصندوق في متجرك المفضل خصمًا بنسبة 10٪ ، بالإضافة إلى خصومات حصرية في المستقبل ، مقابل عنوان بريدك الإلكتروني. يوصي صديقك بنشرة إخبارية يومية للصفقة يمكن أن تساعدك في توفير المال إذا جاءت صفقة مناسبة لك. لقد اشتركت لتلقي رسالة بريد إلكتروني تحتوي على مفردات اليوم ، والتي تقرأها فقط في الصباح عندما يكون العمل بطيئًا. كل هذه الرسائل عبارة عن رسائل بريدية ، وهي رسائل بريدية قد ترغب في قراءتها في بعض الأحيان ، ولكنها غير ضرورية أبدًا. يختلف تطبيق Graymail عن البريد العشوائي ، حيث إن هذا الأخير غير مرغوب فيه ، في حين يأتي graymail بناءً على طلبك. في حين أن الكثير منا يتصفحون قواعدنا ، فقد يكون هذا أيضًا مصدرًا رئيسيًا للفوضى ، خاصةً إذا لم يتم التحقق منه لفترة طويلة.

فيما يلي بعض الحلول لإدارة graymail للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك قيد الفحص.

قم بإنشاء حساب "البريد غير المهم"

أحد أقدم الحلول في دفتر إدارة graymail هو إنشاء حساب بريد إلكتروني مجاني تستخدمه حصريًا لتسويق الرسائل وقوائم الخدمات وكوبونات البريد الإلكتروني الآخر غير المهم.

لسنوات ، لقد استخدمت حساب Hotmail لهذا الغرض بالذات ، على الرغم من أنه يبدو سخيفًا الآن لأن كل من Hotmail و Outlook.com (يجب عدم الخلط بينهما مع تطبيق سطح مكتب Outlook) بهما العديد من الأدوات المدمجة خصيصًا لإدارة graymail ، نوقشت بمزيد من التفصيل أدناه. هذه الأدوات ليست ضرورية للاستخدام إذا كنت تحتفظ بحساب بريد إلكتروني واحد بالكامل للحصول على graymail ، كما فعلت ، لأن صندوق البريد الوارد نفسه سيكون بالفعل مرشحًا عملاقًا واحدًا. على أي حال ، لقد قمت بإعداد الحساب قبل حوالي عشر سنوات ، قبل أن تكون الميزات موجودة.

عادةً ما أسجل الدخول إلى الحساب مرة واحدة يوميًا ، لكنني لا أفكر أبدًا في الأمر عندما لا أفعل. كما أنني لا أقلق أبدًا من أن رسالة مهمة ستدفن بين graymail ، لأنه لا توجد رسائل مهمة في هذا الحساب. محجوزة بحتة ل graymail. تتيح لك ميزة أحدث في Outlook.com إنشاء عنوان بريد إلكتروني مستعار ، والذي يمكن حتى التخلص منه ، لأشياء مثل graymail أو غيرها من المراسلات التي ستكون محدودة والتي لا تريد من الأشخاص الاتصال بك مرة أخرى (على سبيل المثال ، للنشر على كريغزلست).

استخدم القواعد والمرشحات والمجلدات

يتيح لك كل برنامج بريد إلكتروني إنشاء قواعد أو عوامل تصفية لفرز الرسائل تلقائيًا في مجلدات مختلفة حتى تتمكن من إدارتها بشكل منفصل. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قاعدة تقول "إذا كان البريد الإلكتروني من مرسل ينتهي عنوانه في" nypl.org "، فقم تلقائيًا بنقل الرسالة إلى مجلد يسمى" إشعارات المكتبة "عند الاستلام.

قبل أن أستمر في استخدام الميزات الخاصة في Hotmail و Outlook.com للحصول على graymail ، اسمح لي فقط أن أوضح كيفية إعداد الفلاتر والقواعد في برنامجي البريد الإلكتروني المجانيين الرئيسيين الآخرين ، Yahoo! البريد و Gmail.

كيفية إضافة عوامل تصفية إلى Yahoo! بريد

في Yahoo! البريد ، الموضح أعلاه ، حدد مربع رسالة (أو أكثر من واحد) ، ثم حدد الإجراءات وتصفية رسائل البريد الإلكتروني مثل هذه. سيتيح لك مربع منبثق بملء القواعد الخاصة بكيفية تصفية الرسائل المشابهة وفرزها.

يمكنك إنشاء مجلدات لأي شيء يريده قلبك. انظر قائمة الاقتراحات في النهاية للحصول على أفكار.

كيفية إضافة فلاتر إلى Gmail

العملية متشابهة للغاية في Gmail.

حدد المربع على يمين الرسائل التي تريد تصفيتها ، ثم حدد المزيد ثم "تصفية الرسائل مثل هذه". يمكنك بعد ذلك تطبيق المجموعة الأولى من القواعد على المرشح ، مثل المعلومات المتعلقة بالمرسل ، أو الاسم "إلى" ، أو أي شيء في سطر الموضوع. انقر فوق "إنشاء عامل تصفية" ويمكنك تطبيق الخطوة التالية في القاعدة: ما يجب القيام به مع الرسائل التي تفي بالمعايير (على سبيل المثال ، وضع علامة للقراءة أو الحذف أو إعادة التوجيه إلى… ، إلخ).

ملاحظة: في تجربتي ، لا يتم تمكين القواعد في Gmail دائمًا (في الآونة الأخيرة ، باستخدام Chrome على Windows). الروابط والأزرار لا تعمل دائمًا. يبدو أن تسجيل الخروج وتسجيل الدخول مرة أخرى يعمل على حل مشكلة عدم الاستجابة.

خيار Gmail إضافي غير موجود في Yahoo! يتيح لك البريد تمييز أي رسالة تلقائيًا بوضع علامة عليها كمهمة. بينما ياهو! لديها طريقة لتمييز البريد المهم ، أيضًا ، يمكنك فقط القيام بذلك يدويًا ، وليس تلقائيًا باستخدام المرشحات.

كيفية إضافة عوامل تصفية إلى Hotmail / Outlook.com

يحتوي Hotmail و Outlook على العديد من الميزات المضمنة لإدارة graymail. الأمثلة التي استخدمتها حتى الآن فقط خفف من السطح. يمكن أن تكون القواعد معقدة للغاية ، وعندما تكون كذلك ، فإن تمكينها بشكل صحيح واختبار ما إذا كانت تعمل كما تريد ، يستغرق بعض الوقت - إلا إذا كنت تستخدم Hotmail أو Outlook.com.

كما ذكرنا سابقًا ، تشتمل تطبيقات بريد الويب من Microsoft على بعض القواعد الجاهزة التي تنفذ بعضًا من المرشحات الأكثر شيوعًا التي يرغب الأشخاص في تطبيقها على صناديق البريد الوارد الخاصة بهم. تتم إدارة الكثير من الأتمتة من خلال الفئات. على سبيل المثال ، يمكنك تصنيف عدد من الرسائل على أنها "رسائل إخبارية" ، ثم تعيين قاعدة لما يحدث لجميع النشرات الإخبارية. وجود فئات يجعل من الأسهل إجراء تغييرات على قاعدة في وقت لاحق وتطبيقها على رسائل مماثلة.

ميزة أخرى رائعة حقًا في Outlook.com و Hotmail هي خيارات إلغاء الاشتراك وجدولة التنظيف التي تظهر في نهاية كل رسالة تعرف Microsoft أنها اسماء.

ارتباط إلغاء الاشتراك مستقل عن أي اتجاهات إلغاء الاشتراك المعطاة من المرسل ، وفي واقع الأمر ، فإنه يتيح لك التخلص من الرسائل غير المرغوب فيها بسهولة شديدة ، والتي يكون من الأفضل في بعض الأحيان إدارتها. عند الاستخدام ، يمنحك زر إلغاء الاشتراك أيضًا خيار حذف جميع رسائل البريد الإلكتروني السابقة من المرسل نفسه.

يوفر الخيار الثاني ، "جدولة التنظيف" ، بعض الخيارات لإلقاء الرسائل من نفس المرسل والتي ربما تراكمت بمرور الوقت. اختياري المفضل هو الاحتفاظ بأحدث رسالة فقط من المرسل ، وبذلك يخلق قاعدة لنفس التأثير. عند وصول رسالة جديدة من هذا المرسل ، سيتم حذف أي رسائل قديمة من البريد الوارد.

من المحتمل أن تتخيل بالفعل فوائد هذه الميزة لشيء ما مثل رسائل البريد الإلكتروني للصفقات اليومية ، والتي فقط البريد الإلكتروني الأحدث لها صلة.

أفكار للمجلدات

عند إدارة graymail ، أوصي بإنشاء عدة مجلدات بأسماء يمكن التعرف عليها بسهولة لأنواع البريد التي تميل إلى قراءتها - أو ربما "تفحص" هي الكلمة الصحيحة - أكثر من غيرها. بعض الأفكار تشمل:

• تحديثات المدونة
• رسائل التأكيد الإلكترونية (تنبيهات الدفع التلقائي ، إلخ.)
• إعلانات الأحداث (تتبع المكان ، تحديثات الفنان الموسيقي ، إلخ.)
• فيسبوك علامة / رسالة تنبيهات
• تنبيهات أخبار Google
• تنبيهات ينكدين / تحديثات الوظيفة
• النشرات الإخبارية الشخصية (للهوايات والاهتمامات)
• النشرات الإخبارية المهنية (للتطوير الوظيفي)
• المبالغ المستلمة
• تأكيد الشحن / تتبع
• إشعارات التوقف المجدولة
• السفر
• تنبيهات تويتر

من ناحية أخرى ، إذا كان من المهم لك رؤية جميع تنبيهات علامات Facebook الخاصة بك ، على سبيل المثال ، لا تقم بتصفية هذه الرسائل! اتركه مضبوطًا على البريد الوارد.

حافظ على عمل صندوق الوارد مثل البريد الوارد

الفكرة الكاملة وراء إدارة graymail هي الاحتفاظ بتلك الرسائل التي قد ترغب في رؤيتها منفصلة في بعض الأحيان عن الرسائل التي تحتاج إلى رؤيتها بمجرد وصولها إلى صندوق الوارد الخاص بك. سيؤدي القيام بذلك إلى إطلاعك على قراءة التحديثات من مدوناتك المفضلة ومواقعك الإلكترونية ومصادر الأخبار والشبكات الاجتماعية وغيرها ، دون إعاقة قدرتك على أن تكون منتجًا وفعالًا في بقية الوقت.

لمزيد من الطرق للحفاظ على ترتيب البريد الوارد ، راجع 11 تلميحًا لإدارة البريد الإلكتروني ، "5 أسباب لعلبة الوارد الخاصة بك ليست قائمة مهامك" ، و "كيفية تجنب التحميل الزائد للبريد الإلكتروني".