الحصول على المنظمة: كيفية إعداد قوالب البريد الإلكتروني

محتويات

• الحصول على المنظمة: كيفية إعداد قوالب البريد الإلكتروني
• استخدام قوالب البريد الإلكتروني في Gmail

في كل من مكان العمل وفي حياتنا الشخصية ، يرسل الكثير منا ما هو نفسه البريد الإلكتروني نفسه مرارًا وتكرارًا. قد يقول شيئًا مثل ، "فيما يلي أرقام المبيعات الأسبوعية…" أو "عسل ، يرجى تذكر إرسال الإيجار عبر البريد أو قبله…"

إذا كنت شخصًا منظمًا وفعالًا بشكل معقول ، فيمكنك نسخ ولصق البريد الإلكتروني السابق في رسالة جديدة كلما حان الوقت لإرسال رسالة البريد الإلكتروني المرسلة بانتظام. إنها ليست طريقة سيئة ، لكنها تجعلك عرضة لإدخال الأخطاء. قد تنسى تحديث سطر الموضوع والتاريخ والرقم المالي ونقطة البيانات وما إلى ذلك.

عندما بدأت مسيرتي المهنية في مجال النشر والنشر لأول مرة ، كنت محررًا أساسيًا لبعض المجلات الأكاديمية ، حيث كنت أعمل مع أنواع الحروف المكتوبة في التغييرات التي قمت بترميزها على الملفات. كانت القاعدة الأكثر أهمية التي تعلمتها في كيفية ترميز المقالات لأنواع الحروف هي: أقل ضغطات المفاتيح التي يتعين عليهم القيام بها ، والفرص الأقل لديهم لإدخال الأخطاء. وبعبارة أخرى ، كانت مهمتي هي تصحيح أي أخطاء مطبعية وإدخال تغييرات المؤلفين على الصفحة مع تقليل مقدار كتابة الحروف إلى حدها الأدنى.

على نفس المنوال ، عند إعادة استخدام بريد إلكتروني قديم ، يجب عليك إدخال الكثير من ضغطات المفاتيح غير الضرورية ، مثل حذف سطر الموضوع ثم تحديثه وتغيير أجزاء المعلومات الرئيسية وما إلى ذلك.

هناك نظام أفضل يتمثل في إعداد رسائل البريد الإلكتروني التي يمكنك إعادة استخدامها مرارًا وتكرارًا بكفاءة أكبر ، أو "قالب البريد الإلكتروني" (مصطلح Microsoft Outlook) أو "الاستجابة المعلبة" (مصطلح Google)

جار التحميل…

إن قالب البريد الإلكتروني هو بالضبط ما تتوقعه ، مخطط تفصيلي لبريد إلكتروني به مساحة فارغة تظهر به المعلومات المحدثة. عندما تزود نفسك بمساحة فارغة بدلاً من رقم أو جزء من البيانات لتحديثه ، فأنت تقوم بإجراء ضغطات مفاتيح أقل ، وبالتالي تقليل عدد الأخطاء التي قد تقدمها. لن ترسل أبدًا بطريق الخطأ أرقام تقارير الأسبوع الماضي ؛ أسوأ شيء يمكن أن يحدث هو أن تترك شيئًا فارغًا ، وفي هذه الحالة ، سوف يلاحظ المستلمون فورًا ويطلبون منك البيانات المفقودة. إذا أرسلت المعلومات الخاطئة ، فقد لا يعرفها المستلمون أبدًا.

إليك كيفية إعداد قوالب البريد الإلكتروني في اثنين من أكثر برامج البريد الإلكتروني استخدامًا: Outlook و Gmail.

كيفية إعداد قالب البريد الإلكتروني في Outlook

يشير Outlook إلى هذه الأنواع من الرسائل المرسلة بانتظام باسم "قوالب البريد الإلكتروني". الميزة متوفرة في برنامج سطح مكتب Outlook ، لكنها غير متوفرة في Outlook.com.

في Outlook 2007 . بدء رسالة بريد إلكتروني جديدة. اكتب في نص البريد الإلكتروني وسطر الموضوع أكبر قدر ممكن من المعلومات التي ستحتاج إلى إعادة استخدامها ، وتأكد من ترك مساحة فارغة واضحة ومرئية أينما كنت ستدخل معلومات جديدة في كل مرة ترسل فيها الرسالة. هنا مثال:

	سطر الموضوع:		تقرير الصفحة الأسبوعية لنهاية الأسبوع
	الجسم:		هنا هو تقرير مشاهدات الصفحة الأسبوعية للموقع. تاريخ: عدد الصفحات: شكرا لكم جميعا! واسمحوا لي أن أعرف إذا كان لديك أي أسئلة.

في الزاوية العلوية اليسرى من مربع الرسالة ، انتقل إلى ملف> حفظ باسم.

في مربع الحوار الذي يظهر ، يجب عليك تغيير نوع الملف إلى قالب Outlook (*.oft). يمكنك بعد ذلك تسمية القالب الخاص بك كما تريد.

عندما تكون جاهزًا لإنشاء رسالة جديدة باستخدام القالب ، فإن عملية الوصول إلى القالب تكون في الواقع غير فعالة إلى حد ما ، لسوء الحظ.

اذهب إلى جديد> اختر النموذج

وفي مربع الاختيار المنسدل العلوي ، اختر قوالب المستخدم في نظام الملفات. يجب أن يكون هناك أي قوالب قمت بحفظها. اختر الرسالة التي تريدها ، وسيتم فتحها كرسالة بريد إلكتروني جديدة ، يمكنك تحديثها حسب الاقتضاء.

في مايكروسوفت أوتلوك 2010 . بدء رسالة بريد إلكتروني جديدة. اكتب في نص البريد الإلكتروني وسطر الموضوع أكبر قدر ممكن من المعلومات التي ستحتاج إلى إعادة استخدامها ، وتأكد من ترك مساحة فارغة واضحة ومرئية أينما كنت ستدخل معلومات جديدة في كل مرة ترسل فيها الرسالة. (انظر العينة أعلاه.)

عند الانتهاء من تصميم القالب الخاص بك ، انتقل إلى علامة التبويب "ملف" واختر "حفظ باسم".

في مربع الحوار الذي يظهر ، يجب عليك تغيير نوع الملف إلى قالب Outlook (*.oft). يمكنك بعد ذلك تسمية القالب الخاص بك كما تريد. ضرب حفظ.

عندما تكون جاهزًا لاستخدام القالب ، انتقل إلى عناصر جديدة> المزيد من العناصر> اختر نموذج

وفي مربع الاختيار المنسدل العلوي ، اختر قوالب المستخدم في نظام الملفات. يجب أن يكون هناك أي قوالب قمت بحفظها. اختر الرسالة التي تريدها ، وسيتم فتحها كرسالة بريد إلكتروني جديدة ، يمكنك تحديثها حسب الاقتضاء.

قائمة التوزيع . ربما تحتاج إلى إقران قالب بريد إلكتروني بقائمة توزيع بحيث يمكنك إرسال الرسالة إلى مجموعة من الأشخاص في طلقة واحدة.

انتقل إلى قسم جهات الاتصال في Outlook. اختر جديد> قائمة التوزيع.

إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني للشركة أو النشاط التجاري ، فأفضل ما لديك هو اختيار الأعضاء بدلاً من استخدام الوظيفة المسماة إضافة جديد. سيؤدي تحديد أعضاء إلى عرض قائمة المستخدمين المتاحين على نظام البريد الإلكتروني لنشاطك التجاري. من ناحية أخرى ، تتيح لك إضافة جديد كتابة عنوان بريد إلكتروني يدويًا.