كن منظمًا: كيف تأخذ فترات راحة أفضل لزيادة إنتاجيتك

لن تكون أبدًا أفضل ما يمكن أن تكون عليه إذا كنت تهدف إلى أن تكون منتجًا بنسبة 100٪ طوال الوقت. يستحيل على أي عامل العمل دون توقف دون دفع ثمن ، سواء كان ذلك انخفاضًا في الجودة أو الإنتاج أو السلامة. نحن جميعا بحاجة إلى اتخاذ فترات راحة.

بشكل عام ، يكون العاملون في مجال المعرفة (وأنا من بينهم) مسؤولين عن جداول الاستراحة الخاصة بهم. الأمر متروك لنا لتحديد وقت الاستراحة لمدة دقيقتين لتصفح Facebook ، أو مدى سرعة السير في القاعة للحصول على كوب من الماء.

غالبًا ما يأخذ الناس فترات راحة استنادًا إلى الحدس ، دون أي اعتبار لمدى احتياجهم للتعافي أو متى سيستغرقون فترة الراحة التالية. وليس الجميع لديه حدس جيد. من السهل التخلص من ثقب أرنب الإنترنت أثناء الاستراحة. من السهل أيضًا إيقاف مهمة واحدة أملاً في أخذ قسط من الراحة فقط للانخراط في فحص البريد الإلكتروني ، وهذا ليس استراحة.

نظرية الاستراحات

لأخذ فترات راحة تسمح لنا في الواقع بأن نكون أكثر إنتاجية ، فإنه يساعد على فهم نظرية سبب وكيفية عملها.

عند وصف الإرهاق في مكان العمل ، وهو ما نحاول تجنبه عندما نأخذ فترات راحة ، يلجأ معظم الباحثين إلى شيء يسمى نموذج الحفاظ على الموارد. تشرح النظرية التي طورها ستيفان هوبفول في أواخر الثمانينات كيف يتعامل الناس مع التوتر. باختصار ، تشير إلى أن لدينا جميعًا موارد داخلية للتغلب على التوتر ، ويمكننا استخدام مواردنا لفترة من الوقت ، لكن في مرحلة ما ، نحتاج إلى إعادة بناء الموارد التي فقدناها.

في الوقت الذي توصل فيه Hobfoll إلى هذه النظرية ، بدأ الخبراء يدركون أن التوتر مستمر في كل مكان ، بدلاً من أن يكون سببًا لحدث واحد فقط. وبعبارة أخرى ، فإننا نشهد التوتر فقط من خلال العمل. لا يجب أن يكون هناك حدث صادم في العمل يسبب الإجهاد. الضغط دائمًا موجود ، ونحن دائمًا ما نستخدم مواردنا للتعامل معه. عندما نفقد مواردنا ومواردنا المتبقية مهددة ، فهذا يعني الإرهاق.

شكك باحثون آخرون في الشروط اللازمة لإعادة بناء الموارد التي نخسرها أثناء التغلب على التوتر. على سبيل المثال ، خلص باحثان درسا آثار الإجازات إلى أن التفكير الإيجابي في العمل ، والإتقان (أي العمل على مهارة) ، والاسترخاء يساعدان على إعادة بناء الموارد. يبدو أيضًا أن التواصل الاجتماعي في عطلة نهاية الأسبوع أمر مفيد ، حيث لا يتعامل مع المشكلات المرتبطة بالعمل عندما يُفترض أنك تعمل.

ما يمكن أن نأخذه هو أن نتخلص من ضغوط العمل ، نحتاج إلى ذلك

1. لا تعمل و
2. افعل شيئًا ممتعًا.

قد يبدو هذا كأنه من الحس السليم ، لكن إذا سبق لك أن حصلت على استراحة من مهمة العمل عن طريق فحص البريد الإلكتروني (الذي لا يزال يعمل ولا يكاد يكون ممتعًا) ، فإنك لم تأخذ استراحة بالفعل ، هل قمت بذلك؟

أي نوع من الراحة أفضل؟

إذا وضعنا جانبا عطلات نهاية الأسبوع والأعياد ، فما أنواع الاستراحات أثناء العمل الفعالة؟ وهذا يعني ، ما الذي يتعين علينا القيام به لوقف المزيد من فقدان الموارد أو حتى إنشاء القليل من النسخ الاحتياطي مرة أخرى؟

الدراسات على فترات الراحة أثناء العمل ، بما في ذلك تلك التي قضيها في تصفح الويب ، وما الذي يجعلها فعالة تشير إلى أن فترات الراحة يجب أن تكون

• قصيرة،
• متقطع و
• ممتعة.

كما ذكرنا سابقًا ، يجب أن تكون الاستراحة أيضًا استراحة من العمل والأشياء المتعلقة بالعمل. البريد الإلكتروني ليس استراحة ، ولا يتبين أنه يشكو من العمل مع زملاء العمل ، كما هو الحال.

وضع أرقام على طول وتكرار فترات الراحة أمر صعب. لقد حاولت بعض الدراسات ذلك بالنسبة للعاملين في مجال المعرفة ، ولكن لا يوجد رقم تم الاتفاق عليه عبر دراسات متعددة. يقول منشور لعام 2014 شائع وغالبًا ما أعيد تدوينه على The Muse أن جدول الاستراحة المثالي هو العمل لمدة 57 دقيقة ، تليها استراحة مدتها 17 دقيقة ، لكنني لن أعتمد بشدة على ذلك. لا تتضمن هذه الأرقام ، التي تأتي من شركة برمجيات مراقبة الكمبيوتر ، أي تفاصيل غنية عن الموضوعات ، أو خط عملها ، أو البيانات الأولية ، أو كيفية تحليلها.

وجدت دراسة أفضل أن المقدار الأمثل من الوقت للاستراحة هو حوالي 12 بالمائة من يوم العمل ، ومرة ​​أخرى ، تم العثور على فترات راحة متقطعة قصيرة أفضل من فترة راحة أو فترتين طويلتين. إذا حصلنا على 12 بالمائة وطبقناها في يوم عمل مدته 8 ساعات ، فسنحصل على 58 دقيقة من وقت الاستراحة. على سبيل المثال ، ستنفذ الحيل خمسة استراحات مدة كل منها حوالي 12 دقيقة.

الأدوات التي تساعدك على اتخاذ فواصل أكثر ذكاء

هناك الكثير لأخذ استراحات فعّالة أكثر من معرفة سبب الاستفادة منها وما يجب أن تكون عليه ومدى أخذها. هناك أيضًا مسألة التمسك بالفواصل التي تقرر أخذها والعودة إلى العمل عندما تنتهي.

تطبيق Strict Workflow هو التطبيق الذي أستخدمه من وقت لآخر عندما أحتاج إلى أن أكون أكثر انتظامًا في نمط العمل / الاستراحة. يطبق هذا المكون الإضافي لـ Chrome بشكل فضفاض (ولكن دون انتهاك العلامة التجارية) تقنية Pomodoro على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

تقنية Pomodoro هي طريقة للعمل التي تفصل الوقت بين مراحل العمل ومراحل الاستراحة. لذلك أنت تعمل لمدة x دقائق وتستريح لمدة y دقيقة ، وتكرر. يأتي الاسم من استخدام أجهزة توقيت المطبخ ، والتي كانت غالبًا ما تكون على شكل طماطم ، إلى وقت كل مرحلة. امتداد Chrome ليس أكثر من جهاز توقيت يغير اللون وينبه صوت التنبيه عند ارتفاع الطور. من المزايا الإضافية لاستخدام مكون إضافي بدلاً من مؤقت مطبخ أنه أثناء مرحلة العمل ، يمكنك ضبط Strict Workflow لحظرك من الوصول إلى عناوين URL معينة قد تصرفك عن العمل ، مثل Facebook و Twitter.

هناك تطبيقات استراحة أخرى تعمل على نظام التشغيل الخاص بك بدلاً من المستعرض ، مثل Time Out for Mac. لا تقتصر تطبيقات Break على توفير الوقت لك وإغلاقك لمواقع الويب التي تمنعك من العمل أثناء مرحلة العمل. كما أنها تغلق جهاز الكمبيوتر الخاص بك بالكامل خلال مرحلة الاستراحة ، مما يجبرك على التوقف عن العمل. يتم فتح شاشتك فقط بعد انتهاء وقت الراحة الذي حددته.

يشيع استخدام تطبيقات Break من قبل الأشخاص الذين يحاولون تجنب الإصابات المتكررة والإجهاد المرتبط بالكمبيوتر لأنهم جميعا يفرضون ترك محطة العمل الخاصة بك أثناء كل فاصل. إذا كنت تستمتع بتصفح الويب كجزء من فترة الراحة ، فاستخدم مكونًا إضافيًا بدلاً من ذلك. أو ، حدد لنفسك أنك ستعمل فقط على تصفح الإنترنت على جهاز محمول.

هناك طريقة أخرى للتأكد من إضافة فترات راحة ليومك وهي الاستيقاظ وترك مكتبك في كل مرة يهتز فيها التنبيه الخامل على متتبع اللياقة الخاص بك. العديد من متتبعي اللياقة البدنية لديهم الآن هذه الميزة. خلال فترة زمنية تقوم بضبطها ، من الساعة 8 صباحًا إلى 6 مساءً ، إذا كان جهاز التعقب يمسك بك جالسًا لأكثر من عدة دقائق ، فإنه يهتز وأحيانًا تومض أيضًا رسالة على الشاشة. الإعداد الافتراضي لمعظم أجهزة التتبع هو 60 دقيقة من وقت الخمول ، ولكن في أغلب الأحيان يمكنك تخصيصه. اضبطها لمدة 55 دقيقة ، ربما ، لتوفر لنفسك بضع دقائق إضافية لتختتم أفكارك قبل الاستيقاظ والاستراحة المناسبة.