الحصول على المنظمة: نصائح وأدوات لإدارة المشروع

غالبًا ما يلعب أصحاب الأعمال الصغيرة والمهنيون العاملون وحتى بعض الطلاب دور مدير المشروع ، حتى عندما يكونون غير مدربين تمامًا على القيام بذلك. إدارة المشاريع هي عمل كبير وجاد ، مع شهادات متقدمة وشهادات مخصصة لهذا الموضوع. إذا لم تكن مديرًا معتمدًا ، فمن السهل بالنسبة للمشروع - وفريقه التابع - تحت إشرافك أن يخرج عن نطاق السيطرة وينحرف عن المسار ويتحول إلى فوضى غير منظمة تمامًا. كيف يمكنك أن تبقي مشروعك على المسار الصحيح إذا كنت لا تعرف شيئا عن إدارة المشروع؟

هذا الشيء بالذات حدث لي منذ بضع سنوات في منظمة صغيرة. لقد طُلب مني إدارة العديد من عمليات إعادة تصميم مواقع الويب وإعادة إطلاقها (تم تعييني كمحرر). وكان من بين أعضاء الفريق عدد قليل من الموظفين الداخليين ، بالإضافة إلى عدد قليل من المقاولين الخارجيين ، وبعض المتطوعين غير مدفوع الأجر. ولم أكن أعرف شيئًا عن إدارة المشروع.

أنا شخص منظم للغاية ، وربما هذا هو السبب في أنني كنت مسؤولا عن إدارة المشاريع في المقام الأول. لكن التنظيم الشخصي ليس هو نفسه إدارة المشاريع ، وبدأ مشروعي الأول في بداية مروعة. شعرت بالفزع حيال ذلك ، وفقدان الثقة زاد الأمور سوءًا. بالتأكيد ، كنت أعرف كيفية جمع المعلومات وصياغة جدول زمني ونشرها على جميع الأطراف المعنية ، لكن لم يكن لدي أي فكرة عما كان من المفترض أن أقوم به.

في النهاية ، قمت بتصحيح المشروع وحصلت عليه في المسار الصحيح ، لكنه لم يكن بسيطًا. هناك الكثير من الأشياء التي أتمنى لو كنت أعرفها بعد ذلك عن كيفية تنظيم وإدارة المشروع.

بالنسبة لجميع النفوس غير المطمئنة التي يجب أن تدير المشاريع عن غير قصد ، فقد جمعت بعض الحكمة من مديري المشاريع المحترفين ، وشاركت بعض النصائح التي تعلمتها أيضًا. كل هذه النصائح مكتوبة بلغة واضحة ، دون لغة PM ، وتشير إلى أفضل الممارسات العامة والتكتيكية والعملية.

تأكد من أن تكرار الاجتماع يعمل لجميع الأطراف. بناءً على حجم المشروع ومدى سيره ، سوف يختلف تواتر الاجتماع (أو الاتصال بالفرق المنفصلة جغرافيا). غالبًا ما تكون الاجتماعات أو المكالمات الأسبوعية هي القاعدة ، لا سيما عند بدء التشغيل ، لكن التردد يعتمد على حجم المشروع وجدوله الزمني ، ويجب أن يكون مقبولًا وقيمًا لجميع الأطراف. - توم ثراش ، مدير المشروع في أبترا

اجعل الاجتماعات مهمة. لديك جدول أعمال ، والتمسك بجدول الأعمال ، وتنتهي في وقت مبكر. يعد إهدار وقت فريق المشروع أحد أسرع الطرق لتفقد ثقة الفريق. إذا كان اجتماع الحالة ، فتأكد من أنه يبقى اجتماعًا للحالة ولا يصبح جلسة صامتة أو عصف ذهني. وإعطاء بضع دقائق من الوقت الذي تم تخصيصه بالفعل هو وسيلة سريعة للتواصل أنك تحترم الفريق ووقته. - بيل ساندرز ، العضو المنتدب في Roebling Strauss، Inc. (استشاري رقمي للمشروعات والإدارة)

اختر أدوات الاجتماع الصحيحة. عندما أثبتت الاجتماعات الهاتفية الأسبوعية مع مقاول خارج الموقع أنها غير مثمرة ، أضفت جدول بيانات Google Drive إلى هذا المزيج. لقد أظهرت قائمة بالأخطاء التي حددتها في مشروع ، وتصنيفًا لمدى أهمية اعتقادي أنهم كانوا بحاجة إلى إصلاح. لقد قمت أنا والمتعهد بتحرير تلك الوثيقة معًا أثناء التحدث على الهاتف. في بعض الأحيان ، كان حتى حل المشاكل الصغيرة في ذلك الوقت وهناك. أصبحت استضافة "اجتماعات العمل" ، حيث يتم إنجاز العمل أثناء الاجتماع نفسه ، إضافة لا تقدر بثمن إلى قائمة الاقتراحات الخاصة بطرق مواصلة المشروع. يعد استخدام أدوات تعاونية في الوقت الفعلي وأنظمة مؤتمرات فيديو ومواجهات قديمة وجهاً لوجه من كمبيوتر محمول إلى كمبيوتر كلها خيارات. جيل دافي

إذا كان "كل شيء على ما يرام" ، استمر في الحفر. تحقق الإضافية لا تقدر بثمن. في كثير من الأحيان ، أجد نتائج اجتماع تسجيل الوصول في إجابة عن "كل شيء على ما يرام". وذلك عندما أجد ردود متابعة مثل ، "من الجيد أن أسمع ، ولكن ، في الحقيقة ، لا توجد مشكلات على الإطلاق؟" يمكن أن تجعلك تبرز ، وحيث تحصل على تعليقات يمكنك استخدامها. غالبًا ما يؤدي سؤال المتابعة هذا إلى إجابات لـ "حسنًا ، نعم ، لقد كان X يتحرك بشكل جيد ، ولكن كان هناك Y الصغير الذي فركني بطريقة خاطئة." هناك الكثير من الأشخاص الذين لا يحبون ببساطة تقديم شكوى ، لذلك فإن الأمر متروك لمدير المشروع للتعمق أكثر. - توم ثراش

لا تطلقوا النار على رسول. عندما تسوء الأمور ، وسوف يفعل ذلك ، لا أحد يريد تسليم الأخبار السيئة. إذا كنت معروفًا بالرد على الأخبار السيئة بأي شيء آخر غير إيجابي ، "شكرًا جزيلاً على لفت انتباهي إلى هذا الأمر. الآن كيف يمكننا حل هذا؟" أنت تقريبًا تضمن أنك لن تتلقى أخبارًا سيئة مبكرًا. إن الحصول على الأخبار السيئة مبكرًا يمنحك مزيدًا من الوقت لحل المشكلة (المشاكل) وتقليل تأثيرها السلبي على المشروع. - بيل ساندرز

دع الآخرين يعتقدون أنهم يسيطرون. أعتقد أن الأمر يتطلب بعض التوابل ، لكن الشيء الوحيد الذي وجدته هو تعلم التحكم في حين أترك الآخرين يعتقدون أنهم يقودون السيارات. يريد الكثيرون أن يشعروا بأنهم يسيطرون ، وهذا أمر جيد ، لكن يجب أن يفهم رئيس الوزراء أنهم مسؤولون في النهاية عن كيفية انتهاء المشروع. - توم ثراش

اطلب من المستخدم تحديد معايير الجودة. كل منتج لديه مستخدم ، سواء كان عضوًا آخر في الفريق أو مستخدمًا نهائيًا. قبل أن يتمكن أصحاب ذلك التسليم من تقدير الوقت والموارد اللازمة لإكماله بدقة ، عليهم أن يعرفوا كيف سيتم قياس النتيجة من حيث الجودة والاكتمال. سواء كان ذلك يأخذ شكل مواصفات تقنية مميزة بالكامل أو ورقة عمل معايير الجودة من صفحة واحدة ، يجب على المستخدم تحديد ذلك مقدما. إنها واحدة من أبسط تقنيات إدارة المخاطر المتاحة. - بيل ساندرز

أدوات لمديري المشاريع

بصرف النظر عن أدوات العمل الأساسية متعددة الأغراض ، مثل Excel و Outlook ، قد يجد مديرو الإعلانات ad-lib أن برنامج إدارة المشاريع المتخصصة يدفعهم بالفعل نحو أفضل الممارسات عن طريق ميزات متكاملة. قد يكون من الأسهل تذكر القيام بالمسؤولية ، وتحديد وقت إنجاز المهمة ، والحفاظ على الاتصال ، إذا كانت هناك أداة تنقلك إلى الاقتراحات. فيما يلي بعض الأمثلة التي قد تستخدمها للمشاريع الكبيرة والصغيرة:

Asana هو مدير مهام بالفعل ، لكنه يدعم العديد من المستخدمين ، وهو مرن للغاية ، ويمكن أن يتضاعف بسهولة كتطبيق لإدارة المشاريع خفيف الوزن.

Basecamp ، خيار المحررين لدينا ، هو برنامج لإدارة المشاريع يستخدم في العديد من المؤسسات الكبيرة. الإصدار المجاني هو خيار بسيط ومرن للفرق ذات الوسائل الأصغر بكثير - طالما أنها لا تحتاج إلى تخزين متصل.

تعد Huddle "أداة للتعاون في المحتوى السحابي" ، وفقًا للشركة ، مما يعني أنها توفر لك مكانًا لوضع المستندات عبر الإنترنت والتعاون حولها. على الرغم من أن Huddle كان سابقًا أكثر من تطبيق PM ، فقد تم تصميمه الآن ليتم استخدامه مع برامج إدارة المشاريع الأخرى. تميل إلى استخدامها من قبل محترفي التسويق أكثر من أي شخص آخر.

لدى LiquidPlanner (29 دولارًا أمريكيًا لكل عضو شهريًا) قوة رئيسية واحدة: فهي تجعل الجدولة تصل إلى الأرض. بدلاً من مطالبة المستخدمين بإدخال تواريخ ميسرة لموعد اعتقادهم بأنه سيتم إنجاز العمل ، يتيح LiquidPlanner لمديري البرامج جدولة الأولوية. إنها طريقة مختلفة للتفكير والعمل ، ولكنها قد تعمل من أجلك.

هناك العديد من الأدوات التي يمكنك استخدامها أو المشاركة فيها عند إدارة المشروع ، وأحيانًا تكون أبسطها هي إنجاز المهمة بكفاءة أكبر من الأدوات القوية والمتكاملة. إذا كان لديك نصيحة رائعة لمشاركتها حول إدارة المشاريع أو برنامج لتوصي به ، فيرجى ترك تعليق أدناه.