كن منظمًا: متى يتم الحذف؟

حفظ البيانات الرقمية هو شيء مضحك. غالبًا لا توجد قيمة في الاحتفاظ بها (عبارة قابلة للنقاش ، وسأحصل على ذلك) ، ولكن نظرًا لأنه لا يشغل مساحة فعلية وأن المساحة الافتراضية رخيصة ، فإننا نتمسك بها.

ولكن هناك عواقب لإنقاذ كل شيء. إذا كنت تواجه صعوبة في الاحتفاظ أو حذف البيانات ، من ملفات العمل إلى الصور إلى البريد الإلكتروني ، فإن هذا العمود سوف يساعدك على التفكير في معضلك الحالية ووضع استراتيجيات جديدة لإدارة الحمل المتزايد باستمرار.

علم نفس المدخرين

غالبًا ما يكون اختيار التخلص أو حذف شيء ما بمثابة مأزق نفسي أو عاطفي أكثر مما هو قرار عقلاني. في كثير من الأحيان ، عندما يحوم إصبعنا على مفتاح الحذف ، فإن الشيء الذي يمنعنا من الضغط عليه هو القيمة المحتملة المحتملة ، وليس القيمة الفعلية. نعتقد ، "قد تكون هناك معلومات في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني حول المشروع تم الانتهاء منها لمدة عامين سأحتاجها في المستقبل." أو ، "ماذا لو تعلمت يومًا ما استخدام برنامج تحرير الصور وتنظيف تلك الصور التي ليست جيدة كما هي؟"

عندما نحفظ رسائل البريد الإلكتروني والصور والموسيقى والملاحظات والملفات الأخرى ، فإن الكثير منا لا يقيّم القيمة الحقيقية للبيانات كما هي الآن. نحن نفكر في الظروف المستقبلية التي قد تحدث أو لا تحدث. نحن نتشبث بالأشياء لأن ما هو الضرر في ذلك؟ مساحة التخزين الرقمية أرخص من أي وقت مضى. يمكنك الحصول على الكثير من التخزين السحابي مجانًا. محركات الأقراص الصلبة الخارجية ليست باهظة الثمن. ومقدار المساحة التي تأتي على جهاز كمبيوتر شخصي نموذجي أو جهاز لوحي أو هاتف ذكي - حتى لو كنت تشتري أصغر تخصيص - أكبر بعدة مرات مما كان يمكن أن يكون منذ عقد مضى.

إحدى مدارس الفكر هي أنه مع كل هذه المساحة المتاحة ، يجب ألا نحذف أي شيء أبدًا. الأرشفة على ما يرام ، ولكن ليس هناك قيمة في المسح. يخطئ في جانب الحذر ، وحفظ كل شيء. الناس في هذا المخيم - دعنا نسميهم المدخرين - غالبا ما يزدهرون على مفهوم القيمة المحتملة. "ماذا لو اكتشف عملنا كيفية استخراج معلومات قيمة من جميع رسائل البريد الإلكتروني القديمة هذه؟" ومن المحتمل أن يتبعوا نهجًا للمحافظة على البيئة أيضًا: "لا نعرف بعد قيمة تاريخ هذه البيانات ، لذلك يتعين علينا الحفاظ عليها في الوقت الذي نفعل فيه".

ومع ذلك ، عندما يحاول المدخرين الوصول إلى بياناتهم المحفوظة ، فإنهم عادة ما يواجهون بعض المشكلات الواقعية غير المتوقعة. أولاً ، على حد تعبير زميل لي في قسم تكنولوجيا المعلومات ، "التخزين رخيص ، لكن الحفاظ عليه مكلف". هناك تكلفة - بالمال أو الوقت أو كليهما - مرتبطة بفهرسة واسترجاع المحفوظات ، اعتمادًا على مكان وكيفية أرشفتها. إذا كنت تعتقد أن لديك كل المعلومات التي تحتاجها في أي وقت لأنك أرشفة ملفات Outlook بجد ، فأنا أتحداك من محاولة استرداد شيء معين. إرسال الملفات إلى الأرشيف سهل. استخراجهم وإيجاد ما تريده هو ألم في الرقبة ، وقلة من الناس يقومون بذلك بالفعل. يحفظ المدخرون كل شيء ليس لأنهم يحتاجون إلى بياناتهم ، ولكن لأنهم يحبون فكرة القدرة على الحصول على بياناتهم إذا احتاجوا إليها. اسأل نفسك عما إذا كانت ملفات.PST التي رفضت حذفها خلال السنوات العشر الماضية ليست أكثر من بطانية أمان.

بمعنى آخر ، عند أرشفة شيء ما ، بناءً على مكان وطريقة أرشفته ، فقد يصبح الوصول إليها وصعوبة أكثر مما يستحق الاسترداد.

نهج متوازن للحفظ والأرشفة

في رأيي ، هناك طريقة أفضل تتمثل في وجود تمييز عقلي واضح بين "ملفات العمل" أو "البيانات النشطة" وأنواع البيانات الأخرى. أستخدم مصطلح "ملفات العمل" لوصف البيانات التي أحتاجها للعمل الحالي الجاري ، أو العمل الذي تم الانتهاء منه مؤخرًا بما يكفي لدرجة أنني قد أحتاج إلى الوصول إليه بشكل معقول في المستقبل القريب. "البيانات النشطة" تعني بشكل أساسي نفس الشيء ، ولكنها قد تصف بشكل أفضل ملفات الكمبيوتر غير المرتبطة بالعمل ، مثل الصور العائلية والترفيه (الموسيقى والفيديو). هناك فرق بين الموسيقى التي تشغلها بنشاط والموسيقى التي جمعتها من أجل جمعها ، ولكن ربما لن تشغلها… على الإطلاق.

لا يخبرك عمر الملف دائمًا ما إذا كان نشطًا أم لا. على سبيل المثال ، قد تعتبر بعض الصور القديمة نشطة إذا كنت تنوي مشاركتها أو دمجها في مشروع ، مثل سجل العائلة أو تقويم الحائط. ومع ذلك ، إذا كان لديك 18 إصدارًا من نفس تكوين الصورة و 16 منها ضبابية ، فإن فرص استخدام هذه اللقطات 16 أو جني أي قيمة منها على الإطلاق تكون منخفضة للغاية. عندما تكون قيمة الملف منخفضة ، تكون مهملات. التخلي عن القيمة المحتملة المتخيلة ، وحذفها فقط.

أعتقد أيضًا أنه يساعد على التفكير في الأرشفة المشابهة للحذف ، بمعنى أنه بمجرد أرشفة شيء ما ، يتعذر الوصول إليه بشكل أساسي ، حتى لو لم يكن الأمر جيدًا.

فيما يلي مثال واضح للغاية: تملي الحكومة الأمريكية على الأميركيين احتفاظهم بسجلات ضريبية مدتها سبع سنوات ، وبالتالي فإن كل هذه البيانات "نشطة" ويجب حفظها بطريقة يسهل الوصول إليها. من المحتمل أن يتم أرشفة سجلاتك الضريبية من أكثر من سبع سنوات لأنه من غير المحتمل أن تحتاج إلى الوصول إليها ، ولكن هناك فرصة ضئيلة قد تحتاجها أنت أو عائلتك أو شركاؤك في العمل أو المستشار القانوني في مستقبل.

كيفية معرفة وقت الحذف (أو الأرشفة)

كيف تعرف عندما يكون من المقبول حذف بيانات الكمبيوتر والملفات؟ من المرجح أن تختلف القواعد التي تضعها لنفسك حسب نوع الملف ، لذا فهناك بعض المؤشرات الخاصة بملفات المكتب النموذجية (معالجة النصوص وجداول البيانات والعروض التقديمية وما إلى ذلك) والبريد الإلكتروني والصور والموسيقى ومقاطع الفيديو.

حدد القيمة. من الناحية العملية ، عندما حان الوقت لمسح الفوضى ، حدد ما تريده أو تريد معرفته حول العمل أو البيانات أو الملف ، والمكان الذي ستجده فيه. ثم ابحث عن الأماكن التي تتكرر فيها - والتي غالبًا ما تكون في نفس المكان الذي يمكنك فيه بدء استخدام مفتاح الحذف.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك قمت بحفظ ما يلي: ملفات PDF للفواتير المرسلة ، ونسخ من شيكات الفواتير المدفوعة ، وجدول بيانات لجميع أنشطة الفواتير. في مرحلة ما بعد استلام الدفعة ، قد ترغب في حذف (أو أرشفة) ملفات PDF الخاصة بالفاتورة. تمت الصفقة ، وتم مسح الشيك ، ولديك سجل جيد للتقدم المحرز.

احذف الصور أثناء التصوير. مع الصور ، ضع في اعتبارك أن مجرد قدرتك على حفظ عشرات الآلاف من الصور لا يعني أنه يجب عليك ذلك. اعتاد على حذف الصور البؤرية وغيرها من اللقطات السيئة أثناء التقاطها (إنها واحدة من الأشياء الجميلة عن التصوير الرقمي بعد كل شيء).

رسائل البريد الإلكتروني الروتينية القمامة. للبريد الإلكتروني ، احذف الرسائل الروتينية والتواصل السريع الذي لا يحتوي على أي معلومات قد تحتاجها لاحقًا. يمكن لمعظم الأشخاص الفرز حسب المستلم ومعرفة مكان الجزء الأكبر من هذه الملفات.

حفظ نسخة واحدة فقط من مرفقات البريد الإلكتروني. احذف رسائل البريد الإلكتروني مع المرفقات ، لكن احفظ المرفق محليًا عند الضرورة. أو العكس: احتفظ بالبريد الإلكتروني ، وقم بنفض الملف. وفي كلتا الحالتين ، تعد مرفقات البريد الإلكتروني مكانًا جيدًا لتحديد التكرار ، وستحتاج فقط إلى نسخة واحدة. لمزيد من النصائح حول البريد الإلكتروني على وجه التحديد ، راجع "كيفية تجنب التحميل الزائد للبريد الإلكتروني".

تفريغ (أو أرشفة) الوسائط التي لا تلعبها. إلى كل من يوزعون الموسيقى والفيديو ، كونوا واقعيين بشأن الملفات التي ستقوم بتشغيلها بالفعل. إذا كنت مستخدمًا حقيقيًا للوسائط الثقيلة ، فاستفد من الخدمات السحابية التي تمنح ترخيصًا للوسائط التي تمتلكها (مطابقة لـ iTunes Match) بحيث لا تضطر إلى تخزين نسخ محلية من الأشياء التي تعتقد أنك لا تريدها أبدًا تلعب فعلا.

ربما تكون شخصيتي فقط ، لكني أشعر بالحرية عندما لا أكون غارقًا في الملفات التي لا أحتاج إليها ببساطة. ممارسة حذف حتى القليل من البيانات عديمة الفائدة ، أو الملفات التي ليس لها قيمة حقيقية ، تساعدني على الشعور أنني أركز أكثر على البيانات المهمة.