كيفية حماية مستندات Microsoft Word

لقد كتبت وثيقة مهمة أو حساسة في Microsoft Word. وتريد الاحتفاظ بها خاصة أو آمنة على الأقل. ربما تريد التأكد من أنه أنت وأفراد معينون فقط يمكنهم قراءتها أو تحريرها. ربما تريد تقييد أنواع التعديلات التي يمكن لشخص ما إجراؤها على المستند. ربما تريد التأكد من أن قراء المستند هو الإصدار النهائي. يمكنك القيام بكل ذلك وأكثر إذا كنت تعرف الأدوات التي يجب استخدامها في Word وكيفية استخدامها.

يقدم أحدث إصدار من Office 365 من Microsoft Word عدة خيارات لتأمين وثيقتك. يمكنك تعيين مستند لفتحه في وضع القراءة فقط لمنع عمليات التحرير غير المقصودة. يمكنك تشفير المستند حتى لا يتمكن أي شخص من الوصول إليه دون كلمة المرور الصحيحة. يمكنك تقييد المحتوى الذي يمكن تحريره داخل مستند وطريقة تحريره. يمكنك إضافة توقيع رقمي للتأكد من أن لا أحد يستطيع العبث بالمستند. ويمكنك وضع علامة على المستند باعتباره نهائيًا حتى يعلم الناس أنه لم يتم تغييره منذ آخر مرة قمت بحفظه فيه.

بالنسبة لهذه الحيل ، أستخدم أحدث إصدار من Office 365 من Word. الخيارات التي أغطيها هنا تعمل بشكل أساسي في Word 2016 و 2013 و 2010. ومع ذلك ، فإن القدرة على وضع علامة على المستند نهائيًا وجعله للقراءة فقط هما خياران منفصلان في Word 365 وخيار واحد موحد في الإصدارات الأخرى كلمة.

حماية المستند

للبدء ، افتح مستندًا في Microsoft Word تريد حمايته. انقر فوق قائمة "ملف" ثم انقر فوق الزر "حماية المستند". من قائمة "حماية المستند" ، حدد الخيار الأول لفتح "للقراءة فقط دائمًا" .



يقرأ فقط

احفظ المستند ثم أعد فتحه. تومض Word رسالة مفادها أن المؤلف يرغب في فتح هذا الملف للقراءة فقط ، إلا إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغييرات. انقر فوق نعم لفتح المستند في وضع القراءة فقط. بالطبع ، يمكن لأي شخص أن يقول لا وفتح المستند في وضع التحرير. الهدف هو تسهيل قيام الأشخاص بفتح المستند للقراءة فقط للتخفيف من فرص إجراء تغييرات غير مقصودة.



تشفير مع كلمة المرور

لتعطيل خيار القراءة فقط ، افتح المستند في وضع التحرير. انقر فوق قائمة "ملف" وحدد "حماية المستند". من قائمة "حماية المستند" ، حدد الخيار " فتح دومًا للقراءة فقط" . البقاء في نفس الشاشة وانقر مرة أخرى على زر حماية المستند. هذه المرة ، حدد خيار تشفير بكلمة مرور.



أنشئ كلمة مرور

في نافذة تشفير الوثيقة ، قم بإنشاء كلمة مرور وانقر فوق موافق. تأكد من استخدام كلمة مرور معقدة ولكن لا تنسى. إذا نسيت كلمة المرور ، فلن تقدم Microsoft أي طريقة لاستردادها أو إعادة تعيينها ، مما يعني أنك لن تتمكن من الوصول إلى المستند. اكتب كلمة المرور مرة أخرى لتأكيدها. انقر فوق موافق.

احفظ وأغلق المستند. أعد فتحه. اكتب كلمة المرور للوصول إلى المستند. انقر فوق موافق.



أزل كلمة المرور

لإزالة كلمة المرور ، انقر فوق القائمة "ملف" وحدد "حماية المستند". انقر فوق خيار التشفير باستخدام كلمة المرور . في نافذة تشفير الوثيقة ، احذف النقاط التي تحجب كلمة المرور الخاصة بك. انقر فوق موافق. احفظ وأغلق المستند. في المرة التالية التي تقوم فيها بفتحها ، لن تتم مطالبتك بكلمة مرور.



تقييد التحرير

انقر فوق قائمة "ملف" والعودة إلى الزر "حماية المستند". حدد الخيار لتقييد التحرير .

يعرض المستند الخاص بك بعد ذلك جزء تقييد التحرير على يمين قيود التنسيق والتحرير. هنا ، يمكنك منح الناس إذنًا لقراءة المستند ، بالإضافة إلى تحديد ما يمكنهم تعديله وكيف.



قيود التنسيق

حدد المربع لتقييد التنسيق بمجموعة من الأنماط لمنع الأشخاص من تغيير تنسيق المستند من خلال ميزة أنماط Word. انقر على الرابط للحصول على الإعدادات. في النافذة المنبثقة قيود التنسيق ، يُسمح لجميع الأنماط افتراضيًا. يمكنك الاحتفاظ بذلك كما هو أو تغييره إلى الحد الأدنى الموصى به أو تغييره إلى بلا. إذا لم تكن متأكدًا من الإعداد المراد اختياره ، فاختر الإعداد "الحد الأدنى الموصى به".

يمكنك أيضًا التحقق من أيٍّ من الخيارات الثلاثة ضمن التنسيق للسماح لـ "التنسيق التلقائي" بتجاوز القيود أو حظر القدرة على تبديل السمات أو حظر القدرة على التبديل بين مجموعات QuickStyle. إذا لم تكن متأكدًا ، فاترك هذه الإعدادات الثلاثة بدون تحديد. انقر فوق موافق لإغلاق نافذة قيود التنسيق.



قيود التحرير

ضمن تحرير القيود ، حدد المربع للسماح بهذا النوع من التحرير فقط في المستند. انقر على القائمة المنسدلة أسفل. يمكنك الآن الاختيار من بين أربعة خيارات: تعمل التغييرات المتعقبة على تشغيل "تعقب التغييرات" لأي قارئ لمستندك ويقيد جميع أنواع التحرير الأخرى ؛ تسمح التعليقات للقراء بإدراج التعليقات في وثيقتك ولكن لا تجري تعديلات أخرى ؛ يسمح ملء النماذج للقراء بملء النماذج التي قمت بإنشائها دون تغيير تلك النماذج ؛ ولا توجد تغييرات (للقراءة فقط) تضع المستند في وضع القراءة فقط بحيث لا يمكن إجراء أي تغييرات. حدد الخيار الذي تريده.



استثناءات

إذا حددت خيار التعليقات أو عدم وجود تغييرات (للقراءة فقط) ، فيمكنك إنشاء استثناءات لأي شخص ليتمكن من تحرير أجزاء معينة من المستند. في قسم "الاستثناءات" ، حدد مربع "الجميع" وحدد أي أجزاء من المستند ترغب في أن يتمكن أي شخص من تحريرها.



فرض الحماية

أخيرًا ، انقر فوق خيار نعم ، ابدأ في فرض الحماية . اكتب ثم أعد كتابة كلمة المرور وانقر فوق موافق. احفظ وأغلق المستند. أعد فتحه. أصبحت عناصر تحكم التحرير الموجودة على الشريط باللون الرمادي. انقر في أي قسم من المستند الذي سمحت بتحريره ، وأصبحت عناصر التحكم قابلة للوصول.



إيقاف الحماية

لإيقاف الحماية ، انقر فوق علامة التبويب مراجعة وانقر على أيقونة تقييد التحرير. انقر فوق الزر "إيقاف الحماية" أسفل جزء "تقييد التحرير". اكتب كلمة المرور وانقر فوق "موافق". ثم قم بإلغاء تحديد خيارات قيود التنسيق والتحرير التي تظهر في أعلى اليمين.



إضافة التوقيع الرقمي

انقر فوق قائمة "ملف" والعودة إلى الزر "حماية المستند". حدد الخيار لإضافة توقيع رقمي . هذا يخبر الأشخاص الذين قرأوا المستند الخاص بك بأنك ولم تقم بتوقيعه ، مما يشير إلى أنك آخر شخص قام بمراجعته وحفظه.



شهادة التوقيع

لإنشاء توقيع رقمي ، ستحتاج إلى شهادة توقيع. في المرة الأولى التي تقوم فيها بذلك ، يقوم Word بوميض الرسالة: "لتوقيع مستند Microsoft Office ، فإنك تحتاج إلى توقيع رقمي ، هل ترغب في الحصول على أحد شركاء Microsoft الآن؟" انقر فوق نعم. تنبثق صفحة دعم Microsoft لمساعدتك في العثور على معرّف رقمي. جرب الروابط مع مختلف مقدمي الخدمات للحصول على معرف رقمي. ثم ، انقر فوق الارتباط الموجود على صفحة الويب لإضافة أو إزالة توقيع رقمي في ملفات Office. قم بالتمرير لأسفل الصفحة لمعرفة كيفية إضافة توقيع رقمي.

بعد أن يكون لديك معرّف رقمي ، ارجع إلى الزر "حماية المستند" وانقر مرة أخرى على خيار " إضافة توقيع رقمي" . في نافذة التوقيع ، املأ الحقول اللازمة وانقر فوق زر التوقيع. قد يُطلب منك تأكيد التوقيع الرقمي. انقر فوق موافق.

مستندك الآن موقّع رقميًا للقراءة فقط. يوضح Word أن المستند قد تم توقيعه ووضع علامة نهائية وأنه إذا قام أي شخص بالعبث به ، تصبح التوقيعات غير صالحة. سيرى أي شخص يفتح المستند إشعار توقيعك الرقمي.



اجعله نهائيًا

أخيرًا ، إذا كنت لا تريد أو لا ترغب في استخدام توقيع رقمي ، فلا يزال بإمكانك وضع علامة على المستند نهائيًا. انقر فوق قائمة "ملف" والعودة إلى الزر "حماية المستند". حدد الخيار لوضع علامة نهائية .

تخبرك رسالة منبثقة: "سيتم وضع علامة على هذا المستند نهائيًا ثم حفظه." انقر فوق موافق. تظهر رسالة أخرى تخبرك: "تم تمييز هذا المستند على أنه نهائي للإشارة إلى أن التحرير قد اكتمل وأن هذا هو الإصدار النهائي من المستند. عندما يتم تمييز المستند على أنه نهائي ، يتم تعيين خاصية الحالة على" نهائي "و يتم إيقاف كتابة الأوامر وتحريرها وعلامات التدقيق. يمكنك التعرف على أن المستند تم وضع علامة نهائية عندما يظهر رمز "وضع علامة نهائي" في شريط الحالة. " انقر فوق موافق.



تحرير على أي حال

عندما يفتح شخص ما المستند ، تنبثق رسالة من الأعلى: "تم وضع علامة نهائية. قام مؤلف بتمييز هذا المستند باعتباره نهائيًا لمنع تثبيته". كما يظهر زر تحرير أي حال. إذا نقر شخص ما على هذا الزر ، فلا يزال بإمكانه تحرير المستند وحفظه. ولكن بعد ذلك ستظهر لك الوثيقة كمؤلف والشخص الآخر باعتباره الشخص الذي قام بتعديله آخر مرة. وبالتالي ، فإن الهدف النهائي هنا ليس منع أي شخص من تحرير المستند ولكن لإخبار القراء أن المستند نهائي وأنك يجب أن تظهر كمؤلف والشخص الذي قام بتعديله آخر مرة.