تنفيذ بامبوهر ، خطوة بخطوة

BambooHR هو اختيار المحررين لأنظمة إدارة الموارد البشرية (HR). إنه يتميز بواجهة مستخدم رائعة وسهلة الاستخدام (UI) ، وواجهة برمجة تطبيقات مفتوحة (API) تتيح لك توسيع الأداة لتشمل برامج جهة خارجية ، ومجموعة متنوعة من الوحدات النمطية ، مثل إدارة المشاريع ، تتبع مقدم الطلب (AT) ، والرواتب ، التي تتيح لك تمديد بيانات الموارد البشرية إلى ما وراء الحقول التقليدية.

إذا كنت قد قرأت تقييمنا لـ BambooHR وكنت مهتمًا بالتعرف على كيفية استخدام شركتك للنظام في الأسابيع الأربعة إلى الستة الأولى ، فكن على يقين: لقد قمنا بتغطيتك. لقد تحدثنا إلى الشركة لنقدم لك نموذجًا أساسيًا لعملية التنفيذ.

ضع في اعتبارك أن BambooHR لديها نوعان من خدمات التنفيذ. للعملاء الذين لديهم أكثر من 16 موظفًا ، سيتم منحك خيار شراء حزمة تنفيذ. تحتوي هذه الحزمة على أسعار مخصصة تبدأ من 700 دولار ولكنها تزيد إلى عدة آلاف من الدولارات اعتمادًا على عدد الموظفين الذين تخطط شركتك للدخول في النظام. هذه عملية موجهة من أربعة إلى ستة أسابيع وهي ما سنقوم بالتفصيل.

بالنسبة للشركات التي لديها 15 موظفًا أو أقل ، لا توفر BambooHR خدمة تنفيذ كاملة. بدلاً من ذلك ، تقدم الشركة برنامج البداية السريعة ، والذي يعد في الأساس تطبيقًا موجهًا للخدمة الذاتية. يتضمن ذلك أربعة ندوات عبر الإنترنت تشرح كل من ميزات الأداة والمواضيع ذات الصلة وكذلك متابعة رسائل البريد الإلكتروني مع أدلة تفاعلية. يكلف برنامج البداية السريعة 199 دولارًا ، ولكن إذا أكملت البرنامج في ثلاثة أسابيع ، فستحصل على رصيد بقيمة 49 دولارًا.

الشروع في العمل (أسبوع واحد)

إذا اخترت تنفيذًا بالتنسيق مع BambooHR ، فإن أول ما عليك فعله هو تحويل حسابك التجريبي إلى حساب جديد تمامًا ونظيف. يؤدي هذا إلى مسح جميع بياناتك التجريبية والبيانات التجريبية ويوجهك إلى استبيان للتنفيذ. سوف تنقر فوق علامة التبويب الشروع في العمل. هنا ، سيُطلب منك إدخال معلومات الشركة ، بما في ذلك اسمك والبريد الإلكتروني واسم الشركة وبيانات الاتصال الأساسية. سيُطلب منك أيضًا أسئلة محددة تتعلق بالتنفيذ ، بما في ذلك عندما تخطط لتمكين وصول الموظف ، وما إذا كنت تستخدم أرقام معرّف الموظف أم لا ، وخدمات الجهات الخارجية التي ترغب في الاتصال بها ، وأي الوحدات التي ترغب في تفعيل. تشمل المجالات الأخرى المثيرة للاهتمام ما إذا كان نظامك سيحتاج إلى مراعاة لوائح البيانات الأجنبية للموظفين الدوليين وأي تعارضات قد تمنعك من إكمال التكامل خلال الأسابيع الأربعة المقبلة. ستتمكن أيضًا من إضافة حقول مخصصة إلى نظامك في هذا الاستبيان ، لذا عليك إعداد قائمة جاهزة إذا قررت بدء تنفيذ النظام ومتى.

بمجرد الانتهاء من الاستبيان ، سترى صورة لمدير المشروع الذي سيرشدك خلال هذه العملية بالإضافة إلى جدول زمني تقريبي لما ستبدو عليه عملية التنفيذ بمجرد استلام BambooHR وإدخال بياناتك. عندما تكون جاهزًا ، أرسل بيانات الموظف والشركة إلى مدير المشروع. يمكن إرسال البيانات كملف CSV أو عبر أي تنسيق جدول بيانات رئيسي (ومع ذلك ، لا يمكن أن يكون ملف نصي أو ملف PDF). إذا كنت تستخدم بالفعل نظام الموارد البشرية ، يمكنك تصدير بياناتك وإرسالها مباشرة إلى أخصائي تنفيذ BambooHR.

بمجرد استلام بياناتك وإدخالها في BambooHR ، ستقفز على مكالمتك الأولى مع مدير المشروع. أثناء هذه المكالمة ، ستقوم بالتحقق من البيانات الموجودة في نظامك ومناقشة عملية التنفيذ بالكامل من البداية إلى النهاية. عندئذٍ ، سيطلب منك مدير المشروع التسجيل في ندوة الويب للبدء.

ندوة "بدء العمل" هي نظرة عامة إدارية رفيعة المستوى للوظائف الأساسية لـ BambooHR. سيتعلم المستخدمون المسؤولون التنقل في حساب BambooHR الخاص بهم ، وما هو متاح على الصفحة الرئيسية ، وكيفية إدارة البيانات عبر دورة حياة الموظف ، من التوظيف إلى الإنهاء. كما يتم تقديم مقدمة بسيطة لمستويات وصول الموظفين وإعداد التقارير. لن تتعلم أي شيء معقد للغاية على هذا الندوة. بدلاً من ذلك ، يهدف إلى إعدادك للمكالمة الهاتفية التالية مع مدير المشروع الخاص بك ، حيث ستبدأ خلالها في معرفة كيفية استخدام النظام لاحتياجاتك المحددة.

الأساسيات (3 أيام)

أول درس رئيسي يعلمك مدير المشروع هو كيفية استخدام التقارير داخل نظامك. وسيقوم بتدوين قائمة بالتقارير القياسية ، بما في ذلك الإضافات والإنهاءات ، وملامح النوع الاجتماعي ، وعدد الموظفين ، وتقارير معدل دوران الموظفين. يمكنك ببساطة النقر فوق اسم التقرير ورؤية البيانات في شكل رسوم بيانية. يمكنك أيضًا إضافة تقارير مخصصة بناءً على أي حقول بيانات نشطة في BambooHR.

الشيء التالي الذي ستفعله هو إعداد مستويات وصول لجميع الموظفين. ما المعلومات التي سيرى الموظفون أنفسهم؟ ماذا سيرون عن الموظفين الآخرين؟ ما هي التغييرات التي تطرأ على النظام أو ملفاته الشخصية التي سيكون بمقدورهم إجراؤها داخل النظام؟ هل سيكون بإمكانهم إضافة معلومات إلى وحدات إضافية أو أداة الموارد البشرية القياسية فقط؟

بعد ذلك ، سوف تتعلم كيفية إنشاء إعلانات الشركة. هذا محرر بسيط يستند إلى نص يتيح لك نشر الأخبار والتحديثات إلى الصفحة الرئيسية من لوحة القيادة BambooHR لجميع الموظفين. بالإضافة إلى النص ، ستتمكن من إضافة الصور والروابط.

بعد إعلانات الشركة ، سيرشدك مدير المشروع إلى كيفية إدارة البيانات في ملفات تعريف الموظفين. هنا ، ستكتشف المعلومات التي ترغب في إدخال الموظفين من أجل الحصول على ملفات تعريف كاملة مع بيانات يمكن الوصول إليها بسهولة. ستجد أشياء مثل حقول معلومات الاتصال في حالات الطوارئ. سيرشدك مدير المشروع إلى مركز المساعدة أيضًا. ستجد هناك أدلة تفاعلية يمكنك توجيه موظفيك إليها في حالة احتياجهم للمساعدة في استخدام النظام ولكن لا ترغب في إزعاج أي شخص.

ميزات متقدمة (أسبوعان)

بعد ذلك ، سيرسل لك مدير المشروع إلى المنزل مع مهمة. كيف شركتكم على متن موظفين جدد؟ ما المهام التي يجب إكمالها عندما يأتي شخص جديد إلى شركتك؟ سوف تقدم هذه إلى مدير المشروع الخاص بك. هو أو هي سوف تدخلهم في النظام. بعد ذلك ، سيقوم هو أو هي بتوجيهك عبر AT ، والتوظيف ، والأقسام الداخلية ، والأقسام الخارجية للنظام. داخل نظام AT ، ستتعلم كيفية إنشاء فرص عمل جديدة ، وكتابة رسائل العرض ، وعلى متن شخص ما بمجرد توقيع خطاب العرض. في هذه الصفحة ، سترى المهام الداخلية التي أرسلتها ؛ من المحتمل أن تشمل هذه المهام مثل أدلة التوجيه ، والوثائق التي تحتاج إلى إكمال ، وإعداد تكنولوجيا المعلومات.

والخطوة التالية هي القيام بالمزيد من الواجبات المنزلية. ستضطر إلى تجميع مستند يوضح تفاصيل سياسات إجازة شركتك. على سبيل المثال ، كم عدد أيام العطلة التي يجنيها الشخص لكل أسبوع في الشركة؟ ما هو هيكل التخرج لقضاء إجازة للأشخاص الذين كانوا في الشركة بعد سنة واحدة؟ كم يوم مريض يحصل عليه كل شخص؟ سيأخذ فريق التنفيذ السياسات والأنواع الخاصة بشركتك ويبنيها في النظام بحيث يتم تحديثها تلقائيًا وفقًا للمستحقات. في مكالمتك التالية ، سيرشدك مدير المشروع إلى هذه الصفحات ويطلب منك التحقق من إعداد جميع السياسات بشكل صحيح.

بعد ذلك ، سيساعدك هو أو هي في إعداد عملية سير العمل لطلبات الإجازة (على سبيل المثال ، من يمكنه الموافقة على طلبات لمن). بعد ذلك ، سيوضح لك كيفية إعداد عطلات الشركة ، مما يتيح لموظفيك ألا يكونوا على مدار الساعة ولكن لا يتم تحصيل رواتبهم عن أيام إغلاق عملك. سوف تدخل هذا بنفسك بعد انتهاء المكالمة. بعد ذلك ، سيتعين عليك إرسال البيانات الثابتة. على سبيل المثال ، "قام جون بتجميع 20 إجازة سنويًا وهو يقدم تقاريره إلى جيم." سيقوم BambooHR بعد ذلك بتعيين كل موظف لسياسة الإجازة الصحيحة في النظام.

بعد ذلك ، سوف ترسل معلومات المزايا الخاصة بك إلى BambooHR. سترسل الخطط التي تستخدمها شركتك وأي مجموعات من الموظفين يمكنها الوصول إلى هذه الخطط. ويشمل ذلك خطط التأمين الطبي والتقاعد والتأمين على الحياة. سوف BambooHR إدخال هذه الخطط في البرنامج. ستقفز على مكالمة للتأكد من أن جميع الخطط صحيحة في النظام وأنها مرتبطة بمجموعات الموظفين الصحيحة. بمجرد الانتهاء من ذلك ، سترسل البيانات الثابتة المتعلقة بالموظفين الذين يخططون بشأنهم ، والموظفون الذين أضافوا معالين لهم ، والموظفين الذين تنازلوا عن التغطية.

بعد ذلك ، سوف يوضح لك مدير المشروع كيفية إضافة تدريب الموظفين إلى النظام. وتشمل هذه الاستبيانات التوجه القياسي ومسابقات التحرش الشركة. إذا قمت بالنقر فوق "إضافة تدريب" ، فستتمكن من إضافة رابط أو ملف إلى مواد التدريب الخاصة بك حتى يتمكن الموظفون من الوصول إلى المستندات الموجودة في BambooHR. هنا ، سوف تكون قادرًا على برمجة لمن يحتاج كل تدريب (أي جميع الموظفين أو موظفي المبيعات فقط). سيُظهر لك أيضًا مكان إعداد الدورات التدريبية المتكررة ومواعيد التدريب المستحقة. بعد ذلك ، سترسل بيانات ثابتة إلى مدير المشروع توضح الموظفين الذين أكملوا التدريبات بالفعل ، وأي الموظفين لا يزالون مدينين بالتدريبات ، وأي بيانات تدريب أخرى موجودة ترغب في مواصلة العمل بها.

الاستعداد لبدء التشغيل (3 أيام)

سيكون لديك مكالمة أخرى مع مدير المشروع. سوف تمر عبر كل شيء آخر مرة. سيرشدك مدير المشروع إلى كيفية الاتصال بدعم العملاء. بمجرد طرح جميع أسئلتك وتشعر بالراحة في العمل داخل النظام لوحدك ، سيقوم مدير المشروع بوضع علامة على اكتمال التنفيذ. سيتم توجيهك إلى استبيان ستتمكن فيه من التعبير عن رأيك في عملية التنفيذ بأكملها. بمجرد الانتهاء من المسح ، سيتم توجيهك إلى لوحة معلومات BambooHR الجديدة.