بصيرة الصناعة: العمليات السيئة قد تقتل استبقاء الموظف

قد يكون العثور على المواهب المناسبة والحفاظ عليها أكثر ارتباطًا بالطريقة التي تعمل بها شركتك بدلاً من المبلغ الذي تدفعه شركتك. تؤثر أشياء مثل سير العمل والتعاون والإدارة الشاملة للمشروع (PM) بشكل كبير على ما إذا كان الموظفون سعداء وسيواصلون العمل في عملك أو ما إذا كانوا سيبدأون في البحث عن وظيفة في مكان آخر.

لقد تحدثت مع الرئيس التنفيذي لشركة Wrike أندرو فيليف حول هذا الموضوع. كشركة برمجيات PM ، تم استثمار Wrike في إيجاد طرق لمساعدة الشركات على تحسين العمليات والتعاون والتواصل بين الموظفين والمديرين. لمساعدتك في فهم هذه الممارسات بشكل أفضل ، قام Wrike مؤخرًا باستطلاع أكثر من 1000 من المهنيين حول الولايات المتحدة حول عمليات شركاتهم.

PCMag (PCM): كيف تؤثر عمليات الشركة على أشياء مثل الروح المعنوية والتوظيف والاحتفاظ بها؟

أندرو فيليف (بالعربية): وفقًا للنتائج ، اتضح أن العمليات السيئة يمكن أن يكون لها تأثير سلبي للغاية على كل من الاستبقاء والثقافة. قال حوالي 42 في المائة من المجيبين على استبياننا أنهم بحثوا عن وظيفة جديدة بدافع الإحباط من العمليات في العمل ، وحوالي 15 في المائة قالوا إنهم استقالوا بالفعل (لآلاف السنين ، أي حوالي 18 في المائة). النظر في التكلفة الهائلة لتوظيف المواهب العليا نرى أن هذا هو استنزاف ضخم ماليا ، دون حتى حساب تكلفة عدم الكفاءة نفسها.

يمكن أن يكون فك الارتباط أكثر على المدى الطويل. قال 35 في المائة من المجيبين أنهم أصبحوا في حالة فك الارتباط لأنهم أصيبوا بالإحباط بسبب العمليات و 15 في المائة آخرين رفضوا في الواقع المهام.

عندما تفكر في هذه الأرقام ، قد يكون السبب وراءها واضحًا. إذا قمت بتوظيف أشخاص متحمسين يفخرون بعملهم ، فسيكونون محبطين عندما يشعرون بأن الأشياء لا يتم تنفيذها - ولهذا السبب أعتقد أن التميز التشغيلي أمر بالغ الأهمية للشركات ، خاصة عندما تكون الجودة والابتكار أحد أبرز الفرق بين علامتك التجارية.

PCM: بالنسبة للشركات التي لم تفكر مطلقًا في هذا الموضوع ، ما هو أول شيء يمكنهم القيام به لتغيير العمليات؟

بالعربية: أحد الأشياء التي تعلمناها في بحثنا هو وجود تباين كبير بين الإدارة وغير المديرين في جميع المجالات تقريبًا عندما يتعلق الأمر بكيفية إدراكهم للعمليات ، مع وجود رؤية أكثر إشراقًا للإدارة. على سبيل المثال ، قال 69 في المائة من المديرين إن شركاتهم تعمل بكفاءة أكبر من منافسيهم الكبار مقابل 54 في المائة من غير المديرين الذين قالوا نفس الشيء (وهذا الاتجاه استمر عبر العديد من أسئلتنا). وكان المديرون أكثر عرضة بنسبة 12 في المائة ليقولوا إن فرقهم يمكن أن تتعامل مع زيادة بنسبة 20 في المائة في عبء العمل بسهولة نسبية.

قد تكون نقطة الانطلاق الجيدة هي فتح قناة داخليًا لجمع التعليقات على العمليات. من المحتمل أن يكون إرسال استبيان لجميع الموظفين والمديرين لمعرفة ما يشعرون به حيال العمليات وطرح أسئلة محددة حول عقباتهم أمام التنفيذ أمرًا محيرًا. وتأكد من أن كل شخص لديه رؤية واقعية للوضع الراهن. في بحثنا ، وجدنا أن أكبر التحديات التي تواجه التنفيذ كانت مرتبطة بالتعاون بين الفرق والموافقات المطولة والقدرة ولكن تلك قد تختلف من شركة إلى أخرى.

إذا كانت شركاتهم تكافح في جميع المجالات نفسها التي يواجهها المستجيبون لدينا ، فإن تنفيذ أنظمة إدارة العمل التي يمكن أن تجلب العملية والتكرار إلى العمل أمر ضروري للتغلب على هذه الحواجز. إذا قارنت التحول الرقمي الحالي بالتحول الصناعي في القرون الماضية ، يمكنك رؤية بعض أوجه التشابه. جلب حزام النقل قابلية التوسع في التصنيع وسمح للصناعات مثل السيارات بالتوسع بشكل كبير خلال بضع سنوات فقط. يجلب برنامج إدارة العمل خط تجميع للعمل الرقمي لجلب نفس المستوى من التكرار. وإذا كنت تعمل في صناعة تحاول التنافس مع Facebook ، أو Amazon ، أو Netflix ، أو AirBnB ، أو معاكس رقمي مماثل ، فسوف تخوض معركة شاقة إذا كنت لا تجهز فرقك بنفس الأدوات التي تستخدم.

PCM: مع تطور برنامج PM ، كيف ستؤثر أشياء مثل الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML) على العنصر البشري الذي ينطوي عليه PM؟

بالعربية: مديري المشاريع في وضع ممتاز يساعدهم AI و ML ، بشكل أكثر تحديداً ، بالمساعدة في تقدير ، وإيجاد المخاطر وعدم الكفاءة في سير العمل المتكرر. سينتقل مدراء المشاريع تدريجياً إلى العمل الذي يركز على المزيد من المهارات الإنسانية مثل الإبداع والاستراتيجية والتعاطف ، والتي تعتبر حيوية لنجاح المشروعات.

هذه الديناميكية ليست غير مسبوقة في مكان العمل. على سبيل المثال ، قبل جداول البيانات الرقمية ، تضمنت وظائف المحاسبة الكثير من الرياضيات أو الرياضيات اليدوية باستخدام الآلات الحاسبة البسيطة. لقد كان وقتًا طويلاً للغاية ، وربما عمل سحق الروح ، وكان لدى الشركات فرق من الناس يقومون بذلك. عندما ظهرت جداول البيانات ، تحولت هذه الوظائف من الحساب إلى التحليل ، مما جعلها أكثر قيمة للشركات وأكثر إثارة للاهتمام بالنسبة للعمال. لم يقتل الوظائف بل زاد من قيمتها. لقد تم استخدام جداول البيانات الرقمية وعبر الإنترنت على مدار عقود حتى الآن ، ومن المتوقع أن ينمو توظيف المحاسبين بنسبة 10 في المائة في الفترة من 2016 إلى 2026 ، وهو أسرع من المتوسط ​​لجميع المهن.

PCM: في تجربتك ، هل شاهدت فرقًا في كيفية تأثر الموظفين الصغار والموظفين الأكبر سناً بالإجراءات التشغيلية؟ كيف يمكن لبرامج PM أن تجعل كل الأجيال إن لم تكن سعيدة ، ثم على الأقل أكثر سعادة عن طريقة العمل؟

بالعربية: غالبية الاختلافات التي وجدناها كانت تستند إلى الأدوار وليست قائمة على الأجيال ، مما يدل على أن تحديات عدم الكفاءة التشغيلية لا تهتم بالضرورة بعمرك أو مقدار خبرتك. وأكبر عيوب تم الإبلاغ عنها في المؤسسات عندما يتعلق الأمر بالأدوات التي قد تعمل على تحسين العمليات ، هما "المصدر الوحيد للحقيقة" و "الأتمتة" ، ويمكن لبرامج PM بالتأكيد تحسين العمليات في هذه المجالات.

يضمن مصدر واحد للحقيقة أن كل شخص يعمل مع أحدث المعلومات ويقلل من الوقت الذي يقضونه في انتظار الآخرين لمنحهم الوصول إلى البيانات أو الملفات أو القرارات التي يحتاجون إليها للوصول إلى القيام بعملهم. يعمل برنامج إدارة العمل في السحابة على إنشاء محاذاة بين الفرق ويمنح الجميع رؤية لحالة المشروعات.

يساعد التنفيذ التلقائي في تقليل العمل المتكرر والمنخفض القيمة بحيث يمكن للعاملين التركيز على الأجزاء الأكثر إبداعًا وإثارة للاهتمام من وظائفهم ، دون أن يدفنوا في إدخال البيانات والازدواجية والتوزيع. يعمل برنامج إدارة العمل على أتمتة هيكل العمل ، حيث يعمل كحزام ناقل لضمان أن كل مشروع يتبع خطوات متشابهة بحيث ينتج عنها نتائج متسقة وعالية الجودة ، حتى في النطاق.

PCM: في كثير من الأحيان ، عندما نتناول هذه الأسئلة ، فإننا نميل إلى التفكير فيها من حيث المكتب (أي هيكل مادي حيث يجتمع الناس ويعملون). ولكن ، بما أن المزيد من الشركات تسمح بالعمل عن بُعد أو العمل عبر مناطق متعددة بلغات مختلفة ، فما الذي يمكن لبرامج إدارة المشاريع والفهم التشغيلي الأفضل القيام به لمساعدة تلك الشركات؟

بالعربية: إن أكبر عائق أمام العمل وفقًا لمسحنا هو "جعل الفرق الأخرى تقوم بالعمل الذي أحتاجه". بالنسبة للعاملين عن بُعد ، أفترض أن هذه المشكلة قد تتفاقم لأنه من الصعب السير إلى مكتب شخص ما وتذكيرهم أنك تنتظر شيئًا ما. يقوم برنامج PM بطريقة ما بإنشاء أرضية مصنع افتراضية للعمل المعرفي ، حيث يمكنك رؤية ما هو في قائمة الانتظار ، وما هي حالته ، واختبار زملائك بلطف إذا كان هناك شيء ما يبدو أنه قد يقع في الشقوق.

في Wrike ، لدينا فرق تغطي مكاتب متعددة وتستخدم حلول السحابة ؛ نحن نتعاون دائمًا ، حتى لو لم نفعل ذلك بشكل صريح. يمكن لأي شخص أن يتناغم مع المشاريع ، ويقدم خبرته ، ويضمن عدم عمل أي شخص على جزيرة ، حتى لو كان هو الوحيد الذي يتواجد في منطقته. يسمح لنا بمشاركة المعرفة ، وطرح الأفكار ، وتوسيع ثقافتنا من التحسين المستمر في جميع أنحاء العالم.