رؤية الصناعة: إلى أين تسير إدارة المستندات؟

تتيح أدوات إدارة المستندات (DM) لمستخدمي الأعمال القدرة على تحرير الملفات فحسب ، بل تحويل إنشاء المحتوى ، وتبسيط مهام سير العمل ، وإدارة أعمال أكثر تنظيماً بشكل عام. هذه الأدوات ، التي غالبًا ما تستفيد من ملفات PDF ، كانت موجودة في كل مكان ، وربما تستخدم إدارة DM في حياتك العملية اليومية دون التفكير فيها كثيرًا. ومع ذلك ، يستمر الحقل في التطور والتحديث طوال الوقت.

لقد تحدثنا مؤخرًا مع يوجين شيونغ ، المؤسس و رئيس شركة Foxit Software Inc. ، حول كيفية تغير المشهد التنافسي عندما يتعلق الأمر بتكنولوجيا PDF وبعض التحديات التي لا تزال الشركات تواجهها عندما يتعلق الأمر بهذه التقنية الموجودة في كل مكان. في مناقشتنا ، قمنا بتغطية الاتجاه الحالي لـ DM وبعض التنبؤات حول الميزات الذكية في الفضاء.

PCMag (PCM): أين ترى مساحة DM بأكملها في الأشهر الـ 18 المقبلة؟

يوجين شيونغ (سابقًا): شيء واحد نراه خاصه هو أن DM يزيد من التركيز على إعطاء المستند الفردي إحساسًا جديدًا بالهوية. من الصعب جدًا الحصول على سير عمل رقمي كامل ومتكامل مع أنظمة DM الحالية. في بعض الأحيان يكون عليك تنزيل الملف من النظام ثم استخدام أداة مختلفة لمعالجته. في هذه الحالة ، يكون هذا المستند خارج نطاق نظام المستندات تمامًا.

منذ عدة سنوات ، قمنا بتطوير تقنية نسميها ConnectedPDF . كانت الفكرة الأساسية هي أنه إذا استفدنا من الاتصالات المضمنة في المستند ، فستعطي الملف معنى أكبر. يعمل Connected PDF على النحو التالي: بمجرد مشاركة مستند ، يمكن للمنشئ أن يتعقب من الذي استلمه ، وما الذي فعله به ، ومعرفة متى تم الانتهاء من المهام. كما يوفر ضوابط وصول قوية للمستخدمين الفرديين. كل هذا يحدث في الوقت الحقيقي. يمكنك تكوين أذونات PDF حتى بعد إرسال الملف.

لقد أدركنا هنا أن المشهد المتغير لمساحة سوق دبي المالي يدور حول منح الشركات مزيدًا من التحكم في ملفات PDF الخاصة بها وجعلها تشعر بأنها "حية" أكثر من كونها وثيقة قياسية. أعتقد ، في المستقبل ، ضمن الإطار الزمني الذي ذكرته ، خلال عام أو عامين ، أعتقد أن أنظمة DM ستغير التركيز على الوثيقة نفسها. سيكون هذا هو الاتجاه بدلاً من مجرد وجود أنظمة متباينة لا تعمل معًا. هذا ما نحاول القيام به: نأمل في ترويج المستند إلى مساحة أكثر حرية استنادًا إلى المعايير المفتوحة والخدمات السحابية أيضًا. نحن نبني سحابة تربط جميع الوثائق المختلفة معًا.

PCM: ما نوع التقنيات التي ستؤثر على DM في المستقبل؟ هل ترى مساحة PDF تنفذ ميزات الذكاء الاصطناعي (AI)؟

EX: أنا في الواقع لا أعتقد أنه مناسب. هذا كثير من البيانات غير المهيكلة في PDF. إذا كنت تأخذ جميع أنواع ملفات PDF المختلفة وتضعها في محرك AI ، فلن ينتج عنها نتائج ذات معنى. ما نحاول القيام به هو في الواقع فهم المستند أكثر من ذلك بقليل ، بدءًا من إنشاء الملف ، نقوم بتعيين معرف للمستند. يتيح ذلك للمستند الانتقال إلى أماكن مختلفة وفهم ما يفعله الأشخاص فيما يتعلق بالملف. بمجرد امتلاكنا لبيانات كافية حول المستند ، يمكننا عندئذٍ تناول تطبيق الذكاء الاصطناعي من خلال النظر في بعض البيانات الأكثر تنظيماً. هذا سوف تولد كثير نتيجة أكثر وضوحا.

تحتوي المستندات في حد ذاتها على ما يسمى البيانات غير المهيكلة. من الصعب للغاية استخراج البيانات بطريقة موثوقة ومتسقة من شيء مثل ورقة بيضاء PDF. أعتقد أنه من السهل جدًا في هذه الأيام الترويج لمنظمة العفو الدولية في بلدك المنتج لأنها تكنولوجيا مثيرة للغاية. حقيقة الأمر هي أن الوثائق كانت مصممة للاستهلاك البشري فقط. لديهم قدر كبير من البيانات غير المهيكلة التي لا يمكن فك تشفير تقنية AI الحالية بشكل فعال. ومع ذلك ، سنرى المزيد من المبادرات لاستخراج البيانات المهيكلة - أشياء مثل معلومات التسعير والعناوين والأسماء - وهذا من شأنه أن يدفع معلومات أكثر ذكاءً للمستندات إلى المستخدمين والمديرين. وسوف توفر مساعدة أكبر بكثير من حيث زيادة الإنتاجية للعاملين في مجال المعرفة.

PCM: ما الذي يجب على الشركات الصغيرة والمتوسطة (SMBs) التفكير فيه عندما يتعلق الأمر ب DM؟

EX: هذا سؤال جيد ، والشركات الصغيرة تحتاج إلى إعطاء الكثير من التفكير ل DM. Foxit نفسها ليست مؤسسة كبيرة. نحن لا نزال SMB أنفسنا. وحتى بعد ذلك ، ما زلنا نرى كميات هائلة من المعلومات يتم تبادلها داخل مؤسستنا وبيننا وبين الشركات الأخرى. الإجابة على ذلك هي بناء حل مستندات متكامل يستند إلى مجموعة النظراء وعلى الويب.

قد تشعر الكثير من الشركات الصغيرة بالخوف عندما يتحدثون عن بلدية دبي. يجب عليهم دفع الكثير من المال وكذلك بذل الكثير من الجهد لنشر وتكوين وصيانة هذا النوع أنظمة DM. نرى أنه في المستقبل القريب ، سيوفر الكثير من مقدمي الخدمات ، بما في ذلك نحن هنا في Foxit ، حلاً كاملاً - ليس فقط نظام إدارة البيانات بل أيضًا أدوات إنتاج المستندات. لدينا إصدار PDF سهل الاستخدام وقائم على المستعرض والذي يوفر جميع ميزات التخصيص مثل أي منتج آخر ولكن لا يتطلب أي تثبيت إضافي. يجب أن تركز الشركات الصغيرة على تبني حلول أخف وأكثر منطقية لعمليات PDF الخاصة بها.