ديناميكيات Microsoft 365 للتمويل والعمليات ، مراجعة وتصنيف إصدارات الأعمال

تم إطلاق Microsoft Dynamics 365 للتمويل والعمليات ، إصدار الأعمال (Dynamics 365) في نوفمبر 2016 ، وينضم إلى تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات في Microsoft Dynamics الأخرى ، بما في ذلك Dynamics GP و Dynamics NAV. يركز Dynamics 365 على المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SME) ويتم تقديمه على نموذج النشر السحابي فقط. تبدأ الأسعار من 40 دولارًا لكل مستخدم شهريًا ، على الرغم من أن كل عضو في الفريق (يتم تعريفه على أنه مستخدمون يحتاجون فقط إلى الملاحظة دون إدخال المعلومات أو تغييرها) يدفع 5 دولارات فقط شهريًا. كما هو الحال مع معظم أنظمة المحاسبة وتخطيط موارد المؤسسات التي تركز على الشركات الصغيرة والمتوسطة ، ستحتاج إلى التعامل مع أحد شركاء Microsoft للحصول على التطبيق. لهذا السبب ، ستعرف التكلفة النهائية فقط بعد أن يضيف هذا الشريك رسومه. في حين أن Dynamics 365 منتج قوي ، إلا أن نقصه الحالي في كشوف المرتبات وإدارة علاقات العملاء (CRM) وإدارة المشاريع (PM) يبقيان وراء الفائزين في اختيار المحررين أوراكل NetSuite OneWorld و Syspro في تقرير مراجعة ERP الخاص بنا.

لطيفة الهبوط هناك

زودتني Microsoft بمثيل اختبار كامل ومستقل لـ Dynamics 365 ، مستضاف في سحابة Microsoft مثل أي عميل آخر. بدأ النظام صفحة مقصودة بها مربعات لمجموعة واسعة من تطبيقات Microsoft السحابية المتكاملة ، بما في ذلك Microsoft Office 365 والعديد من التطبيقات الأخرى. يؤدي النقر فوق بلاطة "Dynamics 365" إلى تشغيل التطبيق.

كما هو الحال مع عدد من أنظمة المحاسبة الصغيرة والمتوسطة الأخرى التي استعرضتها ، تحتوي الصفحة المقصودة على مربعات تمثل العناصر المفتوحة ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs). مايكروسوفت تدعو هذه "العظة". يوجد أيضًا مخطط على الجانب الأيسر من النافذة حيث يمكنك تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية وإشارات التذكير ومعلومات المخطط التي تريد عرضها. باستخدام الرسم البياني الدائري في نظام الاختبار الخاص بي ، يؤدي المرور فوق شريحة إلى إحضار البيانات المالية المرتبطة بهذه الشريحة. يؤدي النقر فوق المقطع إلى إظهار العميل أو البائع أو أي سجل آخر مرتبط بجزء الرسم. كما هو الحال مع العناصر الأخرى في الصفحة المقصودة ، يمكنك اختيار العناصر التي تريد رسمها وتغيير حجم أي أو كل العناصر المعروضة. يوجد أيضًا في الصفحة المقصودة توازن قصير مختصر للمحاكمة ، وهي ميزة مفيدة أقدرها. تعني إمكانيات التخصيص أنه يمكن للمستخدمين تصميم بوابات الهبوط الأولية الخاصة بهم دون مساعدة أو حتى أي مساعدة من تكنولوجيا المعلومات.

آلية التنقل الرئيسية هي قائمة على الجانب الأيسر من نافذة الهبوط. ما يتم عرضه هناك يعتمد على الدور المعين لهذا المستخدم المعين. وتشمل الأدوار المتاحة محاسب ، مدير ، مدير الأعمال ، مدير المشروع ، أنشطة المبيعات ، مدير المبيعات والعلاقات ، معالج أوامر المبيعات ، وعضو الفريق. كما ذكرنا سابقًا ، يمكن لعضو الفريق عرض البيانات فقط ، وليس إدخالها أو تحريرها.

لقد أجريت هذه المراجعة في دور المحاسب. في هذا الدور ، تكونت القائمة الأولية الموجودة على الجانب الأيسر من أيقونات للتمويل المتقدم والموافقات والتمويل والمنزل والمشتريات والمبيعات. يرافق كل رمز وصف قصير للوظائف المتاحة. على سبيل المثال ، يؤدي النقر فوق أيقونة Finance إلى الوصول إلى نافذة تتيح لك تحصيل المدفوعات وتسديدها وإعداد كشوف الحسابات وتسوية الحسابات المصرفية. ينقلك رمز Advanced Financials إلى النافذة حيث يمكنك إدارة الميزانيات وتحليل التدفقات النقدية وأداء وظائف الأصول الثابتة والتعامل مع تحليل المبيعات.

يتم تعزيز هذه القوائم من خلال قوائم الشريط الموجودة في أعلى كل شاشة والتي تقدم مهام فرعية مختلفة يمكنك تنفيذها حسب نافذة القائمة التي تستخدمها حاليًا. على عكس بعض برامج ERP والمحاسبة الأخرى التي استعرضتها ، مثل QuickBooks Enterprise الحلول و Sage 300 ، لا يوفر Dynamics 365 خيار التنقل في مخطط انسيابي للعمليات. ومع ذلك ، فقد تم تصميمه بشكل كافٍ لدرجة أنني سرعان ما أصبحت على دراية بعملية التنقل في التطبيق. إذا كنت بحاجة إلى الوصول إلى وظيفة معينة ولم تكن متأكدًا من موقعها ، فإن إدخال الوظيفة أو التقرير المرغوب فيه في مربع البحث يعرض فورًا العديد من الخيارات ، أحدها سينقلك إلى الموقع المرغوب.

يحتوي Dynamics 365 على تطبيقات محمولة متوافقة متوفرة لنظامي Android و iOS ، وقمت باختبارها على جهاز iPad Air و Lenovo Yoga اللوحي. يبدو أن الشاشات متطابقة مع إصدار الكمبيوتر الشخصي ، على الرغم من اقتطاعها إلى حد ما بسبب حجم الشاشة الأصغر لشاشة الكمبيوتر اللوحي ، ولكن لا تزال مصممة بشكل جيد ضمن تلك القيود.

يمكن أن يحتوي هيكل Chart of Accounts القوي في Dynamics 365 على ما يصل إلى 35 حرفًا ، 20 كرقم الحساب الفعلي ، والباقي كشيء تسميه Microsoft "الأبعاد". يمكن استخدام هذه الأبعاد لتحديد أشياء مثل الأقسام والوظيفة ، تشبه إلى حد ما الحقول المخصصة في أنظمة محاسبة البائعين الآخرين.

التقارير وفيرة وسهلة الوصول إليها. يحتوي Dynamics 365 على التقارير المالية القياسية ، بما في ذلك دفتر الأستاذ العام التفصيلي والتفصيلي ، والأرصدة التجريبية ، وميزان التجربة التجريبي والبيانات المالية القياسية للميزانية العمومية وبيان الدخل والتدفقات النقدية. من الآثار الجانبية الجميلة للتكامل الضيق مع بقية مجموعة Microsoft Office و Office 365 أن إنشاء تقارير مخصصة سهل إلى حد ما باستخدام الأدوات التي من المحتمل أن تعرفها بالفعل.

يحتوي Dynamics 365 أيضًا على إمكانات رسومات ورسوم بيانية ممتازة. تم تحسينها إلى حد كبير من خلال السماح لك بسهولة بتضمين مخططات ورسومات إضافية من Microsoft Excel وحتى تصورات بيانات أكثر تعقيدًا من Microsoft Power BI. ومع ذلك ، لم يكن Microsoft Power BI نشطًا في نظام المراجعة الخاص بي ، لذلك لم أختبر هذه الإمكانية بشكل مباشر ، على الرغم من أن ميزة "الاستيراد من Microsoft Excel" تعمل بشكل جيد.

مبيعات قوية والمشتريات

تعد إمكانات المبيعات والمشتريات في Dynamics 365 قياسية إلى حد ما باستثناء ميزة واحدة. من ناحية الوظائف الأساسية ، يمكنك إنشاء عروض أسعار وتقديرات وتحويلها إلى فواتير. يمكنك أيضا إنشاء أوامر الشراء بسهولة. ترتبط كل من المبيعات والمشتريات ارتباطًا وثيقًا بالمخزون ، لذا فمن السهل معرفة ما إذا كان لديك مخزون كاف لملء أمر ، أو ما إذا كان يتعين عليك إعادة ترتيب بعض أو كل أمر وإصدار أمر شراء لإعادة تخزين مخزونك. ومع ذلك ، لا يعتبر Dynamics 365 نظامًا لإدارة المخزون بمفرده لأنه لا يدعم حاليًا مستودعات متعددة أو تشفير شريطي أو ميزات مشابهة تتوقعها في هذه الفئة.

تتمثل ميزات الإصدار الأول في قدرة Microsoft Dynamic 365 for Financials على إنشاء عروض أسعار المبيعات وحتى الفواتير مباشرة داخل رسالة بريد إلكتروني في Microsoft Outlook وتعكس الاقتباس أو الفاتورة على الفور في Dynamics 365. وهذا نتيجة للتكامل الضيق للغاية مع Microsoft Office 365 ، ويبرر بسهولة الحصول على Microsoft Office 365 إذا لم تشترك بالفعل. عندما تكون في Microsoft Outlook 365 ، يوجد زر به أيقونة Financials. يؤدي النقر فوق هذا الرمز إلى فتح سجل العميل ، ويمكنك إنشاء التقدير أو الفاتورة مباشرةً في Dynamics 365 ؛ تعلق على الرد بالبريد الإلكتروني المرسلة إلى العميل. مع معظم أنظمة المحاسبة الأخرى ، يجب عليك إنشاء المستند داخل نظام المحاسبة ، وحفظه كمستند من نوع ما ، ثم إرفاقه برسالة بريد إلكتروني.

ليس تماما بعد الظهر

بالإضافة إلى المبيعات والمشتريات والمخزون ، يقدم Dynamics 365 ما تسميه Microsoft إدارة المشروع. ولكن إذا كنت تتوقع أداة PM حقيقية تدعم ميزات مثل مخططات المسار الحرج (CPM) أو مخططات مراجعة تقييم البرامج (PERT) أو تخصيص موارد الحد الأدنى / الأقصى أو مخططات جانت ، فستخيب ظنك. هذه الميزة قد تكون أكثر دقة تسمى إدارة الوظائف أو تكلفة العمل. لاستخدامها ، يمكنك إنشاء بطاقات عمل ، ثم إنشاء مهام وأسعار لهذه وكذلك أوقات التخطيط والميزانية. بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكنك تطبيق الموارد على الوظيفة.

على الرغم من أن إمكانيات Dynamics 365's PM لا تتضمن مخططات جانت ، إلا أنه لا يزال بإمكانك تحديد المعالم وتحديد مدى جودة الوظيفة. يمكنك أيضًا إدخال بطاقات الوقت وتخصيص نفقات بطاقة الوقت للمشروع أو الوظيفة. بالنسبة إلى العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة (SMB) ، فإن هذا النهج سوف يعمل بشكل جيد بما فيه الكفاية. ولكن إذا كنت بحاجة إلى مزيد من العمق ، فسيتعين عليك التوجه إلى Microsoft Project (تقدم الشركة إصدارًا سحابيًا) أو أداة PM تابعة لجهة خارجية.

الأصول الثابتة هي إضافة لطيفة

ليس من المعتاد العثور على قدرة الأصول الثابتة في نظام ERP أو نظام محاسبة يستهدف شرائح سوق الشركات الصغيرة والمتوسطة. ومع ذلك ، حتى في حالة توفر واحدة ، غالبًا ما تكون وحدة إضافية اختيارية. يتضمن Dynamics 365 قدرة الأصول الثابتة كجزء من الحزمة الأساسية ، وهي لمسة لطيفة. يتم إدخال الأصول في النظام الموجود على بطاقات الأصول التي تحتوي على وصف للأصل وتكلفة الاستحواذ والتاريخ وطريقة الاستهلاك المطلوبة.

يحتوي Dynamics 365 على طرق الاستهلاك القياسية بما في ذلك الخط الثابت ، الرصيد المتناقص ، والإهلاك ، المحسوبة باستخدام اتفاقية نصف السنة. يمكنك أيضًا تحديد طريقة الاستهلاك الخاصة بك. على الرغم من أن الأصول الثابتة في Dynamics 365 ليست شاملة تمامًا مثل تلك الموجودة في العديد من وحدات الأصول الثابتة المستقلة المتاحة لأنظمة ERP المعيارية ، مثل SAP Business One Professional ، إلا أنها يجب أن تكون مرضية لمعظم عملاء العملاء المقصودين في Dynamics 365.

المخزون محدود بعض الشيء

تمثل قائمة الجرد في Dynamics 365 نظامًا فرعيًا عامًا لإدارة المخزون. ومع ذلك ، يبدو جيدا. في نظام الاختبار الذي قمت بمراجعته ، تم إقران كل عنصر من عناصر المخزون مع صورة لهذا العنصر. إنها لمسة لطيفة وتجعل من السهل التحقق بصريًا من أنك تعمل مع العنصر الصحيح.

على الجانب السلبي ، لا يحتوي Dynamics 365 إلا على طريقة واحدة لتكاليف المخزون ، وهي أولاً - أول - خارج (FIFO). من المحتمل ألا يكون هذا الأمر بمثابة عائق للصفقات بالنسبة للعديد من المستخدمين المحتملين ، وقد أكد لي ممثل Microsoft أن الشركة تعتقد أن FIFO كافية لعملائها المستهدفين. لكنني كنت أرغب في الاطلاع على طريقة تكلفة المتوسط ​​المرجح على الأقل. تعمل Microsoft على إضافة Kitting (إنشاء مجموعات فرعية) ، على الرغم من أن هذه ليست ميزة في إصدار البرنامج الذي قمت بمراجعته.

بشكل عام ، بعد اختبار هذا الإصدار الأولي من Dynamics 365 ، أعتقد أن ما هو متاح قد تم تنفيذه بشكل جيد. ومع ذلك ، فإن التطبيق كثيرًا في العمل. في الوقت الذي اختبرت فيه البرنامج ، كان متاحًا فقط في الولايات المتحدة وكندا ، لذلك ، إذا كنت تدير شركة في مناطق أخرى من العالم ، فيجب عليك مراجعة Microsoft أولاً. ومع ذلك ، يبدو Dynamics 365 مناسبًا للشركات التي تتطلع إلى الانتقال من نظام محاسبة أكثر مستوى للمبتدئين ، مثل FreshBooks. إنها قابلة للتطوير بشكل كبير ، ونأمل أن تكتسب بعض الإمكانات الإضافية التي يقدمها العديد من منافسيها في السوق المتوسطة ، خاصة الرواتب وإمكانية إدارة المخزون بشكل أكثر شمولاً.